<\/span>Definition Dokumentenlebenszyklus<\/span><\/h2>\n\n\n\nDer Dokumentenlebenszyklus<\/strong> umfasst den gesamten Prozess eines Dokuments – von der Generierung bis hin zur L\u00f6schung. Dieser Zyklus kann analog oder digital mit Hilfe eines Dokumentenmanagement-Systems<\/a> (DMS) abgebildet werden.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n<\/span>Der Dokumentenlebenszyklus an einem digitalen Beispiel erkl\u00e4rt<\/span><\/h2>\n\n\n\n![\"Schaubild](\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/schaubild-dokumentenlebenszyklus-1090x1048.jpg\")
<\/figure><\/div>\n\n\n1. Generierung mit Gerda<\/h3>\n\n\n\n
Ein Dokument, zum Beispiel eine Rechnung, erreicht das Unternehmen. Gerda empf\u00e4ngt diese, sorgt bei ihren Arbeitskollegen f\u00fcr Arbeit, weil diese die Rechnung nun kontrollieren m\u00fcssen. Sie ist daf\u00fcr zust\u00e4ndig, dass die Rechnung im DMS landet und an die richtige Person weitergeleitet wird, damit das Dokument bearbeitet werden kann. In diesem Fall wird Wolfgang die Arbeit der Rechnung auferlegt.<\/p>\n\n\n\n
2. Workflow mit Wolfgang<\/h3>\n\n\n\n
Ein Workflow<\/a> bildet die eigentlichen Arbeits- und Gesch\u00e4ftsprozesse<\/a> digital ab. Wolfgang ist die erste beteiligte Person des Workflows mit einer Aufgabe. Die Teilnehmer:innen an diesem digitalen Prozess k\u00f6nnen genau definiert und in einem Dokumentenmanagementsystem \u00fcber den Ablauf der Bearbeitungszeit und den aktuellen Bearbeitungsstatus informiert werden. Wenn die Rechnung gepr\u00fcft wurde, \u00fcbergibt Wolfgang das Dokument an Anna.<\/p>\n\n\n\n3. Archivierung mit Anna<\/h3>\n\n\n\n
Anna ist ebenfalls Teil des Workflows. Gibt sie die Rechnung frei, wird in einem DMS das Dokument automatisch archiviert. Diese Archivierung<\/a> sorgt daf\u00fcr, dass jedes Dokument im Nachgang durch eine Suchfunktion in Sekundenschnelle wiedergefunden werden kann und alle Versionen des Dokuments revisionssicher<\/a> und GoBD-konform<\/a> gespeichert sind. Die Archivierungsphase ist die l\u00e4ngste Phase des Dokumentenlebenszyklus. Ist die Aufbewahrungszeit eines Dokuments abgelaufen, kommt Ludger ins Spiel.<\/p>\n\n\n\n4. L\u00f6schung mit Ludger<\/h3>\n\n\n\n
Es gibt verschiedene Dokumentenarten, die verschieden lang archiviert werden m\u00fcssen.<\/p>\n\n\n\n
\n- 6 Jahre (bei z. B.: Angeboten, Betriebspr\u00fcfungsberichten, Lieferscheinen, \u2026)<\/li>\n\n\n\n
- 10 Jahre (bei z. B.: Kassenberichte, Rechnungen, Bilanzen, Geschenknachweise, \u2026)<\/li>\n\n\n\n
- 30 Jahre (bei Gerichtsurteilen, Mahnbescheiden, Kreditunterlagen, \u2026)<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Wenn du zu den verschiedenen Aufbewahrungsfristen mehr erfahren m\u00f6chtest, schau dir gerne den dazugeh\u00f6rigen Blogartikel an: https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/aufbewahrungsfristen\/<\/p>\n\n\n\n
In einem DMS wird automatisch eine L\u00f6schliste erzeugt, wenn f\u00fcr passende Dokumente die Frist abgelaufen ist. Ludger hat dann die M\u00f6glichkeit, diese Dokumente unwiderruflich zu l\u00f6schen und aus dem Archivierungssystem zu entfernen.<\/p>\n\n\n\n
<\/span>Webinar zu den zentralen Funktionen eines DMS direkt anschauen<\/span><\/h2>\n\n\n\n
<\/span>Der Dokumentenlebenszyklus an einem digitalen Beispiel erkl\u00e4rt<\/span><\/h2>\n\n\n\n<\/figure><\/div>\n\n\n1. Generierung mit Gerda<\/h3>\n\n\n\n
Ein Dokument, zum Beispiel eine Rechnung, erreicht das Unternehmen. Gerda empf\u00e4ngt diese, sorgt bei ihren Arbeitskollegen f\u00fcr Arbeit, weil diese die Rechnung nun kontrollieren m\u00fcssen. Sie ist daf\u00fcr zust\u00e4ndig, dass die Rechnung im DMS landet und an die richtige Person weitergeleitet wird, damit das Dokument bearbeitet werden kann. In diesem Fall wird Wolfgang die Arbeit der Rechnung auferlegt.<\/p>\n\n\n\n
2. Workflow mit Wolfgang<\/h3>\n\n\n\n
Ein Workflow<\/a> bildet die eigentlichen Arbeits- und Gesch\u00e4ftsprozesse<\/a> digital ab. Wolfgang ist die erste beteiligte Person des Workflows mit einer Aufgabe. Die Teilnehmer:innen an diesem digitalen Prozess k\u00f6nnen genau definiert und in einem Dokumentenmanagementsystem \u00fcber den Ablauf der Bearbeitungszeit und den aktuellen Bearbeitungsstatus informiert werden. Wenn die Rechnung gepr\u00fcft wurde, \u00fcbergibt Wolfgang das Dokument an Anna.<\/p>\n\n\n\n3. Archivierung mit Anna<\/h3>\n\n\n\n
