{"id":45944,"date":"2024-01-18T16:57:59","date_gmt":"2024-01-18T15:57:59","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=45944"},"modified":"2024-04-19T09:36:50","modified_gmt":"2024-04-19T07:36:50","slug":"digitales-aktenverwaltungsprogramm","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/digitaler-wandel\/digitales-aktenverwaltungsprogramm\/","title":{"rendered":"Digitales Aktenverwaltungsprogramm: Definition, Funktionen und Vorteile im \u00dcberblick"},"content":{"rendered":"\n<p data-beyondwords-marker=\"77de18fc-30c0-4bba-9e31-e9ffe1ff254a\">Die Digitalisierung ist in vielen Bereichen der Arbeitswelt bereits angekommen. Insbesondere die Verlagerung von Gesch\u00e4ftsprozessen in die digitale Welt ist notwendig, um in der heutigen Zeit konkurrenzf\u00e4hig zu bleiben. Ein essenzieller Schritt hin zu der Digitalisierung eines Unternehmens ist die digitale Aktenverwaltung. Sie hilft unter anderem dabei, bei der wachsenden Menge an Dokumenten den \u00dcberblick zu behalten. Doch eine effizienzsteigernde, dokumentenverwaltende Software kann einige Fragen aufwerfen. Wie l\u00e4uft der Prozess der Umstellung ab? Was muss bei der Einf\u00fchrung beachtet werden? Und welche Vorteile bietet eine Umstellung konkret?<br>Dieser Artikel befasst sich n\u00e4her mit dem digitalen <strong>Aktenverwaltungsprogramm<\/strong> und zeigt die M\u00f6glichkeiten und Vorteile einer Umstellung auf.<\/p>\n\n\n\n<div data-beyondwords-marker=\"d51566b9-f051-4138-b61f-2b8e61a7574e\" class=\"wp-block-group is-style-info-explanation\"><div class=\"wp-block-group__inner-container is-layout-constrained wp-block-group-is-layout-constrained\">\n<h2 data-beyondwords-marker=\"d16842bd-b94c-49ee-9afe-e2baa0542e31\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-definition-digitale-akte\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"definition-digitale-akte\"><\/span>Definition digitale Akte<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"d1601fd0-3bd9-4b13-b653-e7c6310734ef\">Eine<a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/software\/digitale-akte\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\"> digitale Akte<\/a> ist die elektronische Version einer traditionellen Papierakte. Sie enth\u00e4lt digitale Dokumente und Informationen, die elektronisch gespeichert, strukturiert und organisiert werden. Die digitale Akte spielt eine zentrale Rolle in einem <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/software\/dokumentenmanagement-system\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Dokumentenmanagement-System<\/a>, indem sie in Form eines <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/aktenplan-erstellen-so-funktionierts-im-digitalen-zeitalter\/\">Aktenplans<\/a> die Grundstruktur eines DMS bildet.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"6e3e3bf5-879e-4e69-9b10-0558c63538d2\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-was-versteht-man-unter-einem-digitalen-aktenverwaltungsprogramm\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"was-versteht-man-unter-einem-%e2%80%9edigitalen-aktenverwaltungsprogramm%e2%80%9c\"><\/span>Was versteht man unter einem \u201edigitalen Aktenverwaltungsprogramm\u201c?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<figure data-beyondwords-marker=\"3bd8cbfc-86fb-4230-887b-fd9c6b35af1b\" class=\"wp-block-embed is-type-video is-provider-youtube wp-block-embed-youtube wp-embed-aspect-16-9 wp-has-aspect-ratio\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<iframe loading=\"lazy\" title=\"Digitale Aktenverwaltungsprogramme \u2013 Welche Vorteile bringen sie mit sich?