{"id":42010,"date":"2023-07-06T11:00:00","date_gmt":"2023-07-06T09:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=42010"},"modified":"2026-03-23T12:46:32","modified_gmt":"2026-03-23T11:46:32","slug":"unterschrift-einscannen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/unterschrift-einscannen\/","title":{"rendered":"Unterschrift einscannen: Ist das wirklich rechtssicher?"},"content":{"rendered":"\n

Papierlose Dokumente und elektronische Kommunikationswege gewinnen im Gesch\u00e4ftsalltag immer mehr an Bedeutung. Dabei stellt sich oft die Frage, wie die eigene Unterschrift in digitaler Form, z.B. bei einer Vertragsunterzeichnung<\/a>, genutzt werden kann. Heutzutage gehen immer noch zu viele Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen einen riskanten Weg, indem sie ihre Unterschrift einscannen und als Bilddatei speichern. Warum eine Unterschrift einscannen so riskant ist und wie du besser im Arbeitsalltag vorgehen solltest, erf\u00e4hrst du in diesem Blogartikel.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Unterschrift einscannen: typisches Vorgehen im Arbeitsalltag<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Beim Thema digitale Unterschrift<\/a> hat sich ein bestimmtes Vorgehen etabliert, welches jedoch zu selten hinterfragt wird. So gehen viele Verantwortliche im Unternehmen vor, um Papier und Kosten bei Vertragsprozessen zu sparen:<\/p>\n\n\n\n

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  1. Ein Dokument \/ Vertrag wird mit einem Textprogramm (z.B. Microsoft Word) digital erstellt.<\/li>\n\n\n\n
  2. Im n\u00e4chsten Schritt wird die eigene handschriftliche Unterschrift gescannt und als Bilddatei auf dem Laptop, Smartphone oder Tablet gespeichert.<\/li>\n\n\n\n
  3. Die Unterschrift wird als Bilddatei in das Dokument eingef\u00fcgt.<\/li>\n\n\n\n
  4. Das Dokument wird gespeichert, in ein PDF konvertiert, archiviert und\/oder weiter an den jeweiligen Vertragspartner versendet.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

    Auf den ersten Blick klingt dieser Weg unbedenklich \u2013 wo genau liegt das Problem? Die folgenden Erl\u00e4uterungen gelten auch f\u00fcr den Fall, wenn eine Unterschrift auf einem Tablet per Freihandzeichnung gesetzt wird.<\/p>\n\n\n\n

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    Einsteiger-Guide zur E-Signatur: <\/strong>Rechtliche Grundlagen, Best Practices und Tipps f\u00fcr die Einf\u00fchrung<\/p>\n\n\n\n\t

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    \n\t\t\tDirekt ohne Anmeldung lesen<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n\n\n\n

    <\/span>Das Problem mit der (Rechts-)Sicherheit<\/span><\/h2>\n\n\n\n

    Das Einscannen einer handschriftlichen Unterschrift birgt erhebliche Sicherheitsrisiken. Denn eine gescannte Unterschrift kann m\u00fchelos dupliziert und auf anderen Dokumenten verwendet werden, ohne dass der Unterzeichner davon Kenntnis nimmt. Dar\u00fcber hinaus besteht keine M\u00f6glichkeit, die Authentizit\u00e4t des Dokuments zu \u00fcberpr\u00fcfen oder sicherzustellen, dass die Unterschrift tats\u00e4chlich von der behaupteten Person stammt. In extremen F\u00e4llen kann dies zu Betrug und der Missachtung von pers\u00f6nlichen Daten f\u00fchren.<\/p>\n\n\n\n

    Besonders kritisch wird das Thema \u201eUnterschrift einscannen\u201c bei Dokumenten, die bestimmte gesetzliche Formerfordernisse erf\u00fcllen m\u00fcssen (vgl. \u00a7\u00a7125 ff. BGB<\/a>), um rechtskr\u00e4ftig zu sein. In diesem Zuge steht das Schriftformerfordernis<\/a> (\u00a7126 BGB) bei vielen Anwendungsf\u00e4llen bzw. Vertragstypen<\/a> im Fokus. Die Schriftform kann zwar durch die elektronische Form ersetzt werden, jedoch nur durch den Einsatz einer qualifizierten elektronischen Signatur<\/a> (kurz: QES), solange sich aus dem Gesetz nicht ein anderes ergibt (\u00a7\u00a7126, 126a BGB). Hingegen reicht das Einscannen einer Unterschrift nicht aus, um die Schriftform zu erf\u00fcllen. Dies hat zur Folge, dass in einigen F\u00e4llen ein bereits abgeschlossener Vertrag wegen Formmangels als nichtig erkl\u00e4rt werden kann (\u00a7125 BGB).<\/p>\n\n\n\n

    \"Infografik<\/a><\/figure>\n\n\n\n

    Kurzgefasst<\/strong>: Wof\u00fcr sind Vertr\u00e4ge \u00fcberhaupt da? Ein Vertrag dient im Gesch\u00e4ftsalltag dazu, Sicherheit und Verbindlichkeit herzustellen. Durch das Einscannen von Unterschriften besteht jedoch die Gefahr, dass Vertr\u00e4ge unwirksam sind und somit ihre Verbindlichkeit-Funktion verlieren. Daher sollten Verantwortliche besser die Finger vom Unterschrift einscannen lassen.<\/p>\n\n\n\n

    In den vorherigen Abschnitten haben wir die beiden gr\u00f6\u00dften Probleme beim Unterschrift einscannen beleuchtet. Aber wie sieht nun eine rechtssichere Alternative aus?<\/p>\n\n\n\n

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