<\/span>Was ist eine Dokumentenverwaltungssoftware? <\/span><\/h2>\n\n\n\nDokumentenverwaltungssoftware<\/strong> ist ein Wort, dass viele zun\u00e4chst mit der stumpfen Ablage von Dokumenten in Verbindung bringen. Doch dies ist nicht das Einzige, was eine Dokumentenverwaltungssoftware ausmacht, denn sie kann viel mehr: Es ist eine datenbankgest\u00fctzte M\u00f6glichkeit zur Verwaltung von elektronischen Dokumenten aller Art.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\nDoch was kann man sich darunter vorstellen? Im folgenden Absatz wirst du mit den 6 Kernfunktionen einer Dokumentenverwaltungssoftware vertraut gemacht, sodass auch du zum Experten in dem Bereich wirst.<\/p>\n\n\n\n
<\/span>Die 6 wichtigsten Funktionen einer Dokumentenverwaltungssoftware<\/span><\/h2>\n\n\n\n\n- Die intelligente Ablage der Dokumente<\/strong>: Dadurch wird der ehemalige physische Aktenschrank abgel\u00f6st und alle Dokumente sind geordnet an einer Stelle im DMS hinterlegt.<\/li>\n\n\n\n
- Revisionssichere Archivierung<\/a><\/strong>: erh\u00f6ht die Sicherheit von sensiblen Daten im Unternehmen und die Dokumentenverwaltungssoftware erf\u00fcllt alle gesetzlichen Anforderungen.<\/li>\n\n\n\n
- Unternehmens\u00fcbergreifende Kollaboration<\/a><\/strong>: kann die Zusammenarbeit zwischen zwei Unternehmen verbessern und zudem auch das Kollaborieren aus dem Homeoffice erm\u00f6glichen\/oder es k\u00f6nnen mehrere Nutzer:innen auch aus unterschiedlichen Unternehmen gleichzeitig an den Dokumenten arbeiten.<\/li>\n\n\n\n
- Ortsunabh\u00e4ngiges Arbeiten<\/strong>: Ob im Homeoffice, im Ausland oder unterwegs mit der Bahn \u2013 eine Dokumentenverwaltungssoftware erm\u00f6glicht es von \u00fcberall ortsunabh\u00e4ngig auf die Dokumente zuzugreifen, sodass sowohl Zeit als auch Kosten eingespart werden k\u00f6nnen.<\/li>\n\n\n\n
- Intelligente Suche<\/strong>: durch festgelegte Filterkriterien l\u00e4sst sich das gesuchte Dokument in <\/li>\n\n\n\n
- Einsetzbarkeit f\u00fcr verschiedene Arten von Dokumenten: <\/strong>Egal um welche Art von Dokument es sich handelt, ob Rechnung, Lieferschein oder Angebot, alle Arten von Dokumenten k\u00f6nnen zentral in einem System geordnet werden. <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Zusammenfassend ist zu erkennen, dass eine Dokumentenverwaltungssoftware die Gesch\u00e4ftsprozesse<\/a> im Unternehmen sowohl hinsichtlich Kosten- als auch Zeiteinsparungen optimiert.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<\/span>Die wichtigsten Vorteile in K\u00fcrze<\/span><\/h2>\n\n\n\n\n- Was bedeutet die intelligente Suche im Rahmen einer Dokumentenverwaltungssoftware? <\/strong>
Durch das Setzen von Filterkriterien findet man in Sekundenschnelle, wonach man sucht, was die Suchzeit enorm minimiert. Eine zentrale Funktion ist hierbei die Volltextsuche, die den Nutzer:innen beispielsweise erm\u00f6glicht eine Datei zu finden, wo man nicht mehr den Titel oder die Autorin oder den Autor wei\u00df und nur Schlagworte kennt. \u00a0<\/li>\n\n\n\n- Was bedeutet es, wenn ein ortsunabh\u00e4ngiger Zugriff m\u00f6glich ist?<\/strong>
Durch einen ortsunabh\u00e4ngigen Zugriff wird das dezentrale Arbeiten, d.h. Remote arbeiten<\/a> oder aus dem Homeoffice m\u00f6glich. Das gibt Mitarbeiter:innen mehr Flexibilit\u00e4t bei ihrer Arbeitszeitgestaltung.<\/li>\n\n\n\n- Wie kann die Zusammenarbeit durch eine Dokumentenverwaltungssoftware verbessert werden?<\/strong>
