{"id":46256,"date":"2024-01-26T13:49:15","date_gmt":"2024-01-26T12:49:15","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=46256"},"modified":"2024-02-26T16:39:14","modified_gmt":"2024-02-26T15:39:14","slug":"dokumente-suchen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/dokumente-suchen\/","title":{"rendered":"Lange gesucht und nichts gefunden? In Nullkommanichts Dokumente suchen und finden."},"content":{"rendered":"\n

Du kennst das sicherlich: Deine Zeit ist dir kostbar und dennoch stehst du vor der Herausforderung, ein bestimmtes wichtiges Dokument zu finden. Du wei\u00dft aber nicht, wo du suchen sollst und wenn doch, wartet ein undurchdringlicher Ordnerdschungel darauf, durchsucht zu werden, und der ellenlange Suchprozess beginnt. Unvorstellbar wie viel Zeit f\u00fcr die alleinige Suche von ben\u00f6tigten Dokumenten aufgewendet wird. Etwa 42 % der t\u00e4glichen Arbeitszeit flie\u00dfen in derartige Dokumentensuche und -ablage und gar 46 % k\u00f6nnen Gesuchtes gar nicht erst finden! So hei\u00dft es in einer Studie der International Data Corporation (IDC).<\/p>\n\n\n\n

Eine wahre Wunderwaffe, um Suchprozesse abzuk\u00fcrzen und den Workflow somit zu beschleunigen sind digitale Aktenverwaltungsprogramme oder auch Dokumentenmanagement-Systeme (DMS)<\/a>, mit ihrer intelligenten Strukturierung und den diversen Suchoptionen.<\/p>\n\n\n\n

\"Infografik<\/a><\/figure>\n\n\n\n
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<\/span>Was ist mit Dokumente suchen gemeint?<\/strong><\/span><\/h2>\n\n\n\n

Unter Dokumente suchen<\/strong> versteht man in diesem Kontext das Auffinden von gesch\u00e4ftlichen Dokumenten in einem Unternehmensdokumentenspeicher. Beispiele hierf\u00fcr sind erst k\u00fcrzlich verwendete Dokumente, die erneut f\u00fcr einen fortlaufenden Prozess ge\u00f6ffnet werden sollen oder auch archivierte Dokumente wie Vertr\u00e4ge und Rechnungen, die aus Gr\u00fcnden der Nachverfolgung steuerlicher Angelegenheiten aus der Aktenablage hervorgeholt werden m\u00fcssen. Dies sollte idealerweise schnell und effizient erfolgen.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

<\/span>Mehr Zeit f\u00fcr Wichtiges: Die Vorteile vom Dokumente suchen per Dokumentenmanagement-System<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Finden, anstatt zu suchen: Dokumente suchen war noch nie so schnell und dies dank innovativer L\u00f6sungen digitaler Aktenverwaltungsprogramme bzw. Dokumentenmanagement-Systeme (DMS). Als DMS-Software wird eine L\u00f6sung bezeichnet, die eine automatisierte und ganzheitliche Verwaltung von Dokumenten und Informationen erm\u00f6glicht. Hierbei durchsucht das Dokumentenmanagement-System (DMS) Datens\u00e4tze, beispielsweise digitalisierte Dokumente, gem\u00e4\u00df den Anweisungen von Suchoperatoren.<\/p>\n\n\n\n

Der Hauptvorteil bei derartiger Anwendung von DMS liegt zweifelsohne in der Zeitersparnis<\/strong>, die die Umsetzung agiler Prozesse erm\u00f6glicht. Herk\u00f6mmliche komplizierte Suchverfahren \u00fcber Fileordner und Laufwerke oder gar Zeitkiller wie manuelle Suche in Dokumentensilos und Aktenordnern geh\u00f6ren mithilfe einer DMS-L\u00f6sung der Vergangenheit an. Zudem f\u00fchrt dies zu erheblichen Kosteneinsparungen <\/strong>von Personalkosten, die ansonsten f\u00fcr die mit den Suchprozessen besch\u00e4ftigten Mitarbeiter angefallen w\u00e4ren.<\/p>\n\n\n\n

Dokumentensuche via DMS ist nicht blo\u00df eine Form der Workflow-Optimierung<\/strong>, die eine grundlegende Voraussetzung f\u00fcr den Erfolg darstellt und Zeit sowie Kosten einspart. Hier bieten sich auch zahlreiche weitere Benefits:<\/p>\n\n\n\n