<\/span>Definition Rechnungseingang<\/span><\/h2>\n\n\n\nUnter dem Begriff Rechnungseingang<\/strong> wird die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Rechnungen vom Lieferanten empfangen, verstanden. Direkt damit verbunden sind verschiedene weitere Prozesse wie das Auslesen der Rechnungsdaten sowie die Pr\u00fcfung und Freigabe der Rechnungen.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n<\/span>Der digitale und manuelle Rechnungseingang im Vergleich<\/span><\/h2>\n\n\n\nDie Digitalisierung und Automatisierung der Prozesse im Rechnungseingang er\u00f6ffnen Unternehmen und Organisationen betr\u00e4chtliche Chancen. Nur wie sieht das konkret aus? Wir zeigen es dir. Und zwar in dem wir den manuellen und automatisierten Rechnungseingang Schritt f\u00fcr Schritt gegen\u00fcberstellen. Danach kannst du selbst entscheiden, welcher Prozess mehr Vorteile birgt. Los geht\u2019s mit der Betrachtung des manuellen Rechnungseingangsprozesses.<\/p>\n\n\n\n
<\/span>Ablauf des manuellen Rechnungseingangsprozesses<\/span><\/h2>\n\n\n\nEine Rechnung dient dazu festzuhalten, welche Produkte oder Dienstleistungen ein Unternehmen wann von wem gekauft hat und die damit einhergehenden Zahlungsbedingungen, anfallenden Steuern u. \u00c4. f\u00fcr beide Seite transparent zu protokollieren. Nach dem Eingang einer Rechnung m\u00fcssen all diese Informationen gepr\u00fcft werden und diese Pr\u00fcfung dauert oftmals. Denn neben der Buchhaltung sind in vielen F\u00e4llen die jeweiligen Fachabteilungen ebenfalls involviert oder abh\u00e4ngig vom Rechnungsbetrag und der Unternehmensgr\u00f6\u00dfe auch die Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung.<\/p>\n\n\n\n
Der manuelle Rechnungseingangsprozess sowie die nachfolgenden Schritte im Rahmen der Rechnungspr\u00fcfung sind trotz Unterschiede in der Unternehmensgr\u00f6\u00dfe oder Branche dabei oft vergleichbar:<\/p>\n\n\n\n
\n- Rechnungen gehen in Papierform im Unternehmen ein, elektronisch erhaltene Rechnungen (z.B. per E-Mail) werden ausgedruckt.<\/li>\n\n\n\n
- Auf dem Papierbeleg werden Informationen zur Freigabe der Rechnung vermerkt, z.B. mit Hilfe eines Stempels.<\/li>\n\n\n\n
- Weitere Informationen wie die zugeh\u00f6rige Bestellung oder der Wareneingangsbeleg werden der Rechnung zugeordnet.<\/li>\n\n\n\n
- Die Rechnungen werden h\u00e4ufig in einer Mappe zu den jeweiligen Abteilungen gebracht, die am Freigabeprozess der Rechnungen beteiligt sind. Diese k\u00f6nnen unter Umst\u00e4nden auch an verschiedenen Standorten des Unternehmens sein. Die Verantwortlichkeiten m\u00fcssen allen Personen bekannt sein oder jedes Mal nachgeschaut werden.<\/li>\n\n\n\n
- Nach der Freigabe werden die Rechnungen zur\u00fcck zur Buchhaltung transportiert. Hier werden nochmals alle Daten \u00fcberpr\u00fcft \u2013 werden Fehler festgestellt, gehen die Rechnungen zur\u00fcck in die Fachabteilungen.<\/li>\n\n\n\n
- Alle buchungsrelevanten Daten m\u00fcssen h\u00e4ndisch von den Papierdokumenten in das FiBu-System \u00fcbertragen werden. Der Rechnungseingang wird verbucht und die Zahlung veranlasst.<\/li>\n\n\n\n
