{"id":48618,"date":"2024-05-31T06:58:57","date_gmt":"2024-05-31T04:58:57","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=48618"},"modified":"2025-05-09T10:01:37","modified_gmt":"2025-05-09T08:01:37","slug":"pdf-a","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/pdf-a\/","title":{"rendered":"PDF\/A Format: Das A und O der Langzeitarchivierung"},"content":{"rendered":"\n<p data-beyondwords-marker=\"69e5ef2d-b59b-485e-8d64-a17069cdf34d\">In der Welt der digitalen Dokumente ist das PDF-Format ein echter Star &#8211; aber kennst du auch sein weniger bekanntes, aber ebenso wichtiges Geschwisterchen: das PDF\/A Format?&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"3b76be57-8cc7-482b-8894-f612cb71a4f2\">Um Papier zu ersetzen, greifen viele auf die Digitalisierung in ein PDF-Format zur\u00fcck. Das Portable Document Format (PDF) ist im Gesch\u00e4ftsumfeld seit Jahren als plattformunabh\u00e4ngiges Dateiformat gesetzt. Angebote, Vertr\u00e4ge und Rechnungen erreichen Unternehmen t\u00e4glich in einer Vielzahl in besagtem Format. PDF ist allgegenw\u00e4rtig und bekannt f\u00fcr seine Formatkonsistenz &#8211; was bedeutet, dass das Layout und die Formatierung des Dokuments unabh\u00e4ngig von den verwendeten Werkzeugen oder Systemen bei der Erstellung, Speicherung und Reproduktion stets einheitlich bleiben.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"cfc289a6-1820-40e5-a996-31fdea6c13b7\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-welche-aufbewahrungsfristen-gilt-es-zu-beachten\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"welche-aufbewahrungsfristen-gilt-es-zu-beachten\"><\/span>Welche Aufbewahrungsfristen gilt es zu beachten? <span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"45e22558-8609-44bc-94b6-b3ade33450f5\">Doch auch bei der Digitalisierung darf die Einhaltung von <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/aufbewahrungsfristen\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Aufbewahrungsfristen<\/a> nicht zu kurz kommen. In Deutschland werden sehr hohe Anspr\u00fcche an die Aufbewahrung von Dokumenten gestellt. In Paragraph 147 der Abgabenordnung ist dazu festgehalten, dass alle Unterlagen, die f\u00fcr die Besteuerung eines Steuerpflichtigen relevant sind, aufzubewahren sind. Je nach Inhalt k\u00f6nnen dies auch Dokumente im PDF-Format sein. <\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"710ccb37-02bc-4668-8e23-1e467f6be648\">W\u00e4hrend die Beliebtheit und Vertrautheit mit dem PDF-Format weit verbreitet sind, wird bei der Langzeitarchivierung von Dokumenten ein entscheidender Nachteil deutlich: Aufgrund der technischen Spezifikationen von PDFs kann nicht sichergestellt werden, dass sie auch nach Jahren noch lesbar sind.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<figure data-beyondwords-marker=\"35600398-7762-4b8f-8592-098fabd83193\" class=\"wp-block-embed is-type-video is-provider-youtube wp-block-embed-youtube wp-embed-aspect-16-9 wp-has-aspect-ratio\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<iframe loading=\"lazy\" title=\"Aufbewahrungsfristen f\u00fcr Dokumente in Unternehmen \u2013 Die 7 Top-Fragen einfach gekl\u00e4rt!\" width=\"900\" height=\"506\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/Au6gspy_aH4?list=PL0gTmdblFdzYUbPPJX2aVwz5KFAAO1d95\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share\" referrerpolicy=\"strict-origin-when-cross-origin\" allowfullscreen><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"b5e99cf0-ce17-4ae5-9986-e27e9d8b8e9b\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-was-bedeutet-der-zusatz-a-im-pdf-a-format-und-wann-ist-der-einsatz-ratsam\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"was-bedeutet-der-zusatz-%e2%80%9ea%e2%80%9c-im-pdfa-format-und-wann-ist-der-einsatz-ratsam\"><\/span>Was bedeutet der Zusatz \u201eA\u201c im PDF\/A-Format und wann ist der Einsatz ratsam?