Durch eine Dokumentenverwaltungssoftware ist es m\u00f6glich auch unternehmens\u00fcbergreifend an Dokumenten zusammenzuarbeiten und zu kollaborieren, wobei mehrere Nutzer:innen gleichzeitig am Dokumenten arbeiten, um stets das beste Arbeitsergebnis zu bekommen.<\/li>\n\n\n\n- Was wird durch eine revisionssichere Ablage erreicht?<\/strong>
Die revisionssichere Ablage erm\u00f6glicht hohe Sicherheitsstandards und gew\u00e4hrleistet, dass die Vorgaben der GoBD eingehalten und z.B. Dokumente innerhalb der Aufbewahrungsfristen revisionssicher aufbewahrt werden k\u00f6nnen. Durch die M\u00f6glichkeit der Versionierung k\u00f6nnen verschiedene Mitarbeiter:innen immer die verschiedenen Versionen und Ver\u00e4nderungen in der Historie nachvollziehen.<\/li>\n\n\n\n- Was wird durch eine revisionssichere Ablage erm\u00f6glicht?<\/strong>
Die revisionssichere Ablage erm\u00f6glicht hohe Sicherheitsstandards und gew\u00e4hrleistet, dass die Vorgaben der GoBD eingehalten und z.B. Dokumente innerhalb der Aufbewahrungsfristen revisionssicher aufbewahrt werden k\u00f6nnen. Durch die M\u00f6glichkeit der Versionierung<\/a> k\u00f6nnen verschiedene Mitarbeiter:innen immer die verschiedenen Versionen und Ver\u00e4nderungen in der Historie nachvollziehen.<\/li>\n\n\n\n- Worin liegt der Vorteil bei der einfachen Integration in viele Systemlandschaften?<\/strong>
Zum einen erm\u00f6glicht die einfache Integration in die bereits bestehende Softwarelandschaft erhebliche Kosteneinsparungen und auch die M\u00f6glichkeit zur Anbindung an die Cloud. Zum anderen k\u00f6nnen etwa wichtige E-Mails in Outlook durch festgelegte Regeln auch direkt im DMS gespeichert werden, was einen gro\u00dfen Mehrwert f\u00fcr das Arbeiten in verschiedenen Systemen hat.<\/li>\n\n\n\n- Was machen Workflows, die Routineaufgaben abbilden, mit den Mitarbeiter:innen?<\/strong>
Durch die intelligenten Workflows gewinnen Mitarbeiter:innen mehr Zeit, um an Fachthemen zu arbeiten. Weiterhin kann die Motivation der Mitarbeiter:innen steigen, da nicht mehr sie, sondern die Software langweilige und wiederkehrende Aufgaben \u00fcbernimmt.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n![\"Infografik](\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/05\/Vorteile_Dokumentenverwaltungssoftware-2000-x-2500-px.png-kleinere-Ueberschrift-anderes-Format-872x1090.png\")
<\/figure>\n\n\n\n<\/span>In 5 Schritten zu einer Dokumentenverwaltungssoftware <\/span><\/h2>\n\n\n\n1. Unternehmensanalyse<\/h3>\n\n\n\n
Zuerst empfiehlt es sich in die Unternehmensanalyse<\/strong> zu gehen und relevante Kernzahlen zu ermitteln. Ein Beispiel f\u00fcr Zahlen, die ermittelt werden sollten, sind die folgenden:<\/p>\n\n\n\n![\"Infografik](\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/05\/Unternehmensanalyse-Zahlen-die-ermittelt-werden-sollten.gif\")
<\/figure>\n\n\n\n2. Der neue digitale Aktenschrank<\/h3>\n\n\n\n
Anschlie\u00dfend ist es von Bedeutung, den Fokus auf die aktuellen Aktenstrukturen zu legen und zu \u00fcberlegen, wie der neue \u201edigitale Aktenschrank\u201c aussehen k\u00f6nnte.<\/p>\n\n\n\n
Bei der Erstellung des Aktenplanes sind die folgenden Fragen zentral:<\/p>\n\n\n\n
\n- In welchen Akten sollen Dokumente zu finden sein?<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
\n- Wer darf Dokumente einsehen und bearbeiten?<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
