<\/span>Was versteht man unter Akten archivieren?<\/span><\/h2>\n\n\n\nUnter Aktenarchivierung<\/strong> wird die geordnete und sichere Aufbewahrung von Dokumenten und Unterlagen verstanden. Diese k\u00f6nnen sowohl in physischer Form (Papierakten) als auch in digitaler Form vorliegen. Ziel der Archivierung ist es, wichtige Informationen langfristig aufzubewahren und im Bedarfsfall auf sie zugreifen zu k\u00f6nnen. Gleichzeitig m\u00fcssen die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten erf\u00fcllt werden.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n<\/span>Was muss archiviert werden?<\/span><\/h2>\n\n\n\nDie konkreten Arten von Dokumenten, die archiviert werden m\u00fcssen, sind gesetzlich geregelt und k\u00f6nnen je nach Branche und Art des Betriebs variieren. In der Regel liegen die Aufbewahrungsfristen <\/a>zwischen 6 und 10 Jahren. Dokumente sollten mindestens so lange aufbewahrt werden, wie die Aufbewahrungsfristen und die Verj\u00e4hrungsfristen laufen. <\/p>\n\n\n\n![\"Zuordnung](\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2017\/06\/Zeiten_Aufbewahrungsfristen-1090x925.png\")
<\/figure>\n\n\n\nGrundlagen zur Aufbewahrung von Akten sind unter anderem \u00a7 147 AO<\/a> und \u00a7 257 HGB<\/a>. Wir haben aber auch bereits ausf\u00fchrlich erkl\u00e4rt, wie du Belege digital archivieren<\/a> kannst und was alles in die Kategorie \u201eBeleg\u201c f\u00e4llt. <\/p>\n\n\n\n<\/span>Akten m\u00fcssen nach den Richtlinien der GoBD archiviert werden<\/span><\/h2>\n\n\n\nEntscheidend f\u00fcr eine revisionssichere Archivierung ist aber in jedem Fall die Einhaltung der Grunds\u00e4tze nach GoBD (Grunds\u00e4tze zur ordnungsm\u00e4\u00dfigen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Diese Grunds\u00e4tze umfassen:<\/p>\n\n\n\n
\n- Nachvollziehbarkeit und Nachpr\u00fcfbarkeit<\/li>\n\n\n\n
- Vollst\u00e4ndigkeit<\/li>\n\n\n\n
- Richtigkeit<\/li>\n\n\n\n
- Ordnung<\/li>\n\n\n\n
- Zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung<\/li>\n\n\n\n
- Unver\u00e4nderbarkeit<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
\u00dcberdies m\u00fcssen alle \u00c4nderungen an archivierten Dokumenten genau dokumentiert werden, Datenmengen d\u00fcrfen nicht einfach reduziert werden und die urspr\u00fcnglichen Formate m\u00fcssen erhalten bleiben. Ein strukturiertes Ablagesystem mit einer sinnvollen Verschlagwortung und Sicherheitsma\u00dfnahmen, um das Archivsystem vor Angriffen zu sch\u00fctzen, sind ebenfalls notwendig. Im Falle einer Pr\u00fcfung ist es relevant, dass das Ablagesystem von einer dritten Person verstanden und benutzt werden kann.<\/p>\n\n\n\n
<\/span>Digitale Archivierung: Akten archivieren im Stil der Gegenwart<\/span><\/h2>\n\n\n\nUnter digitaler Archivierung<\/a> versteht man die Aufbewahrung von Dokumenten und Akten in elektronischer Form. Heute ist es kein Problem mehr, Akten digital vorzuhalten. Der Prozess umfasst in der Regel folgende Schritte:<\/p>\n\n\n\n\n- Dokumentenerfassung und Digitalisierung: <\/strong>Papierdokumente werden gescannt und in digitale Formate umgewandelt.<\/li>\n\n\n\n
- Verarbeitung und Datenerfassung: <\/strong>Die digitalen Dokumente werden in einem geeigneten System, z.B. einem Dokumentenmanagement-System<\/a>, erfasst und klassifiziert. Verschlagwortung hilft, Unterlagen schnell wiederzufinden.<\/li>\n\n\n\n
- Revisionssichere Archivierung: <\/strong>Die Dokumente werden entsprechend den gesetzlichen Anforderungen sicher archiviert und stehen bei Bedarf zur Verf\u00fcgung.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
<\/span>Vorteile der digitalen Archivierung<\/span><\/h2>\n\n\n\n\n- Umweltschutz:<\/strong> Der wohl offensichtlichste Vorteil Akten digital zu archivieren ist die Reduzierung des Papierverbrauchs. Das schont nicht nur die Umwelt, sondern spart auch Kosten f\u00fcr Papier, Drucker und Tinte.<\/li>\n\n\n\n
- Platzersparnis: <\/strong>Digitale Akten ben\u00f6tigen keinen physischen Speicherplatz. Das bedeutet, dass Unternehmen keine riesigen Lagerr\u00e4ume f\u00fcr Papierakten mehr ben\u00f6tigen. Stattdessen k\u00f6nnen sie wertvollen Platz anderweitig nutzen.<\/li>\n\n\n\n
