<\/span>Dokumentenaufbewahrung einfach erkl\u00e4rt<\/span><\/h2>\n\n\n\nDie Dokumentenaufbewahrung bezieht sich auf die Verwaltung und Speicherung von Dokumenten, die in einem Unternehmen oder einer Organisation verwendet werden. Es handelt sich dabei um einen wichtigen Prozess, der sicherstellt, dass wichtige Dokumente sicher aufbewahrt werden. Sowohl langfristig als auch im t\u00e4glichen Gesch\u00e4ftsprozess. Die Dokumente sollten jederzeit schnell verf\u00fcgbar sein, wenn sie ben\u00f6tigt werden. Dabei hat man die Wahl, ob man die Dokumentenaufbewahrung manuell oder in digitaler Form einsetzt.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n
<\/span>Warum \u00fcberhaupt Dokumente aufbewahren?\u202f<\/span><\/h2>\n\n\n\nBevor wir uns tiefergehend mit den verschiedenen M\u00f6glichkeiten der Dokumentenaufbewahrung besch\u00e4ftigen, ist es wichtig zu verstehen, warum Unternehmer:innen und Mitarbeiter:innen sich \u00fcberhaupt mit diesem Thema auseinandersetzen sollten – unabh\u00e4ngig davon, ob eine digitale oder papiergebundene L\u00f6sung verwendet wird.<\/p>\n\n\n\n
Ein wichtiger Grund hierf\u00fcr sind Aufbewahrungspflichten<\/a>. Diese besagen, dass Dokumente von abgeschlossenen Gesch\u00e4ften f\u00fcr eine sp\u00e4tere Einsicht aufzubewahren sind. Diese Pflicht besteht f\u00fcr alle Personen, die auch zur Buchf\u00fchrung verpflichtet sind. Dabei hat jede Dokumentenart eine festgelegte Regel, wie lange und wie es archiviert werden muss. Das ist alles in den GoBD <\/a>verankert.<\/p>\n\n\n\nEin weiterer Grund ist, dass man im Nachhinein oft noch alte Belege aus \u00e4lteren abgeschlossenen Gesch\u00e4ften wieder braucht. Wie sah die Rechnung nochmal aus? Welche Konditionen haben wir bekommen? Wie lange l\u00e4uft der Vertrag? Das sind alles Fragen, die mit einem Blick auf das Dokument gel\u00f6st werden k\u00f6nnen. Dementsprechend folgt daraus, dass man das Dokument wieder suchen muss. Praktisch dabei ist eine gute Struktur in seiner Dokumentenaufbewahrung, um die Suche so kurz wie m\u00f6glich zu gestalten. Der Weg zum Archiv ist ja meistens schon zeitaufwendig genug.<\/p>\n\n\n\n
Zusammengefasst kann man sagen, dass jedes Unternehmen auf eine Dokumentenaufbewahrung angewiesen bzw. dazu verpflichtet ist.<\/p>\n\n\n\n
\nDurchblick im Compliance-Dschungel<\/strong> | Mit GoBD, DSGVO, ISO 27001, Revisionssicherheit & Co. zu mehr Sicherheit im Unternehmen<\/p>\n\n\n\n\t\n\t\t\n\t\t\tJetzt lesen<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n\n\n\n<\/span>Was sollte eine gute Dokumentenaufbewahrung k\u00f6nnen<\/span><\/h2>\n\n\n\nEine Dokumentenaufbewahrung sollte auf jeden Fall Daten und Unterlagen langfristig unver\u00e4ndert lagern und speichern. Dabei ist wichtig, dass die Dokumentenaufbewahrung die rechtlichen Vorschriften der GoBD einhalten kann. K\u00f6nnen vergangene Gesch\u00e4fte nicht mehr nachvollzogen werden, geht das mit nicht unerheblichen Konsequenzen einher.<\/p>\n\n\n\n
Des Weiteren sollte die Dokumentenaufbewahrung eine einfache und verst\u00e4ndliche Struktur besitzen. Das vereinfacht die Nachvollziehbarkeit und verschnellert vor allem auch die Suche nach einem Dokument, denn gro\u00dfe Aktenschr\u00e4nke ohne \u00dcbersicht kann niemand gebrauchen.<\/p>\n\n\n\n
