{"id":40902,"date":"2023-05-22T11:52:31","date_gmt":"2023-05-22T09:52:31","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=40902"},"modified":"2024-11-21T09:10:15","modified_gmt":"2024-11-21T08:10:15","slug":"pruefprotokolle","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/pruefprotokolle\/","title":{"rendered":"Pr\u00fcfprotokolle digitalisieren und rechtssicher archivieren"},"content":{"rendered":"\n<p data-beyondwords-marker=\"9821b288-ede4-4cfa-990e-89eb4b3a573d\">Von Kaffeemaschinen und Druckern bis hin zu industriellen Pressen und Schaltk\u00e4sten. Jede im Industrieunternehmen genutzte Anlage bzw. jedes Arbeitsmittel muss regelm\u00e4\u00dfig gepr\u00fcft werden, um die Sicherheit im Betrieb zu gew\u00e4hrleisten. Hauptziel ist es dabei, Unf\u00e4lle vorzubeugen und so Mitarbeiter:innen zu sch\u00fctzen. Diese Pflicht zur regelm\u00e4\u00dfigen Pr\u00fcfung wird mittlerweile durch mehrere Gesetze und Verordnungen vorgeschrieben, so zum Beispiel gem\u00e4\u00df der Betriebssicherheitsverordnung, durch das Produktsicherheitsgesetz oder laut der gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV). Zu der Pr\u00fcfung eines Betriebsmittels geh\u00f6rt auch die entsprechende Dokumentation in einem Pr\u00fcfprotokoll.<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"7492ab08-4669-45ba-8efd-73852209a1ed\">Was ein Pr\u00fcfprotokoll beinhalten muss und wie dieses rechtssicher aufbewahrt werden kann, wird in diesem Artikel beschrieben.<\/p>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"dc3adc67-e972-4195-93ea-096a182caa71\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-bedeutung-von-prufprotokollen\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"bedeutung-von-pruefprotokollen\"><\/span>Bedeutung von Pr\u00fcfprotokollen<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"8706f746-e92b-477f-ba6f-64dfcb352f0e\">In einem Pr\u00fcfprotokoll wird der Verlauf einer Pr\u00fcfung von Anlagen, Arbeits- und Betriebsmitteln dokumentiert. Diese muss nach der Unfallverh\u00fctungsvorschrift (DGUV Vorschrift 3) bei Neuanschaffung, nach einer Reparatur oder Wartung sowie in regelm\u00e4\u00dfigen Abst\u00e4nden durch eine qualifizierte Elektrofachkraft oder unter Leitung einer Fachkraft erfolgen.<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"4a0fd800-8046-4398-9e28-7987991e31b3\">Die Dokumentation des Pr\u00fcfprozesses stellt im Rahmen von modernen Managementsystemen einen sehr wichtigen Faktor dar. So ist das sorgf\u00e4ltig ausgef\u00fcllte Pr\u00fcfprotokoll eine relevante Voraussetzung f\u00fcr die Bescheinigung der normgerecht durchgef\u00fchrten Pr\u00fcfung. Allgemein dient der Pr\u00fcfbericht dem Pr\u00fcfer als Nachweis der Leistung und dem Auftraggeber als Best\u00e4tigung der durchgef\u00fchrten gesetzlichen Pr\u00fcfung nach der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV). Dar\u00fcber hinaus k\u00f6nnen Pr\u00fcfprotokolle und Berichte dem Betreiber\/Auftraggeber Hinweise auf M\u00e4ngel, eine Einsatzbeschr\u00e4nkung oder weitere Besonderheiten geben.<\/p>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"86df8505-97e1-4206-bee9-d57524681852\" class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"was-muss-ein-pruefprotokoll-beinhalten\"><\/span>Was muss ein Pr\u00fcfprotokoll beinhalten?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"e742de88-be6b-4113-90f9-9b1b2ea44338\">Die Form des Pr\u00fcfprotokolls (konkrete Darstellung der Pr\u00fcfergebnisse) ist zu Beginn bzw. bei Auftragserteilung mit dem Betreiber\/Auftraggeber zu vereinbaren und wird in der Regel im Einzelfall festgelegt. Am Ende der Pr\u00fcfung muss der Pr\u00fcfer das Pr\u00fcfprotokoll eigenh\u00e4ndig unterschreiben. Sofern dieses elektronisch erstellt wurde, reicht die Angabe des Erstellers aus.<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"6087daf8-7c3b-40be-a943-f46b4459e82f\">Bis dato gibt es keine vom Gesetzgeber vorgeschriebene Form eines Pr\u00fcfprotokolls, dennoch sollten Industrieunternehmen darauf achten, dass gem\u00e4\u00df der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) durch das Pr\u00fcfprotokoll mindestens die Art, der Umfang und das Ergebnis der Pr\u00fcfung hervorgeht.