3. Bildung eines Projektteams<\/h3>\n\n\n\n
Beim Einf\u00fchren einer Dokumentenverwaltungssoftware ist es ratsam, ein Projektteam<\/strong> zusammenzustellen, das nicht nur aus Softwareexperten besteht, sondern auch aus Fachkolleg:innen und Projektleiter:innen. Auf diese Weise k\u00f6nnen die Bed\u00fcrfnisse und Anforderungen, die die neue Software erf\u00fcllen soll, aus verschiedenen Blickwinkeln betrachtet und anschlie\u00dfend umgesetzt werden.<\/p>\n\n\n\n4. \u00dcberf\u00fchrung und Klassifizierung der Dokumente<\/h3>\n\n\n\n
Die n\u00e4chsten Schritte bei der Einf\u00fchrung der Software sind zum einen die \u00dcberf\u00fchrung der Dokumente in das neue System <\/strong>sowie die Klassifizierung der Dokumente nach Art und Eigenschaften<\/strong>. Bei dem ersten Schritt, der \u00dcberf\u00fchrung der Dokumente, ist es ratsam bei einer gr\u00f6\u00dferen Menge an Dokumenten einen externen Dienstleister in Anspruch zu nehmen, weil dadurch auch Aspekte, wie z.B. die rechtskonforme Vernichtung von Akten gew\u00e4hrleistet werden kann. Der zweite Aspekt, die Klassifizierung der Dokumente<\/a>, erfolgt durch die intelligente Volltextsuche, wodurch die zuvor gescannten Daten dann auch klassifiziert und an die richtige Stelle im System zugeordnet werden kann.<\/p>\n\n\n\n5. R\u00fcckkopplungen und Mitarbeiterschulungen<\/h3>\n\n\n\n
Dies ist der ideale Ablauf zur Einf\u00fchrung einer Dokumentenverwaltungssoftware. Es muss einem jedoch bewusst sein, dass eine Einf\u00fchrung nie so reibungslos abl\u00e4uft und es immer R\u00fcckkopplungen zwischen den einzelnen Schritten gibt. In der Realit\u00e4t ist es au\u00dferdem h\u00e4ufig so, dass eine neue Software Schritt f\u00fcr Schritt in ein Unternehmen eingebunden wird, wodurch aus potenziellen Fehlerquellen gelernt werden kann und diese bei der n\u00e4chsten Abteilung umgangen werden k\u00f6nnen. Ein zentraler Aspekt ist hierbei die Schulung der Mitarbeiter:innen, da ein System nicht effizient eingesetzt werden kann, wenn die Mitarbeiter:innen damit nicht richtig umgehen k\u00f6nnen oder das System ggf. auch gar nicht richtig auf sie zugeschnitten ist. Daher empfiehlt es sich, die Mitarbeiter:innen in den Planungs- und Umsetzungsprozess einzubeziehen und dabei etwa Abteilungsweise vorzugehen.<\/p>\n\n\n\n
\nNeugierig geworden?<\/h3>\n\n\n\n
Wenn das auch dein Traum ist, in Sekundenschnelle zu finden wonach du suchst, dann buche dir eine Testversion von d.velop documents<\/p>\n\n\n\n\t
Doch was kann man sich darunter vorstellen? Im folgenden Absatz wirst du mit den 6 Kernfunktionen einer Dokumentenverwaltungssoftware vertraut gemacht, sodass auch du zum Experten in dem Bereich wirst.<\/p>\n\n\n\n
<\/span>Die 6 wichtigsten Funktionen einer Dokumentenverwaltungssoftware<\/span><\/h2>\n\n\n\n\n- Die intelligente Ablage der Dokumente<\/strong>: Dadurch wird der ehemalige physische Aktenschrank abgel\u00f6st und alle Dokumente sind geordnet an einer Stelle im DMS hinterlegt.<\/li>\n\n\n\n
- Revisionssichere Archivierung<\/a><\/strong>: erh\u00f6ht die Sicherheit von sensiblen Daten im Unternehmen und die Dokumentenverwaltungssoftware erf\u00fcllt alle gesetzlichen Anforderungen.<\/li>\n\n\n\n
