{"id":39941,"date":"2023-04-24T13:04:27","date_gmt":"2023-04-24T11:04:27","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=39941"},"modified":"2025-03-14T13:30:15","modified_gmt":"2025-03-14T12:30:15","slug":"sap-zahlungsavise","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/sap-zahlungsavise\/","title":{"rendered":"SAP Zahlungsavise verarbeiten \u2013 Das geht auch digital!\u00a0"},"content":{"rendered":"\n

Wer kann sich noch an seinen Einstieg ins (kaufm\u00e4nnische) Berufsleben erinnern? Damals, als Auszubildender oder Berufseinsteiger in der Buchhaltung? Als junger, motivierter und tatendurstige:r Mitarbeiter:in in der Buchhaltung hat man tiefe Einblicke in die Unternehmensabl\u00e4ufe erhalten, da hier s\u00e4mtliche F\u00e4den des Unternehmens zusammenflie\u00dfen. In der Regel macht die Arbeit in diesem Bereich Spa\u00df und es gibt viele spannende T\u00e4tigkeiten zu erledigen.<\/p>\n\n\n\n

Es gab und gibt aber diverse T\u00e4tigkeiten, die machen \u00fcberhaupt keinen Spa\u00df. Eine davon ist die Bearbeitung von debitorischen Zahlungsavisen. In nur einem Briefumschlag sind mitunter 50 und mehr DIN-A4-Seiten mit unendlich vielen Einzelpositionen. Oder auch Zahlungsank\u00fcndigungen per Fax. Endlose Listen mussten damals wie heute durchgeackert werden, Betr\u00e4ge vergleichen bzw. herleiten. Es gab und gibt so viel zu beachten: Reklamationen, Skonto<\/a>– und Direktabzugskonditionen. Das macht niemandem Spa\u00df.<\/p>\n\n\n\n

Allerdings gibt es heute M\u00f6glichkeiten, diesen Prozess zu erleichtern. SAP Zahlungsavise sind mittlerweile auch digital m\u00f6glich. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Nerven. Ein gro\u00dfes Lineal und verschiedenfarbige Textmarker sind in diesem Prozess nicht mehr notwendig, da alle relevanten Informationen digital verf\u00fcgbar sind.<\/p>\n\n\n\n

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<\/span>Was ist ein SAP Zahlungsavise?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Ein SAP Zahlungsavise<\/strong> ist eine Benachrichtigung, die ein Kunde an ein Unternehmen sendet, um den Eingang einer Zahlung mitzuteilen. Dieses Dokument enth\u00e4lt in der Regel Angaben zu den gezahlten Betr\u00e4gen, Rechnungsnummern und weiteren relevanten Informationen. SAP Zahlungsavise k\u00f6nnen auch digital erstellt und versendet werden.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

<\/span>SAP Zahlungsavise \u2013 Eine L\u00fccke in der Digitalisierung<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Zwischenzeitlich haben sich digitale Prozesse f\u00fcr optimierte Erfassung, Abgleich und Pr\u00fcfung kreditorischer Auftragsbest\u00e4tigungen, Lieferscheine und auch Eingangsrechnungsverarbeitung etabliert. Auch f\u00fcr die automatisierte Erfassung eingehender Kundenbestellungen gibt es fix und fertig vorkonfigurierte Standardl\u00f6sungen. Aber, die Be- und Verarbeitung der Zahlungsavise ist nach wie vor in vielen Unternehmen ein l\u00e4stiger, h\u00e4ndischer und \u00e4u\u00dferst zeitaufw\u00e4ndiger Prozess.<\/p>\n\n\n\n

Beim Umgang mit Zahlungsavisen hat sich in letzter Zeit nur wenig ge\u00e4ndert. Allerdings muss man sich heute nicht nur um Avis per Briefpost und Fax, sondern auch um digital zugestellte Zahlungsank\u00fcndigungen in Form von EDI<\/a>-Daten und E-Mails k\u00fcmmern. Aufgrund globaler Ereignisse werden die Avis eher komplexer und h\u00e4ufiger in der Handhabung.<\/p>\n\n\n\n

Demgegen\u00fcber stehen i.d.R. Buchhaltungen, die personaltechnisch h\u00e4ufig unterbesetzt sind und sich wegen der m\u00fchseligen Abarbeitung der Avise nicht um die wirklich wichtigen Dinge k\u00fcmmern k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Optimierung des SAP Zahlungsavise: Herausforderungen und L\u00f6sungen<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Als Unternehmen ist es wichtig, effiziente Prozesse zu haben, um Zeit und Ressourcen zu sparen. Schauen wir uns die Herausforderungen einmal gemeinsam an und schauen, wo wir was optimieren k\u00f6nnen:<\/p>\n\n\n\n

