{"id":44162,"date":"2023-10-17T15:47:08","date_gmt":"2023-10-17T13:47:08","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=44162"},"modified":"2025-05-22T10:07:38","modified_gmt":"2025-05-22T08:07:38","slug":"dokument-signieren","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/dokument-signieren\/","title":{"rendered":"Dokument signieren: So beendest du das Papierchaos!"},"content":{"rendered":"\n<p>Papierberge, unleserliche Unterschriften und langwierige Prozesse geh\u00f6ren der Vergangenheit an. Das papierlose B\u00fcro ist l\u00e4ngst keine Utopie mehr. Elektronische Signaturen sind der Schl\u00fcssel, um Dokumente schnell, sicher und rechtsg\u00fcltig zu signieren. Egal, ob du einen Vertrag, eine Genehmigung oder ein anderes Dokument signieren musst, wir erkl\u00e4ren dir in diesem Blogartikel alles Wichtige, was du f\u00fcr den Umstieg wissen musst.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/dokument-signieren-entwicklung-des-unterschriftenprozesses.png\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1090\" height=\"630\" src=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/dokument-signieren-entwicklung-des-unterschriftenprozesses-1090x630.png\" alt=\"Infografik Entwicklung Unterschriftenprozess Dokument signieren\" class=\"wp-image-44163\" srcset=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/dokument-signieren-entwicklung-des-unterschriftenprozesses-1090x630.png 1090w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/dokument-signieren-entwicklung-des-unterschriftenprozesses-600x347.png 600w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/dokument-signieren-entwicklung-des-unterschriftenprozesses-768x444.png 768w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/dokument-signieren-entwicklung-des-unterschriftenprozesses-1536x888.png 1536w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/dokument-signieren-entwicklung-des-unterschriftenprozesses-2048x1184.png 2048w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/dokument-signieren-entwicklung-des-unterschriftenprozesses-1920x1110.png 1920w\" sizes=\"auto, (max-width: 1090px) 100vw, 1090px\" \/><\/a><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-dokument-signieren-kein-weg-fuhrt-mehr-an-der-e-signatur-vorbei\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"dokument-signieren-kein-weg-fuehrt-mehr-an-der-e-signatur-vorbei\"><\/span>Dokument signieren: Kein Weg f\u00fchrt mehr an der E-Signatur vorbei<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Warum sollte ich im Arbeitsalltag auf die E-Signatur setzen, wenn ich ein Dokument signieren m\u00f6chte? Eine Frage, die sich noch immer viele Verantwortliche im Unternehmen stellen. Dabei liegen die zahlreichen \u00f6konomischen und \u00f6kologischen Vorteile auf der Hand. An alle Papiernostalgiker da drau\u00dfen: Welche Argumente sprechen denn \u00fcberhaupt noch f\u00fcr die analoge Unterschrift mit dem Kugelschreiber? Auf diese Vorteile wollen fortschrittliche Digitalisierer:innen dank der E-Signatur nicht mehr verzichten:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list is-style-check\">\n<li>Einsparung von Prozesskosten: Immense Papier-, Druck- und Versandkosten, z.B. bei <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/portoerhoehung\/\">Portoerh\u00f6hungen<\/a>, einsparen. Zum ROI-Rechner<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Senken von Prozesszeit:<\/strong> Keine Lust mehr auf lange Wartezeiten? Mit der E-Signatur Unterschriften in Echtzeit leisten und mit Vertragspartnern kommunizieren.<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Ortsunabh\u00e4ngig unterschreiben:<\/strong> Vor-Ort-Meetings und physische Reisen nur f\u00fcr eine Unterschrift? Effizienz sieht anders aus \u2013 Jetzt mit der E-Signatur unterschreiben, wann und wo du m\u00f6chtest!<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Abschaffung von Medienbr\u00fcchen<\/strong>: Kein Drucker oder Scanner mehr \u2013 realisieren den vollst\u00e4ndig digitalen Prozess von der Erstellung \u00fcber die Signatur bis zur Archivierung!<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Schonung von nat\u00fcrlichen Ressourcen: <\/strong>Vermeide Papier, CO\u2082 und Co. und verbessere deinen Nachhaltigkeitsbericht!