- Unternehmens\u00fcbergreifende Kollaboration<\/a><\/strong>: kann die Zusammenarbeit zwischen zwei Unternehmen verbessern und zudem auch das Kollaborieren aus dem Homeoffice erm\u00f6glichen\/oder es k\u00f6nnen mehrere Nutzer:innen auch aus unterschiedlichen Unternehmen gleichzeitig an den Dokumenten arbeiten.<\/li>\n\n\n\n
- Ortsunabh\u00e4ngiges Arbeiten<\/strong>: Ob im Homeoffice, im Ausland oder unterwegs mit der Bahn \u2013 eine Dokumentenverwaltungssoftware erm\u00f6glicht es von \u00fcberall ortsunabh\u00e4ngig auf die Dokumente zuzugreifen, sodass sowohl Zeit als auch Kosten eingespart werden k\u00f6nnen.<\/li>\n\n\n\n
- Intelligente Suche<\/strong>: durch festgelegte Filterkriterien l\u00e4sst sich das gesuchte Dokument in <\/li>\n\n\n\n
- Einsetzbarkeit f\u00fcr verschiedene Arten von Dokumenten: <\/strong>Egal um welche Art von Dokument es sich handelt, ob Rechnung, Lieferschein oder Angebot, alle Arten von Dokumenten k\u00f6nnen zentral in einem System geordnet werden. <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Zusammenfassend ist zu erkennen, dass eine Dokumentenverwaltungssoftware die Gesch\u00e4ftsprozesse<\/a> im Unternehmen sowohl hinsichtlich Kosten- als auch Zeiteinsparungen optimiert.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<\/span>Die wichtigsten Vorteile in K\u00fcrze<\/span><\/h2>\n\n\n\n\n- Was bedeutet die intelligente Suche im Rahmen einer Dokumentenverwaltungssoftware? <\/strong>
Durch das Setzen von Filterkriterien findet man in Sekundenschnelle, wonach man sucht, was die Suchzeit enorm minimiert. Eine zentrale Funktion ist hierbei die Volltextsuche, die den Nutzer:innen beispielsweise erm\u00f6glicht eine Datei zu finden, wo man nicht mehr den Titel oder die Autorin oder den Autor wei\u00df und nur Schlagworte kennt. \u00a0<\/li>\n\n\n\n- Was bedeutet es, wenn ein ortsunabh\u00e4ngiger Zugriff m\u00f6glich ist?<\/strong>
Durch einen ortsunabh\u00e4ngigen Zugriff wird das dezentrale Arbeiten, d.h. Remote arbeiten<\/a> oder aus dem Homeoffice m\u00f6glich. Das gibt Mitarbeiter:innen mehr Flexibilit\u00e4t bei ihrer Arbeitszeitgestaltung.<\/li>\n\n\n\n- Wie kann die Zusammenarbeit durch eine Dokumentenverwaltungssoftware verbessert werden?<\/strong>
Durch eine Dokumentenverwaltungssoftware ist es m\u00f6glich auch unternehmens\u00fcbergreifend an Dokumenten zusammenzuarbeiten und zu kollaborieren, wobei mehrere Nutzer:innen gleichzeitig am Dokumenten arbeiten, um stets das beste Arbeitsergebnis zu bekommen.<\/li>\n\n\n\n- Was wird durch eine revisionssichere Ablage erreicht?<\/strong>
Die revisionssichere Ablage erm\u00f6glicht hohe Sicherheitsstandards und gew\u00e4hrleistet, dass die Vorgaben der GoBD eingehalten und z.B. Dokumente innerhalb der Aufbewahrungsfristen revisionssicher aufbewahrt werden k\u00f6nnen. Durch die M\u00f6glichkeit der Versionierung k\u00f6nnen verschiedene Mitarbeiter:innen immer die verschiedenen Versionen und Ver\u00e4nderungen in der Historie nachvollziehen.<\/li>\n\n\n\n- Was wird durch eine revisionssichere Ablage erm\u00f6glicht?<\/strong>
Die revisionssichere Ablage erm\u00f6glicht hohe Sicherheitsstandards und gew\u00e4hrleistet, dass die Vorgaben der GoBD eingehalten und z.B. Dokumente innerhalb der Aufbewahrungsfristen revisionssicher aufbewahrt werden k\u00f6nnen. Durch die M\u00f6glichkeit der Versionierung<\/a> k\u00f6nnen verschiedene Mitarbeiter:innen immer die verschiedenen Versionen und Ver\u00e4nderungen in der Historie nachvollziehen.<\/li>\n\n\n\n- Worin liegt der Vorteil bei der einfachen Integration in viele Systemlandschaften?<\/strong>