\" width=\"900\" height=\"506\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/BnAyz5ueI4g?feature=oembed&#038;enablejsapi=1&#038;origin=https:\/\/www.d-velop.de\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share\" allowfullscreen><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n\n\n\n<h3 data-beyondwords-marker=\"f71fd208-8f4a-47ea-969e-eb8ff8b81346\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-erlauterung-des-begriffs-und-hauptfunktionen\">Erl\u00e4uterung des Begriffs und Hauptfunktionen <\/h3>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"5207ad24-baa5-49c2-876d-3b0f64d74c17\">Ein DMS hat zahlreiche Funktionen, welche die der reinen Aktenverwaltung \u00fcbersteigen. Der Einfachheit halber werden die Begriffe DMS und Aktenverwaltungsprogramm jedoch h\u00e4ufig als Synonyme verwendet und so auch in diesem Blogeintrag. Von der Erfassung von sowohl digitalen als auch physischen Dokumenten bis hin zu ihrer <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/revisionssicherheit-was-bedeutet-das-und-wie-archiviere-ich-revisionssicher\/\">revisionssicheren Archivierung<\/a>, hilft ein Aktenverwaltungsprogramm einem Unternehmen Papierakten zu reduzieren oder sogar vollst\u00e4ndig auf sie zu verzichten. <\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"887cb77c-2376-4a65-8d53-16ea5a959472\">Nach der Archivierung kann das Dokument innerhalb weniger Sekunden, durch unterschiedliche Suchm\u00f6glichkeiten gefunden und ortsunabh\u00e4ngig bearbeitet werden. Die gemeinsame Arbeit wird zus\u00e4tzlich dadurch erleichtert, dass ein DMS das gleichzeitige Bearbeiten eines Dokuments erm\u00f6glicht. Dadurch k\u00f6nnen zeitintensive Kommunikationswege und hoher Abstimmungsaufwand verhindert werden. Durch eine Integration in andere Softwaresysteme kann das Dokument auch in bisher genutzten Systemen bearbeitet und anschlie\u00dfend rechtskonform in dem DMS archiviert werden. Dadurch, dass der Archivierungsprozess, die Einhaltung rechtlicher Vorgaben und die L\u00f6schung nach Ablauf der <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/aufbewahrungsfristen\/\">Aufbewahrungsfrist<\/a> automatisiert sind, entsteht zudem kein weiterer Aufwand f\u00fcr das Unternehmen.<\/p>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"524ae2ad-c0b3-4e67-b260-2f87cd93682c\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-wachsende-bedeutung-der-digitalen-aktenverwaltung\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"wachsende-bedeutung-der-digitalen-aktenverwaltung\"><\/span>Wachsende Bedeutung der digitalen Aktenverwaltung<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"f6249159-2e41-4f29-a1f8-44f021d8d1d2\">In der heutigen Gesch\u00e4ftswelt gewinnt die digitale Aktenverwaltung zunehmend an Bedeutung. Besonders f\u00fcr Unternehmen ist sie essenziell, um ihre Wettbewerbsf\u00e4higkeit zu steigern. Denn durch eine digitale Aktenverwaltung k\u00f6nnen Effizienzsteigerungen, sowie Kostenersparnisse dadurch erreicht werden, dass die Verwaltung von Dokumenten vereinfacht und teils automatisiert wird. Auch die wachsende Bedeutung des \u00f6kologischen Wirtschaftens, f\u00fchrt Unternehmen hin zu einer Umstellung auf ein digitales Aktenverwaltungsprogramm, weil es gerade durch den geringeren Papierverbrauch und geringere Emissionen, welche durch die Lieferung von physischen Dokumenten verursacht werden w\u00fcrden, seinen \u00f6kologischen Fu\u00dfabdruck verringern kann.