<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/digital-dokument-signieren-vorteile.png\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1090\" height=\"845\" src=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/digital-dokument-signieren-vorteile-1090x845.png\" alt=\"Infografik Vorteile Dokument signieren digital\" class=\"wp-image-44164\" srcset=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/digital-dokument-signieren-vorteile-1090x845.png 1090w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/digital-dokument-signieren-vorteile-600x465.png 600w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/digital-dokument-signieren-vorteile-768x595.png 768w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/digital-dokument-signieren-vorteile-1536x1190.png 1536w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/digital-dokument-signieren-vorteile-1920x1488.png 1920w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/digital-dokument-signieren-vorteile.png 2000w\" sizes=\"auto, (max-width: 1090px) 100vw, 1090px\" \/><\/a><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-darauf-solltest-du-beim-digitalen-dokument-signieren-unbedingt-achten\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"darauf-solltest-du-beim-digitalen-dokument-signieren-unbedingt-achten\"><\/span>Darauf solltest du beim digitalen Dokument signieren unbedingt achten<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Digital ein Dokument signieren ist tats\u00e4chlich nicht schwierig. Allerdings gibt es auch bei diesem Thema einige rechtliche Grundlagen zu verstehen. Hierzu geh\u00f6ren der Integrit\u00e4tsschutz des Dokuments und die gesetzlichen Formvorschriften, die im Folgenden erl\u00e4utert werden.<\/p>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-group is-style-cta\"><div class=\"wp-block-group__inner-container is-layout-constrained wp-block-group-is-layout-constrained\">\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-d-velop-sign-e-signatur-unverbindlich-testen\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"%f0%9f%92%bb-dvelop-sign-e-signatur-unverbindlich-testen\"><\/span>&#x1f4bb; d.velop sign: E-Signatur unverbindlich testen<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<script src=\"https:\/\/fast.wistia.com\/embed\/medias\/9g1ytm1umn.jsonp\" async><\/script><script src=\"https:\/\/fast.wistia.com\/assets\/external\/E-v1.js\" async><\/script><div class=\"wistia_responsive_padding\" style=\"padding:56.25% 0 0 0;position:relative;\"><div class=\"wistia_responsive_wrapper\" style=\"height:100%;left:0;position:absolute;top:0;width:100%;\"><div class=\"wistia_embed wistia_async_9g1ytm1umn seo=true videoFoam=true\" style=\"height:100%;position:relative;width:100%\">&nbsp;<\/div><\/div><\/div>\n\n\n\n\t<div class=\"wp-block-buttons\">\n\t\t<div class=\"wp-block-button is-style-outline\">\n\t\t\t<a class=\"wp-block-button__link\" href=\"https:\/\/content.d-velop.de\/digitale-unterschrift-dokumente-online-unterschreiben?utm_campaign=Sonstiges+-+d.velop+BLOG+-+01%2F2018&#038;utm_source=intern-blog-ger&#038;utm_medium=blogpost-dokument-signieren&#038;utm_content=button\" target=\"_blank\">Software testen<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-dokument-signieren-ist-nicht-gleich-unterschrift-scannen\">Dokument signieren ist nicht gleich Unterschrift scannen<\/h3>\n\n\n\n<p>Das <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/unterschrift-einscannen\/\">Einscannen einer handschriftlichen Unterschrift<\/a> birgt erhebliche Sicherheitsrisiken. Denn eine gescannte Unterschrift kann m\u00fchelos dupliziert und auf anderen Dokumenten verwendet werden, ohne dass der Unterzeichner davon Kenntnis nimmt. \u00dcberdies besteht keine M\u00f6glichkeit, die Authentizit\u00e4t des Dokuments zu \u00fcberpr\u00fcfen oder sicherzustellen, dass die Unterschrift tats\u00e4chlich von der behaupteten Person stammt. Betrug und die Missachtung von pers\u00f6nlichen Daten k\u00f6nnen nicht ausgeschlossen werden.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-ein-dokument-signieren-bedeutet-gesetzliche-formvorschriften-einhalten\">Ein Dokument signieren bedeutet gesetzliche Formvorschriften einhalten<\/h3>\n\n\n\n<p>Besonders kritisch werden gescannte Unterschriften bei Dokumenten, die bestimmte gesetzliche Formerfordernisse erf\u00fcllen m\u00fcssen (vgl. <a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/bgb\/__125.html\">\u00a7\u00a7125 ff. BGB<\/a>), um rechtskr\u00e4ftig zu sein. An diesem Punkt steht das Schriftformerfordernis (<a href=\"https:\/\/www.gesetze-im-internet.de\/bgb\/__126.html\">\u00a7126 BGB<\/a>) bei vielen Anwendungsf\u00e4llen bzw. Vertragstypen besonders im Fokus. Die Schriftform kann zwar durch die elektronische Form ersetzt werden, jedoch nur durch den Einsatz einer <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/qualifizierte-elektronische-signatur\/\">qualifizierten elektronischen Signatur (kurz: QES)<\/a>, solange sich aus dem Gesetz nicht ein anderes ergibt (\u00a7\u00a7126, 126a BGB). Hingegen reicht ein eingescanntes Unterschriftenbild nicht aus, um die Schriftform zu erf\u00fcllen. Dies hat in einigen F\u00e4llen zur Folge, dass ein bereits abgeschlossener Vertrag wegen Formmangels als nichtig erkl\u00e4rt werden kann (\u00a7125 BGB).