{"id":41650,"date":"2023-06-20T11:47:00","date_gmt":"2023-06-20T09:47:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=41650"},"modified":"2025-06-11T13:57:31","modified_gmt":"2025-06-11T11:57:31","slug":"online-unterschrift-erstellen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/online-unterschrift-erstellen\/","title":{"rendered":"Online Unterschrift erstellen \u2013 So funktioniert\u2019s!"},"content":{"rendered":"\n

In der heutigen digitalen Welt wird das Papier nach und nach aus dem Office verbannt. Dies gilt auch f\u00fcr Vertr\u00e4ge und Unterschriften, die nun online erstellt werden k\u00f6nnen. Eine Online Unterschrift erstellen \u2013 ein Prozess, der zahlreiche Vorteile bietet und den Alltag vieler Menschen nachhaltig erleichtert. Egal, ob es sich um Vertr\u00e4ge, Formulare oder andere offizielle Dokumente handelt, mit nur wenigen Klicks kann eine rechtsg\u00fcltige elektronische Unterschrift erstellt werden. Aber was sind die genauen Vorteile der digitalen Unterschrift? Warum brauche ich beim Thema \u201eOnline Unterschrift erstellen\u201c \u00fcberhaupt eine Software? Und wie gelingt die Einf\u00fchrung im Unternehmen? Erfahre mehr in diesem Blogartikel.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Online Unterschrift erstellen: Die Vorteile liegen auf der Hand<\/span><\/h2>\n\n\n\n

\u201eWir unterschreiben unsere Dokumente traditionell mit Stift und Papier!\u201c \u2013 ein Satz, den wir hoffentlich in naher Zukunft nicht mehr in der Verwaltung h\u00f6ren werden. Viele Unternehmer erkennen bereits die zahlreichen \u00f6konomischen und \u00f6kologischen Vorteile, die eine Umstellung auf digitale Signaturprozesse mit sich bringt. Dabei ist die E-Signatur ein Projekt, welches im Gegensatz zu anderen Digitalisierungsprojekten in nur wenigen Tagen umgesetzt werden kann, sodass unmittelbare Effekte erzielt werden.
Das sind die gr\u00f6\u00dften Vorteile, wenn wir im Unternehmen eine Online Unterschrift erstellen:<\/p>\n\n\n\n

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  1. Kosten senken:<\/strong> Spare dir die Kosten f\u00fcr Papier, Druck und Versand und werde unabh\u00e4ngig von neuen Kostensteigerungen z.B. durch Portoerh\u00f6hungen<\/a><\/li>\n\n\n\n
  2. Zeit sparen:<\/strong> Ein optimierter Signaturprozess senkt die Durchlaufzeiten von mehreren Tagen auf wenige Minuten.<\/li>\n\n\n\n
  3. Ortsunabh\u00e4ngig unterschreiben:<\/strong> Vermeide unn\u00f6tige physische Reisen f\u00fcr die Unterzeichnung von Vertr\u00e4gen<\/a> \u2013 unterschreibe, wann und wo du willst!<\/li>\n\n\n\n
  4. Medienbr\u00fcche abschaffen<\/strong>: Kein Weg mehr zum Drucker oder Scanner \u2013 erlebe einen durchg\u00e4ngig digitalen Prozess ohne Medienbr\u00fcche<\/a>. Von der Erstellung des Vertrages \u00fcber die Signatur bis hin zur Archivierung in nur einem System.<\/li>\n\n\n\n
  5. Nat\u00fcrliche Ressourcen schonen:<\/strong> Leiste einen echten Beitrag f\u00fcr eine nachhaltigere Arbeitswelt, z.B. durch die Reduzierung von CO\u2082 (Vermeidung von Reisen, Waldrodung).<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

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    \"Infografik<\/a><\/figure>\n\n\n\n

    <\/span>Online Unterschrift erstellen: Darum brauchst du eine Software<\/span><\/h2>\n\n\n\n

    Beim Thema Online Unterschrift erstellen greifen viele Verantwortliche direkt zum Scanner. Dieses Vorgehen birgt jedoch ein gro\u00dfes Sicherheitsrisiko. Das Problem: Eine gescannte Unterschrift kann m\u00fchelos kopiert und auf anderen Vertr\u00e4gen verwendet werden, ohne dass der Unterzeichner dar\u00fcber Bescheid wei\u00df. Ebenfalls besteht keine M\u00f6glichkeit, die Authentizit\u00e4t des Dokuments zu \u00fcberpr\u00fcfen oder sicherzustellen, dass die Unterschrift tats\u00e4chlich von der richtigen Person stammt. In Extremf\u00e4llen kann dies zu betr\u00fcgerischen Handlungen und der Missachtung von pers\u00f6nlichen Daten f\u00fchren.<\/p>\n\n\n\n

