{"id":43517,"date":"2023-09-14T11:45:00","date_gmt":"2023-09-14T09:45:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=43517"},"modified":"2025-02-21T15:19:29","modified_gmt":"2025-02-21T14:19:29","slug":"rechnung-versenden","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/rechnung-versenden\/","title":{"rendered":"Rechnung versenden \u2013 digital, aber warum nicht per E-Mail?"},"content":{"rendered":"\n

Wenn das keine erfreulichen Nachrichten f\u00fcr Digitalisierungspioniere im Rechnungswesen sind: Laut einer aktuellen bitkom-Studie<\/a> (Juni 2023) setzen erstmals \u00fcber die H\u00e4lfte der befragten Unternehmen auf standardisierte E-Rechnungsformate wie EDI, ZUGFeRD oder XRechnung. Letztes Jahr lag die Zahl noch bei 45 Prozent. Heute sind es 59 Prozent. Eine willkommene Zahl, die aber auch zum Nachdenken anregen sollte. Und zwar dar\u00fcber, wie Rechnungen versendet werden.<\/p>\n\n\n\n

Es war einmal der Aktenberg an Papierrechnungen, der klassisch \u00fcber die Post verschickt wurde. Heute hei\u00dft es in vielen Unternehmen: \u201eSchickst du die Rechnung per E-Mail an den Kunden raus?\u201c. Klingt auf den ersten Blick nach einer guten digitalen Alternative. Schaut man sich den Versandweg, um Rechnungen zu versenden allerdings n\u00e4her an, birgt er so einige T\u00fccken. Doch welche sind diese? Warum ist eine E-Mail kein sicherer Zustellweg? Und welche digitale Versandart ist eine sinnvolle und gesch\u00fctzte Alternative im Vergleich zur E-Mail?<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Das ist der Unterschied zwischen Papier-, PDF- und E-Rechnung<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Schon im Jahr 2011 wurden elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) im Hinblick auf die Umsatzsteuer im Wesentlichen den Papierrechnungen gleichgestellt. Mit der Einf\u00fchrung der E-Rechnung in der \u00f6ffentlichen Verwaltung wurde ein weiterer wichtiger Schritt in Richtung Verwaltungsdigitalisierung unternommen. Seit Ende 2019 ist die Bundesverwaltung verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dar\u00fcber hinaus m\u00fcssen seit dem 27. November 2020 alle Rechnungssteller elektronische Rechnungen an \u00f6ffentliche Auftraggeber des Bundes \u00fcbermitteln.<\/p>\n\n\n\n

Allerdings zeigt die praktische Umsetzung, dass es noch viele offene Fragen im Zusammenhang mit E-Rechnungen gibt. Aus technischer Sicht ist der Begriff \u201eE-Rechnung\u201c nicht eindeutig definiert. Im allgemeinen Sprachgebrauch werden sowohl rein visuelle Darstellungen als auch ausschlie\u00dflich strukturierte Datenformate oft als E-Rechnung bezeichnet. Doch visuelle Darstellungen wie beispielsweise PDF-Dateien entsprechen gem\u00e4\u00df der Definition in der EU-Richtlinie 2014\/55\/EU nicht dem Konzept einer E-Rechnung.<\/p>\n\n\n

\n
\"Rechnungserstellung\"<\/a><\/figure><\/div>\n\n\n

Sie verschwindet so langsam aber sicher von der Bildfl\u00e4che \u2013 die Papierrechnung<\/h3>\n\n\n\n

Eine Papierrechnung ist eine bildhaft repr\u00e4sentierte Rechnung, die keine automatisierte, digitale Verarbeitung erm\u00f6glicht. Die Rechnung wird klassisch \u00fcber den Postweg an den:die Empf\u00e4nger:in zugestellt. Alle Rechnungsinformationen m\u00fcssen anschlie\u00dfend manuell oder mithilfe zus\u00e4tzlicher Systeme strukturiert in die Buchhaltungssoftware \u00fcbernommen werden.<\/p>\n\n\n\n