Avise-Eingang \u00fcber unterschiedliche Kan\u00e4le und Stellen<\/h3>\n\n\n\n

Wenn dein Unternehmen die Avise \u00fcber unterschiedliche Kan\u00e4le und an unterschiedlichen Stellen erh\u00e4lt, braucht ihr einen \u201eTrichter\u201c, in den alle Avise automatisch eingekippt werden, unabh\u00e4ngig, \u00fcber welchen Kanal sie das Unternehmen erreicht haben. Konkret, ihr braucht ein leistungsf\u00e4higes Archivsystem<\/a>, um alle Informationen revisionssicher, langzeitstabil und entsprechend der gesetzlichen Anforderungen zu bevorraten.<\/p>\n\n\n\n

Veraltete Methoden zur Avisbearbeitung<\/h3>\n\n\n\n

Lineal und mehrfarbige Textmarker sind nicht mehr zeitgem\u00e4\u00df. Ihr ben\u00f6tigt eine k\u00fcnstliche Intelligenz, welche die Avise bzw. die Positionsdaten der Avise automatisch ausliest. Hier hilft ein modernes Dokumentenmanagement-System<\/a> mit leistungsstarken KI- und Klassifizierungs-Funktionalit\u00e4ten.<\/p>\n\n\n\n

Manuelle Abgleichung von Avise-Daten mit SAP<\/h3>\n\n\n\n

Wenn die Einzelpositionen in SAP weiterhin h\u00e4ndisch abgeglichen werden m\u00fcssen, ist den Mitarbeiter:innen wenig geholfen. Die ausgelesenen Positionsdaten m\u00fcssen automatisch gepr\u00fcft und den jeweiligen SAP-Vorg\u00e4ngen, den OP-Listen (Brutto-, Zahl-, Restbetr\u00e4ge) zugeordnet bzw. abgeglichen werden. Sind Positionen eindeutig, k\u00f6nnen diese, sofern gew\u00fcnscht, dunkel durchgebucht werden. Etwaige Nachbearbeitungen strittiger Positionen, wie z.B. das ausziffern offener Posten, Abstimmung mit dem Vertrieb, etc. werden Workflow-gest\u00fctzt erledigt.<\/p>\n\n\n\n

Es reicht also nicht nur, ein revisionssicheres Archivsystem zu haben. Neben dem Einsammeln und Auslesen der Informationen ben\u00f6tigt dein Betrieb Technologien, um diese Informationen nativ in SAP zu validieren und \u00fcber strukturierte Ablaufroutinen, also Workflows durch das Unternehmen zu schleusen. Und das voll in Ihr SAP integriert. Also eine L\u00f6sung, die basierend auf den vorhandenen SAP-Konfigurationen und -Logiken aufsetzt und diese konsequent und vollumf\u00e4nglich nutzt.<\/p>\n\n\n\n

\"Infografik<\/figure>\n\n\n\n

Automatisierte Dokumentation von (Teil-)zahlungen<\/h3>\n\n\n\n

Auch f\u00fcr die manuelle Dokumentation von (Teil-) Zahlungen im Kontext der jeweiligen SAP-Belege gibt es eine L\u00f6sung: Durch den Workflow werden alle Aktionen sauber in einem Protokoll dokumentiert und es erfolgt automatisch die Verkn\u00fcpfung aller Belege, Dokumente und Workflow-Protokolle mit der jeweiligen Debitoren-Rechnung.<\/p>\n\n\n\n

Schlussendlich hei\u00dft das, wir reden \u00fcber eine vollumf\u00e4nglich in SAP integrierte L\u00f6sung, die neben Archivierung und Workflow auch leistungsstarke Dokumentenmanagement-Funktionen bietet.<\/p>\n\n\n\n

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<\/span>Was bringt die Digitalisierung von SAP Zahlungsavisen?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Die Digitalisierung von SAP Zahlungsavisen und die Vorteile wirken sich prim\u00e4r auf zwei Unternehmensbereiche aus: <\/p>\n\n\n\n

Zum einen profitiert die Debitorenbuchhaltung von der Optimierung des Avise-Prozesses. Durch eine automatisierte Dokumentation und Zuordnung der Avise werden Korrekturl\u00e4ufe minimiert und eine zeitnahe Abstimmung mit dem Vertrieb erm\u00f6glicht. Zudem reduziert sich das Ausfallrisiko beim Forderungs-Management, was sich positiv auf die Liquidit\u00e4t des Unternehmens auswirkt.<\/p>\n\n\n\n

Auch der Vertrieb profitiert von der optimierten Prozessgestaltung. Er erh\u00e4lt eine transparente \u00dcbersicht \u00fcber alle eingegangenen Bestellungen, unabh\u00e4ngig von ihrem Eingangskanal. Durch eine Vermeidung von Fehlern in der Rechnungslegung und im Mahnwesen steigt die Kundenzufriedenheit. Dar\u00fcber hinaus entfallen Diskussionen mit der Buchhaltung bez\u00fcglich Rechnungslegungen, was dem Vertrieb Zeit und Ressourcen spart und die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen verbessert.<\/p>\n\n\n\n

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<\/span>💻 Kundenzufriedenheit steigern mit dem digitalen Order-to-Cash Prozess in SAP<\/span><\/h2>\n\n\n\n