Es gibt eine Vielzahl an Tricks, wie Betr\u00fcger:innen versuchen bei Unternehmen hohe Summe abzugreifen. Den meisten Unternehmen sind diese Arten von Rechnungsbetrug schon bekannt und dennoch tappen sie in die Falle, da ohne strukturelle \u00c4nderungen an den bestehenden Gesch\u00e4ftsprozessen<\/a> es \u00e4u\u00dferst schwierig ist, Rechnungsbetrug aufzudecken und zu verhindern. Das sind die h\u00e4ufigsten Formen f\u00fcr einen Rechnungsbetrug:<\/p>\n\n\n\n Zum einen schicken Betr\u00fcger:innen gef\u00e4lschte Rechnungen per Post, in der Hoffnung, dass sie in stressigen Zeiten nicht richtig gepr\u00fcft und f\u00e4lschlicherweise bezahlt werden.<\/p>\n\n\n\n Zum anderen k\u00f6nnen gef\u00e4lschte Rechnungen auch per E-Mail von legitimen E-Mail-Adressen oder einem legitimen Konto verschickt werden. So ein Rechnungsbetrug ist schwer zu erkennen. Zum Beispiel erh\u00e4lt ein:e Mitarbeiter:in vom CEO eine E-Mail mit h\u00f6chst vertraulichen Informationen und der Anweisung, eine angeh\u00e4ngte Rechnung sofort zu bezahlen. Dieses Vorgehen ist auch als CEO-Betrug bekannt.<\/p>\n\n\n\n In diesem Fall geben sich die Betr\u00fcger:innen als Lieferanten aus und teilen dem Unternehmen mit, dass eine neue Bankverbindung besteht. Ohne mit dem Lieferanten R\u00fccksprache zu halten, werden die Forderungen auf das Konto der Betr\u00fcger:innen \u00fcberwiesen.<\/p>\n\n\n\n Es gibt auch den Fall, wo wirklich der regul\u00e4re Lieferant die Rolle des Betr\u00fcgers \u00fcbernimmt. Hierbei stellt ein Lieferant entweder zweimal die gleiche Rechnung, in der Hoffnung, dass eine Dienstleistung doppelt bezahlt wird. Oder es werden mehrere Rechnungen gestellt, deren Betr\u00e4ge sich nur leicht voneinander unterscheiden. Besonders bei Rechnungen ohne Bestellbezug ist die Aufdeckung eines Rechnungsbetrugs \u00e4u\u00dferst schwierig, da sie nicht mit einer Bestellung abgeglichen werden k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n Eine Ma\u00dfnahme, um sich vor einem Rechnungsbetrug zu sch\u00fctzen, ist das Vier-Augen-Prinzip oder eine systematische Aufgabentrennung entlang des Rechnungsverarbeitungsprozesses. Es sollte vermieden werden, dass eine Person allein f\u00fcr den gesamten Prozess verantwortlich ist. Das bedeutet, dass die Person, die eine Rechnung erh\u00e4lt, nicht gleichzeitig das Dokument genehmigen und die Zahlung freigeben darf. Durch die Implementierung eines solchen Sicherheitsmechanismus k\u00f6nnen Unternehmen f\u00fcr mehr Transparenz sorgen und die Wahrscheinlichkeit reduzieren, Opfer von Rechnungsbetrug zu werden.<\/p>\n\n\n\n Zudem sollte jede Rechnung vor Genehmigung sorgf\u00e4ltig gepr\u00fcft werden. Es gibt Pflichtangaben einer Rechnung<\/a>, besonders die Namen der Lieferanten, die Rechnungsnummer, die Kontaktinformationen, den Rechnungsbetrag sowie die Bankverbindung. Zudem sollte die Rechnung auch mit der Bestellung und dem Auftragseingang abgeglichen werden. So fallen Ver\u00e4nderungen schneller auf, denn die Betr\u00fcger:innen f\u00e4lschen in den seltensten F\u00e4llen gleich drei Dokumente.<\/p>\n\n\n\n Bei \u00c4nderungen an Zahlungsdetails von beispielsweise Lieferanten sollten Unternehmen sich zus\u00e4tzlich durch ein Telefonat und eine im Anschluss folgende E-Mail-Best\u00e4tigung des Lieferanten absichern. Hier gilt: Lieber einmal mehr nachfassen als unn\u00f6tig Geld zu verlieren.<\/p>\n\n\n\n Bevor Sie hohe Rechnungssummen zahlen, empfiehlt es sich zur Sicherheit noch einmal R\u00fccksprache mit dem Lieferanten zu halten und die Kontodaten sowie die Summe zu \u00fcberpr\u00fcfen.<\/p>\n\n\n\n Bei den meisten B2B-Transaktionen ist ein Muster zu erkennen. Demnach stellen einige Lieferanten zum Beispiel eine bestimmte Anzahl von Rechnungen pro Monat aus oder Rechnungen \u00fcber eine best\u00e4ndig wiederholende feste Summe. Wenn da Unregelm\u00e4\u00dfigkeiten auftauchen, sollte das mit einem Anruf sofort \u00fcberpr\u00fcft werden.