{"id":42256,"date":"2023-07-25T17:53:46","date_gmt":"2023-07-25T15:53:46","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=42256"},"modified":"2025-04-16T10:58:20","modified_gmt":"2025-04-16T08:58:20","slug":"eigenbeleg","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/eigenbeleg\/","title":{"rendered":"Eigenbeleg erstellen &#038; nutzen: die praktische L\u00f6sung f\u00fcr Belegverluste in der Buchf\u00fchrung"},"content":{"rendered":"\n<p>Keine Buchung ohne Beleg \u2013 dieser unersch\u00fctterliche Grundsatz gilt in der Buchhaltung f\u00fcr Unternehmen und Organisationen jeder Branche. Im Normalfall wird jeder Gesch\u00e4ftsvorfall mit einem durch Dritte erstellten Fremdbeleg nachgewiesen. Hierzu z\u00e4hlen zum Beispiel eingehende Rechnungen, Lieferscheine oder Kassenzettel. Doch was tun, wenn mal ein <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/belege-digital-archivieren\/\">Beleg<\/a> verloren gegangen ist oder beispielsweise bei einer kleineren Barzahlung gar nicht erst ausgestellt wurde? Hier kann in bestimmten F\u00e4llen ein Eigenbeleg, den das Unternehmen selbst erstellt, als Ersatz dienen. In diesem Artikel erh\u00e4ltst Du einen \u00dcberblick zu <\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list is-style-check\">\n<li>den gesetzlichen Grundlagen und Anforderungen f\u00fcr einen g\u00fcltigen Eigenbeleg,<\/li>\n\n\n\n<li>dem Aufbau und Inhalt eines Eigenbelegs<\/li>\n\n\n\n<li>und den h\u00e4ufigsten Einsatzgebieten und Aufbewahrungsfristen eines Eigenbelegs.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-group is-style-info-explanation\"><div class=\"wp-block-group__inner-container is-layout-constrained wp-block-group-is-layout-constrained\">\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-eigenbeleg-definition\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"eigenbeleg-definition\"><\/span>Eigenbeleg Definition<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Im Kontext der ordnungsgem\u00e4\u00dfen Buchf\u00fchrung muss jede Aufwendung durch einen Beleg nachgewiesen werden. S\u00e4mtliche Belege und Quittungen sind zum Nachweis von Betriebsausgaben und betrieblicher Einnahmen stets aufzubewahren. Sind diese nicht (mehr) vorhanden, kann ein Unternehmen oder eine steuerpflichtige Einzelperson stellvertretend selbst einen sogenannten <strong>Eigenbeleg<\/strong> ausstellen und dem Finanzamt vorlegen. Ein Eigenbeleg wird im Steuerrecht unter bestimmten Voraussetzungen als Ersatzbeleg f\u00fcr eine nicht vorhandene Rechnung oder Quittung anerkannt.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"voraussetzungen-und-rechtliche-aspekte\"><\/span>Voraussetzungen und rechtliche Aspekte<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Damit ein Eigenbeleg vom Finanzamt als Ersatzbeleg anerkannt wird, sind einige Anforderungen zu erf\u00fcllen. Die Ausgaben m\u00fcssen z.B. zweifelsfrei betrieblich veranlasst oder beruflich notwendig gewesen sein. Des Weiteren muss die H\u00f6he der Ausgaben glaubhaft sein. Kleinere Betr\u00e4ge von bis zu 150 \u20ac werden im Regelfall ohne Probleme vom Finanzamt akzeptiert. Wird ein Eigenbeleg f\u00fcr h\u00f6here Betr\u00e4ge ausgestellt, ist oftmals mit Nachfragen zu rechnen. Ob ein Eigenbeleg im Zuge der Steuererkl\u00e4rung anerkannt wird, entscheidet schlussendlich stets der\/die jeweils zust\u00e4ndige Finanzbeamte:in.