{"id":49450,"date":"2024-07-08T14:51:31","date_gmt":"2024-07-08T12:51:31","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=49450"},"modified":"2025-03-20T09:43:24","modified_gmt":"2025-03-20T08:43:24","slug":"ista","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/digitaler-wandel\/ista\/","title":{"rendered":"22 Jahre DMS bei ista: Ein Erfolgsrezept f\u00fcr effizientes Dokumentenmanagement"},"content":{"rendered":"\n

In der modernen Gesch\u00e4ftswelt sind effiziente Prozesse ein entscheidender Faktor f\u00fcr den Erfolg eines Unternehmens. Unternehmen stehen st\u00e4ndig vor der Herausforderung, ihre Abl\u00e4ufe zu optimieren, um wettbewerbsf\u00e4hig zu bleiben. In ebendieser Gesch\u00e4ftswelt hat die ista SE<\/a>, weltweit f\u00fchrender Dienstleister im Bereich Energiemanagement, eine beeindruckende Reise hinter sich.<\/p>\n\n\n\n

Auf dem d.velop summit 2024 boten Hartwig Weinkauf, Product Owner bei der ista SE, und Matthias Becker, Market Director Logistik & Services bei der d.velop AG, spannende Einblicke in die Entwicklung und den Erfolg ihres Dokumentenmanagement-Systems<\/a> (DMS) \u00fcber die letzten 22 Jahre.<\/p>\n\n\n\n

ista erm\u00f6glicht seinen Kunden, ihre Immobilien zukunftssicher zu machen<\/p><\/blockquote><\/figure>\n\n\n\n

<\/span>ista SE als Unterst\u00fctzer f\u00fcr zukunftssichere Immobilien<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Bevor wir gemeinsam die 22-j\u00e4hrige Reise antreten, werfen wir zun\u00e4chst einen Blick auf ista: Vielen wird das Unternehmen bereits vor dem d.velop summit 2024 ein Begriff gewesen sein. ista besch\u00e4ftigt \u00fcber 6150 Mitarbeiter in 21 L\u00e4ndern. Rund 450.000 Besitzer:innen und die Bewohner:innen von 14 Millionen Nutzeinheiten nutzen dabei die Produkte und Services von ista.<\/p>\n\n\n\n

Das Unternehmen managed Daten und Prozesse innerhalb von Geb\u00e4uden, schafft Transparenz \u00fcber Energie- und Wasserverbr\u00e4uche und hilft den Bewohner:innen, ihren Beitrag zum Klimaschutz zu leisten. F\u00fcr Eigent\u00fcmer und Verwalter steigert die ista die Energieeffizienz und damit den Wert der Immobilie, wodurch die Geb\u00e4ude klimafreundlich, zukunftssicher und komfortabel werden.<\/p>\n\n\n\n

Allein in Deutschland spart ista durch seine Aktivit\u00e4ten j\u00e4hrlich etwa 37 Millionen Tonnen CO\u2082 ein. Die Nutzung von modernen Messger\u00e4ten und die Implementierung von Metering und Submetering tragen dazu bei, dass jede\/r Mieter:in nur f\u00fcr den tats\u00e4chlichen Verbrauch zahlt, was ein Einsparpotenzial von rund 20 % bietet.<\/p>\n\n\n\n

\"Infografik<\/a><\/figure>\n\n\n\n

<\/span>Der Beginn einer Erfolgsgeschichte<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Die Reise begann im Jahr 2002, als die ista SE in Deutschland, Luxemburg und der Schweiz den ersten Schritt in Richtung eines modernen Dokumentenmanagement unternahm. Der initiale Fokus lag auf der Platzeinsparung in den B\u00fcros und der Digitalisierung von Kosten- und Nutzerlisten. Die Verf\u00fcgbarkeit der Dokumente war dar\u00fcber hinaus ein weiterer Vorteil. Durch die Implementierung des Systems konnten immense Mengen an Papierdokumenten digitalisiert und effizient verwaltet werden. Dies f\u00fchrte zu erheblichen Einsparungen und einer deutlichen Steigerung der Arbeitsqualit\u00e4t.<\/p>\n\n\n\n