Zum einen erm\u00f6glicht die einfache Integration in die bereits bestehende Softwarelandschaft erhebliche Kosteneinsparungen und auch die M\u00f6glichkeit zur Anbindung an die Cloud. Zum anderen k\u00f6nnen etwa wichtige E-Mails in Outlook durch festgelegte Regeln auch direkt im DMS gespeichert werden, was einen gro\u00dfen Mehrwert f\u00fcr das Arbeiten in verschiedenen Systemen hat.<\/li>\n\n\n\n- Was machen Workflows, die Routineaufgaben abbilden, mit den Mitarbeiter:innen?<\/strong>
Durch die intelligenten Workflows gewinnen Mitarbeiter:innen mehr Zeit, um an Fachthemen zu arbeiten. Weiterhin kann die Motivation der Mitarbeiter:innen steigen, da nicht mehr sie, sondern die Software langweilige und wiederkehrende Aufgaben \u00fcbernimmt.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<\/figure>\n\n\n\n<\/span>In 5 Schritten zu einer Dokumentenverwaltungssoftware <\/span><\/h2>\n\n\n\n1. Unternehmensanalyse<\/h3>\n\n\n\n
Zuerst empfiehlt es sich in die Unternehmensanalyse<\/strong> zu gehen und relevante Kernzahlen zu ermitteln. Ein Beispiel f\u00fcr Zahlen, die ermittelt werden sollten, sind die folgenden:<\/p>\n\n\n\n<\/figure>\n\n\n\n2. Der neue digitale Aktenschrank<\/h3>\n\n\n\n
Anschlie\u00dfend ist es von Bedeutung, den Fokus auf die aktuellen Aktenstrukturen zu legen und zu \u00fcberlegen, wie der neue \u201edigitale Aktenschrank\u201c aussehen k\u00f6nnte.<\/p>\n\n\n\n
Bei der Erstellung des Aktenplanes sind die folgenden Fragen zentral:<\/p>\n\n\n\n
\n- In welchen Akten sollen Dokumente zu finden sein?<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
\n- Wer darf Dokumente einsehen und bearbeiten?<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
3. Bildung eines Projektteams<\/h3>\n\n\n\n
Beim Einf\u00fchren einer Dokumentenverwaltungssoftware ist es ratsam, ein Projektteam<\/strong> zusammenzustellen, das nicht nur aus Softwareexperten besteht, sondern auch aus Fachkolleg:innen und Projektleiter:innen. Auf diese Weise k\u00f6nnen die Bed\u00fcrfnisse und Anforderungen, die die neue Software erf\u00fcllen soll, aus verschiedenen Blickwinkeln betrachtet und anschlie\u00dfend umgesetzt werden.<\/p>\n\n\n\n4. \u00dcberf\u00fchrung und Klassifizierung der Dokumente<\/h3>\n\n\n\n
Die n\u00e4chsten Schritte bei der Einf\u00fchrung der Software sind zum einen die \u00dcberf\u00fchrung der Dokumente in das neue System <\/strong>sowie die Klassifizierung der Dokumente nach Art und Eigenschaften<\/strong>. Bei dem ersten Schritt, der \u00dcberf\u00fchrung der Dokumente, ist es ratsam bei einer gr\u00f6\u00dferen Menge an Dokumenten einen externen Dienstleister in Anspruch zu nehmen, weil dadurch auch Aspekte, wie z.B. die rechtskonforme Vernichtung von Akten gew\u00e4hrleistet werden kann. Der zweite Aspekt, die Klassifizierung der Dokumente<\/a>, erfolgt durch die intelligente Volltextsuche, wodurch die zuvor gescannten Daten dann auch klassifiziert und an die richtige Stelle im System zugeordnet werden kann.<\/p>\n\n\n\n5. R\u00fcckkopplungen und Mitarbeiterschulungen<\/h3>\n\n\n\n
