{"id":43552,"date":"2023-09-18T14:12:29","date_gmt":"2023-09-18T12:12:29","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=43552"},"modified":"2025-04-16T13:37:59","modified_gmt":"2025-04-16T11:37:59","slug":"3-way-match","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/3-way-match\/","title":{"rendered":"Wie funktioniert das 3-Way-Match Verfahren?"},"content":{"rendered":"\n

In der (Finanz-) Buchhaltung von Unternehmen verschiedenster Branchen besteht eine der gr\u00f6\u00dften Herausforderungen darin, tagt\u00e4glich die Flut eingehender Lieferantenrechnungen zu bew\u00e4ltigen. Denn die \u00dcberpr\u00fcfung dieser muss stets zeitnah stattfinden, um Zahlungen p\u00fcnktlich zu veranlassen. Der 3-Way-Match z\u00e4hlt hier als zentrales Pr\u00fcfkonzept, um m\u00f6gliche Fehler im Einkaufsprozess fr\u00fchzeitig zu erkennen und Rechnungsbetrug<\/a> zu vermeiden. In diesem Artikel geben wir Dir einen \u00dcberblick dar\u00fcber, was sich genau hinter dem 3-Way-Match Verfahren verbirgt, wie es in der Praxis funktioniert und welche Vorteile es mit sich bringt.   <\/p>\n\n\n\n

<\/span>Was steckt hinter dem Begriff 3-Way-Match?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

In Einkaufsprozessen jeder Art besteht stets das Risiko, dass die gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen sowohl in der Menge und Art als auch im Preis nicht mit der urspr\u00fcnglichen Bestellung \u00fcbereinstimmen. Beide F\u00e4lle, sowohl tiefere als auch h\u00f6here Preise und\/oder gelieferte Mengen, k\u00f6nnen negative Folgen mit sich bringen. So k\u00f6nnen niedrigere Liefermengen z.B. dazu f\u00fchren, dass ein Produktionsengpass entsteht, da Materialien im Produktionsprozess fehlen. H\u00f6here Preise, die im Zweifel deutlich \u00fcber denen in der Bestellung vereinbarten liegen, k\u00f6nnen dagegen unvorhergesehene Kosten verursachen.<\/p>\n\n\n\n

Durch diese je nach Unternehmensgr\u00f6\u00dfe und Liefervolumen teils hohen Risiken entsteht der Bedarf f\u00fcr engmaschige Kontrollen zwischen der Bestellung, dem Wareneingang und der Rechnung. Das Konzept hinter diesem Prinzip wird als 3-Way-Match Verfahren bezeichnet und basiert, wie es im Namen bereits deutlich wird, auf drei zentralen Pr\u00fcfpunkten:<\/p>\n\n\n\n

Den Daten auf der Bestellung \u2013 der Bestellmenge<\/strong>: Die Bestellung selbst stellt den ersten Pr\u00fcfpunkt dar. Im besten Fall wurde die Bestellung auf Basis einer Bedarfsanforderung<\/a> (BANF) erzeugt und es ist also bereits erfasst, was konkret beschafft werden sollte.  
 
Den Daten auf dem Lieferschein \u2013 der Liefermenge: <\/strong>Beim zweiten Pr\u00fcfschritt stehen die Daten zum Wareneingang im Fokus, also die Daten auf dem Lieferschein. Lieferanten schicken in den meisten F\u00e4llen zwar auch eine Auftragsbest\u00e4tigung als Antwort auf eine Bestellung, allerdings ist diese lediglich eine Absichtsbekundung und hat noch keine Aussagekraft zu tats\u00e4chlich gelieferten Mengen.  
 
Den Informationen auf der Rechnung \u2013 der Rechnungsmenge: <\/strong>Die Grundlage f\u00fcr den dritten Pr\u00fcfpunkt im 3-Way-Match Verfahren sind die Informationen auf der Rechnung. An dieser Stelle regelt Paragraf 14 des Umsatzsteuergesetzes, welche Daten auf einer ordnungsgem\u00e4\u00dfen Rechnung<\/a> vermerkt sein m\u00fcssen.  <\/p>\n\n\n\n

\"Infografik<\/figure>\n\n\n\n
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<\/span>Definition 3-Way-Match<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Kurz zusammengefasst geht es beim 3-Watch-Match<\/strong> also um den Abgleich der Bestellmenge mit der Liefermenge und schlie\u00dflich mit der Menge, die auf der Rechnung angegeben ist.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