Dabei wurden ab 2002 in diesen drei L\u00e4ndern 7 Kernprojekte umgesetzt:<\/p>\n\n\n\n

    \n
  1. Datenmigration<\/strong> aus dem vorherigem Archiv: Im Wesentlichen handelte es sich um generierte Dokumente aus dem Abrechnungssystem.<\/li>\n\n\n\n
  2. Abrechnungsfreigabeprozess: <\/strong>Finale Druck- bzw. Kundenfreigabe von erstellten Abrechnungen.<\/li>\n\n\n\n
  3. Workflow<\/strong> zur Erzeugung eines Arbeitsvorrats in SAP: <\/strong>Eingehender Schriftverkehr erzeugt Meldungen mit Teamzuordnung innerhalb von SAP.<\/li>\n\n\n\n
  4. Workflow <\/strong>zur Qualit\u00e4tssicherung <\/strong>von papierhaften Belegen<\/strong>: \u00dcberpr\u00fcfung von gelieferten Kundendokumenten auf Vollst\u00e4ndigkeit.<\/li>\n\n\n\n
  5. Workflow <\/strong>zur Sichtung und Erfassung von Kostenaufstellungen<\/strong>\/
    Nutzerlisten: Sichtung, Erfassung und Kontrollerfassung von papierhaften Belegen.<\/li>\n\n\n\n
  6. Workflow <\/strong>zur Steuerung <\/strong>zentraler Druckdokumente: <\/strong>Ausgehender Schriftverkehr, der zentral gedruckt werden soll, kann um Anh\u00e4nge aus dem Archiv erg\u00e4nzt werden und wird anschlie\u00dfend in einer zentralen Verarbeitung an den Druckdienstleister \u00fcbergeben.<\/li>\n\n\n\n
  7. Kleinere Workflows <\/strong>zur Bearbeitung von Spezialanforderungen <\/strong>wie z.B. die \u00dcberpr\u00fcfung unbekannter Heizk\u00f6rper etc. <\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
    \n

    Effiziente Prozesse<\/strong>: So wird die Digitalisierung beim Energieversorger zum Erfolg<\/p>\n\n\n\n\t

    \n\t\t
    \n\t\t\tJetzt lesen<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n\n\n\n

    <\/span>Internationale Projekte im Fokus<\/span><\/h2>\n\n\n\n

    Nach dem erfolgreichen Start in Deutschland, Luxemburg und der Schweiz folgten ab 2007 weitere L\u00e4nder wie D\u00e4nemark, Schweden und Polen. Ein einheitlicher Template-Ansatz f\u00fcr die Archivstruktur erleichterte die Implementierung in den verschiedenen L\u00e4ndern, w\u00e4hrend lokale Anpassungen an die jeweiligen Anforderungen vorgenommen wurden.<\/p>\n\n\n\n

    Ein bemerkenswerter Meilenstein war 2015 die Einf\u00fchrung des Systems in Frankreich, gefolgt von Belgien, was durch Synergieeffekte erheblich erleichtert wurde. In der T\u00fcrkei wurden die Dokumente des Kerngesch\u00e4fts abgedeckt sowie eine erste Anbindung des hausinternen Abrechnungssystems WebNimbus hergestellt.<\/p>\n\n\n\n

    Dabei zeichneten sich die Kernprojekte in Frankreich durch Folgendes aus: Zum einen beinhaltete die Einf\u00fchrung von d.velop documents s\u00e4mtliche Dokumente des Kerngesch\u00e4fts von ista France. Zuliefernde Systeme waren hierbei das Abrechnungssystem Mirus sowie die mobile Datenerfassung. Innerhalb des franz\u00f6sischen Systems gab es zudem diverse Kollaborationsworkflows f\u00fcr unterschiedliche Dokumentarten. Dies betraf etwa Vertr\u00e4ge, Kostenaufstellungen mit dem Servicecenter in Rum\u00e4nien sowie Installations- und Instandhaltungsdokumente.<\/p>\n\n\n\n