<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/dokument-signieren-warum-software.png\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"856\" height=\"1090\" src=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/dokument-signieren-warum-software-856x1090.png\" alt=\"Infografik Dokument signieren warum Software\" class=\"wp-image-44165\" srcset=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/dokument-signieren-warum-software-856x1090.png 856w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/dokument-signieren-warum-software-471x600.png 471w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/dokument-signieren-warum-software-768x978.png 768w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/dokument-signieren-warum-software-1206x1536.png 1206w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/dokument-signieren-warum-software-1608x2048.png 1608w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/dokument-signieren-warum-software-1920x2446.png 1920w\" sizes=\"auto, (max-width: 856px) 100vw, 856px\" \/><\/a><\/figure>\n\n\n\n<p>Zusammengefasst: Durch die Erzeugung von Signaturzertifikaten vereint die E-Signatur die Wahrung des Integrit\u00e4tsschutzes und die Einhaltung von gesetzlichen Formvorschriften. Unternehmen sollten bei digitalen Vertragsprozessen auf eine rechtssichere E-Signatur-Software setzen.<\/p>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-group is-style-cta-whitepaper\"><div class=\"wp-block-group__inner-container is-layout-constrained wp-block-group-is-layout-constrained\">\n<p><strong>Einsteiger-Guide zur E-Signatur: <\/strong>Rechtliche Grundlagen, Best Practices und Tipps f\u00fcr die Einf\u00fchrung<\/p>\n\n\n\n<div style=\"height:16px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large is-resized\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1090\" height=\"628\" src=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/01\/screenshot-einsteigerguide-digitale-unterschrift-1090x628.png\" alt=\"Screenshots d.velop sign Einsteigerguide\" class=\"wp-image-52690\" style=\"aspect-ratio:1.989051094890511;width:475px;height:auto\" srcset=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/01\/screenshot-einsteigerguide-digitale-unterschrift-1090x628.png 1090w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/01\/screenshot-einsteigerguide-digitale-unterschrift-600x346.png 600w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/01\/screenshot-einsteigerguide-digitale-unterschrift-768x443.png 768w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/01\/screenshot-einsteigerguide-digitale-unterschrift-1536x885.png 1536w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/01\/screenshot-einsteigerguide-digitale-unterschrift-1920x1107.png 1920w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/01\/screenshot-einsteigerguide-digitale-unterschrift.png 2016w\" sizes=\"auto, (max-width: 1090px) 100vw, 1090px\" \/><\/figure>\n\n\n\n\t<div class=\"wp-block-buttons\">\n\t\t<div class=\"wp-block-button is-style-outline\">\n\t\t\t<a class=\"wp-block-button__link\" href=\"https:\/\/whitepaper.d-velop.de\/digitale-unterschrift\/?utm_campaign=Sonstiges+-+d.velop+BLOG+-+01%2F2018&#038;utm_source=intern-blog-ger&#038;utm_medium=blogpost-dokument-signieren&#038;utm_content=button\" target=\"_blank\">Direkt ohne Anmeldung lesen<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-dokument-signieren-so-gelingt-die-einfuhrung-der-e-signatur\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"dokument-signieren-so-gelingt-die-einfuehrung-der-e-signatur\"><\/span>Dokument signieren: So gelingt die Einf\u00fchrung der E-Signatur<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Neben den zahlreichen Prozess- und Kostenvorteilen stehen folglich auch rechtliche Rahmenbedingungen f\u00fcr den Einsatz der elektronischen Signatur. Digital ein Dokument signieren sollte daher eine hohe Priorit\u00e4t im Unternehmen einnehmen. Aber wie gehe ich jetzt am besten bei der Einf\u00fchrung einer Signatursoftware vor? Im Grunde ist der Weg schon ziemlich klar vorgegeben. Aus den zahlreichen Gespr\u00e4chen mit den Prozessmanager:innen unserer Kunden haben sich die folgenden 6 Schritte herauskristallisiert:<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li><strong>Dokumentenliste erstellen: <\/strong>Welche Dokumente und Vertr\u00e4ge werden in meiner Abteilung mit Stift und Papier unterschrieben?