{"id":41304,"date":"2023-06-06T16:57:01","date_gmt":"2023-06-06T14:57:01","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=41304"},"modified":"2026-04-24T13:26:18","modified_gmt":"2026-04-24T11:26:18","slug":"prozessautomatisierung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/prozessautomatisierung\/","title":{"rendered":"Mit Prozessautomatisierung Kosten senken und Mitarbeitende entlasten"},"content":{"rendered":"\n

Die Prozessautomatisierung im B\u00fcro ist ein entscheidender Faktor f\u00fcr Unternehmen und Organisationen, um konkurrenzf\u00e4hig zu bleiben. Sie ist so wichtig, weil die Automatisierung manueller, wiederkehrender Aufgaben ein effizienteres und produktiveres Wirtschaften erm\u00f6glicht. Mehr noch, lassen sich die Besch\u00e4ftigten entsprechend ihrer Kompetenzen sinnvoll einsetzen, anstatt ihnen zeitraubende, repetitive T\u00e4tigkeiten zu \u00fcberlassen. Wie die Prozessautomatisierung Kosten senkt und gleichzeitig die Qualit\u00e4t verbessert, erkl\u00e4rt dieser Blogartikel. Ebenso geht es darum, wie Automatisierungen die Einhaltung von Standards und Vorschriften sicherstellen und welche Gedanken sich Unternehmer:innen machen sollten, wenn sie Prozesse automatisieren m\u00f6chten.<\/p>\n\n\n\n

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<\/span>Definition: Was ist Prozessautomatisierung?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Der Begriff Prozessautomatisierung<\/strong> beschreibt die Optimierung von manuellen Routineprozessen mithilfe von digitalen Technologien. Ziel dieser Automatisierung ist es, dass Unternehmen und Organisationen ihre betrieblichen Abl\u00e4ufe verbessern und dadurch Kosten, Zeit und Ressourcen sparen. Ebenso geht es darum, das Fehleraufkommen zu minimieren und die Kundenzufriedenheit zu steigern. Die Automatisierung von Prozessen kann dabei verschiedene Technologien und Tools umfassen. Dazu z\u00e4hlen beispielsweise Workflow-Management-Systeme<\/a>, Dokumentenmanagement-Systeme (DMS)<\/a> oder die digitale Rechnungsverarbeitung<\/a>, die digitale Postzustellung<\/a> oder das Vertragsmanagement<\/a>.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

<\/span>Was sind die Vorteile von Prozessautomatisierung?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Wer wiederkehrende Prozesse automatisiert, entbindet seine Mitarbeiter:innen von monotonen T\u00e4tigkeiten und entlastet sie so massiv. Das sorgt daf\u00fcr, dass vorhandenes Spezialwissen viel gezielter im Sinne des Unternehmens eingesetzt werden kann. Es gibt aber noch eine ganze Reihe weiterer Vorteile, die die Automatisierung von Prozessen Unternehmen und Organisationen bietet. Hier sind einige der wichtigsten Vorz\u00fcge:<\/p>\n\n\n\n

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<\/span>Prozessautomatisierung mit einem DMS <\/span><\/h2>\n\n\n\n

Das Dokumentenmanagement<\/a> ist eine der m\u00e4chtigsten Schrauben, die Unternehmen und Organisationen bei der Digitalisierung drehen k\u00f6nnen: raus mit dem Papier, weg mit Medienbr\u00fcchen<\/a>, auf zu digitalen Prozessen. Mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) lassen sich im B\u00fcro allerlei Routineaufgaben<\/a> automatisieren, die ansonsten sehr viel Zeit in Anspruch nehmen w\u00fcrden.<\/p>\n\n\n\n

Revisionssicher und auffindbar in einem zentralen System<\/h3>\n\n\n\n

Dazu z\u00e4hlt unter anderem die digitale Rechnungsverarbeitung<\/a>, die sowohl den Abgleich der Stammdaten<\/a> als auch die \u00dcberpr\u00fcfung der Rechnungsposten \u00fcbernimmt, um sicherzugehen, dass die Rechnung korrekt gestellt ist. \u00dcber die Rechnungsfreigabe<\/a> bis hin zur Archivierung im digitalen Archiv <\/a>lassen sich weitere Prozesse automatisieren. Am Ende landen alle Dokumente revisionssicher<\/a> und auffindbar archiviert in einem zentralen System.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Vertragsmanagement und Personalaktenverwaltung<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Ein weiterer Prozess, den Unternehmen und Organisationen optimieren k\u00f6nnen, ist das Vertragsmanagement<\/a> und betrifft s\u00e4mtliche Phasen des Vertragslebenszyklus<\/a> – von der Erstellung \u00fcber die Abstimmung der Vertragsdetails bis hin zur digitalen Unterschrift<\/a> und Archivierung. <\/p>\n\n\n\n