    2016 erfolgte die Basisimplementierung in Tschechien, der Slowakei sowie eine Spezialimplementierung der Prozessunterst\u00fctzung in UK, bevor 2018 die das DMS in Spanien mit der Besonderheit von zwei parallelen Abrechnungssystemen eingef\u00fchrt wurde.<\/p>\n\n\n\n

    <\/span>Anwendungsfall: Postverarbeitung in \u00d6sterreich<\/span><\/h2>\n\n\n\n
    \"Infografik<\/figure>\n\n\n\n

    Betrachten wir einen Anwendungsfalls bei der ista: der Postverarbeitung in \u00d6sterreich. Beim alten System fand eine manuelle Verarbeitung des eingehenden Schriftverkehrs statt. Die Post wanderte physisch von Schreibtisch zu Schreibtisch. Am Ende des Prozesses wurde die Post schlie\u00dflich archiviert. Kurz gesagt: Zeit- und arbeitsaufw\u00e4ndig.<\/p>\n\n\n\n

    Als Zwischenstufe wurde die Post beim Eingang digitalisiert, landete in einem Sammelpostfach und wurde dort von den Sachbearbeiter:innen entnommen und weiterverarbeitet. Am Ende des Prozesses wurde die Post wieder archiviert.<\/p>\n\n\n\n

    Im neuen Prozess wird nun die Post bei Eingang direkt digitalisiert und archiviert. Durch einen Workflow wird das Dokument (abh\u00e4ngig von der Belegart) direkt in die zugeordnete Mailbox transportiert und landet so direkt bei der\/dem richtigen Sachbearbeiter:in.<\/p>\n\n\n\n

    <\/span>Aktuelle Projekte & ein Blick in die Zukunft<\/span><\/h2>\n\n\n\n

    Jetzt sind wir bei unserer 22-j\u00e4hrigen Reise im Hier und Jetzt angekommen. Doch welche aktuellen Projekte werden derzeit umgesetzt oder sind in Planung?
    Der Blick in die Zukunft zeigt, dass ista weiterhin auf Innovation und Effizienz setzen wird. Aktuelle Projekte umfassen die Integration von SAP-ILM, die Einf\u00fchrung eines neuen Customer-Care-Tools und die Weiterentwicklung der Cloud-Strategie. Die Implementierung eines Erkennungs- und Workflowprozesses f\u00fcr eingehende Kaltmietrechnungen in \u00d6sterreich \u2013 inkl. Schnittstelle zu Drittsystemen und Workflow innerhalb von d.velop documents \u2013 sowie der Einsatz der digitalen Signatur sind weitere Schritte, die ista auf ihrem Weg in eine nachhaltige und digitale Zukunft begleiten.<\/p>\n\n\n\n

    22 Jahre in 1500 W\u00f6rtern<\/p>\n\n\n\n

    Puh! 22 Jahre erfolgreiche Zusammenarbeit in 1500 W\u00f6rtern. Zugegeben: Es ist stark verk\u00fcrzt dargestellt, zeigt aber welche Herausforderungen im Laufe der Jahre gemeistert werden mussten. Dar\u00fcber hinaus zeigt die auf dem d.velop summit 2024 dargebotene Erfolgsgeschichte von ista auf, wie ein konsequenter Fokus auf Digitalisierung und Nachhaltigkeit nicht nur zu betriebswirtschaftlichen Vorteilen, sondern auch zu einem bedeutenden Beitrag zum Klimaschutz f\u00fchren kann. Die Zusammenarbeit mit d.velop und die kontinuierliche Anpassung und Erweiterung des DMS haben ista unterst\u00fctzend dabei geholfen, ein Vorreiter in der Branche zu werden. Die n\u00e4chsten Jahre versprechen weiterhin spannende Entwicklungen und innovative L\u00f6sungen im Bereich des Dokumentenmanagements. An dieser Stelle noch einmal herzlichen Dank an Hartwig Weinkauf von der ista SE und Matthias Becker von der d.velop AG f\u00fcr diesen ausf\u00fchrlichen und spannenden Einblick auf dem d.velop summit!<\/p>\n\n\n\n

    \n

    Von den Besten lernen: 8 Erfolgsberichte f\u00fcr eine digitale Transformation<\/p>\n\n\n\n\t

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    \n\t\t\tJetzt lesen<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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