Kurze Bearbeitungszeiten, fehlerfreie Arbeitsabl\u00e4ufe \u2013 und nat\u00fcrlich alles unter Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Die Anspr\u00fcche an \u00f6ffentliche Verwaltungen steigen mit dem Fortschreiten der Digitalisierung. Um diesen Herausforderungen gerecht zu werden, ist das Prozessmanagement insbesondere f\u00fcr Beh\u00f6rden, Hochschulen und Universit\u00e4ten unverzichtbar geworden. Von der einfachen Umlaufmappe bis zum komplexen Genehmigungsantrag; Prozessmanagement f\u00fcr die \u00f6ffentliche Verwaltung spielt im Rahmen der Digitalisierung der Verwaltung sowie f\u00fcr Aspekte des E-Governments eine entscheidende Rolle. Daher werfen wir in diesem Blogartikel einen Blick auf die Bedeutung des Prozessmanagements f\u00fcr die \u00f6ffentliche Verwaltung und auf konkrete Vorteile anhand von Beispielen aus der Praxis.<\/p>\n\n\n\n
Jede Organisation \u2013 vom kleinen Eigenbetrieb bis hin zur gro\u00dfen Beh\u00f6rde \u2013 basiert auf Verwaltungsabl\u00e4ufen. Beim Prozessmanagement werden diese Abl\u00e4ufe ganzheitlich betrachtet, analysiert und umgesetzt. Insbesondere im Bereich der \u00f6ffentlichen Verwaltung f\u00f6rdert ein dynamisches Prozessmanagement die Transparenz, Flexibilit\u00e4t und vor allem die erfolgreiche Digitalisierung der jeweiligen Verwaltungsprozesse.<\/p>\n\n\n\n
Ein etabliertes Prozessmanagement erm\u00f6glicht die kontinuierliche Verbesserung bestehender Prozesse in der Verwaltung sowie die Er\u00f6ffnung von Schnittstellen zu anderen Beh\u00f6rden, B\u00fcrgern, Unternehmen und Organisationen. Die Aufgabe besteht in der kontinuierlichen Pr\u00fcfung und Verbesserung \u00f6ffentlicher Verwaltungsaufgaben, sodass komplexe Prozesse effektiver und effizienter, teil-automatisiert sowie in ihren Schritten transparent dargestellt werden k\u00f6nnen. Ziel ist es, die Prozessqualit\u00e4t zu steigern und gleichzeitig Kosten und Bearbeitungszeiten in der \u00f6ffentlichen Verwaltung zu reduzieren.<\/p>\n\n\n\n
Ein wichtiger Aspekt des Prozessmanagements ist der Begriff des Workflows<\/a>. Im Kontext der \u00f6ffentlichen Verwaltung beschreibt er den Ablauf eines bestimmten Prozesses innerhalb von Beh\u00f6rden oder Hochschulen sowie Universit\u00e4ten. Insbesondere bei der Digitalisierung bestehender, analoger Gesch\u00e4ftsprozesse<\/a> erm\u00f6glichen elektronische Workflows die Einhaltung von Genehmigungsl\u00e4ufen sowie deren fehlerfreie Protokollierung. Letzteres umfasst in der Regel die Reihenfolge der Aufgaben, die beteiligten Personen sowie alle erforderlichen Dokumente. Mithilfe dieser Informationen lassen sich im Rahmen des Prozessmanagements Verwaltungsabl\u00e4ufe standardisieren, automatisieren und transparent gestalten. <\/p>\n\n\n\n Dar\u00fcber hinaus unterst\u00fctzt das Prozessmanagement bei der Umsetzung von rechtlichen Vorgaben wie dem Onlinezugangsgesetz (OZG 2.0<\/a>), das Beh\u00f6rden dazu verpflichtet, ihre Verwaltungsleistungen digital anzubieten und b\u00fcrgernah zu gestalten. Es unterst\u00fctzt \u00f6ffentliche Verwaltungen<\/a>, Hochschulen und Universit\u00e4ten<\/a> bei ihrem digitalen Wandel, indem es beispielsweise im Rahmen von Online-Antragsverfahren eine Kommunikation zu Formularservern oder B\u00fcrgerportalen herstellt und interne Genehmigungsprozesse bereitstellt.<\/p>\n\n\n\n