{"id":41540,"date":"2025-06-11T08:43:17","date_gmt":"2025-06-11T06:43:17","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=41540"},"modified":"2025-06-12T09:49:02","modified_gmt":"2025-06-12T07:49:02","slug":"digitalisierung-oeffentliche-verwaltung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/branchenprozesse\/digitalisierung-oeffentliche-verwaltung\/","title":{"rendered":"Die \u00f6ffentliche Verwaltung und ihre t\u00e4glichen Herausforderungen bei der Digitalisierung"},"content":{"rendered":"\n

Die Digitalisierung wird noch immer h\u00e4ufig als abstraktes Konstrukt verstanden. Doch die ist l\u00e4ngst kein Randph\u00e4nomen mehr. Die Digitalisierung \u2013 und damit einhergehend die K\u00fcnstliche Intelligenz (KI) \u2013 sind im (Arbeits-)Alltag aller Menschen in Deutschland angekommen. Von den Menschen und ihrem Umgang mit digitalen Technologien wird es abh\u00e4ngen, wie sie die M\u00f6glichkeiten f\u00fcr die Arbeit und zur Interaktion nutzen wollen.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>\u00d6ffentlicher Dienst: Digitalisierung f\u00fcr die Menschen<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Die Digitalisierung sollte als Chance gesehen werden. Mit ihr l\u00e4sst sich die Arbeit in der \u00f6ffentlichen Verwaltung leichter und effizienter zu gestalten, was die die Zufriedenheit der Mitarbeitenden erh\u00f6ht. Und nicht zuletzt profitieren die B\u00fcrgerinnen und B\u00fcrger von der Digitalisierung, denn sie und ihre Anliegen stehen im Fokus der Bem\u00fchungen, die Digitalisierung und die \u00f6ffentliche Verwaltung auf einen Nenner zu bringen und so Vorteile f\u00fcr alle Seiten zu schaffen.<\/p>\n\n\n\n

\"Infografik\n\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t<\/svg>\n\t\t<\/button><\/figure>\n\n\n\n

Potenziale der Digitalisierung in \u00f6ffentlichen Verwaltungen<\/h3>\n\n\n\n

Abgesehen von Standortvorteilen und einer gesteigerten Attraktivit\u00e4t gegen\u00fcber Wirtschaftsunternehmen kann eine \u00f6ffentliche Verwaltung<\/a> durch die Digitalisierung auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden oder die Anziehungskraft f\u00fcr dringend gesuchte Fachkr\u00e4fte steigern. Zudem wird die Beh\u00f6rde als moderner Arbeitgeber wahrgenommen, wodurch sie es einfacher hat, Nachwuchskr\u00e4fte zu finden und langfristig an sich zu binden.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Herausforderungen in der digitalen Verwaltung<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Den Vorteilen der Digitalisierung in Bezug auf die \u00f6ffentliche Verwaltung stehen einige zentrale Herausforderungen in der digitalen Verwaltung gegen\u00fcber. Oft scheitern Digitalisierungsbestrebungen schon am Fachkr\u00e4ftemangel, an komplizierten Datenschutzanforderungen und an fehlender Akzeptanz. Etwa 80% der Herausforderungen, die Hemmnisse bei der Digitalisierung darstellen, beziehen sich auf organisations- und prozesstechnische Aspekte, die ein grundlegendes Umdenken erfordern. Nur 20% sind Punkte, die ausschlie\u00dflich die Technik und ihre Umsetzung betreffen.<\/p>\n\n\n\n

Dienste oft technisch m\u00f6glich, aber organisatorisch schwer umzusetzen<\/h3>\n\n\n\n

Dienste wie Online-Ausweisdokumente beantragen, digitale Geburtsurkunde anfordern oder Online-Identifikation sind technisch m\u00f6glich, aber organisatorisch schwer umzusetzen. Hinzu kommt der Umgang mit Legacy-Systemen. Veraltete IT-Strukturen behindern moderne Angebote wie Online-Zahlungen, Online-Wahlanmeldung oder ein zentrales B\u00fcrgerportal. Viele der neuen, modernen Fachverfahren sind mit diesen Systemen nicht kompatibel, was die Verwaltungsdigitalisierung ausbremst. Das Ziel muss sein, die digitale Kluft zu \u00fcberwinden.<\/p>\n\n\n\n

Wenn es Menschen schaffen, Raketen zum Mond zu schie\u00dfen, dann schaffen wir es auch die deutsche Verwaltung zu digitalisieren.<\/p><\/blockquote><\/figure>\n\n\n\n