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"70ca4b41-f680-49ea-8d54-dc91fa21e07e\">Mit dem Ziel, ein stabiles Standardformat f\u00fcr digital archivierte Dokumente zu schaffen und das Problem der Langzeitlesbarkeit von herk\u00f6mmlichen PDF-Dokumenten anzugehen, haben sich die AIIM (Association for Information and Image Management) und die NPES (National Printing Equipment Association) zusammengetan. Das Ergebnis war das PDF\/A-Format. Das \u201eA\u201c steht f\u00fcr \u201eArchivable\u201c, was darauf hinweist, dass die Dokumente den Anforderungen an die Langzeitarchivierung entsprechen m\u00fcssen.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"97508934-8454-48cf-8d1a-98e38c1badc5\">PDF\/A (&#8222;Portable Document Format Archivable&#8220;) ist demnach ein Format zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente, das auf dem ISO-Standard 19005 aus dem Jahr 2005 basiert. Obwohl die Nutzung von PDF\/A nicht vorgeschrieben ist, hat sich das Format weltweit als Standard f\u00fcr die Langzeitarchivierung durchgesetzt. Im Laufe der Zeit wurde das Format in verschiedenen Normen weiter ausgearbeitet, um die Nutzbarkeit in der Praxis zu verbessern. Heute gibt es mit PDF\/A-1, PDF\/A-2 und PDF\/A-3 daher insgesamt drei Auspr\u00e4gungen der urspr\u00fcnglichen ISO-Norm. Alle definieren mit einem unterschiedlich hohen Grad an Restriktion, welche Bestandteile eines PDFs f\u00fcr die Langzeitarchivierung zwingend erforderlich oder gar verboten sind.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"7a9eff12-fa1b-4749-86a5-3106364343f0\">W\u00e4hrend herk\u00f6mmliche PDFs aufgrund ihrer Abh\u00e4ngigkeit von externen Ressourcen, fehlender Archivierungsstandards, technologischer Veraltung und ungewisser Langzeitlesbarkeit f\u00fcr die Langzeitarchivierung problematisch sein k\u00f6nnen, wurde das PDF\/A-Format speziell daf\u00fcr entwickelt. Es erf\u00fcllt strikte Anforderungen, um die Lesbarkeit und Integrit\u00e4t von archivierten Dokumenten \u00fcber lange Zeitr\u00e4ume hinweg sicherzustellen.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"c99a7923-e19f-4e8a-9b0e-2424485d7b5c\">Ein PDF\/A eignet sich also besser, wenn es um die effektive und langfristige Archivierung elektronischer Dokumente geht.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"a88becfc-1537-47ad-be64-9f92482d59bd\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-entdecke-die-vielfalt-von-pdf-a-auspragungen-und-kernmerkmale-im-uberblick\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"entdecke-die-vielfalt-von-pdfa-auspraegungen-und-kernmerkmale-im-ueberblick\"><\/span>Entdecke die Vielfalt von PDF\/A: Auspr\u00e4gungen und Kernmerkmale im \u00dcberblick<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<h3 data-beyondwords-marker=\"6e99d961-e9da-4bbe-8404-29526e519c4f\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-pdf-a-1\">PDF\/A-1<\/h3>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"9dccc16e-24bd-4f0c-b419-dfd24dacb6be\">Das Format wurde 2005 auf Basis von PDF 1.4 eingef\u00fchrt und ist das restriktivste der drei Formate. Es besteht aus zwei Ebenen: PDF\/A-1b f\u00fcr die visuelle Reproduzierbarkeit und PDF\/A-1a f\u00fcr die visuelle Reproduzierbarkeit, erg\u00e4nzt um die Abbildbarkeit nach Unicode und die inhaltliche Strukturierung. Zentrale Eigenschaften sind:&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul data-beyondwords-marker=\"98279850-dec1-4120-a2e4-62cbd5859224\" class=\"wp-block-list\">\n<li data-beyondwords-marker=\"cb48c64b-f146-43e3-8492-31b971375096\">Abbildung von Text nach Unicode (PDF\/A-1b)&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"11191dd7-d87c-4ee9-8c53-5fce5a072186\">Einbettung von Zeichens\u00e4tzen innerhalb des Dokuments&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"86fb9d41-4ba2-4589-8a97-1847452efdf3\">Einbettung von klar definierten\u202fFarbr\u00e4umen&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"2a7157fd-005c-4a94-bc9a-f30d89eab6db\">Keine\u202faktiven\u202fElemente\u202f(bspw. JavaScript)&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"8ef1b0fe-2335-4bbd-a6ee-a2797bf6a347\">Keine\u202fEinbettung von externen\u202fDateien und Bildformaten\u202f(CCITT,\u202fJBIG2,\u202fJPEG)&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"57ea53f1-d33f-4970-9b61-27546c44a93f\">Keine\u202fTransparenzen&nbsp;<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 data-beyondwords-marker=\"dcc3c1a1-aed8-42fb-befe-d916959b45dd\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-pdf-a-2\">PDF\/A-2<\/h3>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"99241aa3-4fe9-4a33-9285-54427f37c5c4\">PDF\/A-2 wurde 2011 auf Basis von ISO Standard 32000-1\/PDF 1.7 eingef\u00fchrt. Ziel des Formats ist es, die Nutzbarkeit zu erh\u00f6hen, ohne Einbu\u00dfen bei der Reproduzierbarkeit hinzunehmen. Zentrale Erweiterung bezogen auf den Vorg\u00e4nger sind:&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul data-beyondwords-marker=\"1b20557a-56de-4f6e-ac73-5fe2020b37ac\" class=\"wp-block-list\">\n<li data-beyondwords-marker=\"9df49a4d-23b9-49e8-87d0-092963fb1317\">Einbettung von Bildformaten\u202fJPEG2000&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"86ce586d-0b43-4bba-a12e-2ac807352b2f\">Einbettung\u202fvon\u202fA\u20101\u202fund\u202fA\u20102\u202fDateien\u202fm\u00f6glich&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"2216bc2f-46af-4257-925b-cbf3ff1af806\">Transparenzen erlaubt&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"74c2ba90-196a-4f0c-a156-c1cd329090d8\">Einbettung von optionalen, PDF\/A-konformen\u202fInhalten\u202fm\u00f6glich&nbsp;<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 data-beyondwords-marker=\"cc7c217a-97ed-4f92-8e97-3aa8abb48d06\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-pdf-a-3\">PDF\/A-3<\/h3>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"89477f75-aae3-4641-8fb3-90e4e73ea731\">Das PDF\/A-3 Format wurde 2012 ver\u00f6ffentlicht. Grund f\u00fcr die Ver\u00f6ffentlichung ist die in Teilen umstrittene M\u00f6glichkeit auch nicht PDF\/A konforme Inhalte wie Excel-, Word-, XML- Video-oder Audiodateien einzubetten. Die M\u00f6glichkeit beliebige Daten einzubetten ist die einzige wesentliche \u00c4nderung im Vergleich zum PDF\/A-2 Format. Mit der Option auch XML-Dateien PDF\/A-konform einzubetten, hat die Norm die Grundlage f\u00fcr den\u202f<a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/themen\/zugferd\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">ZUGFeRD<\/a>\u202fStandard gelegt. ZUGFeRD ist ein Rechnungsformat f\u00fcr <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/elektronische-rechnung\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">elektronische Rechnungen<\/a>, das aus einer visuellen Darstellung im PDF\/A-3 Standard und einer maschinenlesbar codierten XML-Datei besteht.