<\/p>\n\n\n\n<h3 data-beyondwords-marker=\"dcc4a50e-67e4-4afb-aacc-50fbd4a93576\" class=\"wp-block-heading\">Besondere Voraussetzungen f\u00fcr Pr\u00fcfprotokolle elektrischer Anlagen<\/h3>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"ec3e997a-094a-44a3-8f1e-0f26b628eead\">Bei elektrischen Arbeitsmitteln, Anlagen und Erzeugnissen (z.B. Ersatzstromversorgungen oder Feuermeldeanlagen), die eine besondere Bedeutung f\u00fcr die Sicherheit haben oder an einem Ort mit besonderer Gefahrenlage eingesetzt werden, bestehen nochmals dezidierte Anforderungen an den Inhalt des Pr\u00fcfprotokolls.<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"c027f03c-5ac3-4e93-be31-d648fa444c1c\">Ein Pr\u00fcfprotokoll f\u00fcr elektrische Anlagen sollte folgende Informationen enthalten:<\/p>\n\n\n\n<ul data-beyondwords-marker=\"fc092cd6-612b-4ea9-84e9-0f9bf5f02de6\" class=\"wp-block-list\">\n<li data-beyondwords-marker=\"170796b8-608c-4a3e-8a2e-87c18c054de6\">Grundlagen der Pr\u00fcfung<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"bdec5253-72c7-40cd-91d2-00eb73300303\">Hersteller, Typbezeichnung und Nummer des gepr\u00fcften Ger\u00e4ts<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"b95e491f-60c2-4c84-a94d-b69d7526d5b0\">Beschreibung der Pr\u00fcfschritte (Besichtigen, Erproben, Messen)<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"fc7157f3-157b-4ec5-9175-1f0ab19c0132\">Pr\u00fcfergebnisse<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"351cb7a6-0327-49c7-bfe5-8914a6f7859b\">Auftraggeber und Auftragnehmer<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"075d7a79-ad0b-4553-9d90-81754a14a773\">Ausf\u00fchrende Elektrofachkraft<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"30dbf4de-c11c-4af4-b0df-877691c2aac4\">Datum der Pr\u00fcfung<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"d58b9f42-b1de-4652-845a-b6985778e7cf\">Einsatzort (bei ortsver\u00e4nderlichen Betriebsmitteln)<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"6f7f1033-f88d-477e-9170-77ef1feeb091\">Verwendetes Pr\u00fcf-\/Messger\u00e4t<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"938a45ef-71be-4d2e-a86e-5ac3ec46f274\">Elektrische Anlagen werden dar\u00fcber hinaus nochmals zwischen ortsfesten und ortsver\u00e4nderlichen Betriebsmitteln unterschieden. Ortsfeste Anlagen m\u00fcssen in der Regel im Abstand von vier Jahren und ortsver\u00e4nderliche innerhalb von zwei Jahren erneut gepr\u00fcft werden. Dabei kann es jedoch zu individuellen Abweichungen je nach Zustand, Umgebung und H\u00e4ufigkeit des Einsatzes kommen.<\/p>\n\n\n\n<h3 data-beyondwords-marker=\"77370777-255c-404b-93e4-79c7332dd1e2\" class=\"wp-block-heading\">Warum ist ein rechtssicheres Pr\u00fcfprotokoll elektrischer Anlagen wichtig?<\/h3>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"58349ab7-d652-4b16-b429-60c8dcf0e45f\">Ein Pr\u00fcfprotokoll hat juristische Relevanz und kann im Schadensfall als Beweisurkunde dienen. Nur so kann ein Unternehmen vor Gericht nachweisen, dass es seiner Sorgfaltspflicht nachgekommen ist. Fehlt das Pr\u00fcfprotokoll eines elektrischen Ger\u00e4ts bei einem Unfall oder Brand k\u00f6nnte der Fall eintreten, dass die Berufsgenossenschaft die Haftung ausschlie\u00dft. Dar\u00fcber hinaus kann es sein, dass ein Brandversicherer m\u00f6glicherweise nicht f\u00fcr den entstandenen Schaden zahlt und auf das Unternehmen enorme Schadensersatzforderungen aufgrund eines Personenschadens zukommen. Mit einem Pr\u00fcfprotokoll kann ein produzierendes Unternehmen so bei einem Fehler Eigenverschulden und Fahrl\u00e4ssigkeit ausschlie\u00dfen.<\/p>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"dddd972c-4ed2-4325-b23a-c3ab181df95d\" class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"gibt-es-eine-aufbewahrungsfrist-fuer-pruefprotokolle\"><\/span>Gibt es eine Aufbewahrungsfrist f\u00fcr Pr\u00fcfprotokolle?