<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Dokumenttypen priorisieren: <\/strong>Welche Dokumente und Vertr\u00e4ge werden besonders h\u00e4ufig unterschrieben? Wo liegt kurzfristig das gr\u00f6\u00dfte Einsparpotenzial?<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Signaturlevel pro Dokumenttyp festlegen: <\/strong>Gibt es gesetzlich vorgeschriebene oder vertraglich vereinbarte Formerfordernisse zu beachten?<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Erste Signaturprozesse digitalisieren: <\/strong>Stelle mit unseren Signaturexperten:innen deine ersten Prozesse auf die digitale Signatur um und sammle erste Erfahrungen!<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Digitale Signaturprozesse ausbauen:<\/strong> Wiederhole die Schritte 2 bis 4 und sch\u00f6pfe konsequent deine Digitalisierungspotenziale aus!<\/li>\n\n\n\n<li><strong>Weitere Abteilungen motivieren:<\/strong> Nicht nur dein Team leistet Unterschriften! Zeige deine Erfolge deinen Kollegen:innen und helfe ihnen mit unserer Unterst\u00fctzung, die gesamten Einsparpotenziale des Unternehmens auszusch\u00f6pfen.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/dokument-signieren-sechs-schritte-zur-einfuehrung.png\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"856\" height=\"1090\" src=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/dokument-signieren-sechs-schritte-zur-einfuehrung-856x1090.png\" alt=\"Infografik In 6 Schritten ein Dokument signieren\" class=\"wp-image-44169\" srcset=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/dokument-signieren-sechs-schritte-zur-einfuehrung-856x1090.png 856w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/dokument-signieren-sechs-schritte-zur-einfuehrung-471x600.png 471w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/dokument-signieren-sechs-schritte-zur-einfuehrung-768x978.png 768w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/dokument-signieren-sechs-schritte-zur-einfuehrung-1206x1536.png 1206w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/dokument-signieren-sechs-schritte-zur-einfuehrung-1608x2048.png 1608w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/10\/dokument-signieren-sechs-schritte-zur-einfuehrung-1920x2446.png 1920w\" sizes=\"auto, (max-width: 856px) 100vw, 856px\" \/><\/a><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-digital-ein-dokument-signieren-jetzt-testen-und-durchstarten\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"digital-ein-dokument-signieren-jetzt-testen-und-durchstarten\"><\/span>Digital ein Dokument signieren: Jetzt testen und durchstarten!<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p>Wir haben dir in diesem Blogartikel erl\u00e4utert, warum du beim Thema \u201eDokument signieren\u201c unbedingt auf den digitalen Weg setzen solltest. Die notwendige Rechtsverbindlichkeit f\u00fcr Unternehmen ist durch die europ\u00e4ische <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/eidas-verordnung-definition-und-vorteile\/\">eIDAS-Verordnung <\/a>(ehemals: <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/signaturgesetz\/\">Signaturgesetz<\/a>) und das <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/vertrauensdienstegesetz\/\">Vertrauensdienstegesetz<\/a> geregelt. Ebenso ist die E-Signatur ein einfaches Digitalisierungsprojekt, welches sich recht kurzfristig umsetzen l\u00e4sst. Warum also noch mit der Umsetzung warten? Jeden Tag, an dem du weiterhin analog unterschreibst, verschwendest du unn\u00f6tig Ressourcen. Nutze deine Chance und teste die digitale Unterschrift vollkommen unverbindlich und kostenlos!<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Papierberge, unleserliche Unterschriften und langwierige Prozesse geh\u00f6ren der Vergangenheit an. 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This site is optimized with the Yoast SEO Premium plugin v25.6 (Yoast SEO v25.6) - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Dokument signieren: So beendest du das Papierchaos! | d.velop blog<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Erfahre im Blogartikel, warum du beim Thema Dokument signieren unbedingt auf den digitalen Weg setzen solltest und wie du ihn umsetzt.\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/dokument-signieren\/\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"de_DE\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"Dokument signieren: So beendest du das Papierchaos!\" \/>\n<meta property=\"og:description\" content=\"Erfahre im Blogartikel, warum du beim Thema Dokument signieren unbedingt auf den digitalen Weg setzen solltest und wie du ihn 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