- Schneller Zugriff: <\/strong>Digitale Archive erm\u00f6glichen einen schnellen und einfachen Zugriff auf die gespeicherten Dokumente. Dank effizienter Suchfunktionen finden Mitarbeiter:innen ben\u00f6tigte Informationen in Sekunden, statt in verstaubten Papierstapeln.<\/li>\n\n\n\n
- Sicherheit und Datenschutz: <\/strong>Moderne Archivsysteme bieten robuste Sicherheitsma\u00dfnahmen zum Schutz vertraulicher Informationen. Durch Berechtigungskonzepte<\/a> kann genau gesteuert werden, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Dokumente zugreifen k\u00f6nnen.<\/li>\n\n\n\n
- Skalierbarkeit:<\/strong> Die digitale Archivierung kann leicht an die Bed\u00fcrfnisse wachsender Unternehmen angepasst werden. Neue Dokumente k\u00f6nnen einfach hinzugef\u00fcgt werden, ohne dass zus\u00e4tzlicher physischer Speicherplatz, oder ein neues Regal ben\u00f6tigt wird.<\/li>\n\n\n\n
- Compliance und Gesetzeskonformit\u00e4t:<\/strong> Die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen und gesetzlichen Vorschriften kann durch die digitale Archivierung vereinfacht werden. Die revisionssichere Ablage von Dokumenten nach den Grunds\u00e4tzen der GoBD gew\u00e4hrleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und wird durch einige Systeme unterst\u00fctzt. Es lohnt sich, bei der Auswahl der Software darauf zu achten.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n\n
Mit GoBD, DSGVO, ISO 27001 und Co. zu mehr Sicherheit im Unternehmen<\/p>\n\n\n\n\t
<\/span>Was muss archiviert werden?<\/span><\/h2>\n\n\n\nDie konkreten Arten von Dokumenten, die archiviert werden m\u00fcssen, sind gesetzlich geregelt und k\u00f6nnen je nach Branche und Art des Betriebs variieren. In der Regel liegen die Aufbewahrungsfristen <\/a>zwischen 6 und 10 Jahren. Dokumente sollten mindestens so lange aufbewahrt werden, wie die Aufbewahrungsfristen und die Verj\u00e4hrungsfristen laufen. <\/p>\n\n\n\n<\/figure>\n\n\n\nGrundlagen zur Aufbewahrung von Akten sind unter anderem \u00a7 147 AO<\/a> und \u00a7 257 HGB<\/a>. Wir haben aber auch bereits ausf\u00fchrlich erkl\u00e4rt, wie du Belege digital archivieren<\/a> kannst und was alles in die Kategorie \u201eBeleg\u201c f\u00e4llt. <\/p>\n\n\n\n<\/span>Akten m\u00fcssen nach den Richtlinien der GoBD archiviert werden<\/span><\/h2>\n\n\n\nEntscheidend f\u00fcr eine revisionssichere Archivierung ist aber in jedem Fall die Einhaltung der Grunds\u00e4tze nach GoBD (Grunds\u00e4tze zur ordnungsm\u00e4\u00dfigen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Diese Grunds\u00e4tze umfassen:<\/p>\n\n\n\n
\n- Nachvollziehbarkeit und Nachpr\u00fcfbarkeit<\/li>\n\n\n\n
- Vollst\u00e4ndigkeit<\/li>\n\n\n\n
- Richtigkeit<\/li>\n\n\n\n
- Ordnung<\/li>\n\n\n\n
- Zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung<\/li>\n\n\n\n
- Unver\u00e4nderbarkeit<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
\u00dcberdies m\u00fcssen alle \u00c4nderungen an archivierten Dokumenten genau dokumentiert werden, Datenmengen d\u00fcrfen nicht einfach reduziert werden und die urspr\u00fcnglichen Formate m\u00fcssen erhalten bleiben. Ein strukturiertes Ablagesystem mit einer sinnvollen Verschlagwortung und Sicherheitsma\u00dfnahmen, um das Archivsystem vor Angriffen zu sch\u00fctzen, sind ebenfalls notwendig. Im Falle einer Pr\u00fcfung ist es relevant, dass das Ablagesystem von einer dritten Person verstanden und benutzt werden kann.<\/p>\n\n\n\n
<\/span>Digitale Archivierung: Akten archivieren im Stil der Gegenwart<\/span><\/h2>\n\n\n\nUnter digitaler Archivierung<\/a> versteht man die Aufbewahrung von Dokumenten und Akten in elektronischer Form. Heute ist es kein Problem mehr, Akten digital vorzuhalten. Der Prozess umfasst in der Regel folgende Schritte:<\/p>\n\n\n\n\n- Dokumentenerfassung und Digitalisierung: <\/strong>Papierdokumente werden gescannt und in digitale Formate umgewandelt.<\/li>\n\n\n\n
- Verarbeitung und Datenerfassung: <\/strong>Die digitalen Dokumente werden in einem geeigneten System, z.B. einem Dokumentenmanagement-System<\/a>, erfasst und klassifiziert. Verschlagwortung hilft, Unterlagen schnell wiederzufinden.<\/li>\n\n\n\n