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"ca855e79-021d-4d79-8bb5-b165627c6761\">Es gibt keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist f\u00fcr Pr\u00fcfprotokolle. Dennoch wird es Unternehmen empfohlen, diese mindestens bis zur n\u00e4chsten Pr\u00fcfung des Betriebsmittels aufzubewahren, sodass ein Abgleich der Pr\u00fcfprotokolle erfolgen k\u00f6nnte. Um jedoch bei einem Schadensfall einen Nachweis zu haben, ist es ratsam, das jeweilige Pr\u00fcfprotokoll (insbesondere von elektrischen Anlagen) bis zu 10 Jahre aufzubewahren.<\/p>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"fdd6f9eb-d0ab-4c75-b3f9-ea9b74a00b1a\" class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"sicherheitsnachweise-fuer-gepruefte-anlagen-und-betriebsmittel\"><\/span>Sicherheitsnachweise f\u00fcr gepr\u00fcfte Anlagen und Betriebsmittel<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"6dfd2ae4-3a62-4ae0-b726-bc67271d7e02\">Ein weiterer Bestandteil der Dokumentation im Pr\u00fcfprozess ist die eindeutige Kennzeichnung des gepr\u00fcften Betriebsmittels. Der\/die Pr\u00fcfer:in muss sicherstellen, dass die Anlage zweifelsfrei dem Pr\u00fcfprotokoll und den Pr\u00fcfergebnissen zugeordnet werden kann.<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"67a65a87-abaf-492b-a7dc-4a2f4e98b54f\">Als Nachweis kann beispielsweise eine Pr\u00fcfplakette dienen, die nach der Pr\u00fcfung auf dem Ger\u00e4t angebracht wird. Durch die\u202fPr\u00fcfplakette wird in der Regel ersichtlich, wann die Pr\u00fcfung durchgef\u00fchrt wurde, ob das Ger\u00e4t in Ordnung ist und wann gegebenenfalls die n\u00e4chste Pr\u00fcfung durchgef\u00fchrt werden sollte.\u202f<\/p>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"fe290a74-e6e7-47a9-ae05-8193ac116566\" class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"wie-koennen-pruefprotokolle-rechtssicher-archiviert-werden\"><\/span>Wie k\u00f6nnen Pr\u00fcfprotokolle rechtssicher archiviert werden?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"b1bc9d6c-9d34-4206-bf8e-83f497da9c36\">Bei der rechtssicheren Archivierung\/Aufbewahrung von Dokumenten kann ein <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/software\/dokumentenmanagement-system\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Dokumentenmanagement-System<\/a> (DMS) unterst\u00fctzen. Vom Scannen bis zur digitalen Archivierung: Durch die hohe Integrit\u00e4t zu bereits bestehenden Systemen und L\u00f6sungen kann ein vollkommen medienbruchfreier Prozess sichergestellt werden. Dabei k\u00f6nnen die Daten auf einem eigenen lokalen Storage-System oder in einem bereitgestellten Cloud-Speicher gesichert werden.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"e40c13a2-3960-47fe-835a-195a0017dca4\">Die elektronische Speicherung eines Pr\u00fcfprotokolls auf einem digitalen Datentr\u00e4ger kann entweder durchg\u00e4ngig digital abgebildet werden oder zun\u00e4chst papierbasiert mit einer anschlie\u00dfenden digitalen Erfassung. Hierzu wird das Pr\u00fcfprotokoll durch einen Scanvorgang digitalisiert und im Anschluss in das DMS importiert. Im n\u00e4chsten Schritt wird dieses klassifiziert und die relevanten Daten aus dem Pr\u00fcfprotokoll ausgelesen. Nun kann das jeweilige Pr\u00fcfprotokoll automatisch in eine digitale Akte abgelegt und rechtssicher aufbewahrt werden.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<div data-beyondwords-marker=\"b7e392cf-836d-477a-944e-45f4d7006012\" class=\"wp-block-group is-style-cta-whitepaper\"><div class=\"wp-block-group__inner-container is-layout-constrained wp-block-group-is-layout-constrained\">\n<p data-beyondwords-marker=\"430c3536-94fb-4ee3-a443-19fe323114b4\">Digitale Akten: So gelingt die Einf\u00fchrung &#8211; inklusive 7 Erfolgsstories<\/p>\n\n\n\n\t<div data-beyondwords-marker=\"4c621cc0-8954-42a4-a2c3-b438a3a4fd01\" class=\"wp-block-buttons\">\n\t\t<div class=\"wp-block-button is-style-outline\">\n\t\t\t<a