<\/p>\n\n\n\n<p>Ein Eigenbeleg erf\u00fcllt allerdings in keinem Fall die formalen Voraussetzungen nach \u00a7&nbsp;14 und \u00a7&nbsp;15 des Umsatzsteuergesetzes, die daf\u00fcr n\u00f6tig w\u00e4ren, die Vorsteuer beim Finanzamt geltend zu machen. F\u00fcr den Vorsteuerabzug ist stets eine <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/ordnungsgemaesse-rechnung\/\">ordnungsgem\u00e4\u00dfe Rechnung<\/a> erforderlich. Der Grund daf\u00fcr: auf einem Eigenbeleg ist nicht ersichtlich, wer der\/die Zahlungsempf\u00e4nger:in ist. So kann nicht gew\u00e4hrleistet werden, dass die Zahlung nicht an Kleinunternehmen oder eine Privatperson ging bzw. streng genommen nicht einmal, dass \u00fcberhaupt eine Zahlung erfolgt ist.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"aufbau-und-inhalt-eines-eigenbelegs\"><\/span>Aufbau und Inhalt eines Eigenbelegs<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Welche Informationen und Angaben sollten denn nun auf einem Eigenbeleg stehen? Grunds\u00e4tzlich gilt: Der Ersatzbeleg muss stets genau die Angaben enthalten, die auch auf der originalen Rechnung oder Quittung zu finden w\u00e4ren. Wichtig sind also vorrangig folgende Daten:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list is-style-checkbox\">\n<li>Zahlungsempf\u00e4nger:in mit Namen und kompletter Anschrift<\/li>\n\n\n\n<li>Zahlungs-\/ Leistungsdatum<\/li>\n\n\n\n<li>Anzahl der gelieferten Waren oder Angaben \u00fcber die erbrachte Dienstleistung<\/li>\n\n\n\n<li>Betrag<\/li>\n\n\n\n<li>Datum der Ausstellung des Eigenbelegs<\/li>\n\n\n\n<li>Grund f\u00fcr die Ausstellung des Eigenbelegs<\/li>\n\n\n\n<li>Unterschrift einer bevollm\u00e4chtigten Person<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Explizite Formvorschriften f\u00fcr die Erstellung eines Eigenbelegs gibt es dabei nicht. Dennoch haben wir nachfolgend drei weitere Tipps f\u00fcr die Praxis zusammengefasst:<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li>Falls Du den Eigenbeleg handschriftlich ausf\u00fcllst, verwende stets einen Kugelschreiber. So k\u00f6nnen die vermerkten Informationen im Nachhinein nicht mehr ver\u00e4ndert werden.<\/li>\n\n\n\n<li>Versehe Deine Eigenbelege mit einer fortlaufenden Nummerierung.<\/li>\n\n\n\n<li>Nutze f\u00fcr die Erstellung Deiner Eigenbelege am besten ein einheitliches standardisiertes Formular, auf dem Du alle erforderlichen Angaben direkt eintragen kannst.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p>So k\u00f6nnte ein Eigenbeleg gestaltet sein: <\/p>\n\n\n<div class=\"wp-block-image\">\n<figure class=\"aligncenter size-large is-resized\"><a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/07\/eigenbeleg-vorlage.png\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1090\" height=\"727\" src=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/07\/eigenbeleg-vorlage-1090x727.png\" alt=\"Vorlage Eigenbeleg\" class=\"wp-image-42257\" style=\"aspect-ratio:1.5;width:560px;height:auto\" srcset=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/07\/eigenbeleg-vorlage-1090x727.png 1090w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/07\/eigenbeleg-vorlage-600x400.png 600w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/07\/eigenbeleg-vorlage-768x512.png 768w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/07\/eigenbeleg-vorlage-1536x1024.png 1536w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/07\/eigenbeleg-vorlage-2048x1365.png 2048w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/07\/eigenbeleg-vorlage-1920x1280.png 1920w\" sizes=\"auto, (max-width: 1090px) 100vw, 1090px\" \/><\/a><\/figure><\/div>\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"haeufige-einsatzgebiete-des-eigenbelegs\"><\/span>H\u00e4ufige