- Die Rechnung sowie zugeh\u00f6rige Dokumente werden h\u00e4ndisch abgelegt.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Herausforderungen im manuellen Rechnungseingangsprozess<\/h3>\n\n\n\n
Dieser manuelle Prozess bringt einige Herausforderungen mit sich:<\/p>\n\n\n\n
Sind Mitarbeiter:innen beispielsweise auf Gesch\u00e4ftsreise, kann sich die Freigabe einer Rechnung mehrere Tage oder vielleicht sogar Wochen hinziehen. Dadurch werden Skontofristen verpasst oder im schlimmsten Fall sogar Mahn- und Verzugsgeb\u00fchren f\u00e4llig. <\/p>\n\n\n\n
Dar\u00fcber hinaus ist es schwierig, Transparenz im manuellen Rechnungseingangsprozess zu halten und stets nachzuvollziehen, wo sich eine Rechnung gerade befindet. Rechnungen k\u00f6nnen mittlerweile \u00fcber die verschiedensten Kan\u00e4le eingehen, sei es per Post, per E-Mail oder \u00fcber unterschiedliche Portale, aus denen sie heruntergeladen werden m\u00fcssen. <\/p>\n\n\n\n
All dies f\u00fchrt dazu, dass vor allem bei hohen Rechnungsvolumen viele personelle Ressourcen gebunden werden, die sich mit der Verwaltung besch\u00e4ftigen m\u00fcssen, anstatt wertsch\u00f6pfenden T\u00e4tigkeiten nachgehen zu k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n
<\/span>Der automatisierte Rechnungseingang & seine Vorteile im \u00dcberblick<\/span><\/h2>\n\n\n\nDie Herausforderungen des manuellen Rechnungseingangsprozesses im Kopf folgt nun ein \u00dcberblick, wie der Rechnungseingang z.B. mit d.velop invoices<\/a> automatisiert und optimiert werden kann. <\/p>\n\n\n\nJe nach Anwendungsfall und individuellen Rahmenbedingungen kann der Prozess unterschiedlich gestaltet werden. Es folgt ein beispielhafter Standardablauf, in dem sich viele der Prozessschritte teilweise vollst\u00e4ndig automatisieren lassen:<\/p>\n\n\n\n![\"Infografik](\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/automatisierter-rechnungseingangsprozess-1090x631.png\")
<\/a><\/figure>\n\n\n\n\n- Die Rechnungen gehen entweder im E-Mail-Postfach des Unternehmens ein und gelangen von dort aus automatisiert in den Folgeprozess oder kommen \u00fcber unterschiedlichste Import-Schnittstellen an. Dieser Schritt kann komplett automatisch im Hintergrund ablaufen.<\/li>\n\n\n\n
- Alle relevanten Rechnungsdaten werden dank Unterst\u00fctzung durch die KI<\/a> ausgelesen \u2013 auch dies geschieht, ohne dass eine Interaktion mit der Software notwendig w\u00e4re. Die Daten werden automatisch mit Hilfe der vorhandenen Stammdaten<\/a> validiert.<\/li>\n\n\n\n
- Je nach individuellem Anwendungsfall und Kundenwunsch k\u00f6nnen die Daten mit Hilfe einer Indexierungsmaske kontrolliert und ggf. bearbeitet werden. Dieser Schritt ist optional.<\/li>\n\n\n\n
- In vielen F\u00e4llen erfolgt die erste Interaktion der Fachanwender:innen mit der Rechnung so erst im Pr\u00fcf- und Freigabeworkflow. Die korrekten Bearbeiter:innen findet die Software dabei dank festgelegter Freigabeprozesse selbst. Der Workflow enth\u00e4lt im Standard die Schritte Verteilung, sachliche Pr\u00fcfung, Freigabe und Abschlusskontierung (Buchhaltung).<\/li>\n\n\n\n
