{"id":45289,"date":"2023-12-08T10:07:00","date_gmt":"2023-12-08T09:07:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=45289"},"modified":"2025-01-21T09:39:08","modified_gmt":"2025-01-21T08:39:08","slug":"vertrag-unterzeichnen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/vertrag-unterzeichnen\/","title":{"rendered":"Vertrag unterzeichnen: Revolution durch elektronische Signaturen"},"content":{"rendered":"\n

In einer zunehmend vernetzten Arbeitswelt sind Fortschritte im Bereich Vertragswesen unausweichlich. Die herk\u00f6mmliche Papierform von Vertr\u00e4gen hatte ihre Daseinsberechtigung, aber sie birgt auch immense wirtschaftliche Nachteile wie zeitintensive Prozesse oder die Belastung von nat\u00fcrlichen Ressourcen. Wenn wir heutzutage einen Vertrag unterzeichnen, nutzen wir immer mehr die M\u00f6glichkeiten der digitalen Signatur. In diesem Blogbeitrag erkl\u00e4ren wir, welche Vorteile es bietet, einen Vertrag digital zu unterzeichnen und wie das Ganze rechtssicher funktioniert. <\/p>\n\n\n\n

<\/span>Darum haben Stift und Papier beim Vertrag unterzeichnen ausgedient<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Verantwortliche im Unternehmen erstellen Dokumente und Vertr\u00e4ge im Normalfall bereits vollkommen digital z.B. mit Tools wie Microsoft Word oder Open Office. Wenn sie den Vertrag unterzeichnen, treten sie jedoch immer noch den bekannten Gang zum Drucker und\/oder Scanner an. Ein typischer Medienbruch, der den gesamten Vertragsprozess unn\u00f6tig verlangsamt und dazu noch viele vermeidbare Kosten verursacht. Das Medium Papier hat ausgedient. Aus diesen Gr\u00fcnden solltest du auf die elektronische Signatur im Vertragsmanagement setzen:<\/p>\n\n\n\n

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  1. Prozesskosten reduzieren<\/strong>: Vermeide Ausgaben f\u00fcr Papier, Druck und Versand und werde unabh\u00e4ngig von weiter steigenden Kosten, z.B. durch Portoerh\u00f6hungen<\/li>\n\n\n\n
  2. Prozesszeiten senken<\/strong>: Ein optimiertes Signaturverfahren senkt die ben\u00f6tigte Zeit von mehreren Tagen auf lediglich wenige Minuten.<\/li>\n\n\n\n
  3. Ortsunabh\u00e4ngig und flexibel<\/strong>: Erm\u00f6gliche es Mitarbeitern, von \u00fcberall aus g\u00fcltige Vertr\u00e4ge und andere Dokumente zu unterzeichnen<\/li>\n\n\n\n
  4. Keine Medienbr\u00fcche<\/strong>: Verabschiede dich vom Drucker und Scanner \u2013 erfahre die Effizienz und Sicherheit durchg\u00e4ngig digitaler Prozesse ohne Medienbr\u00fcche<\/a><\/li>\n\n\n\n
  5. Nat\u00fcrliche Ressourcen schonen<\/strong>: \u00dcbernimm Verantwortung f\u00fcr die Umwelt und leiste deinen Beitrag zu einer nachhaltigeren Zukunft, indem du CO\u2082 reduzierst Vermeidung von Reisen, Waldrodung)<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
    \"Infografik<\/figure>\n\n\n\n

    <\/span>E-Signatur sorgt f\u00fcr Rechtssicherheit beim Vertrag unterzeichnen<\/span><\/h2>\n\n\n\n

    Beim Vertrag unterzeichnen greifen viele Verantwortliche direkt zum Scanner, um ihr Unterschriftenbild zu erfassen. Was viele Personen untersch\u00e4tzen: Diese Vorgehensweise verursacht ein enormes Sicherheitsrisiko. Denn ein eingescanntes Unterschriftenbild kann m\u00fchelos kopiert und auf anderen Dokumenten verwendet werden, ohne dass der eigentliche Unterzeichner dar\u00fcber Kenntnis gelangt. Zus\u00e4tzlich besteht keine M\u00f6glichkeit, die Authentizit\u00e4t (\u201eUnversehrtheit\u201c) des Dokuments zu \u00fcberpr\u00fcfen oder sicherzustellen, dass die Unterschrift tats\u00e4chlich von der richtigen Person \u201eam anderen Ende\u201c stammt. Dies kann im Extremfall zur Missachtung von pers\u00f6nlichen Daten f\u00fchren.<\/p>\n\n\n\n