Dies ist der ideale Ablauf zur Einf\u00fchrung einer Dokumentenverwaltungssoftware. Es muss einem jedoch bewusst sein, dass eine Einf\u00fchrung nie so reibungslos abl\u00e4uft und es immer R\u00fcckkopplungen zwischen den einzelnen Schritten gibt. In der Realit\u00e4t ist es au\u00dferdem h\u00e4ufig so, dass eine neue Software Schritt f\u00fcr Schritt in ein Unternehmen eingebunden wird, wodurch aus potenziellen Fehlerquellen gelernt werden kann und diese bei der n\u00e4chsten Abteilung umgangen werden k\u00f6nnen. Ein zentraler Aspekt ist hierbei die Schulung der Mitarbeiter:innen, da ein System nicht effizient eingesetzt werden kann, wenn die Mitarbeiter:innen damit nicht richtig umgehen k\u00f6nnen oder das System ggf. auch gar nicht richtig auf sie zugeschnitten ist. Daher empfiehlt es sich, die Mitarbeiter:innen in den Planungs- und Umsetzungsprozess einzubeziehen und dabei etwa Abteilungsweise vorzugehen.<\/p>\n\n\n\n
\nNeugierig geworden?<\/h3>\n\n\n\n
Wenn das auch dein Traum ist, in Sekundenschnelle zu finden wonach du suchst, dann buche dir eine Testversion von d.velop documents<\/p>\n\n\n\n\t
Zusammenfassend ist zu erkennen, dass eine Dokumentenverwaltungssoftware die Gesch\u00e4ftsprozesse<\/a> im Unternehmen sowohl hinsichtlich Kosten- als auch Zeiteinsparungen optimiert.<\/strong><\/p>\n\n\n\n Zuerst empfiehlt es sich in die Unternehmensanalyse<\/strong> zu gehen und relevante Kernzahlen zu ermitteln. Ein Beispiel f\u00fcr Zahlen, die ermittelt werden sollten, sind die folgenden:<\/p>\n\n\n\n Anschlie\u00dfend ist es von Bedeutung, den Fokus auf die aktuellen Aktenstrukturen zu legen und zu \u00fcberlegen, wie der neue \u201edigitale Aktenschrank\u201c aussehen k\u00f6nnte.<\/p>\n\n\n\n Bei der Erstellung des Aktenplanes sind die folgenden Fragen zentral:<\/p>\n\n\n\n Beim Einf\u00fchren einer Dokumentenverwaltungssoftware ist es ratsam, ein Projektteam<\/strong> zusammenzustellen, das nicht nur aus Softwareexperten besteht, sondern auch aus Fachkolleg:innen und Projektleiter:innen. Auf diese Weise k\u00f6nnen die Bed\u00fcrfnisse und Anforderungen, die die neue Software erf\u00fcllen soll, aus verschiedenen Blickwinkeln betrachtet und anschlie\u00dfend umgesetzt werden.<\/p>\n\n\n\n Die n\u00e4chsten Schritte bei der Einf\u00fchrung der Software sind zum einen die \u00dcberf\u00fchrung der Dokumente in das neue System <\/strong>sowie die Klassifizierung der Dokumente nach Art und Eigenschaften<\/strong>. Bei dem ersten Schritt, der \u00dcberf\u00fchrung der Dokumente, ist es ratsam bei einer gr\u00f6\u00dferen Menge an Dokumenten einen externen Dienstleister in Anspruch zu nehmen, weil dadurch auch Aspekte, wie z.B. die rechtskonforme Vernichtung von Akten gew\u00e4hrleistet werden kann. Der zweite Aspekt, die Klassifizierung der Dokumente<\/a>, erfolgt durch die intelligente Volltextsuche, wodurch die zuvor gescannten Daten dann auch klassifiziert und an die richtige Stelle im System zugeordnet werden kann.<\/p>\n\n\n\n Dies ist der ideale Ablauf zur Einf\u00fchrung einer Dokumentenverwaltungssoftware. Es muss einem jedoch bewusst sein, dass eine Einf\u00fchrung nie so reibungslos abl\u00e4uft und es immer R\u00fcckkopplungen zwischen den einzelnen Schritten gibt. In der Realit\u00e4t ist es au\u00dferdem h\u00e4ufig so, dass eine neue Software Schritt f\u00fcr Schritt in ein Unternehmen eingebunden wird, wodurch aus potenziellen Fehlerquellen gelernt werden kann und diese bei der n\u00e4chsten Abteilung umgangen werden k\u00f6nnen. Ein zentraler Aspekt ist hierbei die Schulung der Mitarbeiter:innen, da ein System nicht effizient eingesetzt werden kann, wenn die Mitarbeiter:innen damit nicht richtig umgehen k\u00f6nnen oder das System ggf. auch gar nicht richtig auf sie zugeschnitten ist. Daher empfiehlt es sich, die Mitarbeiter:innen in den Planungs- und Umsetzungsprozess einzubeziehen und dabei etwa Abteilungsweise vorzugehen.<\/p>\n\n\n\n Wenn das auch dein Traum ist, in Sekundenschnelle zu finden wonach du suchst, dann buche dir eine Testversion von d.velop documents<\/p>\n\n\n\n\t<\/span>Die wichtigsten Vorteile in K\u00fcrze<\/span><\/h2>\n\n\n\n