- Je nach Konfiguration wird nach Ende des Workflows automatisch ein fertiger Buchungssatz oder ein Buchungsvorschlag zur Weiterverarbeitung im ERP- oder FiBu-System generiert und \u00fcbertragen.<\/li>\n\n\n\n
- Die Rechnung sowie dazugeh\u00f6rige Dokumente, Notizen o. \u00c4. werden automatisch revisionssicher digital abgelegt.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
<\/span>Automatisierter Rechnungseingang im Video<\/span><\/h2>\n\n\n\nIn folgendem Video erh\u00e4ltst du einen \u00dcberblick, wie der automatisierte Rechnungseingang mit d.velop invoices aus Anwender:innen Perspektive aussehen k\u00f6nnte:<\/p>\n\n\n\n
<\/span>Der digitale und manuelle Rechnungseingang im Vergleich<\/span><\/h2>\n\n\n\nDie Digitalisierung und Automatisierung der Prozesse im Rechnungseingang er\u00f6ffnen Unternehmen und Organisationen betr\u00e4chtliche Chancen. Nur wie sieht das konkret aus? Wir zeigen es dir. Und zwar in dem wir den manuellen und automatisierten Rechnungseingang Schritt f\u00fcr Schritt gegen\u00fcberstellen. Danach kannst du selbst entscheiden, welcher Prozess mehr Vorteile birgt. Los geht\u2019s mit der Betrachtung des manuellen Rechnungseingangsprozesses.<\/p>\n\n\n\n
<\/span>Ablauf des manuellen Rechnungseingangsprozesses<\/span><\/h2>\n\n\n\nEine Rechnung dient dazu festzuhalten, welche Produkte oder Dienstleistungen ein Unternehmen wann von wem gekauft hat und die damit einhergehenden Zahlungsbedingungen, anfallenden Steuern u. \u00c4. f\u00fcr beide Seite transparent zu protokollieren. Nach dem Eingang einer Rechnung m\u00fcssen all diese Informationen gepr\u00fcft werden und diese Pr\u00fcfung dauert oftmals. Denn neben der Buchhaltung sind in vielen F\u00e4llen die jeweiligen Fachabteilungen ebenfalls involviert oder abh\u00e4ngig vom Rechnungsbetrag und der Unternehmensgr\u00f6\u00dfe auch die Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung.<\/p>\n\n\n\n
Der manuelle Rechnungseingangsprozess sowie die nachfolgenden Schritte im Rahmen der Rechnungspr\u00fcfung sind trotz Unterschiede in der Unternehmensgr\u00f6\u00dfe oder Branche dabei oft vergleichbar:<\/p>\n\n\n\n
\n- Rechnungen gehen in Papierform im Unternehmen ein, elektronisch erhaltene Rechnungen (z.B. per E-Mail) werden ausgedruckt.<\/li>\n\n\n\n
- Auf dem Papierbeleg werden Informationen zur Freigabe der Rechnung vermerkt, z.B. mit Hilfe eines Stempels.<\/li>\n\n\n\n
- Weitere Informationen wie die zugeh\u00f6rige Bestellung oder der Wareneingangsbeleg werden der Rechnung zugeordnet.<\/li>\n\n\n\n
- Die Rechnungen werden h\u00e4ufig in einer Mappe zu den jeweiligen Abteilungen gebracht, die am Freigabeprozess der Rechnungen beteiligt sind. Diese k\u00f6nnen unter Umst\u00e4nden auch an verschiedenen Standorten des Unternehmens sein. Die Verantwortlichkeiten m\u00fcssen allen Personen bekannt sein oder jedes Mal nachgeschaut werden.<\/li>\n\n\n\n
- Nach der Freigabe werden die Rechnungen zur\u00fcck zur Buchhaltung transportiert. Hier werden nochmals alle Daten \u00fcberpr\u00fcft \u2013 werden Fehler festgestellt, gehen die Rechnungen zur\u00fcck in die Fachabteilungen.<\/li>\n\n\n\n
- Alle buchungsrelevanten Daten m\u00fcssen h\u00e4ndisch von den Papierdokumenten in das FiBu-System \u00fcbertragen werden. Der Rechnungseingang wird verbucht und die Zahlung veranlasst.<\/li>\n\n\n\n
