{"id":48013,"date":"2024-04-19T11:15:57","date_gmt":"2024-04-19T09:15:57","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=48013"},"modified":"2025-05-22T10:06:41","modified_gmt":"2025-05-22T08:06:41","slug":"stadtwerke-dms","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/branchenprozesse\/stadtwerke-dms\/","title":{"rendered":"Stadtwerke DMS: 5 Beispiele f\u00fcr mehr \u201eFlow\u201c in deinen dokumentbasierten Prozessen"},"content":{"rendered":"\n

F\u00fcr Versorger & Stadtwerke steht das Thema Dokumentenmanagement<\/a> (DMS<\/a>) im Jahr 2024 weiterhin hoch im Kurs! Von der Organisation von Unterlagen bis zur Optimierung von Arbeitsabl\u00e4ufen bietet ein DMS eine Vielzahl von Vorteilen. Daher ist ein effizientes DMS unverzichtbar geworden. Die Ausgangslage ist dabei aber durchaus unterschiedlich:<\/p>\n\n\n\n

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  1. Einige Stadtwerke besch\u00e4ftigen sich das erste Mal mit dem Thema.
    F\u00fcr Sie steht die Frage im Raum, wie sich ein solches System bestm\u00f6glich einf\u00fchren l\u00e4sst und was typische Anwendungsf\u00e4lle sind.<\/li>\n\n\n\n
  2. Andere Stadtwerke nutzen bereits seit einigen Jahren ein DMS.
    H\u00e4ufig ist dieses DMS jedoch nicht mehr State of the Art. Es wirkt altbacken und wird h\u00e4ufig nicht durch Endanwender:innen akzeptiert. Erschwerend kommt folgender Umstand hinzu: Auf Basis von Dokumenten basieren Prozesse. Oft wurden DMS-Systeme bei Stadtwerken in der Vergangenheit jedoch als reine Archive betrieben.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

    Egal in welcher der beiden Gruppen du dich einordnest, dieser Blogartikel gibt dir 5 Ideen mit, wie du in einem ersten Schritt das Fundament f\u00fcr ein \u201elebendes\u201c digitales DMS schaffen kannst. Hast du die Grundlagen geschaffen und ein System eingef\u00fchrt, dass von deinen Mitarbeiter:innen akzeptiert und genutzt wird, so kannst du im zweiten Schritt \u201eDMS advanced\u201c zus\u00e4tzliche Ideen finden, wie du eine unternehmensweite Plattform f\u00fcr alle (\u00fcberlebens-)wichtigen Aufgaben schaffen kannst.<\/p>\n\n\n\n

    <\/span>5 Beispiele f\u00fcr das Stadtwerke-DMS-Fundament<\/span><\/h2>\n\n\n\n

    Dieser Blogartikel soll beiden Parteien helfen und Beispiele geben, wie ein DMS dabei helfen kann, die operativen Prozesse in der t\u00e4glichen Arbeit zu unterst\u00fctzen.<\/p>\n\n\n\n

    1. Digitale Posteingangsverwaltung<\/h3>\n\n\n\n

    Gerade im Umfeld mit privaten Endkunden existieren bei Stadtwerken bzw. Versorgern weiterhin eine hohe Anzahl an postalischen Vorg\u00e4ngen. Die Art der Post ist dabei h\u00e4ufig unterschiedlich und dennoch gleich. Wie das zusammen passt? Meist handelt es sich um gleiche Dokumenttypen, wie z.B. Vertr\u00e4ge, Serviceanfragen, K\u00fcndigungen oder Meldungen von Z\u00e4hlerst\u00e4nden. Gleichzeitig k\u00f6nnen privat verfasste Briefvorlagen z. T. sehr unterschiedlich aussehen. Mal sind Briefe h\u00e4ndisch geschrieben, mal ist das Layout komplett anders.<\/p>\n\n\n\n

    Soll diese Eingangspost digitalisiert und dann mithilfe eines Workflows bearbeitet werden, ist diese Differenzierung im Vorfeld wichtig! Warum, dass erl\u00e4utert folgendes Beispiel: Teilweise sind Softwareprodukte so eingestellt, dass sie immer an einer bestimmten Stelle auf dem Dokument nach bestimmten Schlagworten suchen. Wird in diesem Bereich keine passende Begrifflichkeit gefunden, so kann das Dokument in der Folge nicht automatisch analysiert und digitalisiert werden.

    Eine moderne Software sollte mit h\u00e4ndischer, wie auch mit computergenerierter Schrift gleicherma\u00dfen gut umgehen k\u00f6nnen. Wo eine bestimmte Begrifflichkeit auf dem Dokument zu finden ist, sollte dabei ebenfalls egal sein. Eine moderne Erkennungssoftware muss generisch arbeiten. Sie sollte zudem \u00fcber einen Trainings-Modus verf\u00fcgen, so dass Anwender:innen branchenspezifischen Begrifflichkeiten ohne die IT selbstst\u00e4ndig antrainieren k\u00f6nnen. Zuletzt sollte es m\u00f6glich sein, postalische Eingangspost, wie auch Eingangspost, die via E-Mail gesendet wurde, gleicherma\u00dfen automatisch zu verarbeiten.
    Im anschlie\u00dfenden Workflow ist hingegen darauf zu achten, dass dieser sowohl Benutzer:innengruppen als auch einzelne Benutzer:innen adressieren kann. Optisch sollte er selbsterkl\u00e4rend sein. Folgende Funktionen k\u00f6nnen in einem Workflow wichtig sein:<\/p>\n\n\n\n