- Revisionssichere Archivierung: <\/strong>Die Dokumente werden entsprechend den gesetzlichen Anforderungen sicher archiviert und stehen bei Bedarf zur Verf\u00fcgung.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
<\/span>Vorteile der digitalen Archivierung<\/span><\/h2>\n\n\n\n\n- Umweltschutz:<\/strong> Der wohl offensichtlichste Vorteil Akten digital zu archivieren ist die Reduzierung des Papierverbrauchs. Das schont nicht nur die Umwelt, sondern spart auch Kosten f\u00fcr Papier, Drucker und Tinte.<\/li>\n\n\n\n
- Platzersparnis: <\/strong>Digitale Akten ben\u00f6tigen keinen physischen Speicherplatz. Das bedeutet, dass Unternehmen keine riesigen Lagerr\u00e4ume f\u00fcr Papierakten mehr ben\u00f6tigen. Stattdessen k\u00f6nnen sie wertvollen Platz anderweitig nutzen.<\/li>\n\n\n\n
- Schneller Zugriff: <\/strong>Digitale Archive erm\u00f6glichen einen schnellen und einfachen Zugriff auf die gespeicherten Dokumente. Dank effizienter Suchfunktionen finden Mitarbeiter:innen ben\u00f6tigte Informationen in Sekunden, statt in verstaubten Papierstapeln.<\/li>\n\n\n\n
- Sicherheit und Datenschutz: <\/strong>Moderne Archivsysteme bieten robuste Sicherheitsma\u00dfnahmen zum Schutz vertraulicher Informationen. Durch Berechtigungskonzepte<\/a> kann genau gesteuert werden, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Dokumente zugreifen k\u00f6nnen.<\/li>\n\n\n\n
- Skalierbarkeit:<\/strong> Die digitale Archivierung kann leicht an die Bed\u00fcrfnisse wachsender Unternehmen angepasst werden. Neue Dokumente k\u00f6nnen einfach hinzugef\u00fcgt werden, ohne dass zus\u00e4tzlicher physischer Speicherplatz, oder ein neues Regal ben\u00f6tigt wird.<\/li>\n\n\n\n
- Compliance und Gesetzeskonformit\u00e4t:<\/strong> Die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen und gesetzlichen Vorschriften kann durch die digitale Archivierung vereinfacht werden. Die revisionssichere Ablage von Dokumenten nach den Grunds\u00e4tzen der GoBD gew\u00e4hrleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und wird durch einige Systeme unterst\u00fctzt. Es lohnt sich, bei der Auswahl der Software darauf zu achten.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n\n
Mit GoBD, DSGVO, ISO 27001 und Co. zu mehr Sicherheit im Unternehmen<\/p>\n\n\n\n\t
<\/figure>\n\n\n\nGrundlagen zur Aufbewahrung von Akten sind unter anderem \u00a7 147 AO<\/a> und \u00a7 257 HGB<\/a>. Wir haben aber auch bereits ausf\u00fchrlich erkl\u00e4rt, wie du Belege digital archivieren<\/a> kannst und was alles in die Kategorie \u201eBeleg\u201c f\u00e4llt. <\/p>\n\n\n\n Entscheidend f\u00fcr eine revisionssichere Archivierung ist aber in jedem Fall die Einhaltung der Grunds\u00e4tze nach GoBD (Grunds\u00e4tze zur ordnungsm\u00e4\u00dfigen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Diese Grunds\u00e4tze umfassen:<\/p>\n\n\n\n \u00dcberdies m\u00fcssen alle \u00c4nderungen an archivierten Dokumenten genau dokumentiert werden, Datenmengen d\u00fcrfen nicht einfach reduziert werden und die urspr\u00fcnglichen Formate m\u00fcssen erhalten bleiben. Ein strukturiertes Ablagesystem mit einer sinnvollen Verschlagwortung und Sicherheitsma\u00dfnahmen, um das Archivsystem vor Angriffen zu sch\u00fctzen, sind ebenfalls notwendig. Im Falle einer Pr\u00fcfung ist es relevant, dass das Ablagesystem von einer dritten Person verstanden und benutzt werden kann.<\/p>\n\n\n\n Unter digitaler Archivierung<\/a> versteht man die Aufbewahrung von Dokumenten und Akten in elektronischer Form. Heute ist es kein Problem mehr, Akten digital vorzuhalten. Der Prozess umfasst in der Regel folgende Schritte:<\/p>\n\n\n\n Mit GoBD, DSGVO, ISO 27001 und Co. zu mehr Sicherheit im Unternehmen<\/p>\n\n\n\n\t<\/span>Akten m\u00fcssen nach den Richtlinien der GoBD archiviert werden<\/span><\/h2>\n\n\n\n
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<\/span>Digitale Archivierung: Akten archivieren im Stil der Gegenwart<\/span><\/h2>\n\n\n\n
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<\/span>Vorteile der digitalen Archivierung<\/span><\/h2>\n\n\n\n
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