{"id":42240,"date":"2023-07-24T12:57:27","date_gmt":"2023-07-24T10:57:27","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=42240"},"modified":"2025-01-21T10:45:25","modified_gmt":"2025-01-21T09:45:25","slug":"pdf-signieren","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/pdf-signieren\/","title":{"rendered":"PDF signieren: Warum eine Software unerl\u00e4sslich ist"},"content":{"rendered":"\n

Aus dem digitalen Arbeitsleben nicht mehr wegzudenken: Dokumente und Vertr\u00e4ge papierlos mit Textprogrammen am PC erstellen. Aber wie gehe ich vor, wenn ich eine PDF signieren m\u00f6chte? Was muss ich dabei beachten? Und wie schaffe ich ein einheitliches und rechtssicheres Vorgehen im Unternehmen? Wir erkl\u00e4ren dir im Blogartikel die wichtigsten Punkte, damit auch du in Zukunft sicher dein PDF signieren kannst.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>PDF signieren: Diese 2 Probleme gilt es zu l\u00f6sen<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Was viele Verantwortliche nicht wissen: Beim PDF signieren geht es nicht nur darum, ein m\u00f6glichst \u201esch\u00f6nes\u201c Unterschriftenbild auf dem Dokument aufzubringen. Vielmehr geht es darum, mit seiner Unterschrift auch die notwendige (Rechts-)Sicherheit zu gew\u00e4hrleisten. Diese 2 Punkte muss deine digitale Unterschrift unbedingt erf\u00fcllen, wenn wir eine PDF signieren:<\/p>\n\n\n\n

Unver\u00e4nderbarkeit des Dokuments sicherstellen<\/h3>\n\n\n\n

Das Einscannen einer handschriftlichen Unterschrift kann zu immensen Sicherheitsproblemen f\u00fchren. Ein gescanntes Unterschriftenbild kann leicht kopiert und auf anderen Vertr\u00e4gen genutzt werden, ohne dass der eigentliche Unterzeichnende davon in Kenntnis gesetzt wird. Dar\u00fcber hinaus k\u00f6nnen nachtr\u00e4gliche \u00c4nderungen am Vertrag vorgenommen werden, mit dem der Unterzeichnende gar nicht einverstanden ist. Zudem gibt es (z.B. beim PDF signieren an unterschiedlichen Orten) keine M\u00f6glichkeit zu pr\u00fcfen, ob die aufgebrachte Unterschrift zweifelsfrei von der Person stammt, die sie vorgibt zu sein. Das kann im schlimmsten Fall zu Betrug und rechtlichen Konsequenzen f\u00fchren.<\/p>\n\n\n\n

Gesetzliche und vertraglich vereinbarte Formerfordernisse einhalten<\/h3>\n\n\n\n

Die wichtigste Funktion von Vertr\u00e4gen liegt darin, Verbindlichkeit f\u00fcr ein (Rechts-) Gesch\u00e4ft zwischen zwei oder mehreren Partnern zu schaffen. Dabei ist es essenziell, dass die gesetzlichen und\/oder vertraglich vereinbarten Formerfordernisse eingehalten werden, da Vertr\u00e4ge sonst nachtr\u00e4glich f\u00fcr nichtig erkl\u00e4rt werden k\u00f6nnen (\u00a7 125 BGB). Wird z.B. f\u00fcr einen Vertrag die Schriftform (\u00a7126 BGB) vorgeschrieben, reicht eine eingescannte Unterschrift bzw. ein einfaches Unterschriftenbild zur Erf\u00fcllung dieser Form nicht aus. Die Schriftform kann nur durch den Einsatz einer qualifizierten elektronischen Signatur<\/a> gewahrt werden, solange sich aus dem Gesetz kein anderes ergibt (\u00a7126, 126a BGB).<\/p>\n\n\n\n

\"Infografik<\/figure>\n\n\n\n

Zwischenfazit<\/h3>\n\n\n\n

Die Unver\u00e4nderbarkeit des Dokuments und die Einhaltung von Formerfordernissen sollten beim PDF signieren unbedingt gew\u00e4hrleistet werden. Um an diesem Punkt Probleme zu vermeiden, setzten Verantwortliche bestenfalls auf eine E-Signatur-Software.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>PDF signieren: E-Signatur-Software sorgt f\u00fcr Sicherheit<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Worin liegen jetzt die Vorteile einer E-Signatur-Software? Eine E-Signatur-Software erm\u00f6glicht den Verantwortlichen den Einsatz von fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen Signaturen, bei denen sich die Unterzeichnenden gem\u00e4\u00df eIDAS-Verordnung<\/a> und Vertrauensdienstegesetz<\/a> zun\u00e4chst eindeutig verifizieren und identifizieren m\u00fcssen. Beim Aufbringen der Signaturen werden sog. Signaturzertifikate erzeugt. Aus diesen Signaturzertifikaten k\u00f6nnen transparent mithilfe eines PDF-Readers die zentralen Informationen zu einer get\u00e4tigten Signatur ausgelesen werden:<\/p>\n\n\n\n