<\/p>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"31a42e85-d595-47cb-9b2e-5a4f372c9461\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-inhaltliche-beschrankungen-fur-pdf-a-dateien-die-du-kennen-solltest\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"inhaltliche-beschraenkungen-fuer-pdfa-dateien-die-du-kennen-solltest\"><\/span>Inhaltliche Beschr\u00e4nkungen f\u00fcr PDF\/A-Dateien, die du kennen solltest<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"9d6d8b28-3a4a-482d-b168-47c8bc7c90d3\">Wie bereits erw\u00e4hnt gibt es Bestandteile, die eine PDF\/A-Datei nicht enthalten darf. Sogenannte nicht konforme Inhalte sind neben den bereits erw\u00e4hnten Excel-, Word-, XML- Video- oder Audiodateien auch aktive Inhalte wie JavaScript, verschl\u00fcsselte Dateien und externe Verweise auf Ressourcen, die nicht in der PDF-Datei selbst enthalten sind. Diese Einschr\u00e4nkungen gelten haupts\u00e4chlich f\u00fcr PDF\/A-1 und PDF\/A-2 und dienen dazu, die langfristige Lesbarkeit und Integrit\u00e4t der Dokumente zu gew\u00e4hrleisten.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"73369955-bacd-4644-8722-23f192e842ee\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-wann-ist-welches-format-die-beste-wahl\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"wann-ist-welches-format-die-beste-wahl\"><\/span>Wann ist welches Format die beste Wahl?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"000264ce-00b2-4a13-b524-e24526e040bc\">Alle drei der zuvor genannten Formate sind g\u00fcltig und in Kraft. Das PDF\/A-3 Format sollte nur dann eingesetzt werden, wenn nicht PDF\/A-konforme Inhalte eingebettet werden sollen. Falls dies nicht der Fall ist, reicht das PDF\/A-2 Format aus. \u00c4hnlich verh\u00e4lt es sich mit dem PDF\/A-1 Format. Wenn Unternehmen auf die zus\u00e4tzlichen Funktionen verzichten k\u00f6nnen, ist das Format auch nach \u00fcber 10 Jahren die passende Wahl f\u00fcr die Langzeitarchivierung von Dokumenten.&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<figure data-wp-context=\"{&quot;imageId&quot;:&quot;6a05932ee6bdb&quot;}\" data-wp-interactive=\"core\/image\" data-beyondwords-marker=\"fb11b09d-575d-4b87-a43a-bba05926fdf5\" class=\"wp-block-image size-full wp-lightbox-container\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1200\" height=\"1141\" data-wp-class--hide=\"state.isContentHidden\" data-wp-class--show=\"state.isContentVisible\" data-wp-init=\"callbacks.setButtonStyles\" data-wp-on-async--click=\"actions.showLightbox\" data-wp-on-async--load=\"callbacks.setButtonStyles\" data-wp-on-async-window--resize=\"callbacks.setButtonStyles\" src=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/05\/Funktionsgrafik_PDFA_Auspraegungen.jpg\" alt=\"Infografik zeigt die Funktionen der verschiedenen PDF\/A Formate\" class=\"wp-image-48623\" srcset=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/05\/Funktionsgrafik_PDFA_Auspraegungen.jpg 1200w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/05\/Funktionsgrafik_PDFA_Auspraegungen-600x571.jpg 600w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/05\/Funktionsgrafik_PDFA_Auspraegungen-1090x1036.jpg 1090w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/05\/Funktionsgrafik_PDFA_Auspraegungen-768x730.jpg 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 1200px) 100vw, 1200px\" \/><button\n\t\t\tclass=\"lightbox-trigger\"\n\t\t\ttype=\"button\"\n\t\t\taria-haspopup=\"dialog\"\n\t\t\taria-label=\"Bild vergr\u00f6\u00dfern: Infografik zeigt die Funktionen der verschiedenen PDF\/A Formate\"\n\t\t\tdata-wp-init=\"callbacks.initTriggerButton\"\n\t\t\tdata-wp-on-async--click=\"actions.showLightbox\"\n\t\t\tdata-wp-style--right=\"state.imageButtonRight\"\n\t\t\tdata-wp-style--top=\"state.imageButtonTop\"\n\t\t>\n\t\t\t<svg xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\" width=\"12\" height=\"12\" fill=\"none\" viewBox=\"0 0 12 12\">\n\t\t\t\t<path fill=\"#fff\" d=\"M2 0a2 2 0 0 0-2 2v2h1.5V2a.5.5 0 0 1 .5-.5h2V0H2Zm2 10.5H2a.5.5 0 0 1-.5-.5V8H0v2a2 2 0 0 0 2 2h2v-1.5ZM8 12v-1.5h2a.5.5 0 0 0 .5-.5V8H12v2a2 2 0 0 1-2 2H8Zm2-12a2 2 0 0 1 2 2v2h-1.5V2a.5.5 0 0 