<\/span>Chancen nutzen und Bedenken \u00fcberwinden durch gezieltes Change-Management<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Tats\u00e4chlich stehen die \u00f6ffentliche Verwaltung und ihre Mitarbeitenden in vielen Sparten des \u00f6ffentlichen Dienstes der Digitalisierung eher skeptisch gegen\u00fcber. Dabei spielen vor allem die Ber\u00fchrungs\u00e4ngste mit all den neuen digitalen Systemen einschlie\u00dflich KI die Hauptrolle. Eher selten ist die Akzeptanz innerhalb der Organisation f\u00fcr die Einf\u00fchrung einer neuen Software bereits gegeben.<\/p>\n\n\n\n

Digitalisierung: Chance f\u00fcr die \u00f6ffentliche Verwaltung<\/h3>\n\n\n\n

Wie kann man den \u201egemalten Teufel\u201c von der Wand entfernen? Zuerst sollte die Digitalisierung nicht als Bedrohung, sondern als Chance f\u00fcr eine sinnvolle Neuorganisation von Arbeitsabl\u00e4ufen betrachtet werden. Die Mitarbeitenden sollten in diesem Prozess aktiv unterst\u00fctzt und geschult werden, um ihre F\u00e4higkeiten auf eine digitale Arbeitswelt ausrichten zu k\u00f6nnen. Durch die Digitalisierung k\u00f6nnen zudem m\u00fchsame und zeitraubende manuelle Prozesse automatisiert und dadurch die Arbeitsabl\u00e4ufe effizienter und angenehmer gestaltet werden.<\/p>\n\n\n\n

Change Management soll aktiv H\u00fcrden und \u00c4ngste abbauen<\/h3>\n\n\n\n

Ein einfaches Beispiel w\u00e4re hierf\u00fcr eine Person, die nicht mehr in \u00fcberf\u00fcllten Aktenschr\u00e4nken suchen muss, um eine wichtige Information in k\u00fcrzester Zeit zu erhalten, sondern mit nur ein paar Klicks im Rahmen einer zentralen elektronischen Aktenf\u00fchrung<\/a> alles N\u00f6tige in einer eAkte<\/a> finden kann. Die Digitalisierung sollte daher dazu beitragen, dass die Mitarbeitenden motivierter und zufriedener sind, indem sie sowohl Zeit als auch Energie sparen und sich auf wichtige Aufgaben konzentrieren k\u00f6nnen. An diesem Punkt ist das sogenannte Change Management (Ver\u00e4nderungsmanagement) gefordert, das aktiv H\u00fcrden und \u00c4ngste abbauen sollte.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>F\u00fchrungsebene als Treiber des digitalen Wandels in der \u00f6ffentlichen Verwaltung<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Um eine ganze Verwaltung erfolgreich zu digitalisieren, erfordert es ein gutes Change Management. Es stellt sicher, dass die Mitarbeitenden von Anfang an in den Prozess einbezogen werden und die Ver\u00e4nderungen nicht nur akzeptieren, sondern auch aktiv mitgestalten. Das Wissen der langj\u00e4hrigen Fachkr\u00e4fte ist dabei viel wichtiger als das Wissen der F\u00fchrungskr\u00e4fte. Erfolgsgeschichten zeigen, dass bei der Einf\u00fchrung von Digitalisierungsl\u00f6sungen diejenigen, die mit den Prozessen am meisten vertraut sind, einbezogen werden sollten, damit die L\u00f6sungen den Bed\u00fcrfnissen der Mitarbeitenden entsprechen.<\/p>\n\n\n\n

Digitalisierung der \u00f6ffentlichen Verwaltung ist \u201eChef-Sache\u201c<\/h3>\n\n\n\n

Die Digitalisierung, wenn sie die \u00f6ffentliche Verwaltung betrifft, sollte jedoch immer zur \u201eChef-Sache\u201c erkl\u00e4rt und an h\u00f6chster Stelle vorangetrieben werden. Denn die Transformation einer ganzen Organisation erfordert einen tiefgreifenden Wandel. Die Unterst\u00fctzung und das Engagement der F\u00fchrungsebene sind unverzichtbar, um die Mitarbeitenden in den Verwaltungen zu motivieren und die Einf\u00fchrung neuer Technologien zu erleichtern. Die F\u00fchrungskr\u00e4fte sollten bei der Digitalisierung eine aktive Rolle spielen und mit gutem Beispiel vorangehen, indem sie die neuen Technologien nutzen und den Prozess aktiv unterst\u00fctzen.<\/p>\n\n\n\n