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  1. Wer hat das Dokument unterschrieben?<\/li>\n\n\n\n
  2. Wann wurde das Dokument unterschrieben?<\/li>\n\n\n\n
  3. Gab es nachtr\u00e4gliche \u00c4nderungen am Dokument?<\/li>\n\n\n\n
  4. Mit welchem Signaturlevel wurde unterschrieben?<\/li>\n\n\n\n
  5. Ist die digitale Signatur<\/a> LTV-f\u00e4hig? (Long Term Validation)<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
    \"Infografik<\/figure>\n\n\n\n

    Dar\u00fcber hinaus \u201espeichert\u201c das Signaturzertifikat den aktuellen Stand des Dokuments zum Zeitpunkt der Unterschrift. Das Signaturzertifikat stellt daher die L\u00f6sung f\u00fcr die vorher beschriebenen Probleme dar, weil es auf der einen Seite den Integrit\u00e4tsschutz des Dokuments sicherstellt und auf der anderen Seite den Nachweis erbringt, dass die gesetzlichen und vertraglich vereinbarten Formerfordernisse eingehalten werden.<\/p>\n\n\n\n

    \"Infografik<\/figure>\n\n\n\n

    <\/span>PDF signieren: So gelingt die Einf\u00fchrung im Unternehmen<\/span><\/h2>\n\n\n\n

    Wir haben gelernt, dass wir mit der E-Signatur-Software rechtssicher unsere PDFs signieren k\u00f6nnen. Aber wie schaffe ich einen einheitlichen Rahmen f\u00fcr das PDF signieren im Unternehmen? Mit diesen 6 Schritten gelingt die erfolgreiche Einf\u00fchrung der digitalen Unterschrift:<\/p>\n\n\n\n

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    1. Dokumentarten in einer Liste sammeln:<\/strong> Welche Vertr\u00e4ge und Dokumente werden in meiner Abteilung immer noch traditionell mit Stift und Papier unterschrieben?<\/li>\n\n\n\n
    2. Dokumentarten priorisieren:<\/strong> Welche Dokumente und Vertr\u00e4ge werden besonders h\u00e4ufig unterschrieben? Bei welchen Dokumenten liegen die gr\u00f6\u00dften Einsparpotenziale?<\/li>\n\n\n\n
    3. Signaturlevel festlegen:<\/strong> Welche gesetzlichen oder vertraglich vereinbarten Formerfordernisse gibt es bei den einzelnen Dokumenten? Wir empfehlen hier, eine Rechtsberatung zu konsultieren.<\/li>\n\n\n\n
    4. Erste Signaturprozesse digitalisieren<\/strong>: Stelle deine priorisierten Dokumente auf die digitale Unterzeichnung um. Unsere Signaturexperten:innen unterst\u00fctzen dich dabei gerne!<\/li>\n\n\n\n
    5. Potenziale vollst\u00e4ndig aussch\u00f6pfen:<\/strong> Wiederhole die Schritte 2 bis 4, bis du schlie\u00dflich deine gesamten Unterschriftenprozesse digitalisiert hast.<\/li>\n\n\n\n
    6. Abteilungsgrenzen \u00fcberwinden:<\/strong> Feiere deine Erfolge und lass auch deine Kollegen:innen aus anderen Abteilungen an diesen teilhaben. Sicherlich findet ihr \u00fcber die deine Abteilung hinaus weitere Signaturprozesse, die digitalisiert werden k\u00f6nnen!<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
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      <\/span>Jetzt digital durchstarten und erste PDF signieren<\/span><\/h2>\n\n\n\n

      Am Ende kommt es beim Projekt \u201ePDF signieren\u201c auf eines an: Loslegen! Verbanne auch du Papier und Drucker aus deinem B\u00fcro \u2013 und das ganz ohne rechtliche Bedenken. Solltest du noch offene Fragen haben, melde dich gerne bei unseren Signaturexperten:innen. Unsere Empfehlung: Teste die digitale Unterschrift vollkommen kostenlos und unverbindlich. Denn jede:r wei\u00df: Probieren geht \u00fcber Studieren!<\/p>\n\n\n\n

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