0-.5-.5H8V0h2Z\" \/>\n\t\t\t<\/svg>\n\t\t<\/button><\/figure>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"88f21204-0478-44d2-98d7-892c8b40787c\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-5-wichtige-vorteile-des-pdf-a-formats\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"5-wichtige-vorteile-des-pdfa-formats\"><\/span>5 wichtige Vorteile des PDF\/A-Formats<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<ol data-beyondwords-marker=\"a101c389-0e4f-42c8-9687-9c93cca98ed1\" class=\"wp-block-list is-style-check\">\n<li data-beyondwords-marker=\"ca519b09-b395-460d-b172-b9e96a52e9bf\"><strong>Langfristige Erhaltung<\/strong>: PDF\/A gew\u00e4hrleistet, dass Dokumente auch nach vielen Jahren noch lesbar und unver\u00e4ndert sind. Alle notwendigen Ressourcen und Elemente sind im Dokument selbst eingebettet, sodass es unabh\u00e4ngig von externen Links oder Dateien ist.&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"ca519b09-b395-460d-b172-b9e96a52e9bf\"><strong>Zuverl\u00e4ssigkeit:<\/strong> Es handelt sich um ein standardisiertes Format, das von vielen Softwareanwendungen unterst\u00fctzt wird. Durch die Einbettung der Ressourcen entf\u00e4llt die Abh\u00e4ngigkeit von externen Links oder Dateien, was das Risiko des Verlusts wichtiger Informationen minimiert.<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"ca519b09-b395-460d-b172-b9e96a52e9bf\"><strong>Plattformunabh\u00e4ngigkeit:<\/strong> PDF\/A-Dokumente k\u00f6nnen auf verschiedenen Plattformen und Betriebssystemen ge\u00f6ffnet und identisch angezeigt werden. Dies gew\u00e4hrleitet Konsistenz und Verl\u00e4sslichkeit.&nbsp;&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"ca519b09-b395-460d-b172-b9e96a52e9bf\"><strong>Integrit\u00e4t:<\/strong> Integrit\u00e4t und Authentizit\u00e4t von Dokumenten k\u00f6nnen gew\u00e4hrleistet werden. Dokumente in diesem Format sind unver\u00e4nderlich, was ideal f\u00fcr die Einhaltung rechtlicher und Compliance-Anforderungen ist.<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"ca519b09-b395-460d-b172-b9e96a52e9bf\"><strong>Such- und Indexierbarkeit: <\/strong>PDF\/A-Dokumente k\u00f6nnen textbasiert sein, was bedeutet, dass der Text innerhalb des Dokuments durchsuchbar und von Suchmaschinen sowie Datenbankanwendungen erfasst und katalogisiert werden kann. Dies erleichtert das Auffinden und Extrahieren von Informationen aus archivierten Dokumenten.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<figure data-wp-context=\"{&quot;imageId&quot;:&quot;6a05932ee75bc&quot;}\" data-wp-interactive=\"core\/image\" data-beyondwords-marker=\"b577a873-3b47-4003-8297-81fd993ea004\" class=\"wp-block-image size-full wp-lightbox-container\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1200\" height=\"600\" data-wp-class--hide=\"state.isContentHidden\" data-wp-class--show=\"state.isContentVisible\" data-wp-init=\"callbacks.setButtonStyles\" data-wp-on-async--click=\"actions.showLightbox\" data-wp-on-async--load=\"callbacks.setButtonStyles\" data-wp-on-async-window--resize=\"callbacks.setButtonStyles\" src=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/05\/PDF_Formate.jpg\" alt=\"Infografik zeigt 5 PDF-Formate\" class=\"wp-image-48624\" srcset=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/05\/PDF_Formate.jpg 1200w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/05\/PDF_Formate-600x300.jpg 600w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/05\/PDF_Formate-1090x545.jpg 1090w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/05\/PDF_Formate-768x384.jpg 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 1200px) 100vw, 1200px\" \/><button\n\t\t\tclass=\"lightbox-trigger\"\n\t\t\ttype=\"button\"\n\t\t\taria-haspopup=\"dialog\"\n\t\t\taria-label=\"Bild vergr\u00f6\u00dfern: Infografik zeigt 5 