<\/p>\n\n\n\n<h3 data-beyondwords-marker=\"2f5bd553-9e90-4239-a062-b2423501a7b2\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-auswirkungen-und-bedeutung\">Auswirkungen und Bedeutung<\/h3>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"fc3b23c7-4694-42c6-aef5-cde49e003a1c\">Aktenverwaltungsprogramme werden bereits in etlichen Unternehmen genutzt. Besonders bei gro\u00dfen Unternehmen sind dokumentenverwaltende Softwarel\u00f6sungen beliebt. Eine Studie von Bitkom zeigt, dass bereits 96 % von gr\u00f6\u00dferen Unternehmen Aktenverwaltungsprogramme verwenden. Doch auch im Mittelstand vertrauen immer mehr Unternehmen auf die Vorteile eines DMS. Aus der Studie kann ebenfalls entnommen werden, dass 47 % der dem Mittelstand zugeordneten Unternehmen bereits eine Softwarel\u00f6sung verwenden und 30 % der mittelst\u00e4ndischen Unternehmen eine Investition in die Digitalisierung ihrer Aktenverwaltung planen. Hier kann also ein eindeutiger Trend von der physischen hin zur digitalen Akte beobachtet werden.<\/p>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"00f707c0-aad5-46f5-9dbb-fe168828398a\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-prozess-der-umstellung\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"prozess-der-umstellung\"><\/span>Prozess der Umstellung<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"b2f7f373-8cdf-43e8-823b-60217cd55750\">Bei der Umstellung von der physischen auf ein digitales Aktenverwaltungsprogramm m\u00fcssen einige Schritte beachtet werden.<br>Grundlegend kann die Einf\u00fchrung der digitalen Akte in drei Phasen unterteilt werden.<\/p>\n\n\n\n<h3 data-beyondwords-marker=\"93c8ac44-1262-4797-878e-c97851cb590b\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-vorbereitungs-und-analysephase\">Vorbereitungs- und Analysephase<\/h3>\n\n\n\n<ul data-beyondwords-marker=\"858a0277-f6d8-4035-8e87-3c8d3f293de6\" class=\"wp-block-list\">\n<li data-beyondwords-marker=\"b23ed866-0345-4ece-a9c8-6943ff3ae6e4\">Bestandsaufnahme &amp; Zieldefinition<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"f4377525-5c1d-4662-abbe-8bdfb0dada43\">Kennzahlen und Ablagestruktur<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"434da846-ca87-48e1-9e3a-38fefe87ff42\">Digitale Aktenpl\u00e4ne und IT-Infrastruktur<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 data-beyondwords-marker=\"bb03ede5-23f5-485f-9a96-3c518fceaaf2\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-einfuhrungsphase\">Einf\u00fchrungsphase<\/h3>\n\n\n\n<ul data-beyondwords-marker=\"f000a841-d06a-48ad-adcd-8b8b872d79e1\" class=\"wp-block-list\">\n<li data-beyondwords-marker=\"42c7e7e8-6548-4b0e-8535-b4c6317c9969\">Scannen &amp; Klassifizieren<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"42c7e7e8-6548-4b0e-8535-b4c6317c9969\">Einordnung in digitale Aktenpl\u00e4ne<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"42c7e7e8-6548-4b0e-8535-b4c6317c9969\">Archivierung und Arbeiten mit digitalen Akten<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 data-beyondwords-marker=\"2eec4f11-fbe5-4044-9860-bf85a941a1b5\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-etablierungsphase\">Etablierungsphase<\/h3>\n\n\n\n<ul data-beyondwords-marker=\"f967d26b-6ca0-4d1b-b977-cec834f139db\" class=\"wp-block-list\">\n<li data-beyondwords-marker=\"1b801777-fa8b-4a8f-ba1b-ff03c4f97c68\">Change-Management &#8211; Der Mitarbeiter:innen im Fokus<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"1b801777-fa8b-4a8f-ba1b-ff03c4f97c68\">Exkurs: Ausbaustufe Workflow<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"0e9c0ffe-d291-4769-b633-ab56a763ae15\">Mit dem d.velop Projektguide wird ein detaillierter Ablaufplan zur Verf\u00fcgung gestellt, an dem sich bei der<br>Umstellung auf eine digitale Akte orientiert werden kann. Der d.velop Projektguide ist ein 20-seitiger Ablaufplan, welcher das Vorgehen in den einzelnen Phasen im Detail erl\u00e4utert und Praxistipps und Checklisten enth\u00e4lt.