Selbiges gilt f\u00fcr die Personalaktenverwaltung. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben wie dem Hinzuf\u00fcgen von Dokumenten, der Aktualisierung von Informationen oder der \u00dcberpr\u00fcfung von Compliance-Vorgaben k\u00f6nnen Prozesse der Personalsachbearbeitung<\/a> schneller und effizienter durchgef\u00fchrt werden.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>H\u00f6here Datenqualit\u00e4t, verbesserte Kundenzufriedenheit<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Auch das Kundenbeziehungsmanagement profitiert von Automatisierungen, etwa bei Dateneingabe- und -verarbeitungsprozessen. Weniger menschengemachte Fehler, h\u00f6here Datenqualit\u00e4t – so lautet die Devise. Diese verbesserte Datenqualit\u00e4t erm\u00f6glicht es Unternehmen, fundierte Entscheidungen zu treffen und die Kundenerfahrung zu verbessern.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Prozessautomatisierung: Darauf kommt es an<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Wer Prozessautomatisierungen implementieren m\u00f6chte, sollte bei der Umsetzung auf kleinere Herausforderungen vorbereitet sein. Wer sich dabei allerdings einen erfahrenen Digitalisierungspartner ins Haus holt, der viele Kundenprojekte geleitet hat, wird dabei viel \u00fcber die Digitalisierung und Prozessautomatisierungen lernen. Einige der wichtigsten Herausforderungen sind:<\/p>\n\n\n\n

Die Prozessanalyse<\/h3>\n\n\n\n

Die Analyse bestehender Prozesse, beispielsweise durch Process Mining<\/a>, ist der erste Schritt bei der Implementierung von Prozessautomatisierungen. Dabei stellt sich die Frage: Welche Prozesse sind \u00fcberhaupt automatisierbar und bieten die gr\u00f6\u00dften Potenziale? Eine unvollst\u00e4ndige oder ungenaue Analyse zieht m\u00f6glicherweise Fehler und ineffiziente Abl\u00e4ufe nach sich.<\/p>\n\n\n\n

Die Technologieauswahl<\/h3>\n\n\n\n

Es gibt viele Softwareanbieter zur Prozessautomatisierung. Die Auswahl der richtigen Technologie erfordert allerdings ein gewisses Verst\u00e4ndnis. Da sind einerseits die spezifischen Anforderungen des Unternehmens, aber ebenso die M\u00f6glichkeiten, die Technologien allgemein \u00fcberhaupt bieten k\u00f6nnen. Ein klarer Anforderungskatalog und eine Begegnung mit dem Softwareanbieter auf Augenh\u00f6he helfen bei der Auswahl. <\/p>\n\n\n\n

Integration in Bestandssysteme<\/h3>\n\n\n\n

Die Integration von Prozessautomatisierungen in die bestehende Systemlandschaft kann eine Herausforderung sein. Einige Systeme sind m\u00f6glicherweise nicht vollst\u00e4ndig kompatibel oder erfordern die Verwendung von Schnittstellen<\/a>, um Daten zwischen den Systemen zu \u00fcbertragen. Ein Anbieter mit hoher Integrationsexpertise und vielen standardisierten Schnittstellen ist zentral. <\/p>\n\n\n\n

Benutzerakzeptanz<\/h3>\n\n\n\n

Automatisierte Prozesse k\u00f6nnen auch auf Widerstand bei den Usern sto\u00dfen. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn diese sich an bestehende Prozesse gew\u00f6hnt haben. Eine Einbindung der Nutzer:innen bei der Prozessmodellierung kann hier schnell f\u00fcr Akzeptanz sorgen. Mit dem d.velop process studio k\u00f6nnen beispielsweise Mitarbeitende von Fachabteilungen Prozesse selbst modellieren. Dies wird erm\u00f6glicht durch den No-Code-Ansatz des Process Studios. Im Video sieht man die einfache Modellierung eines Genehmigungsprozesses:<\/p>\n\n\n\n