PDF-Formate\"\n\t\t\tdata-wp-init=\"callbacks.initTriggerButton\"\n\t\t\tdata-wp-on-async--click=\"actions.showLightbox\"\n\t\t\tdata-wp-style--right=\"state.imageButtonRight\"\n\t\t\tdata-wp-style--top=\"state.imageButtonTop\"\n\t\t>\n\t\t\t<svg xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\" width=\"12\" height=\"12\" fill=\"none\" viewBox=\"0 0 12 12\">\n\t\t\t\t<path fill=\"#fff\" d=\"M2 0a2 2 0 0 0-2 2v2h1.5V2a.5.5 0 0 1 .5-.5h2V0H2Zm2 10.5H2a.5.5 0 0 1-.5-.5V8H0v2a2 2 0 0 0 2 2h2v-1.5ZM8 12v-1.5h2a.5.5 0 0 0 .5-.5V8H12v2a2 2 0 0 1-2 2H8Zm2-12a2 2 0 0 1 2 2v2h-1.5V2a.5.5 0 0 0-.5-.5H8V0h2Z\" \/>\n\t\t\t<\/svg>\n\t\t<\/button><\/figure>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"f4a273a4-b315-47c2-8925-15d36a92bb20\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-5-pdf-formate-pdf-x-pdf-a-und-pdf-e-pdf-ua-pdf-vt-nbsp\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"5-pdf-formate-pdfx-pdfa-und-pdfe-pdfua-pdfvt\"><\/span>5 PDF-Formate: PDF\/X, PDF\/A und PDF\/E, PDF\/UA, PDF\/VT&nbsp;<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"633b8e8a-2cce-4369-807e-1d257b731187\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-konvertierung-von-standard-pdfs-in-das-pdf-a-format\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"konvertierung-von-standard-pdfs-in-das-pdfa-format\"><\/span>Konvertierung von Standard-PDFs in das PDF\/A-Format<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"84f2ff3a-facb-42aa-afea-ef0cdabe05ca\">Wie verwandle ich eine gew\u00f6hnliche PDF-Datei in ein PDF\/A? Diese Frage ist entscheidend f\u00fcr die Anwendung dieses speziellen Archivierungsformats.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"a297ef0d-a9a4-4822-a198-6a0ceda916eb\">Dieser Prozess erfordert eine spezialisierte Software oder ein Tool, das diese Konvertierung unterst\u00fctzt. Auch im Umfeld des Dokumentenmanagements spielen die verschiedenen Formate eine zentrale Rolle. Die F\u00e4higkeit, verschiedene Dateitypen in das PDF\/A-Format zu konvertieren, ist eine grundlegende Funktion jeder professionellen DMS-Software.&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"6547c62e-1137-488d-a0e8-129cba632759\">Dar\u00fcber hinaus stehen zahlreiche Online-Tools zur Verf\u00fcgung, die als Konverter fungieren und das PDF-Dokument in das gew\u00fcnschte Format umwandeln. Beim Einsatz derartiger Online-Tools zur Dateikonvertierung sollte jedoch auf Sicherheit und Qualit\u00e4t geachtet werden, gerade, wenn die Datei vertrauliche Informationen enth\u00e4lt.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<div data-beyondwords-marker=\"057daf04-3cd3-4d70-acf5-4bf28c226a47\" class=\"wp-block-group is-style-cta-whitepaper\"><div class=\"wp-block-group__inner-container is-layout-constrained wp-block-group-is-layout-constrained\">\n<p data-beyondwords-marker=\"cd7f05a4-30dd-4714-a454-5f8fdc8da171\"><strong>Digitales Dokumentenmanagement einfach erkl\u00e4rt<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"51af151d-cfa6-4858-9c37-2cdd3514ed84\">Entdecke Vorlagen, Best Practices und Tipps und Tricks f\u00fcr ein digitales Dokumentenmanagement-System<\/p>\n\n\n\n\t<div data-beyondwords-marker=\"d23cec58-7a29-4120-a18e-58f89552f75c\" class=\"wp-block-buttons\">\n\t\t<div class=\"wp-block-button is-style-outline\">\n\t\t\t<a class=\"wp-block-button__link\" href=\"https:\/\/f.hubspotusercontent20.net\/hubfs\/2429121\/dvelop%20Whitepaper%20-%20Digitales%20Dokumentenmanagement%20einfach%20erklaert.pdf?utm_campaign=Sonstiges+-+d.velop+BLOG+-+01%2F2018&#038;utm_source=intern-blog-ger&#038;utm_medium=blogpost-pdfa&#038;utm_content=button\" target=\"_blank\">Jetzt