Der Liebling vieler Unternehmen \u2013 die PDF-Rechnung<\/h3>\n\n\n\n

Eine PDF-Rechnung wird zwar in einem elektronischen Format erstellt, \u00fcbermittelt und empfangen, jedoch handelt es sich um eine digitale und visuell dargestellte Rechnung, die keine automatische elektronische Verarbeitung erm\u00f6glicht. Der Fokus liegt allein auf der papier\u00e4hnlichen visuellen Darstellung der Rechnungsinhalte. F\u00fcr eine elektronische Weiterverarbeitung m\u00fcssen die Rechnungsinformationen manuell oder mithilfe zus\u00e4tzlicher Systeme (z.B. OCR-Texterkennung<\/a>) in die Buchf\u00fchrungssoftware eingegeben werden. Weitere Formate wie „.tif“, „.jpeg“ oder „.docx“ eignen sich ebenfalls f\u00fcr eine rein visuelle Repr\u00e4sentation der Rechnung. Laut dem Digital Office Index 2022<\/a> der Bitkom ist die PDF-Rechnung mit 60 Prozent das f\u00fchrende Format unter den befragten Unternehmen.<\/p>\n\n\n\n

Der digitale Vorreiter in der Buchhaltung \u2013 die E-Rechnung<\/h3>\n\n\n\n

Der grundlegende Unterschied zwischen einer gescannten Papier- oder PDF-Rechnung und einer E-Rechnung gem\u00e4\u00df EU-Norm liegt in ihrer Struktur. Eine E-Rechnung ist in einem strukturierten Format erstellt, wird elektronisch \u00fcbermittelt und empfangen und erm\u00f6glicht eine nahtlose automatische elektronische Verarbeitung.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Exkurs: H\u00e4ufige Arten von Zahlungsbetrug<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Zahlungsbetrug<\/a> hat sich in den vergangenen Jahren zu einer immer gr\u00f6\u00dferen Herausforderung f\u00fcr die Finanzabteilungen von Unternehmen entwickelt. Kriminelle haben es auf Organisationen aller Gr\u00f6\u00dfen und Branchen abgesehen. Betrug mit gef\u00e4lschten Rechnungen, Man-in-the-Middle-Angriffe und Business E-Mail Compromise geh\u00f6ren zu den h\u00e4ufigsten Arten von Zahlungsbetrug. Sie f\u00fchren, wenn sie erfolgreich sind, zu finanziellen Sch\u00e4den in Millionenh\u00f6he. Viele Banken empfehlen ihren Firmenkunden daher, neben weiteren Ma\u00dfnahmen, Datenpakete nur verschl\u00fcsselt zu versenden. Dar\u00fcber hinaus sollten Unternehmen \u00fcber einen zweiten Faktor die Legitimit\u00e4t ihres Gesch\u00e4ftspartners sicherstellen.<\/p>\n\n\n

\n
\"Arten<\/a><\/figure><\/div>\n\n\n

<\/span>Spam-E-Mails als Haupteinfallstor f\u00fcr die Durchf\u00fchrung von Zahlungsbetrug<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Eine Statistik vom Bundesamt f\u00fcr Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zeigt, dass eine ausgepr\u00e4gte Erpressungskampagne das Verh\u00e4ltnis von Spam E-Mails zu legitimen E-Mails f\u00fcr die Wirtschaft in Deutschland im Februar 2022 auf den h\u00f6chsten Monatsdurchschnitt seit Beginn der Statistik getrieben hat. Im Berufs- und Privatleben nimmt die Herausforderung zu, zwischen legitimen und Spam-E-Mails zu unterscheiden. Somit sind Organisationen kontinuierlich dem Risiko ausgesetzt, Opfer von Betrugsattacken zu werden.<\/p>\n\n\n

\n
\"Spam<\/a><\/figure><\/div>\n\n\n

Umso mehr \u00fcberraschen die Ergebnisse des Digital Office Index 2022 von Bitkom. 98 Prozent (bis 99 Mitarbeitende) bzw. 98 Prozent (ab 100 Mitarbeitende) der befragten Unternehmen setzen auf E-Mails als Transportmedium f\u00fcr Rechnungen. Viele Unternehmen, die Rechnungen per E-Mail versenden, sind bereits selbst Opfer von Rechnungsbetrug geworden. In diesen F\u00e4llen haben die Unternehmen ordnungsgem\u00e4\u00df Rechnungen an ihre Kund:innen per E-Mail versendet. Per Man-in-the-Middle Attacke wurde dann lediglich die Bankverbindung der Rechnung ver\u00e4ndert. Kund:innen haben, in der Wahrnehmung eine korrekte Rechnung erhalten zu haben, die Zahlung an die Betr\u00fcger durchgef\u00fchrt.<\/p>\n\n\n\n

Neben dem Versandweg \u00fcber eine E-Mail k\u00f6nnen Rechnungen auch \u00fcber andere digitale Wege zugestellt werden:<\/p>\n\n\n\n