class=\"wp-block-button__link\" href=\"https:\/\/content.d-velop.de\/whitepaper-digitale-akten-privatwirtschaft?utm_campaign=Sonstiges+-+d.velop+BLOG+-+01%2F2018&#038;utm_source=intern-blog-ger&#038;utm_medium=blogpost-pr%25c3%25bcfprotokolle&#038;utm_content=button\" target=\"_blank\">Jetzt lesen<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n\n\n\n<h3 data-beyondwords-marker=\"f0264243-65dc-4aa3-8e8a-f5182e6f6d11\" class=\"wp-block-heading\">GoBD-konform archivieren:<\/h3>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"4d57f085-e906-4c42-8979-6a63ab6e5a2a\">Auch bei der Digitalisierung von Pr\u00fcfprotokollen sollten die GoBD (Grunds\u00e4tze zur ordnungsm\u00e4\u00dfigen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) ber\u00fccksichtigt werden. Das bedeutet, (gescannte) Dokumente gegen m\u00f6gliche F\u00e4lschungs-\/Angriffsversuche abzusichern, \u00c4nderungen nachvollziehbar zu machen sowie Daten in einem strukturierten Ordnungssystem digital aufzubewahren. Dar\u00fcber hinaus sollten Datenmengen nicht verkleinert und die Ursprungsformate der Dokumente (z.B. PDF) beibehalten werden.<\/p>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"5ce56117-5be9-4251-9555-26c99b6cfe10\" class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"warum-digital-archivieren\"><\/span>Warum digital archivieren?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"151ad82d-186a-40de-a4cc-025edf5021e5\">Dokumente, wie zum Beispiel Pr\u00fcfprotokolle, die digital archiviert und gespeichert wurden, lassen sich im Nachgang jederzeit spontan und ortsunabh\u00e4ngig von berechtigen Nutzer:innen \u00fcber eine interne <a href=\"https:\/\/store.d-velop.com\/de\/d.velop-documents\/10001602?__hstc=251439513.b9ce0a066bc53d0527d56becba3792e4.1657606112758.1676369907952.1676373032593.693&amp;__hssc=251439513.1.1676373032593&amp;__hsfp=1749064359&amp;_gl=1*1t0hpx6*_ga*ODE1Mjk5OTA4LjE2NTc2MDYxMTI.*_ga_MHBDVTL05E*MTY3NjM3ODQyNC4zMTYuMC4xNjc2Mzc4NDI0LjAuMC4w\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Archivierungssoftware<\/a> aufrufen und bearbeiten. So wird f\u00fcr Transparenz und zentrale Verf\u00fcgbarkeit gesorgt. Da in einem produzierenden Unternehmen nicht nur Pr\u00fcfprotokolle, sondern auch viele andere relevante Informationen und Dokumente anfallen, die rechtskonform archiviert werden sollten, bietet es sich an, im Rahmen der eigenen Digitalisierungsstrategie \u00fcber ein eigenes <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/software\/dokumentenarchivierung\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">digitales Archivsystem<\/a> nachzudenken.<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"847cd038-0410-451a-a394-0fa2098d98b5\">Vorteile durch digitales archivieren:<\/p>\n\n\n\n<ul data-beyondwords-marker=\"7e6397e4-b7ca-413c-b7e1-6293ff59ac65\" class=\"wp-block-list\">\n<li data-beyondwords-marker=\"906654b5-f2fc-4b62-a561-1ba1ba18dd41\">Mehr Platz<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"25e03f5d-79cc-499c-baac-7c50340e267a\">Schnelle Ablage<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"0c49fac2-8fe3-4a6b-bc19-3155af3daa05\">Anpassbarkeit<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"583d0372-3adc-4a54-b535-b0b6a711e48a\">Kostenersparnis<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"b9ae9835-622a-4f5e-93c4-a50930c7b80a\">Zeitersparnis<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"985e4d0b-30b5-425a-846c-478037ffbfb7\">Mehr Sicherheit<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"da61a48d-f171-47a6-b0d1-2fe27b314b20\">Hohe Transparenz<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"6f940032-50be-4cbc-bdae-898f446bb201\">Ortsunabh\u00e4ngiger Zugriff<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"9ff25aff-1c09-41ae-aa33-381385e11cce\">Automatisierte Workflows<\/li>\n<\/ul>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Von Kaffeemaschinen und Druckern bis hin zu industriellen Pressen und Schaltk\u00e4sten. 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