<\/p>\n\n\n\n<div data-beyondwords-marker=\"823e8f16-7c33-4ff7-8696-715804428951\" class=\"wp-block-group is-style-cta-whitepaper\"><div class=\"wp-block-group__inner-container is-layout-constrained wp-block-group-is-layout-constrained\">\n<h3 data-beyondwords-marker=\"473a3e44-22f7-4c4a-a395-3be041b8c28e\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-projektguide-in-3-schritten-zur-digitalen-akte\">Projektguide: In 3 Schritten zur digitalen Akte<\/h3>\n\n\n\n\t<div data-beyondwords-marker=\"5c0810f4-5265-44fc-a6d6-4ac09e69fcd2\" class=\"wp-block-buttons\">\n\t\t<div class=\"wp-block-button is-style-outline\">\n\t\t\t<a class=\"wp-block-button__link\" href=\"https:\/\/content.d-velop.de\/erfolgreiche-einfuehrung-digitale-akte?utm_campaign=Sonstiges+-+d.velop+BLOG+-+01%2F2018&#038;utm_source=intern-blog-ger&#038;utm_medium=blogpost-digitales-aktenverwaltungsprogramm&#038;utm_content=button\" target=\"_blank\">Jetzt lesen<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"9914d36c-223b-4b7e-ab46-232166ef34fb\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-vorteile-eines-aktenverwaltungsprogramms\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"vorteile-eines-aktenverwaltungsprogramms\"><\/span>Vorteile eines Aktenverwaltungsprogramms<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"a0182350-b292-462f-b071-9e9d4b838042\">Ein Aktenverwaltungsprogramm bietet einem Unternehmen viele Vorteile. Meist h\u00e4ngen diese mit einer Effizienzsteigerung und Kosten-, bzw. Zeitersparnissen zusammen.<br>Hier die wichtigsten Vorteile im \u00dcberblick:<\/p>\n\n\n\n<ol data-beyondwords-marker=\"32d3c2ac-b542-4dd5-aeca-b3bdc32f60d7\" class=\"wp-block-list\">\n<li data-beyondwords-marker=\"72f934c1-a853-4b22-ac1a-8dee8b93c105\">Hohe Sicherheitsstandards durch eine revisionssichere Archivierung<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"41b56cd8-1fa9-4c55-9672-b6d1100b5fb0\">Erm\u00f6glichung von Homeoffice \/ Remote Work<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"262286c7-887a-41fd-a889-943d56702d7e\">Gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten von jedem Ort aus<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"5f9e73af-d7c3-4999-9457-7f6e5e8b3df3\">Beschleunigung der Workflows \/ <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/themen\/geschaeftsprozesse\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Gesch\u00e4ftsprozesse<\/a><\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"9498ba80-bfc1-4b68-b2df-f1ddedc54024\">M\u00f6glichkeit Dokumente jederzeit einzusehen \/ zu kontrollieren<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"8fa7a418-51d4-4e1e-81cc-2f30d53ba9a4\">Kostenersparnisse \u2013 geringere \/ keine Lager-, Personal-, Papier-, Druck- und Versandkosten<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"5bbb6c85-a221-4d0b-b989-3b6b535d608f\">Zeitersparnisse \u2013 unter anderem eine Minimierung der Suchzeit<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"823c1173-7c5e-42b0-a35b-0e107b8064c8\">Geringerer Bedarf an Personal wirkt Fachkr\u00e4ftemangel entgegen<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"dd917c3f-e977-48ca-8ebb-05e80314ace1\">Nachhaltigkeit \u2013 Weniger Papier und keine Emissionen durch Versand von Dokumenten<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"57cb607a-59c7-4f8a-a1d4-52a25d9f0d18\">M\u00f6gliche Anbindung an die Cloud<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"0611b856-4def-47da-86ba-441bcd3163e2\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-nutzer-innen-des-aktenverwaltungsprogramms\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"nutzer-innen-des-aktenverwaltungsprogramms\"><\/span>Nutzer:innen