<\/p>\n\n\n\n Die Zahlungen sollten regelm\u00e4\u00dfig mit dem festgesetzten Budgetrahmen abgeglichen werden. So fallen Unregelm\u00e4\u00dfigkeiten schneller auf und lassen sich zeitnah \u00fcberpr\u00fcfen.<\/p>\n\n\n\n Wie bereits erw\u00e4hnt, gehen Unternehmen gef\u00e4lschte Rechnungen oftmals klassisch per Post oder digital per E-Mail zu. E-Mail-Empf\u00e4nger:innen sollten die absendende Adresse immer genau kontrollieren. Wenn keine Zuordnung zu bestehenden Kontakten im Rechnungsprogramm existiert, sollte das Rechnungswesen vorerst pr\u00fcfen, ob es sich bei der\/dem Absender:in, um eine gef\u00e4lschte E-Mail-Adresse handelt. Die oberste Regel: Nicht auf unbekannte Links zu vermeintlichen Rechnungen klicken.<\/p>\n\n\n\n Selbst wenn man alle Tipps befolgt, gibt es keine Garantie, dass Betr\u00fcger:innen nicht doch das Unternehmen um Geld erleichtern k\u00f6nnen. Vor allem, wenn ein Unternehmen mit Papierrechnungen und manuellen Prozessen arbeitet. Bei einer digitalen Rechnungsverarbeitung<\/a> werden manuelle Prozesse verringert, wodurch mehr Zeit und Kosten eingespart werden, was wiederum mehr Zeit f\u00fcr eine genauere Sicherheitspr\u00fcfung mit sich bringt. Zus\u00e4tzlich kann auch eine k\u00fcnstliche Intelligenz zur automatischen Analyse von Unregelm\u00e4\u00dfigkeiten eingesetzt werden.<\/p>\n\n\n\n Aber auch mit der richtigen Versandart k\u00f6nnen erhebliche Sicherheitsl\u00fccken geschlossen werden. Die Risiken einer postalischen Zustellung bzw. des Empfangs von Rechnungen oder der Weg \u00fcber eine E-Mail birgt viele Gefahren. Ein digitaler Briefkasten, \u00fcber den Dokumente rechtssicher und mit Zustellnachweis automatisiert aus dem Rechnungsprogramm heraus empfangen und zugestellt werden k\u00f6nnen, ist hier eine bessere Alternative.<\/p>\n\n\n\n Um Rechnungsbetrug m\u00f6glichst zu vermeiden, sollten bestehende Strukturen und Prozesse durch die Einf\u00fchrung digitaler L\u00f6sungen transformiert werden. Durch die Digitalisierung<\/a> und Automatisierung des Rechnungsverarbeitungsprozesses erreichen Unternehmen dank der folgenden Funktionen automatisch mehr Sicherheit:<\/p>\n\n\n\n Der effektivste Weg, um Rechnungsbetrug vorzubeugen bzw. zu vermeiden ist eine vollst\u00e4ndig digitale und automatisierte L\u00f6sung, die den gesamten Prozess der Rechnungsverarbeitung, einschlie\u00dflich Rechnungseingang, Datenerfassung, Genehmigung, Freigabe und Archivierung, abbildet. So k\u00f6nnen Unternehmen den kompletten Arbeitsablauf bez\u00fcglich einer Rechnung verwalten<\/a>.<\/p>\n\n\n\n Mithilfe der digitalen Rechnungsverarbeitung d.velop invoices<\/a> k\u00f6nnen Unternehmen klare Freigabestrategien definieren und Berechtigungen erfolgreich verwalten. Auf diese Weise bringt die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung nicht nur mehr Transparenz und Schnelligkeit ins Unternehmen, sondern ist auch die beste Chance, das Risiko von Rechnungsbetrug zu reduzieren. <\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\nGef\u00e4lschte Rechnungen per Post oder per E-Mail<\/h3>\n\n\n\n
\u00c4nderung von Stamm- bzw. Bankdaten<\/h3>\n\n\n\n
Doppelte Rechnungsstellung<\/h3>\n\n\n\n
<\/span>Wie sch\u00fctzt sich ein Unternehmen am besten vor Rechnungsbetrug?<\/span><\/h2>\n\n\n\n
Vier-Augen-Prinzip<\/h3>\n\n\n\n
Sorgf\u00e4ltige Pr\u00fcfung der Rechnungsdetails<\/h3>\n\n\n\n
R\u00fccksprache halten<\/h3>\n\n\n\n
Unregelm\u00e4\u00dfigkeiten \u00fcberpr\u00fcfen<\/h3>\n\n\n\n
Regelm\u00e4\u00dfiger Abgleich mit dem Budgetrahmen<\/h3>\n\n\n\n
Art des Versands im Blick behalten<\/h3>\n\n\n\n
![\"Grafik](\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/07\/rechnungsbetrug-tipps-zum-schutz.jpg\")
<\/figure>\n\n\n\n<\/span>Wie kann der Prozess der Rechnungsverarbeitung noch sicherer gestaltet werden?<\/span><\/h2>\n\n\n\n
<\/span>Mehr Sicherheit durch Prozessautomatisierung<\/span><\/h2>\n\n\n\n
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<\/span>Unsere digitale L\u00f6sung gegen Rechnungsbetrug<\/span><\/h2>\n\n\n\n