Mitarbeitende in den Digitalisierungsprozess einbeziehen<\/h3>\n\n\n\n

Eine offene und transparente Kommunikation ist der Schl\u00fcssel, um die Mitarbeitenden von Anfang an in den Digitalisierungsprozess einzubeziehen und Bedenken oder \u00c4ngste erst gar nicht aufkommen zu lassen. Die Vorteile der Digitalisierung sollten klar und verst\u00e4ndlich kommuniziert werden, um das Verst\u00e4ndnis und die Unterst\u00fctzung der Mitarbeitenden zu erhalten.<\/p>\n\n\n\n

\"Infografik\n\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t<\/svg>\n\t\t<\/button><\/figure>\n\n\n\n

<\/span>Digitalisierungsberatung f\u00fcr die \u00f6ffentliche Verwaltung<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Es liegt auf der Hand, dass derartige Umstellungen tiefgreifende Organisationsver\u00e4nderungen mit sich bringen, die an einer zentralen Stelle der Beh\u00f6rde geplant und umgesetzt werden sollten. An diesem Punkt setzt die strategische Digitalisierungsberatung an, um individuelle Empfehlungen f\u00fcr Organisationen zu entwickeln. Denn f\u00fcr die Digitalisierung der \u00f6ffentlichen Verwaltung gibt es nicht den einen richtigen Weg. Die Projektverantwortlichen m\u00fcssen die Ver\u00e4nderung stets an die Gegebenheiten ihrer Beh\u00f6rde anpassen und daraufhin optimieren.<\/p>\n\n\n\n

Verwaltungsdigitalisierung erfordert strategische Beratung<\/h3>\n\n\n\n

Eine strategische Beratung ist oft notwendig, um den \u00dcberblick \u00fcber die M\u00f6glichkeiten, welche die Digitalisierung bietet, zu erhalten. Zudem k\u00f6nnen konkrete L\u00f6sungen aufgezeigt werden, die individuell auf die Bed\u00fcrfnisse einer modernen Verwaltung<\/a> abgestimmt sind. So k\u00f6nnen Beh\u00f6rden all die Vorteile der Digitalisierung bestm\u00f6glich f\u00fcr sich nutzen.<\/p>\n\n\n\n

Wissensmanagement f\u00fcr die digitale \u00f6ffentliche Verwaltung<\/h3>\n\n\n\n

Eine Strategieberatung kann au\u00dferdem konkrete Unterst\u00fctzung beim Thema Wissensmanagement umfassen, sodass gezielt Kompetenzen innerhalb der Organisation aufgebaut werden. Dies stellt, mit Blick auf die anstehende Renteneintrittswelle ab 2026, ein weiteres zentrales Thema f\u00fcr alle \u00f6ffentlichen Verwaltungen dar. Nicht zuletzt sollte innerhalb der strategischen Beratung eine Roadmap f\u00fcr die kommenden Jahre erarbeitet werden, mit deren Hilfe sich ein gemeinsames Zielbild entwickeln und festlegen l\u00e4sst. Dabei sollte stets gemeinsam eine realistische Planung angestrebt werden. Die so entstehende Digitalstrategie sollte zudem individuell und auf die jeweiligen Priorit\u00e4ten angepasst werden.<\/p>\n\n\n\n

\n

PRAXIS-BERICHTE ZUR EAKTE<\/p>\n\n\n\n

5 Organisationen berichten von ihrem Weg zur modernen Verwaltung<\/h3>\n\n\n\n\t
\n\t\t
\n\t\t\tJetzt lesen<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n\n\n\n