Einsatzgebiete des Eigenbelegs<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Neben dem Verlust des originalen Fremdbelegs kommt ein Eigenbeleg in folgenden Situationen oftmals zum Einsatz:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Bar gekaufte Fahrkarten z.B. f\u00fcr \u00f6ffentliche Verkehrsmittel<\/li>\n\n\n\n<li>Trinkgelder, die nicht quittiert wurden<\/li>\n\n\n\n<li>Garderobengeb\u00fchren<\/li>\n\n\n\n<li>Parkgeb\u00fchren, f\u00fcr die keine Quittung ausgegeben wurde<\/li>\n\n\n\n<li>Portoausgaben<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>In bestimmten F\u00e4llen wird dar\u00fcber hinaus, auch, wenn an der finanziellen Transaktion kein Dritter beteiligt war, ein Eigenbeleg ausgestellt. Dies ist z.B. bei au\u00dferplanm\u00e4\u00dfigen Abschreibungen m\u00f6glich und n\u00f6tig, wenn etwa Waren gestohlen wurden oder schlecht geworden sind. Auch wenn ein Teilhaber am Unternehmen oder ein Einzelunternehmer Geld oder Wirtschaftsg\u00fcter privat entnimmt oder eine Privateinlage leistet, ist daf\u00fcr ein Eigenbeleg zu erstellen.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"aufbewahrungsfrist-fuer-eigenbelege\"><\/span>Aufbewahrungsfrist f\u00fcr Eigenbelege<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>F\u00fcr Eigenbelege, die z.B. als Ersatz f\u00fcr eine Rechnung oder Quittung ausgestellt wurden, gilt genau wie f\u00fcr andere Belege eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Sie sollten also ebenso wie externe Belege nach den <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/themen\/gobd\">Grunds\u00e4tzen der ordnungsgem\u00e4\u00dfen Buchf\u00fchrung (GoBD)<\/a> behandelt werden. Dies bedeutet unter anderem, dass eine unver\u00e4nderliche, vollst\u00e4ndige und nachvollziehbare Aufbewahrung gew\u00e4hrleistet werden muss. Dabei kann Dich ein digitales <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/software\/dokumentenmanagement-system\">Dokumentenmanagement-System<\/a> (DMS) ma\u00dfgeblich unterst\u00fctzen. Wie genau, das erf\u00e4hrst Du im Webinar:<\/p>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-group is-style-cta-webinar\"><div class=\"wp-block-group__inner-container is-layout-constrained wp-block-group-is-layout-constrained\">\n<p><\/p>\n\n\n\n<script src=\"https:\/\/fast.wistia.com\/player.js\" async><\/script><script src=\"https:\/\/fast.wistia.com\/embed\/es6cupd3zp.js\" async type=\"module\"><\/script><style>wistia-player[media-id='es6cupd3zp']:not(:defined) { background: center \/ contain no-repeat url('https:\/\/fast.wistia.com\/embed\/medias\/es6cupd3zp\/swatch'); display: block; filter: blur(5px); padding-top:56.25%; }<\/style> <wistia-player media-id=\"es6cupd3zp\" aspect=\"1.7777777777777777\"><\/wistia-player>\n\n\n\n\t<div class=\"wp-block-buttons\">\n\t\t<div class=\"wp-block-button is-style-outline\">\n\t\t\t<a class=\"wp-block-button__link\" href=\"https:\/\/content.d-velop.de\/demo-digitale-rechnungsverarbeitung?utm_campaign=Sonstiges+-+d.velop+BLOG+-+01%2F2018&#038;utm_source=intern-blog-ger&#038;utm_medium=blogpost-eigenbeleg&#038;utm_content=button\" target=\"\">Software Demo buchen<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n\n\n\n<p><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Keine Buchung ohne Beleg \u2013 dieser unersch\u00fctterliche Grundsatz gilt in der Buchhaltung f\u00fcr Unternehmen und Organisationen jeder Branche. 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