lesen<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"42c77e32-1879-496e-b50e-c269a417aaae\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-pdf-a-vs-tiff-die-optimale-wahl-fur-langfristige-archivierungszwecke-nbsp\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"pdfa-vs-tiff-die-optimale-wahl-fuer-langfristige-archivierungszwecke\"><\/span>PDF\/A vs. TIFF: Die optimale Wahl f\u00fcr langfristige Archivierungszwecke&nbsp;<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"56127fb4-3696-4e44-9714-4274c96ec732\">Vor der Etablierung von PDF\/A als absoluter Standard f\u00fcr die Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente, war TIFF lange Zeit das dominierende Dateiformat in diesem Bereich. Allerdings wurden mit steigenden Anforderungen an die Struktur der Dokumente schnell einige Nachteile des Formats deutlich. W\u00e4hrend TIFF-Archive zwar die Reproduzierbarkeit von Dokumenten gew\u00e4hrleisteten, war eine Volltextsuche nur durch nachtr\u00e4gliche Bearbeitung mit einer OCR-Maschine m\u00f6glich. Hinzu kommt, dass TIFF-Dateien wesentlich gr\u00f6\u00dfer sind als PDF-Dateien und daher ein Vielfaches an Speicherplatz ben\u00f6tigen.&nbsp;&nbsp;Dank der weltweit enormen Akzeptanz des PDF-Formats, auf dem das PDF\/A basiert, haben Unternehmen au\u00dferdem Zugang zu einer Vielzahl von teilweise kostenlosen Tools und L\u00f6sungen. Obwohl TIFF-Archive weiterhin in Bereichen wie der Bildverarbeitung zum Einsatz kommen, bietet das PDF\/A unabh\u00e4ngig von Betriebssystemen oder eingesetzter Software die h\u00f6chstm\u00f6gliche Compliance-Sicherheit und wird kontinuierlich weiterentwickelt.<\/p>\n\n\n\n<figure data-beyondwords-marker=\"abd7a6bc-218d-4181-a835-40f1a41e3e7e\" class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1090\" height=\"1008\" src=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/05\/pdfa-ueberblick-1090x1008.png\" alt=\"Infografik zeigt PDF\/A im \u00dcberblick\" class=\"wp-image-48625\" srcset=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/05\/pdfa-ueberblick-1090x1008.png 1090w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/05\/pdfa-ueberblick-600x555.png 600w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/05\/pdfa-ueberblick-768x710.png 768w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/05\/pdfa-ueberblick-1536x1421.png 1536w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/05\/pdfa-ueberblick-1920x1776.png 1920w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/05\/pdfa-ueberblick.png 2000w\" sizes=\"auto, (max-width: 1090px) 100vw, 1090px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"9a2b997a-6d62-4b03-8f94-337179b65dee\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-pdf-a-und-dokumentenmanagement-worauf-es-ankommt-nbsp\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"pdfa-und-dokumentenmanagement-worauf-es-ankommt\"><\/span>PDF\/A und Dokumentenmanagement: worauf es ankommt&nbsp;<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"1b48106a-a2af-45be-aeab-f29605eb424b\">Die verschiedenen Formate spielen auch im Umfeld des Dokumentenmanagements eine zentrale Rolle.\u202fWie bereits erw\u00e4hnt, ist Konvertierung in das PDF\/A-Format eine essenzielle Komponente einer professionellen DMS-Software.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"cf89090d-1c95-4cf6-ab30-b299f417dcc2\">Allerdings ist das Format allein keine Garantie f\u00fcr Langzeitarchivierung. Es legt vielmehr durch spezifische Anforderungen an elektronische Dokumente den Grundstein daf\u00fcr. Unternehmen m\u00fcssen das Format im Rahmen eines umfassenden Archivierungskonzepts richtig einsetzen und in ihre Abl\u00e4ufe integrieren. Aspekte, die es zu beachten gilt, sind beispielsweise interne Compliance Richtlinien, Abl\u00e4ufe von Gesch\u00e4ftsprozessen sowie die eingesetzte Hard- und Software. Die langfristige Lesbarkeit eines Dokuments ist dabei nur ein wichtiger Aspekt, ebenso wichtig ist die Einhaltung der Aufbewahrungsfrist, die Wiederauffindbarkeit sowie die revisionssichere Archivierung. Zus\u00e4tzlich geh\u00f6rt die Verfahrensdokumentation dazu, um s\u00e4mtliche Compliance-Anforderungen zu erf\u00fcllen.