    Dar\u00fcber hinaus schafft die Gesetzgebung die Daseinsberechtigung einer E-Signatur-Software. Viele Vertragsarten unterliegen sogenannten gesetzlichen Formerfordernissen (vgl. \u00a7\u00a7 125 ff. BGB). Eine Nichteinhaltung dieser Formerfordernisse kann im Zweifel zur Nichtigkeit bzw. Unwirksamkeit des Vertrages f\u00fchren (\u00a7 125 BGB). Aus diesem Grund sollten Verantwortliche im Unternehmen unbedingt darauf achten, diese gesetzlichen Vorschriften in ihren Unterschriftenprozessen einzuhalten. Im Kontext der elektronischen Signatur steht besonders die gesetzliche Schriftform (\u00a7 126 BGB) im Fokus. Sie setzt voraus, dass ein Dokument \u201eeigenst\u00e4ndig durch Namensunterschrift oder mittels notariell beglaubigten Handzeichens unterzeichnet werden\u201c muss. Besonders wichtig: Die gesetzliche Schriftform kann durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn sich nichts anderes aus dem Gesetz ergibt (\u00a7 126 Abs. 3 BGB). In diesem Fall muss das Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur<\/a> (QES) versehen werden (\u00a7 126a Abs. 1 BGB). Eine g\u00fcltige QES kann nur mit einer E-Signatur-Software erstellt werden. Eine einfache elektronische Unterschrift auf dem Tablet oder per eingescannten Unterschriftenbild reicht nicht aus.<\/p>\n\n\n\n

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    <\/span>Anleitung zur Einf\u00fchrung im Unternehmen<\/span><\/h2>\n\n\n\n

    Wenn du \u00fcber den digitalen Weg einen Vertrag unterzeichnen m\u00f6chtest, solltest du in kleinen Schritten starten und deine Anwendungsbereiche kontinuierlich, d.h. Schritt f\u00fcr Schritt, ausbauen. Dabei kannst du dich an dieser Vorgehensweise orientieren, die sich bei vielen Unternehmen bew\u00e4hrt hat:<\/p>\n\n\n\n

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    1. Vertragsarten in einer Liste sammeln:<\/strong> Welche Vertr\u00e4ge unterschreibe ich in meiner Abteilung aktuell noch traditionell mit Stift und Papier?<\/li>\n\n\n\n
    2. Vertragsarten priorisieren:<\/strong> Welche Vertr\u00e4ge werden besonders h\u00e4ufig unterschrieben? Bei welchen Vertr\u00e4gen liegen die gr\u00f6\u00dften Einsparpotenziale?<\/li>\n\n\n\n
    3. Signaturlevel festlegen:<\/strong> Welche gesetzlichen oder vertraglich vereinbarten Formerfordernisse gibt es bei den einzelnen Dokumenten? Wir empfehlen dir, bei diesem Schritt sich mit dem Juristen deines Vertrauens zusammenzusetzen.<\/li>\n\n\n\n
    4. Erste Signaturprozesse anpassen:<\/strong> Stelle die priorisierten Dokumente auf die digitale Unterzeichnung um und sammle erste wertvolle Erfahrungen im Umgang mit der Software.<\/li>\n\n\n\n
    5. Einsparpotenziale vollst\u00e4ndig absch\u00f6pfen:<\/strong> Wiederhole die Schritte 2 bis 4, bis du schlie\u00dflich deine gesamten Unterschriftenprozesse in der Abteilung digitalisiert hast.<\/li>\n\n\n\n
    6. Austausch mit anderen Abteilungen:<\/strong> Feiere deine Erfolge und lasse auch deine Kollegen:innen aus anderen Abteilungen an diesen teilhaben. Sicherlich gibt es hier weitere Unterschriftenprozesse, die ihr gemeinsam digitalisieren k\u00f6nnt.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
      \"Infografik<\/figure>\n\n\n\n

      <\/span>Probieren geht \u00fcber Studieren!<\/span><\/h2>\n\n\n\n

      Um es noch einmal klarzustellen: Papier hat seinen Charme, hat aber als Medium in der modernen Gesch\u00e4ftswelt ausgedient. Verpasse nicht den digitalen Wandel und nutze die Gelegenheit, die digitale Unterschrift kostenlos und unverbindlich zu testen! Sammle deine ersten Eindr\u00fccke im Unternehmen und erlebe die zahlreichen Mehrwerte der digitalen Unterschrift in der Praxis! Einen Vertrag unterzeichnen \u2026 digital ist alternativlos!<\/p>\n\n\n\n

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