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Durch das Setzen von Filterkriterien findet man in Sekundenschnelle, wonach man sucht, was die Suchzeit enorm minimiert. Eine zentrale Funktion ist hierbei die Volltextsuche, die den Nutzer:innen beispielsweise erm\u00f6glicht eine Datei zu finden, wo man nicht mehr den Titel oder die Autorin oder den Autor wei\u00df und nur Schlagworte kennt. \u00a0<\/li>\n\n\n\n
Durch einen ortsunabh\u00e4ngigen Zugriff wird das dezentrale Arbeiten, d.h. Remote arbeiten<\/a> oder aus dem Homeoffice m\u00f6glich. Das gibt Mitarbeiter:innen mehr Flexibilit\u00e4t bei ihrer Arbeitszeitgestaltung.<\/li>\n\n\n\n
Durch eine Dokumentenverwaltungssoftware ist es m\u00f6glich auch unternehmens\u00fcbergreifend an Dokumenten zusammenzuarbeiten und zu kollaborieren, wobei mehrere Nutzer:innen gleichzeitig am Dokumenten arbeiten, um stets das beste Arbeitsergebnis zu bekommen.<\/li>\n\n\n\n
Die revisionssichere Ablage erm\u00f6glicht hohe Sicherheitsstandards und gew\u00e4hrleistet, dass die Vorgaben der GoBD eingehalten und z.B. Dokumente innerhalb der Aufbewahrungsfristen revisionssicher aufbewahrt werden k\u00f6nnen. Durch die M\u00f6glichkeit der Versionierung k\u00f6nnen verschiedene Mitarbeiter:innen immer die verschiedenen Versionen und Ver\u00e4nderungen in der Historie nachvollziehen.<\/li>\n\n\n\n
Die revisionssichere Ablage erm\u00f6glicht hohe Sicherheitsstandards und gew\u00e4hrleistet, dass die Vorgaben der GoBD eingehalten und z.B. Dokumente innerhalb der Aufbewahrungsfristen revisionssicher aufbewahrt werden k\u00f6nnen. Durch die M\u00f6glichkeit der Versionierung<\/a> k\u00f6nnen verschiedene Mitarbeiter:innen immer die verschiedenen Versionen und Ver\u00e4nderungen in der Historie nachvollziehen.<\/li>\n\n\n\n
Zum einen erm\u00f6glicht die einfache Integration in die bereits bestehende Softwarelandschaft erhebliche Kosteneinsparungen und auch die M\u00f6glichkeit zur Anbindung an die Cloud. Zum anderen k\u00f6nnen etwa wichtige E-Mails in Outlook durch festgelegte Regeln auch direkt im DMS gespeichert werden, was einen gro\u00dfen Mehrwert f\u00fcr das Arbeiten in verschiedenen Systemen hat.<\/li>\n\n\n\n
Durch die intelligenten Workflows gewinnen Mitarbeiter:innen mehr Zeit, um an Fachthemen zu arbeiten. Weiterhin kann die Motivation der Mitarbeiter:innen steigen, da nicht mehr sie, sondern die Software langweilige und wiederkehrende Aufgaben \u00fcbernimmt.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<\/figure>\n\n\n\n<\/span>In 5 Schritten zu einer Dokumentenverwaltungssoftware <\/span><\/h2>\n\n\n\n
1. Unternehmensanalyse<\/h3>\n\n\n\n
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3. Bildung eines Projektteams<\/h3>\n\n\n\n
4. \u00dcberf\u00fchrung und Klassifizierung der Dokumente<\/h3>\n\n\n\n
5. R\u00fcckkopplungen und Mitarbeiterschulungen<\/h3>\n\n\n\n
Neugierig geworden?<\/h3>\n\n\n\n