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Sicherheit. Dokumente, die nicht f\u00fcr jede Augen bestimmt sind, sollten auch wirklich verschlossen vor nicht befugten Mitarbeiter:innen und Dritten gelagert werden.<\/p>\n\n\n\n
Dennoch ist es wichtig, dass die Mitarbeiter:innen, die Zugriff ben\u00f6tigen, diesen auch erhalten. Es sollte gut zug\u00e4nglich sein und die Wege nicht zu weit. Vor allem, wenn es mehrere Archive gibt.<\/p>\n\n\n\n
Zudem ist der Schutz enorm wichtig. Denn es bringt nichts, wenn das Dokument noch da ist, jedoch nicht lesbar ist. Umwelteinfl\u00fcsse, wie Licht oder Feuchtigkeit, die die Dokumente zerst\u00f6ren k\u00f6nnen, sollten unbedingt verhindert werden. Daraus folgen gewissen Bedingungen, wie die Dokumente richtig gelagert werden. Am besten sind Temperaturen zwischen 14 und 18 Grad, Dunkelheit und eine Luftfeuchtigkeit unter 60 Prozent.<\/p>\n\n\n\n
<\/span>Analoge vs. digitale Dokumentenaufbewahrung<\/span><\/h2>\n\n\n\nDa die Dokumentenaufbewahrung gewisse Anforderungen erf\u00fcllen sollte, sollte man sich gut \u00fcberlegen, welche Art der Aufbewahrung f\u00fcr das Unternehmen die beste Wahl ist. Analog oder digital?<\/p>\n\n\n\n
Dazu sollten wir kl\u00e4ren, was \u00fcberhaupt die digitale Version ist. Eine digitale Aufbewahrung ist eine Bezeichnung f\u00fcr die langfristige digitale Speicherung von Dokumenten. Diese k\u00f6nnten lokal angesiedelt werden, z.B. auf Festplatten, oder auch in einer Cloud. Unterschieden wird dabei noch zwischen einer \u201eoffenen\u201c Ordnerstruktur oder einer Software, die die digitale Aufbewahrung beheimatet. Ein Beispiel daf\u00fcr w\u00e4re ein DMS<\/a> (Dokumentenmanagement System). Das ist eine Software, die es erm\u00f6glicht, die gesamte Verwaltung von Dokumenten und Informationen zu vereinfachen und zu beschleunigen. Die digitale Version begleitet den ganzen Prozess ab Erhalt des Dokumentes bis zur Archivierung.<\/p>\n\n\n\nAber bietet das DMS wirklich Vorteile im Gegensatz zur papiergebundenen L\u00f6sung? <\/p>\n\n\n\n
Aber bietet das DMS wirklich Vorteile im Gegensatz zur papiergebundenen L\u00f6sung? <\/p>\n\n\n\n
<\/span>Vorteile der digitalen Dokumentenaufbewahrung <\/span><\/h2>\n\n\n\n\n- Durch die Automatisierung des Dokumentenflusses kann eine gesteigerte Effizienz erreicht werden. Mitarbeiter:innen k\u00f6nnen dadurch Dokumente schnell und einfach finden, teilen und bearbeiten. Die Volltextsuche sowie die Integration mit anderen Systemen wie DATEV, Salesforce, SAP oder M365 tragen dazu bei. Insgesamt f\u00fchrt dies zu einer h\u00f6heren Produktivit\u00e4t und Effizienz im Arbeitsalltag.<\/li>\n\n\n\n
- Ein DMS erm\u00f6glicht es Mitarbeiter:innen standortunabh\u00e4ngig auf alle Dokumente zuzugreifen, egal ob sie im B\u00fcro oder Remote arbeiten<\/a>. Zudem k\u00f6nnen Teams gemeinsam an Dokumenten arbeiten, ohne dass sie sich physisch am gleichen Ort befinden m\u00fcssen. Dadurch wird die Zusammenarbeit verbessert.<\/li>\n\n\n\n
- Die Sicherheit von vertraulichen Informationen kann erh\u00f6ht werden, da verschiedene Sicherheitsfunktionen zur Verf\u00fcgung stehen. Zugriffsrechte auf Dokumente k\u00f6nnen eingeschr\u00e4nkt werden, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugang bekommen.<\/li>\n\n\n\n
