{"id":40011,"date":"2023-04-26T16:50:21","date_gmt":"2023-04-26T14:50:21","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=40011"},"modified":"2025-03-21T11:52:54","modified_gmt":"2025-03-21T10:52:54","slug":"vorbereitende-buchhaltung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/vorbereitende-buchhaltung\/","title":{"rendered":"Vorbereitende Buchhaltung \u2013 Definition, Automatisierungspotenziale & Vorteile"},"content":{"rendered":"\n


Die vorbereitende Buchhaltung, auch vorbereitende Buchf\u00fchrung genannt, unterst\u00fctzt bei dem reibungslosen Ablauf von wiederkehrenden buchhalterischen Aufgaben wie dem Monatsabschluss oder der Umsatzsteuervoranmeldung. Doch was genau versteht man unter diesen Begriffen und warum sind sie so wichtig? Das Wichtigste vorab: viele Schritte in der vorbereitenden Buchhaltung k\u00f6nnen u.a. mit Hilfe einer Rechnungsverarbeitungssoftware<\/a> digitalisiert werden und bieten ein enormes Automatisierungspotenzial.<\/p>\n\n\n\n

In diesem Artikel besch\u00e4ftigen wir uns mit den Aufgaben und Funktionen der vorbereitenden Buchhaltung und geben einen \u00dcberblick zu den Automatisierungspotenzialen und Vorteilen einer Digitalisierung dieser oftmals aufw\u00e4ndigen manuellen Prozesse.<\/p>\n\n\n\n

\n

<\/span>Vorbereitende Buchhaltung Definition<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Die vorbereitende Buchhaltung<\/strong> umfasst alle Ma\u00dfnahmen und Aufgaben, die dazu dienen, relevante Dokumente und Unterlagen f\u00fcr die Steuerberatung aufzubereiten. Diese umfassen zum Beispiel das Sammeln und Digitalisieren von Belegen, die Zuordnung dieser zu entsprechenden Kontobewegungen sowie die Rechnungspr\u00fcfung<\/a> und Vorkontierung. So wird die Erfassung der Belege f\u00fcr den Steuerberater vereinfacht und Folgeprozesse wie die Erstellung des Monatsabschlusses <\/a>beschleunigt. Eine gut strukturierte vorbereitende Buchhaltung ist auch im Falle einer Betriebspr\u00fcfung von Vorteil, da dann direkt alle Belege geordnet vorliegen. Die Begriffe der vorbereitenden Buchhaltung und Buchf\u00fchrung werden in der Praxis in vielen F\u00e4llen synonym verwendet.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

<\/span>Einsatzbereiche der vorbereitenden Buchhaltung<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Die vorbereitende Buchhaltung ist vor allem in kleinen und mittelst\u00e4ndischen Unternehmen von gro\u00dfer Bedeutung. Denn diese haben oft keine eigenen Abteilungen, welche sich ausschlie\u00dflich mit der Buchhaltung und dem Steuerwesen besch\u00e4ftigen, sondern arbeiten hier mit externen Steuerberatenden zusammen. In diesem Fall ist eine richtige und geordnete Vorbereitung der Buchhaltung entscheidend, um die Zusammenarbeit mit den Steuerberatenden m\u00f6glichst effizient zu gestalten und auf diese Weise teils erhebliche Kosten einzusparen. Dazu ist es besonders wichtig, dass die Buchhaltung die Aufgaben des Steuerberatenden genau kennt. Denn die Aufteilung der Aufgaben wird oftmals individuell gestaltet und die vorbereitende Buchhaltung muss daran angepasst werden.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Die 4 Schritte der vorbereitenden Buchhaltung<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Bei der vorbereitenden Buchhaltung spielen die Kontrolle und richtige Zuordnung aller steuerlich relevanten Unterlagen eine zentrale Rolle. Die \u00fcbergeordneten Schritte in der vorbereitenden Buchhaltung sind folgende:<\/p>\n\n\n\n

\"Ablauf<\/a><\/figure>\n\n\n\n

1. Belege sammeln und digitalisieren<\/h3>\n\n\n\n

Der erste Schritt in der vorbereitenden Buchhaltung ist, f\u00fcr alle betrieblichen Ausgaben einen Kaufnachweis einzufordern und zentral zu sammeln. So ein Kaufnachweis kann in Form eines Belegs oder einer Rechnung vorliegen. Vor allem bei Eingangsrechnungen<\/a> bietet es sich deshalb an, diese in einem zentralen Postfach zu sammeln. Werden diese au\u00dferdem alle direkt digitalisiert, reduziert sich die Wahrscheinlichkeit, dass Rechnungen nicht auffindbar sind oder komplett verloren gehen nochmals um ein Vielfaches. G\u00e4ngige Rechnungsmanagement Software wie d.velop invoices<\/a> bietet zudem Funktionen wie eine Volltextsuche, die das Auffinden und Sortieren von Eingangsrechnungen zum Kinderspiel werden l\u00e4sst.<\/p>\n\n\n\n