- Die Rechnung sowie zugeh\u00f6rige Dokumente werden h\u00e4ndisch abgelegt.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Herausforderungen im manuellen Rechnungseingangsprozess<\/h3>\n\n\n\n
Dieser manuelle Prozess bringt einige Herausforderungen mit sich:<\/p>\n\n\n\n
Sind Mitarbeiter:innen beispielsweise auf Gesch\u00e4ftsreise, kann sich die Freigabe einer Rechnung mehrere Tage oder vielleicht sogar Wochen hinziehen. Dadurch werden Skontofristen verpasst oder im schlimmsten Fall sogar Mahn- und Verzugsgeb\u00fchren f\u00e4llig. <\/p>\n\n\n\n
Dar\u00fcber hinaus ist es schwierig, Transparenz im manuellen Rechnungseingangsprozess zu halten und stets nachzuvollziehen, wo sich eine Rechnung gerade befindet. Rechnungen k\u00f6nnen mittlerweile \u00fcber die verschiedensten Kan\u00e4le eingehen, sei es per Post, per E-Mail oder \u00fcber unterschiedliche Portale, aus denen sie heruntergeladen werden m\u00fcssen. <\/p>\n\n\n\n
All dies f\u00fchrt dazu, dass vor allem bei hohen Rechnungsvolumen viele personelle Ressourcen gebunden werden, die sich mit der Verwaltung besch\u00e4ftigen m\u00fcssen, anstatt wertsch\u00f6pfenden T\u00e4tigkeiten nachgehen zu k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n
<\/span>Der automatisierte Rechnungseingang & seine Vorteile im \u00dcberblick<\/span><\/h2>\n\n\n\nDie Herausforderungen des manuellen Rechnungseingangsprozesses im Kopf folgt nun ein \u00dcberblick, wie der Rechnungseingang z.B. mit d.velop invoices<\/a> automatisiert und optimiert werden kann. <\/p>\n\n\n\nJe nach Anwendungsfall und individuellen Rahmenbedingungen kann der Prozess unterschiedlich gestaltet werden. Es folgt ein beispielhafter Standardablauf, in dem sich viele der Prozessschritte teilweise vollst\u00e4ndig automatisieren lassen:<\/p>\n\n\n\n<\/a><\/figure>\n\n\n\n\n- Die Rechnungen gehen entweder im E-Mail-Postfach des Unternehmens ein und gelangen von dort aus automatisiert in den Folgeprozess oder kommen \u00fcber unterschiedlichste Import-Schnittstellen an. Dieser Schritt kann komplett automatisch im Hintergrund ablaufen.<\/li>\n\n\n\n
- Alle relevanten Rechnungsdaten werden dank Unterst\u00fctzung durch die KI<\/a> ausgelesen \u2013 auch dies geschieht, ohne dass eine Interaktion mit der Software notwendig w\u00e4re. Die Daten werden automatisch mit Hilfe der vorhandenen Stammdaten<\/a> validiert.<\/li>\n\n\n\n
- Je nach individuellem Anwendungsfall und Kundenwunsch k\u00f6nnen die Daten mit Hilfe einer Indexierungsmaske kontrolliert und ggf. bearbeitet werden. Dieser Schritt ist optional.<\/li>\n\n\n\n
- In vielen F\u00e4llen erfolgt die erste Interaktion der Fachanwender:innen mit der Rechnung so erst im Pr\u00fcf- und Freigabeworkflow. Die korrekten Bearbeiter:innen findet die Software dabei dank festgelegter Freigabeprozesse selbst. Der Workflow enth\u00e4lt im Standard die Schritte Verteilung, sachliche Pr\u00fcfung, Freigabe und Abschlusskontierung (Buchhaltung).<\/li>\n\n\n\n