des Aktenverwaltungsprogramms<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"e8b36eff-9ff5-42a8-bd5c-596befd99ebe\">Immer mehr Unternehmen entscheiden sich f\u00fcr eine Softwarel\u00f6sungen, welche die Verwaltung von Dokumenten vereinfacht und effektiver gestaltet. Ein Beispiel ist die <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/referenz\/eismann\">eismann Tiefk\u00fchl-Heimservice GmbH<\/a>. Das Unternehmen, welches sich auf die Lieferung von tiefgek\u00fchlten Lebensmitteln spezialisiert hat, hat sich, wie viele andere Unternehmen, f\u00fcr ein digitales Aktenverwaltungsprogramm entschieden, um insbesondere die zahlreichen Personalakten und den Fuhrpark effizienter verwalten zu k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n<figure data-beyondwords-marker=\"5d00aa38-1e9e-4d77-a650-c8f80e4bdfa1\" class=\"wp-block-pullquote\"><blockquote><p>Dadurch ist das l\u00e4stige Suchen nach Akten weggefallen. Jetzt haben wir mit einem Mausklick alle Informationen an einer Stelle, damit ist alles deutlich schneller geworden. (&#8230;)<br>Auch die bisherigen Kapazit\u00e4ten des Aktenarchivs werden nicht mehr ben\u00f6tigt.<\/p><cite>Claudia Schaffarczyk, Referentin Personal &amp; Partner bei der eismann Tiefk\u00fchl-Heimservice GmbH<\/cite><\/blockquote><\/figure>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"6502b0b1-c112-430a-b5f5-93fde853cf61\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-d-velop-documents\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"dvelop-documents\"><\/span>d.velop documents<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"d26ee4f0-3217-494e-a41b-03218cf62919\">Die Entscheidung f\u00fcr oder gegen eine Softwarel\u00f6sung ist eine weitreichende Entscheidung und sollte deshalb umso aufmerksamer getroffen werden. Denn ein Aktenverwaltungsprogramm ber\u00fchrt sensible Stellen in einem Unternehmen und ist ma\u00dfgeblich f\u00fcr die Effektivit\u00e4t und Produktivit\u00e4t mitverantwortlich.<br>Die sensiblen Informationen m\u00fcssen zudem revisionssicher archiviert werden, und ob eine Integration in bereits genutzte Software m\u00f6glich ist, sollte ebenfalls \u00fcberpr\u00fcft werden.<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"ee1f48fa-542b-4127-a4c5-5d6f290f343b\">All diese wesentlichen Entscheidungskriterien werden von dem Aktenverwaltungsprogramm von d.velop gew\u00e4hrleistet. d.velop documents garantiert die oben erw\u00e4hnten Vorteile allesamt. Von der revisionssicheren Archivierung bis zu den Kosten- und Zeitersparnissen. Doch d.velop documents hat noch zahlreiche Alleinstellungsmerkmale. Die Integration in die Softwarelandschaft eines Unternehmens ist problemlos m\u00f6glich. So kann ein Dokument beispielsweise in Microsoft 365, Salesforce oder SAP bearbeitet und anschlie\u00dfend in d.velop documents nach gesetzlichen Vorgaben archiviert werden. In all diese Softwarel\u00f6sungen kann d.velops Aktenverwaltungsprogramm integriert werden. Zudem k\u00f6nnen die Administratoren entscheiden, wem sie welche Berechtigungen, zum Beispiel zum Ansehen und Bearbeiten von bestimmten Dokumenten, gew\u00e4hren und haben somit vollst\u00e4ndige Kontrolle \u00fcber ihre Dokumente.<br>Eine Testversion von <a href=\"https:\/\/store.d-velop.com\/de\/d.velop-documents\/10001602.1\">d.velop documents<\/a> kann im d.velop Store f\u00fcr 30 Tage kostenlos gebucht und nach Belieben genutzt werden, um sich mit der Software vertraut zu machen und erste Einblicke zu erhalten.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Die Digitalisierung ist in vielen Bereichen der Arbeitswelt bereits angekommen. 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