- Durch den Einsatz dieser Software k\u00f6nnen Kosten f\u00fcr die Archivierung und Verwaltung von Papierdokumenten gesenkt werden. Das liegt vor allem daran, dass sich die Druck- und Lagerkosten reduzieren, aber auch die Personalkosten f\u00fcr die Archivierung und Suche entfallen. Das senkt Kosten und ist nachhaltiger.<\/li>\n\n\n\n
- Ein weiterer Vorteil ist, dass die Einhaltung der rechtlichen Anforderungen an die Archivierung von Dokumenten unterst\u00fctzt wird und potenzielle Strafen vermieden werden k\u00f6nnen. Dies wird vor allem durch die Funktionen der vereinfachten Langzeitarchivierung und Versionierung von Dokumenten erm\u00f6glicht.<\/li>\n\n\n\n
- Das DMS bietet auch die M\u00f6glichkeit, dass Workflows mit in das System integriert werden k\u00f6nnen. Automatisierte Prozesse, die bestimmte Aktionen ausl\u00f6sen, wenn bestimmte Ereignisse oder Bedingungen eintreten, werden als Workflows bezeichnet. Dadurch k\u00f6nnen z.B. Urlaubsantr\u00e4ge oder Krankmeldungen digital abgebildet werden.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n\n
<\/span>Workbook – Digitale Akten<\/strong>: So gelingt die Einf\u00fchrung<\/span><\/h2>\n\n\n\n![\"Abschnitt](\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/02\/Workbook_Mock-Up_Digitale-Akten_DMS.png\")
<\/figure>\n\n\n\nEntdecke im interaktiven Workbook <\/strong>den dreistufigen Prozess zur erfolgreichen Implementierung digitaler Akten.<\/p>\n\n\n\n\t
Bevor wir uns tiefergehend mit den verschiedenen M\u00f6glichkeiten der Dokumentenaufbewahrung besch\u00e4ftigen, ist es wichtig zu verstehen, warum Unternehmer:innen und Mitarbeiter:innen sich \u00fcberhaupt mit diesem Thema auseinandersetzen sollten – unabh\u00e4ngig davon, ob eine digitale oder papiergebundene L\u00f6sung verwendet wird.<\/p>\n\n\n\n
Ein wichtiger Grund hierf\u00fcr sind Aufbewahrungspflichten<\/a>. Diese besagen, dass Dokumente von abgeschlossenen Gesch\u00e4ften f\u00fcr eine sp\u00e4tere Einsicht aufzubewahren sind. Diese Pflicht besteht f\u00fcr alle Personen, die auch zur Buchf\u00fchrung verpflichtet sind. Dabei hat jede Dokumentenart eine festgelegte Regel, wie lange und wie es archiviert werden muss. Das ist alles in den GoBD <\/a>verankert.<\/p>\n\n\n\n Ein weiterer Grund ist, dass man im Nachhinein oft noch alte Belege aus \u00e4lteren abgeschlossenen Gesch\u00e4ften wieder braucht. Wie sah die Rechnung nochmal aus? Welche Konditionen haben wir bekommen? Wie lange l\u00e4uft der Vertrag? Das sind alles Fragen, die mit einem Blick auf das Dokument gel\u00f6st werden k\u00f6nnen. Dementsprechend folgt daraus, dass man das Dokument wieder suchen muss. Praktisch dabei ist eine gute Struktur in seiner Dokumentenaufbewahrung, um die Suche so kurz wie m\u00f6glich zu gestalten. Der Weg zum Archiv ist ja meistens schon zeitaufwendig genug.<\/p>\n\n\n\n Zusammengefasst kann man sagen, dass jedes Unternehmen auf eine Dokumentenaufbewahrung angewiesen bzw. dazu verpflichtet ist.