- Je nach Konfiguration wird nach Ende des Workflows automatisch ein fertiger Buchungssatz oder ein Buchungsvorschlag zur Weiterverarbeitung im ERP- oder FiBu-System generiert und \u00fcbertragen.<\/li>\n\n\n\n
- Die Rechnung sowie dazugeh\u00f6rige Dokumente, Notizen o. \u00c4. werden automatisch revisionssicher digital abgelegt.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
<\/span>Automatisierter Rechnungseingang im Video<\/span><\/h2>\n\n\n\nIn folgendem Video erh\u00e4ltst du einen \u00dcberblick, wie der automatisierte Rechnungseingang mit d.velop invoices aus Anwender:innen Perspektive aussehen k\u00f6nnte:<\/p>\n\n\n\n
Eine Rechnung dient dazu festzuhalten, welche Produkte oder Dienstleistungen ein Unternehmen wann von wem gekauft hat und die damit einhergehenden Zahlungsbedingungen, anfallenden Steuern u. \u00c4. f\u00fcr beide Seite transparent zu protokollieren. Nach dem Eingang einer Rechnung m\u00fcssen all diese Informationen gepr\u00fcft werden und diese Pr\u00fcfung dauert oftmals. Denn neben der Buchhaltung sind in vielen F\u00e4llen die jeweiligen Fachabteilungen ebenfalls involviert oder abh\u00e4ngig vom Rechnungsbetrag und der Unternehmensgr\u00f6\u00dfe auch die Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung.<\/p>\n\n\n\n
Der manuelle Rechnungseingangsprozess sowie die nachfolgenden Schritte im Rahmen der Rechnungspr\u00fcfung sind trotz Unterschiede in der Unternehmensgr\u00f6\u00dfe oder Branche dabei oft vergleichbar:<\/p>\n\n\n\n
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- Rechnungen gehen in Papierform im Unternehmen ein, elektronisch erhaltene Rechnungen (z.B. per E-Mail) werden ausgedruckt.<\/li>\n\n\n\n
- Auf dem Papierbeleg werden Informationen zur Freigabe der Rechnung vermerkt, z.B. mit Hilfe eines Stempels.<\/li>\n\n\n\n
- Weitere Informationen wie die zugeh\u00f6rige Bestellung oder der Wareneingangsbeleg werden der Rechnung zugeordnet.<\/li>\n\n\n\n
- Die Rechnungen werden h\u00e4ufig in einer Mappe zu den jeweiligen Abteilungen gebracht, die am Freigabeprozess der Rechnungen beteiligt sind. Diese k\u00f6nnen unter Umst\u00e4nden auch an verschiedenen Standorten des Unternehmens sein. Die Verantwortlichkeiten m\u00fcssen allen Personen bekannt sein oder jedes Mal nachgeschaut werden.<\/li>\n\n\n\n
- Nach der Freigabe werden die Rechnungen zur\u00fcck zur Buchhaltung transportiert. Hier werden nochmals alle Daten \u00fcberpr\u00fcft \u2013 werden Fehler festgestellt, gehen die Rechnungen zur\u00fcck in die Fachabteilungen.<\/li>\n\n\n\n
- Alle buchungsrelevanten Daten m\u00fcssen h\u00e4ndisch von den Papierdokumenten in das FiBu-System \u00fcbertragen werden. Der Rechnungseingang wird verbucht und die Zahlung veranlasst.<\/li>\n\n\n\n
- Die Rechnung sowie zugeh\u00f6rige Dokumente werden h\u00e4ndisch abgelegt.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Herausforderungen im manuellen Rechnungseingangsprozess<\/h3>\n\n\n\n
Dieser manuelle Prozess bringt einige Herausforderungen mit sich:<\/p>\n\n\n\n
Sind Mitarbeiter:innen beispielsweise auf Gesch\u00e4ftsreise, kann sich die Freigabe einer Rechnung mehrere Tage oder vielleicht sogar Wochen hinziehen. Dadurch werden Skontofristen verpasst oder im schlimmsten Fall sogar Mahn- und Verzugsgeb\u00fchren f\u00e4llig. <\/p>\n\n\n\n