<\/span>Einfluss des OZG auf die Digitalisierung in der \u00f6ffentlichen Verwaltung<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Auch wenn die weit gesteckten Ziele des Bundes beim Onlinezugangsgesetz (OZG) nur geringf\u00fcgig erreicht wurden, sollte jede Verwaltung bestrebt sein, ihren B\u00fcrgern:innen immer mehr Leistungen digital anzubieten. Die Digitalisierung eigener Verwaltungsprozesse im ersten Schritt und Leistungen f\u00fcr die B\u00fcger:innen im zweiten Schritt sollten auch unabh\u00e4ngig von der Weiterentwicklung des OZG 2.0<\/a> in jeder noch so kleinen Beh\u00f6rde an der Tagesordnung sein.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Kommunikation zwischen B\u00fcrgern:innen, Serviceportalen und der Organisation erm\u00f6glichen<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Steht das Onlinezugangsgesetz (2.0) in Ihrer Organisation nach wie vor im Mittelpunkt? Dann sollten Sie einen L\u00f6sungsansatz fokussieren, mit welchem eine Kommunikation zwischen den B\u00fcrgern:innen, den B\u00fcrgerserviceportalen<\/a> und der Organisation mit einem R\u00fcckkanal m\u00f6glich ist. Wichtig ist dabei ein strukturiertes Vorgehen, welches sich an zuvor definierten Leitplanken orientiert und gleichzeitig das Optimierungspotenzial nachhaltig und vollumf\u00e4nglich nutzt.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Digitalisierung mit prozessorientiertem Ansatz<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Der Trend zur Standardisierung von Prozessen ist zwar erkennbar, st\u00f6\u00dft jedoch in den Verwaltungen noch auf Widerstand, da die Anpassung von Prozessen oft als schwierig empfunden wird. Jedoch ist ein prozessorientierter Ansatz bei der Einf\u00fchrung von digitalen L\u00f6sungen in der Verwaltung erforderlich, da dies die Zusammenarbeit zwischen den Fachbereichen verbessert und die Prozesse in der gesamten Beh\u00f6rde harmonisiert. So k\u00f6nnen Synergien genutzt und ein einheitliches Verst\u00e4ndnis f\u00fcr die Abl\u00e4ufe in der Verwaltung geschaffen werden.<\/p>\n\n\n\n

Digitale Transformation steigert Servicequalit\u00e4t f\u00fcr B\u00fcrger:innen und Unternehmen<\/h3>\n\n\n\n

Prozess-Sicht, Prozessmanagement<\/a> und Prozessautomatisierung sind entscheidend, um die Abl\u00e4ufe in den Verwaltungen zu optimieren und die Effizienz zu steigern. Durch die digitale Transformation k\u00f6nnen die Prozesse transparenter gestaltet werden, was schlie\u00dflich zu einer Verbesserung der Servicequalit\u00e4t f\u00fcr B\u00fcrger:innen und Unternehmen f\u00fchrt.<\/p>\n\n\n\n

\n

Experten:innen-Gespr\u00e4ch „Agile Verwaltung“: <\/strong>Erfolgsfaktoren f\u00fcr die Digitalisierung der \u00f6ffentlichen Verwaltung<\/p>\n\n\n\n\t

\n\t\t
\n\t\t\tJetzt ansehen<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n\n\n\n

<\/span>Technologie- und Infrastrukturfragen bei der Digitalisierung<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Daf\u00fcr braucht die Verwaltungsdigitalisierung smarte Tools. Die Herausforderung: skalierbare, nutzerfreundliche und sichere L\u00f6sungen, die digitale Services wie Online-Ausweisdokumente beantragen, digitale Geburtsurkunden anfordern oder Online-B\u00fcrgeranliegen reibungslos erm\u00f6glichen. Ein zentrales B\u00fcrgerportal mit Schnittstellen f\u00fcr alle Services, auf Basis eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS), wird dabei zur digitalen Drehscheibe. Weitere zentrale Aspekte sind:<\/p>\n\n\n\n

Interoperabilit\u00e4t & Systemintegration<\/h3>\n\n\n\n

Verwaltung darf kein Datensilo sein. F\u00fcr echte Verwaltungsdigitalisierung braucht\u2019s offene Schnittstellen und reibungslose Kommunikation zwischen \u00c4mtern, damit z.\u202fB. die digitale Geburtsurkunde automatisch beim Standesamt landet oder der Wohnsitzwechsel \u00fcbers B\u00fcrgerportal direkt ins Melderegister flie\u00dft.<\/p>\n\n\n\n

Cybersicherheit & Datenschutz<\/h3>\n\n\n\n

Vertrauen ist Pflicht! Besonders bei Online-Zahlungen, Online-Identifikation und dem Zugriff aufs Melderegister. H\u00f6chste Standards bei Datenschutz, Verschl\u00fcsselung und Identit\u00e4tspr\u00fcfung sichern den Erfolg der digitalen Verwaltung langfristig ab.<\/p>\n\n\n\n

Cloud-Technologien & mobile Anwendungen<\/h3>\n\n\n\n

Ohne Cloud keine Zukunft: Cloud-native Infrastrukturen machen Online-Termine rund um die Uhr verf\u00fcgbar \u2013 auch mobil. Mobile Apps erh\u00f6hen die B\u00fcrgern\u00e4he und Effizienz im digitalisierten \u00f6ffentlichen Sektor.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Modernes Projektmanagement in der \u00f6ffentlichen Verwaltung<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Offenheit gegen\u00fcber neuen L\u00f6sungen ist wichtig, um die digitale Transformation erfolgreich umzusetzen. Die Mitarbeitenden sollten ermutigt werden, neue Ideen einzubringen und gemeinsam an L\u00f6sungen zu arbeiten, welche die Abl\u00e4ufe in der Verwaltung verbessern. Zudem sollte Freiraum zum \u201eNeudenken\u201c geschaffen sowie innovative Arbeitsweisen und -methoden etabliert werden. Dadurch kann eine Effizienzsteigerung in der Verwaltung erzielt werden, um im Endeffekt die Anforderungen von B\u00fcrgern:innen und Unternehmen erf\u00fcllen zu k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n

