{"id":44222,"date":"2023-10-20T16:52:11","date_gmt":"2023-10-20T14:52:11","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=44222"},"modified":"2026-03-23T13:45:37","modified_gmt":"2026-03-23T12:45:37","slug":"sap-rechnungsfreigabe","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/sap-rechnungsfreigabe\/","title":{"rendered":"SAP Rechnungsfreigabe in 5 Minuten erkl\u00e4rt"},"content":{"rendered":"\n

Rechnungen m\u00fcssen gepr\u00fcft, genehmigt und freigegeben werden. Ein Prozess, den wohl jedes Unternehmen kennt. Bis hierhin nichts Neues. Doch warum ist es von entscheidender Bedeutung, die Rechnungsfreigabe zu digitalisieren \u2013 insbesondere, wenn man SAP im Einsatz hat? Der heutige Blogartikel kl\u00e4rt auf: Erfahre, wie eine digitale SAP Rechnungsfreigabe nicht nur die Effizienz in deinem Unternehmen steigert und Kosten spart, sondern auch zu einer h\u00f6heren Compliance und einer nachhaltigeren Arbeitsweise beitr\u00e4gt. Viel Spa\u00df!<\/p>\n\n\n\n

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<\/span>Definition Rechnungsfreigabe in SAP<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Die SAP Rechnungsfreigabe<\/strong> bezieht sich auf den Prozess, in dem Rechnungen innerhalb eines Unternehmens \u00fcberpr\u00fcft, genehmigt und zur Zahlung freigegeben werden, wobei die SAP-Software als Werkzeug f\u00fcr diesen Prozess verwendet wird.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

<\/span>SAP Rechnungsfreigabe: Ein Teilschritt eines gro\u00dfen Prozesses<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Die Freigabe von Rechnungen in SAP l\u00e4sst sich in eine Prozesskette in der Abteilung Finanzen & Controlling einordnen. Teile dieses Prozesses sind Rechnungseingang, Pr\u00fcfung und Validierung, Freigabeworkflow, Freigabe und Zahlung.<\/p>\n\n\n\n

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  1. Rechnungseingang: <\/strong>Die Lieferanten senden Rechnungen \u00fcber verschiedene Kan\u00e4le an das Unternehmen f\u00fcr erbrachte Dienstleistungen oder gelieferte Waren.<\/li>\n\n\n\n
  2. Pr\u00fcfung und Validierung:<\/strong> Die Rechnungen werden in das SAP-System eingegeben, wo sie auf Richtigkeit und Vollst\u00e4ndigkeit \u00fcberpr\u00fcft werden. Dies kann automatisiert oder manuell durch Mitarbeiter erfolgen.<\/li>\n\n\n\n
  3. Freigabeworkflow:<\/strong> Nach der Pr\u00fcfung m\u00fcssen die Rechnungen von den entsprechenden Verantwortlichen freigegeben werden, bevor sie zur Zahlung weitergeleitet werden k\u00f6nnen. Hier k\u00f6nnen vordefinierte Regeln und Hierarchien festgelegt werden, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen die Genehmigung erteilen.<\/li>\n\n\n\n
  4. Freigabe: <\/strong>Die genehmigten Rechnungen werden im SAP-System markiert und zur Zahlung freigegeben.<\/li>\n\n\n\n
  5. Zahlung: <\/strong>Nach der Freigabe werden die Rechnungen bezahlt.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

    Insbesondere die Schritte 3. Und 4. nehmen wir etwas genauer unter die Lupe.<\/p>\n\n\n\n

    <\/span>Erstellung von Workflow-Regeln f\u00fcr eine automatisierte Rechnungsfreigabe in SAP<\/span><\/h2>\n\n\n\n

    Starten wir mit Erstellung von definierten Workflow-Regeln und Hierarchien. Zur Veranschaulichung gehen wir Schritt f\u00fcr Schritt einmal einen m\u00f6glichen Ablauf durch:<\/p>\n\n\n\n

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    1. Genehmigungsanforderung zuweisen:<\/strong> Zun\u00e4chst m\u00fcssen die spezifischen Regeln f\u00fcr die Rechnungsfreigabe festgelegt werden. Es wird festgelegt, wer die Genehmigungsanforderung erhalten soll \u2013 basierend auf verschiedenen Kriterien wie Rechnungsbetrag, Kostenstelle, Lieferant oder andere benutzerdefinierte Faktoren.<\/li>\n\n\n\n
    2. Konfiguration im SAP-System:<\/strong> Die festgelegten Regeln m\u00fcssen im dann SAP-System konfiguriert werden. Dies kann in den Einstellungen f\u00fcr die Rechnungsfreigabe oder f\u00fcr das Workflow-Management erfolgen. <\/li>\n\n\n\n
    3. Benutzerrollen im Genehmigungsprozess festlegen:<\/strong> Entsprechend den Workflow-Regeln m\u00fcssen Benutzerrollen festgelegt werden. Das bedeutet, dass bestimmte Benutzer oder Gruppen bestimmte Aufgaben im Genehmigungsprozess \u00fcbernehmen.<\/li>\n\n\n\n
    4. Ausl\u00f6sekriterien & Schritte des Workflows definieren:<\/strong> Der Workflow wird ausgel\u00f6st, wenn eine neue Rechnung in das SAP-System eingegeben wird. Dies kann automatisch geschehen, wenn Rechnungsdaten importiert oder von anderen Systemen \u00fcbertragen werden. Der Workflow besteht aus mehreren Schritten, die festlegen, was bei jeder Stufe des Genehmigungsprozesses zu tun ist. Dies k\u00f6nnte die automatische \u00dcberpr\u00fcfung von Rechnungsdaten auf Richtigkeit und Vollst\u00e4ndigkeit sein, gefolgt von der Weiterleitung an die entsprechenden Genehmigungsstellen.<\/li>\n\n\n\n
    5. Aufsetzen automatischer Nachrichten:<\/strong> Bei Bedarf k\u00f6nnen Benachrichtigungen an Benutzer gesendet werden, um sie \u00fcber ausstehende Aufgaben zu informieren. Es k\u00f6nnen auch Eskalationsregeln definiert werden, um sicherzustellen, dass Aufgaben rechtzeitig erledigt werden.<\/li>\n\n\n\n
    6. Anlage von Berichten: <\/strong>Der Workflow-Status und der Genehmigungsverlauf werden im SAP-System erfasst. Dies erm\u00f6glicht es, den Fortschritt zu verfolgen und Berichte \u00fcber den Rechnungsfreigabeprozess zu generieren. <\/li>\n\n\n\n
    7. Zahlungsfreigabe & Integration in die Buchhaltung: <\/strong>Nach der erfolgreichen Genehmigung werden die genehmigten Rechnungen zur Zahlung freigegeben und in die Buchhaltung integriert.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
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      Hinweis:<\/strong> Es ist wichtig zu beachten, dass die genaue Konfiguration und Integration von Workflow-Regeln in SAP von den spezifischen Anforderungen und den individuellen Einstellungen des Unternehmens <\/strong>abh\u00e4ngt. Daher kann es notwendig sein, die Unterst\u00fctzung von SAP-Experten oder Beratern in Anspruch zu nehmen.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

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      <\/span>💻 Automatisierte Rechnungsverarbeitung neu gedacht: Effizient arbeiten in der SAP S\/4HANA Public Cloud<\/span><\/h2>\n\n\n\n