    Erf\u00fcllung gesetzlicher Formerfordernisse<\/h3>\n\n\n\n

    Besonders kritisch wird es bei Dokumenten, die bestimmte gesetzliche Formerfordernisse erf\u00fcllen m\u00fcssen (vgl. \u00a7\u00a7125 ff. BGB), um rechtskr\u00e4ftig zu sein. In diesem Zuge steht das Schriftformerfordernis<\/a> (\u00a7126 BGB) bei vielen Anwendungsf\u00e4llen bzw. Vertragstypen im Fokus. Die Schriftform kann zwar durch die elektronische Form ersetzt werden, jedoch nur durch den Einsatz einer qualifizierten elektronischen Signatur (kurz: QES)<\/a>, solange sich aus dem Gesetz nicht ein anderes ergibt (\u00a7\u00a7126, 126a BGB). Hingegen reicht eine eingescannte Unterschrift nicht aus, um die Schriftform zu erf\u00fcllen. Dies hat zur Folge, dass in einigen F\u00e4llen ein bereits abgeschlossener Vertrag wegen Formmangels als nichtig erkl\u00e4rt werden kann (\u00a7125 BGB).<\/p>\n\n\n\n

    Zwischenfazit: Durch eingescannte Unterschriften k\u00f6nnen Vertr\u00e4ge nichtig werden<\/h3>\n\n\n\n

    Zur\u00fcck zu den Basics. Welche Funktion hat eigentlich ein Vertrag? Ein Vertrag dient im Gesch\u00e4ftsalltag dazu, Sicherheit und Verbindlichkeit zu gew\u00e4hrleisten. Durch das Einscannen von Unterschriften besteht jedoch die Gefahr, dass deine Vertr\u00e4ge nichtig werden und somit ihre Verbindlichkeit-Funktion verlieren. Die bessere Alternative ist der Einsatz einer E-Signatur-Software<\/a>, mit der wir eine Online Unterschrift erstellen. Durch die Erzeugung von Signaturzertifikaten wird das Dokument vor Ver\u00e4nderungen gesch\u00fctzt und die rechtlichen Formerfordernisse k\u00f6nnen eingehalten werden.<\/p>\n\n\n\n

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    \"Infografik:<\/a><\/figure>\n\n\n\n

    <\/span>Online Unterschrift erstellen: So gelingt die Einf\u00fchrung im Unternehmen<\/span><\/h2>\n\n\n\n

    Wenn du online Unterschriften erstellen m\u00f6chtest, solltest du dir das folgende Motto zu Herzen nehmen: \u201eStarte in kleinen Schritten, um sp\u00e4ter umso gr\u00f6\u00dferen Erfolg zu erzielen.\u201c Mit diesen 6 Schritten gelingt dir die Einf\u00fchrung der digitalen Unterschrift im Unternehmen:<\/p>\n\n\n\n

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    1. Dokumentarten in einer Liste sammeln: <\/strong>Welche Vertr\u00e4ge und Dokumente unterschreibe ich in meiner Abteilung noch traditionell mit Stift und Papier?<\/li>\n\n\n\n
    2. Dokumentarten priorisieren:<\/strong> Welche Dokumente und Vertr\u00e4ge werden besonders h\u00e4ufig unterschrieben? Bei welchen Dokumenten liegen die gr\u00f6\u00dften Einsparpotenziale? (Vorgehen f\u00fchrt zu schnellen Erfolgen und damit h\u00f6herer Motivation, um die Prozessumstellung weiter voranzutreiben)<\/li>\n\n\n\n
    3. Signaturlevel festlegen: <\/strong>Welche gesetzlichen oder vertraglich vereinbarten Formerfordernisse gibt es bei den einzelnen Dokumenten? Wir empfehlen, bei diesem Schritt eine Rechtsberatung zu konsultieren.<\/li>\n\n\n\n
    4. Erste Signaturprozesse digitalisieren: <\/strong>Stelle die priorisierten Dokumente auf die digitale Unterzeichnung um und sammle erste wertvolle Erfahrungen.<\/li>\n\n\n\n
    5. Potenziale vollst\u00e4ndig aussch\u00f6pfen:<\/strong> Wiederhole die Schritte 2 bis 4, bis du schlie\u00dflich deine gesamten Unterschriftenprozesse digitalisiert hast<\/li>\n\n\n\n
    6. Abteilungsgrenzen \u00fcberwinden:<\/strong> Feiere deine Erfolge und lasse auch deine Kollegen:innen aus anderen Abteilungen an diesen teilhaben. Sicherlich gibt es hier weitere Unterschriftenprozesse, die ihr digitalisieren k\u00f6nnt.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
      \"Infografik:<\/a><\/figure>\n\n\n\n

      <\/span>Online Unterschrift testen und durchstarten!<\/span><\/h2>\n\n\n\n

      Wir haben bereits viel \u00fcber die Hintergr\u00fcnde der elektronischen Signatur gesprochen und auch ein Vorgehen aufgezeigt, wie das Projekt \u201eOnline Unterschrift erstellen\u201c im Unternehmen umsetzt werden kann. Jetzt gilt es, das Digitalisierungspotenzial endlich auszusch\u00f6pfen! Nutze daher die Gelegenheit und teste die elektronische Signatur Software<\/a> kostenlos und unverbindlich! Sammle deine ersten Eindr\u00fccke und erlebe die zahlreichen Mehrwerte der digitalen Unterschrift in der Praxis!<\/p>\n\n\n\n

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