Dar\u00fcber hinaus ist es schwierig, Transparenz im manuellen Rechnungseingangsprozess zu halten und stets nachzuvollziehen, wo sich eine Rechnung gerade befindet. Rechnungen k\u00f6nnen mittlerweile \u00fcber die verschiedensten Kan\u00e4le eingehen, sei es per Post, per E-Mail oder \u00fcber unterschiedliche Portale, aus denen sie heruntergeladen werden m\u00fcssen. <\/p>\n\n\n\n
All dies f\u00fchrt dazu, dass vor allem bei hohen Rechnungsvolumen viele personelle Ressourcen gebunden werden, die sich mit der Verwaltung besch\u00e4ftigen m\u00fcssen, anstatt wertsch\u00f6pfenden T\u00e4tigkeiten nachgehen zu k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n
<\/span>Der automatisierte Rechnungseingang & seine Vorteile im \u00dcberblick<\/span><\/h2>\n\n\n\n
Die Herausforderungen des manuellen Rechnungseingangsprozesses im Kopf folgt nun ein \u00dcberblick, wie der Rechnungseingang z.B. mit d.velop invoices<\/a> automatisiert und optimiert werden kann. <\/p>\n\n\n\n
Je nach Anwendungsfall und individuellen Rahmenbedingungen kann der Prozess unterschiedlich gestaltet werden. Es folgt ein beispielhafter Standardablauf, in dem sich viele der Prozessschritte teilweise vollst\u00e4ndig automatisieren lassen:<\/p>\n\n\n\n
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- Die Rechnungen gehen entweder im E-Mail-Postfach des Unternehmens ein und gelangen von dort aus automatisiert in den Folgeprozess oder kommen \u00fcber unterschiedlichste Import-Schnittstellen an. Dieser Schritt kann komplett automatisch im Hintergrund ablaufen.<\/li>\n\n\n\n
- Alle relevanten Rechnungsdaten werden dank Unterst\u00fctzung durch die KI<\/a> ausgelesen \u2013 auch dies geschieht, ohne dass eine Interaktion mit der Software notwendig w\u00e4re. Die Daten werden automatisch mit Hilfe der vorhandenen Stammdaten<\/a> validiert.<\/li>\n\n\n\n
- Je nach individuellem Anwendungsfall und Kundenwunsch k\u00f6nnen die Daten mit Hilfe einer Indexierungsmaske kontrolliert und ggf. bearbeitet werden. Dieser Schritt ist optional.<\/li>\n\n\n\n
- In vielen F\u00e4llen erfolgt die erste Interaktion der Fachanwender:innen mit der Rechnung so erst im Pr\u00fcf- und Freigabeworkflow. Die korrekten Bearbeiter:innen findet die Software dabei dank festgelegter Freigabeprozesse selbst. Der Workflow enth\u00e4lt im Standard die Schritte Verteilung, sachliche Pr\u00fcfung, Freigabe und Abschlusskontierung (Buchhaltung).<\/li>\n\n\n\n
- Je nach Konfiguration wird nach Ende des Workflows automatisch ein fertiger Buchungssatz oder ein Buchungsvorschlag zur Weiterverarbeitung im ERP- oder FiBu-System generiert und \u00fcbertragen.<\/li>\n\n\n\n
- Die Rechnung sowie dazugeh\u00f6rige Dokumente, Notizen o. \u00c4. werden automatisch revisionssicher digital abgelegt.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
<\/span>Automatisierter Rechnungseingang im Video<\/span><\/h2>\n\n\n\n
In folgendem Video erh\u00e4ltst du einen \u00dcberblick, wie der automatisierte Rechnungseingang mit d.velop invoices aus Anwender:innen Perspektive aussehen k\u00f6nnte:<\/p>\n\n\n\n