2. Rechnungspr\u00fcfung<\/h3>\n\n\n\n

Nachdem die eingegangenen Rechnungen und Belege im System erfasst wurden, m\u00fcssen diese formell und sachlich gepr\u00fcft werden. In diesem Schritt geht es vornehmlich darum, eine inhaltlich saubere Buchhaltung zu gew\u00e4hrleisten und Fehler zu erkennen und vermeiden. Besonders bei h\u00f6heren Betr\u00e4gen ist es wichtig, die Kaufnachweise genauestens zu pr\u00fcfen. Wenn zum Beispiel eine Rechnung nicht alle erforderlichen Pflichtangaben enth\u00e4lt, kann dies zu hohen Steuernachzahlungen f\u00fchren. Denn nur Rechnungen, die gem\u00e4\u00df \u00a714 UstG Abs. 4 korrekt ausgestellt wurden, k\u00f6nnen steuerlich abgesetzt werden. Ein digitaler Rechnungsworkflow<\/a> kann hier mit einer integrierten \u00a714 Vorpr\u00fcfung unterst\u00fctzen, die Anwendenden automatisch darauf hinweist, wenn Pflichtangaben auf einer Rechnung<\/a> fehlen oder von den eigenen Stammdaten eines Unternehmens abweichen.<\/p>\n\n\n\n

3. Vorkontierung<\/h3>\n\n\n\n

Zentrale Aufgabe im Rahmen der Vorkontierung<\/a> ist, die eingegangen Belege bereits mit der richtigen 4-stelligen Kontonummer zu versehen. So muss der Steuerberatende anschlie\u00dfend vor der weiteren Verarbeitung nur noch kontrollieren, ob diese korrekt sind. In einem papierbasierten Prozess wird die richtige Kontonummer dabei meist von geschulten Mitarbeitenden h\u00e4ndisch auf dem Beleg vermerkt.<\/p>\n\n\n\n

4. \u00dcbergabe an die Steuerberatung<\/h3>\n\n\n\n

Der letzte Schritt in der vorbereitenden Buchhaltung ist die \u00dcbergabe an die Steuerberatung. Die in den vorangegangenen Schritten vorbereiteten Daten werden in regelm\u00e4\u00dfigen Abst\u00e4nden \u00fcbergeben, damit die Steuerberatung anschlie\u00dfend die Buchhaltung, Umsatzsteuervoranmeldung sowie weitere betriebswirtschaftliche Auswertungen vornehmen kann. Je nach den individuellen Anforderungen erfolgt die \u00dcbergabe monatlich oder quartalsweise. Und auch hier liegt ein gro\u00dfes Digitalisierungs- und Automatisierungspotenzial, in dem eine digitale Rechnungsverarbeitungssoftware z.B. direkt mit der passenden DATEV Schnittstelle<\/a> kombiniert wird.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>5 Vorteile einer digitalen vorbereitenden Buchhaltung<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Mit Hilfe einer digitalen Rechnungsverarbeitungssoftware kann ein gro\u00dfer Teil der manuellen Schritte im Bereich der vorbereitenden Buchhaltung digitalisiert sowie teilweise automatisiert werden. Im Mittelpunkt steht hier die oftmals erhebliche Zeitersparnis sowie die Verk\u00fcrzung der Buchungsintervalle. Doch eine Digitalisierung der vorbereitenden Buchhaltung bringt dar\u00fcber hinaus noch viele weitere Vorteile mit sich, wie z.B. dass (menschliche) Fehlerquellen minimiert werden oder dass die vorbereitenden Aufgaben bequem aus dem Home-Office oder von unterwegs erledigt werden k\u00f6nnen. <\/p>\n\n\n\n

Im Folgenden haben wir die 5 gr\u00f6\u00dften Vorteile nochmals f\u00fcr dich zusammengefasst:<\/p>\n\n\n\n

    \n
  1. \u00dcbersichtliche Verwaltung der Belege \u2013 von jedem Ort aufrufbar<\/li>\n\n\n\n
  2. Mehr Zeit dank automatisierter Prozesse<\/li>\n\n\n\n
  3. Transparente Kontrolle \u00fcber Einnahmen und Ausgaben<\/li>\n\n\n\n
  4. Bessere & schnellere \u00dcbersicht in der Buchf\u00fchrung<\/li>\n\n\n\n
  5. Reduzierung der Kosten f\u00fcr die Steuerberatung<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

    Falls auch du jetzt direkt von diesen Vorteilen profitieren m\u00f6chtest, bietet dir unser Whitepaper einen umfassenden \u00dcberblick f\u00fcr den Einstieg in die digitale und automatisierte Rechnungsverarbeitung:<\/p>\n\n\n\n

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    Digitale Rechnungsverarbeitung:<\/strong> Tipps und Stolperfallen in der Projektierung<\/p>\n\n\n\n\t

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    \n\t\t\tJetzt lesen<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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