<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"93570598-4ec5-4aed-8833-62f9555472ab\">So ist das PDF\/A-Format f\u00fcr sich genommen wenig hilfreich, wenn die Dokumente letztlich auf unverl\u00e4sslichen Datenquellen abgelegt werden oder nicht \u00fcber ein\u202f<a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/software\/dokumentenmanagement-system\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Dokumentenmanagement-System<\/a>\u202fverwaltet, aufbewahrt und zu einem sp\u00e4teren Zeitpunkt bereitgestellt werden k\u00f6nnen. &nbsp;Es handelt sich also ein L\u00f6sungs-Baustein in einem ganzen Komplex von Anforderungen.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<div data-beyondwords-marker=\"ca615fef-b2d1-4752-99de-97a4be068816\" class=\"wp-block-group is-style-cta-whitepaper\"><div class=\"wp-block-group__inner-container is-layout-constrained wp-block-group-is-layout-constrained\">\n<p data-beyondwords-marker=\"e6a6fd4d-0036-4863-b210-7018e52f384b\"><strong>Behalte den Durchblick im Compliance-Dschungel!<\/strong> Mit GoBD, DSGVO, ISO 27001 und Co zu mehr Sicherheit im Unternehmen.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n\t<div data-beyondwords-marker=\"4482bbea-6dff-448f-bdd1-84f186538fbb\" class=\"wp-block-buttons\">\n\t\t<div class=\"wp-block-button is-style-outline\">\n\t\t\t<a class=\"wp-block-button__link\" href=\"https:\/\/2429121.fs1.hubspotusercontent-na1.net\/hubfs\/2429121\/DMS\/Whitepaper%20-%20dms%20-%20durchblick%20im%20compliance-dschungel_ungated.pdf?utm_campaign=Sonstiges+-+d.velop+BLOG+-+01%2F2018&#038;utm_source=intern-blog-ger&#038;utm_medium=blogpost-pdfa&#038;utm_content=button\" target=\"_blank\">Jetzt lesen<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>In der Welt der digitalen Dokumente ist das PDF-Format ein echter Star &#8211; aber kennst du auch sein weniger bekanntes, [&hellip;]<\/p>\n","protected":false},"author":256,"featured_media":48626,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":"","beyondwords_generate_audio":"1","beyondwords_project_id":"23937","beyondwords_content_id":"672ee93a-5732-48bd-a3f3-45e0981a01d4","beyondwords_preview_token":"1906afbd-8ddb-42de-8323-f510bc0a8664","beyondwords_player_content":"","beyondwords_player_style":"","beyondwords_language_id":"","beyondwords_title_voice_id":"","beyondwords_body_voice_id":"","beyondwords_summary_voice_id":"","beyondwords_error_message":"","beyondwords_disabled":"1","beyondwords_delete_content":"","beyondwords_podcast_id":"672ee93a-5732-48bd-a3f3-45e0981a01d4","beyondwords_hash":"","publish_post_to_speechkit":"","speechkit_hash":"","speechkit_generate_audio":"","speechkit_project_id":"","speechkit_podcast_id":"","speechkit_error_message":"","speechkit_disabled":"","speechkit_access_key":"","speechkit_error":"","speechkit_info":"","speechkit_response":"","speechkit_retries":"","speechkit_status":"","speechkit_updated_at":"","_speechkit_link":"","_speechkit_text":""},"categories":[4],"tags":[6492],"class_list":["post-48618","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-compliance","tag-fokus-dokumentenmanagement"],"acf":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO Premium plugin v25.6 (Yoast SEO v25.6) - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>PDF\/A Format: Das A und O der Langzeitarchivierung<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"PDF\/A ist ein Format zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente. 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