<\/p>\n\n\n\n Durchblick im Compliance-Dschungel<\/strong> | Mit GoBD, DSGVO, ISO 27001, Revisionssicherheit & Co. zu mehr Sicherheit im Unternehmen<\/p>\n\n\n\n\t Eine Dokumentenaufbewahrung sollte auf jeden Fall Daten und Unterlagen langfristig unver\u00e4ndert lagern und speichern. Dabei ist wichtig, dass die Dokumentenaufbewahrung die rechtlichen Vorschriften der GoBD einhalten kann. K\u00f6nnen vergangene Gesch\u00e4fte nicht mehr nachvollzogen werden, geht das mit nicht unerheblichen Konsequenzen einher.<\/p>\n\n\n\n Des Weiteren sollte die Dokumentenaufbewahrung eine einfache und verst\u00e4ndliche Struktur besitzen. Das vereinfacht die Nachvollziehbarkeit und verschnellert vor allem auch die Suche nach einem Dokument, denn gro\u00dfe Aktenschr\u00e4nke ohne \u00dcbersicht kann niemand gebrauchen.<\/p>\n\n\n\n Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Sicherheit. Dokumente, die nicht f\u00fcr jede Augen bestimmt sind, sollten auch wirklich verschlossen vor nicht befugten Mitarbeiter:innen und Dritten gelagert werden.<\/p>\n\n\n\n Dennoch ist es wichtig, dass die Mitarbeiter:innen, die Zugriff ben\u00f6tigen, diesen auch erhalten. Es sollte gut zug\u00e4nglich sein und die Wege nicht zu weit. Vor allem, wenn es mehrere Archive gibt.<\/p>\n\n\n\n Zudem ist der Schutz enorm wichtig. Denn es bringt nichts, wenn das Dokument noch da ist, jedoch nicht lesbar ist. Umwelteinfl\u00fcsse, wie Licht oder Feuchtigkeit, die die Dokumente zerst\u00f6ren k\u00f6nnen, sollten unbedingt verhindert werden. Daraus folgen gewissen Bedingungen, wie die Dokumente richtig gelagert werden. Am besten sind Temperaturen zwischen 14 und 18 Grad, Dunkelheit und eine Luftfeuchtigkeit unter 60 Prozent.<\/p>\n\n\n\n Da die Dokumentenaufbewahrung gewisse Anforderungen erf\u00fcllen sollte, sollte man sich gut \u00fcberlegen, welche Art der Aufbewahrung f\u00fcr das Unternehmen die beste Wahl ist. Analog oder digital?<\/p>\n\n\n\n Dazu sollten wir kl\u00e4ren, was \u00fcberhaupt die digitale Version ist. Eine digitale Aufbewahrung ist eine Bezeichnung f\u00fcr die langfristige digitale Speicherung von Dokumenten. Diese k\u00f6nnten lokal angesiedelt werden, z.B. auf Festplatten, oder auch in einer Cloud. Unterschieden wird dabei noch zwischen einer \u201eoffenen\u201c Ordnerstruktur oder einer Software, die die digitale Aufbewahrung beheimatet. Ein Beispiel daf\u00fcr w\u00e4re ein DMS<\/a> (Dokumentenmanagement System). Das ist eine Software, die es erm\u00f6glicht, die gesamte Verwaltung von Dokumenten und Informationen zu vereinfachen und zu beschleunigen. Die digitale Version begleitet den ganzen Prozess ab Erhalt des Dokumentes bis zur Archivierung.<\/p>\n\n\n\n Aber bietet das DMS wirklich Vorteile im Gegensatz zur papiergebundenen L\u00f6sung? <\/p>\n\n\n\n Aber bietet das DMS wirklich Vorteile im Gegensatz zur papiergebundenen L\u00f6sung? <\/p>\n\n\n\n Entdecke im interaktiven Workbook <\/strong>den dreistufigen Prozess zur erfolgreichen Implementierung digitaler Akten.<\/p>\n\n\n\n\t<\/span>Was sollte eine gute Dokumentenaufbewahrung k\u00f6nnen<\/span><\/h2>\n\n\n\n
<\/span>Analoge vs. digitale Dokumentenaufbewahrung<\/span><\/h2>\n\n\n\n
<\/span>Vorteile der digitalen Dokumentenaufbewahrung <\/span><\/h2>\n\n\n\n
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<\/span>Workbook – Digitale Akten<\/strong>: So gelingt die Einf\u00fchrung<\/span><\/h2>\n\n\n\n
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