Anna ist ebenfalls Teil des Workflows. Gibt sie die Rechnung frei, wird in einem DMS das Dokument automatisch archiviert. Diese Archivierung<\/a> sorgt daf\u00fcr, dass jedes Dokument im Nachgang durch eine Suchfunktion in Sekundenschnelle wiedergefunden werden kann und alle Versionen des Dokuments revisionssicher<\/a> und GoBD-konform<\/a> gespeichert sind. Die Archivierungsphase ist die l\u00e4ngste Phase des Dokumentenlebenszyklus. Ist die Aufbewahrungszeit eines Dokuments abgelaufen, kommt Ludger ins Spiel.<\/p>\n\n\n\n4. L\u00f6schung mit Ludger<\/h3>\n\n\n\n
Es gibt verschiedene Dokumentenarten, die verschieden lang archiviert werden m\u00fcssen.<\/p>\n\n\n\n
\n- 6 Jahre (bei z. B.: Angeboten, Betriebspr\u00fcfungsberichten, Lieferscheinen, \u2026)<\/li>\n\n\n\n
- 10 Jahre (bei z. B.: Kassenberichte, Rechnungen, Bilanzen, Geschenknachweise, \u2026)<\/li>\n\n\n\n
- 30 Jahre (bei Gerichtsurteilen, Mahnbescheiden, Kreditunterlagen, \u2026)<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Wenn du zu den verschiedenen Aufbewahrungsfristen mehr erfahren m\u00f6chtest, schau dir gerne den dazugeh\u00f6rigen Blogartikel an: https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/aufbewahrungsfristen\/<\/p>\n\n\n\n
In einem DMS wird automatisch eine L\u00f6schliste erzeugt, wenn f\u00fcr passende Dokumente die Frist abgelaufen ist. Ludger hat dann die M\u00f6glichkeit, diese Dokumente unwiderruflich zu l\u00f6schen und aus dem Archivierungssystem zu entfernen.<\/p>\n\n\n\n
<\/span>Webinar zu den zentralen Funktionen eines DMS direkt anschauen<\/span><\/h2>\n\n\n\n
<\/figure><\/div>\n\n\n1. Generierung mit Gerda<\/h3>\n\n\n\n
Ein Dokument, zum Beispiel eine Rechnung, erreicht das Unternehmen. Gerda empf\u00e4ngt diese, sorgt bei ihren Arbeitskollegen f\u00fcr Arbeit, weil diese die Rechnung nun kontrollieren m\u00fcssen. Sie ist daf\u00fcr zust\u00e4ndig, dass die Rechnung im DMS landet und an die richtige Person weitergeleitet wird, damit das Dokument bearbeitet werden kann. In diesem Fall wird Wolfgang die Arbeit der Rechnung auferlegt.<\/p>\n\n\n\n
2. Workflow mit Wolfgang<\/h3>\n\n\n\n
Ein Workflow<\/a> bildet die eigentlichen Arbeits- und Gesch\u00e4ftsprozesse<\/a> digital ab. Wolfgang ist die erste beteiligte Person des Workflows mit einer Aufgabe. Die Teilnehmer:innen an diesem digitalen Prozess k\u00f6nnen genau definiert und in einem Dokumentenmanagementsystem \u00fcber den Ablauf der Bearbeitungszeit und den aktuellen Bearbeitungsstatus informiert werden. Wenn die Rechnung gepr\u00fcft wurde, \u00fcbergibt Wolfgang das Dokument an Anna.<\/p>\n\n\n\n Anna ist ebenfalls Teil des Workflows. Gibt sie die Rechnung frei, wird in einem DMS das Dokument automatisch archiviert. Diese Archivierung<\/a> sorgt daf\u00fcr, dass jedes Dokument im Nachgang durch eine Suchfunktion in Sekundenschnelle wiedergefunden werden kann und alle Versionen des Dokuments revisionssicher<\/a> und GoBD-konform<\/a> gespeichert sind. Die Archivierungsphase ist die l\u00e4ngste Phase des Dokumentenlebenszyklus. Ist die Aufbewahrungszeit eines Dokuments abgelaufen, kommt Ludger ins Spiel.<\/p>\n\n\n\n Es gibt verschiedene Dokumentenarten, die verschieden lang archiviert werden m\u00fcssen.<\/p>\n\n\n\n Wenn du zu den verschiedenen Aufbewahrungsfristen mehr erfahren m\u00f6chtest, schau dir gerne den dazugeh\u00f6rigen Blogartikel an: https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/aufbewahrungsfristen\/<\/p>\n\n\n\n In einem DMS wird automatisch eine L\u00f6schliste erzeugt, wenn f\u00fcr passende Dokumente die Frist abgelaufen ist. Ludger hat dann die M\u00f6glichkeit, diese Dokumente unwiderruflich zu l\u00f6schen und aus dem Archivierungssystem zu entfernen.<\/p>\n\n\n\n3. Archivierung mit Anna<\/h3>\n\n\n\n
4. L\u00f6schung mit Ludger<\/h3>\n\n\n\n
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<\/span>Webinar zu den zentralen Funktionen eines DMS direkt anschauen<\/span><\/h2>\n\n\n\n