<\/span>Wie funktioniert der 3-Way-Match in der Praxis?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Zur Verdeutlichung des Ablaufs des 3-Way-Match in der Praxis folgt ein Beispiel:<\/p>\n\n\n\n

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  1. Ein Unternehmen schickt eine Bestellung \u00fcber 30 neue Firmenhandys f\u00fcr seine Mitarbeiter:innen an ein Technikfachgesch\u00e4ft.  <\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
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    1. Die Buchhaltung des Technikfachgesch\u00e4fts erstellt eine Rechnung auf Grundlage der Bestellung und schickt diese an das Unternehmen.  <\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
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      1. Anschlie\u00dfend pr\u00fcft das Unternehmen im Rahmen der Verarbeitung der eingehenden Rechnung, ob die Daten auf dieser mit der Bestellung \u00fcbereinstimmen.  <\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
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        1. Die Firmenhandys werden geliefert und das Unternehmen erh\u00e4lt einen entsprechenden Lieferschein vom Technikfachgesch\u00e4ft.  <\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
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          1. Abschlie\u00dfend wird dann vom Unternehmen \u00fcberpr\u00fcft, ob die Daten auf den drei Dokumenten, also der Bestellung, dem Lieferschein und der Rechnung, \u00fcbereinstimmen. Ist dies der Fall, wird die Rechnung genehmigt und die Zahlung freigegeben.  <\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

            <\/span>Die Vorteile vom 3-Way-Match<\/span><\/h2>\n\n\n\n

            Das 3-Way-Match Verfahren ist eine effektive Gesch\u00e4ftspraxis sowohl f\u00fcr den K\u00e4ufer als auch f\u00fcr den Lieferanten. Durch den Abgleich der drei Dokumente erkennt man Fehler im Einkaufsprozess fr\u00fchzeitig, und man kann einen sicheren Zahlungsprozess gew\u00e4hrleisten.<\/p>\n\n\n\n

            Dar\u00fcber hinaus bringt es noch weitere Vorteile mit sich:<\/p>\n\n\n\n

            Kosten- und Zeitersparnis<\/h3>\n\n\n\n

            Der 3-Way-Match hilft Unternehmen dabei, Zeit und im Zweifel auch Geld zu sparen. Denn bei jedem Zahlungsvorgang spielen die Konsistenz und Genauigkeit der Daten eine zentrale Rolle. Falsche Informationen sowie Duplikate erh\u00f6hen die Gefahr von Rechnungsbetrug oder dass Rechnungen schlichtweg doppelt bezahlt werden. Wird der 3-Way-Match konsequent in der Praxis angewandt, werden m\u00f6gliche Probleme dieser Art noch vor der Lieferung erkannt.<\/p>\n\n\n\n

            Nachvollziehbare Aufzeichnungen und Ausgabentransparenz<\/h3>\n\n\n\n

            Das 3-Way-Match Verfahren sorgt daf\u00fcr, dass stets nachvollziehbare Aufzeichnungen vorliegen und so die Transparenz in der Beziehung zwischen K\u00e4ufern und Lieferanten erh\u00f6ht wird. Lieferungen sowie Zahlungen k\u00f6nnen leichter nachverfolgt werden, dies ist auch im Falle von Rechtsstreitigkeiten ein Vorteil.<\/p>\n\n\n\n

            Auditing leicht gemacht<\/h3>\n\n\n\n

            Ein sauber durchgef\u00fchrter 3-Way-Match kann die Buchf\u00fchrung sowie Rechnungspr\u00fcfung erleichtern. Denn dadurch wird stets gew\u00e4hrleistet, dass die Dokumente vollst\u00e4ndig und fehlerfrei vorliegen und so klappt die Zusammenstellung der Dokumente z.B. f\u00fcr den Wirtschaftspr\u00fcfer im Hand um Drehen.<\/p>\n\n\n\n

            <\/span>3-Way-Match vs. 2-Way-Match<\/span><\/h2>\n\n\n\n

            In vielen Bereichen ist der 3-Way-Match mittlerweile Industriestandard. Unter bestimmten Umst\u00e4nden kann allerdings auch der sogenannte 2-Way-Match eine gute Wahl oder vielleicht auch sogar die bessere Wahl f\u00fcr ein Unternehmen sein. F\u00fcr das 2-Way-Match Verfahren sind nur zwei Dokumente erforderlich, die Bestellung und die Rechnung. Das Verfahren bietet sich z.B. in folgenden F\u00e4llen an:<\/p>\n\n\n\n