Neue Technologien f\u00fchren zu mehr Effizienz und Flexibilit\u00e4t<\/h3>\n\n\n\n

Gerade bei der Digitalisierung m\u00fcsste h\u00e4ufiger agil in der Verwaltung<\/a> gearbeitet werden, um schnell auf Ver\u00e4nderungen reagieren zu k\u00f6nnen und neue Technologien oder Methoden auszuprobieren. Denn diese f\u00fchren zu mehr Effizienz und Flexibilit\u00e4t. Durch die Einf\u00fchrung von digitalen Tools und Plattformen k\u00f6nnen Mitarbeitende der Verwaltung au\u00dferdem zeit- und ortsunabh\u00e4ngiger arbeiten.<\/p>\n\n\n\n

Agile Methoden wie Scrum oder Kanban<\/h3>\n\n\n\n

Ein Beispiel f\u00fcr eine neue Arbeitsweise ist die Einf\u00fchrung von agilen Methoden<\/a> wie Scrum oder Kanban, die eine schnellere Umsetzung von Projekten erm\u00f6glichen. Dazu geh\u00f6rt bei der Umsetzung auch die Bildung von crossfunktionalen Projekt-Teams. Interdisziplin\u00e4re Teams k\u00f6nnen mit der Vielzahl an Fachkenntnissen geeignete L\u00f6sungen entwickeln und die Interessen aller vertreten. Dies f\u00fchrt zu einer erh\u00f6hten Akzeptanz der Digitalisierungsvorhaben innerhalb der Organisation.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Ausnahmesituationen: krisenresiliente digitale Beh\u00f6rden<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Au\u00dfergew\u00f6hnliche Situationen haben in den letzten Jahren gezeigt, dass die \u00f6ffentliche Verwaltung jederzeit in der Lage sein muss, schnell und flexibel zu reagieren und ihre Dienstleistungen auch in Krisenzeiten aufrechtzuerhalten. Digitale L\u00f6sungen, wie die Einf\u00fchrung von Online-Angeboten, k\u00f6nnen dazu beitragen, dass die Verwaltung auch in Zeiten von Einschr\u00e4nkungen weiterhin erreichbar bleibt. Ein weiterer Vorteil von digitalen L\u00f6sungen ist, dass sie die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Beh\u00f6rden und Institutionen erleichtern und beschleunigen k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n

\u00d6ffentliche Verwaltung muss schnell auf neue Aufgaben reagieren<\/h3>\n\n\n\n

Die Herausforderungen der vergangenen Jahre haben zudem gezeigt, dass die \u00f6ffentliche Verwaltung in der Lage sein muss, schnell und effizient auf eine pl\u00f6tzliche Zunahme von Aufgaben zu reagieren. Eine wichtige Rolle spielen hierbei digitale L\u00f6sungen, die eine flexiblere Bearbeitung von Antr\u00e4gen und anderen Aufgaben erm\u00f6glichen. Um zuk\u00fcnftige Krisen besser bew\u00e4ltigen zu k\u00f6nnen, sollten die Erfahrungen aus vergangenen Jahren genutzt werden. Eine gro\u00dfe Hilfe kann die K\u00fcnstliche Intelligenz (KI) dabei spielen.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>KI in der Verwaltung \u2013 smart, schnell, effizient<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Ob Chatbots f\u00fcrs B\u00fcrgerportal, automatische Posteingangsanalyse oder intelligente Dokumentenverarbeitung \u2013 KI macht die Verwaltung digitaler, schlanker und b\u00fcrgern\u00e4her. Ein Antrag auf digitale Geburtsurkunde? Der Chatbot erkl\u00e4rt\u2019s, die KI pr\u00fcft die Unterlagen, der Prozess l\u00e4uft automatisch. Die KI bietet unglaubliches Potenzial, Routinet\u00e4tigkeiten in der \u00f6ffentlichen Verwaltung automatisiert zu \u00fcbernehmen. Sie wird k\u00fcnftig der Gamechanger in Sachen Effizienz sein, unter anderem in diesen Bereichen:<\/p>\n\n\n\n