{"id":56334,"date":"2025-07-02T12:11:48","date_gmt":"2025-07-02T10:11:48","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=56334"},"modified":"2025-07-08T13:06:58","modified_gmt":"2025-07-08T11:06:58","slug":"ersetzendes-scannen-so-gelingt-die-umsetzung-der-tr-resiscan","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/ersetzendes-scannen-so-gelingt-die-umsetzung-der-tr-resiscan\/","title":{"rendered":"Ersetzendes Scannen \u2013 So gelingt die Umsetzung der TR RESISCAN"},"content":{"rendered":"\n

Laut einer Studien l\u00f6st eine einzige Seite Papier \u00fcber eine Aufbewahrungsfrist von 20 Jahren in Kliniken Verwaltungs- und Organisationskosten in H\u00f6he von 90 Cent pro Blatt Papier aus. Kein Wunder also, dass nicht nur Krankenh\u00e4user die Einf\u00fchrung von digitalen Akten planen. Das Ziel: Papierarchive durch ersetzendes Scannen endg\u00fcltig aus den Kellern verbannen!<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Dokumente digitalisieren: rechtlich sicher sein<\/span><\/span><\/h2>\n\n\n\n

Eine Frage, die sich viele Unternehmen auf dem Weg zur digitalen Aktenf\u00fchrung stellen, ist die nach der Rechtssicherheit. Wie kann ich einen Stapel Papier in ein digitales Archiv<\/a> \u00fcberf\u00fchren, ohne meine Aufbewahrungspflichten zu verletzen oder den Beweiswert des originalen Dokuments zu verlieren? Eine wichtige Rolle spielt in diesem Kontext die vom Bundesamt f\u00fcr Sicherheit in der Informationstechnik (BSI<\/a>) erlassene Richtlinie TR-03138 zum ersetzenden Scannen. Grund genug f\u00fcr uns, das Thema genauer zu beleuchten.<\/p>\n\n\n\n

\n

<\/span>Was ist ersetzendes Scannen?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Ersetzendes Scannen beschreibt das digitale Erfassen von Papierdokumenten mit dem Ziel der elektronischen Weiterverarbeitung und Aufbewahrung des hierbei entstehenden elektronischen Abbildes (Scanprodukt) und der sp\u00e4teren Vernichtung des papiergebundenen Originals.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n

<\/span>Der rechtliche Rahmen – Zul\u00e4ssigkeit und Beweiswert von ersetzendem Scannen<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Gerade, weil durch das ersetzende Scannen eine sp\u00e4tere Vernichtung des Originals erm\u00f6glicht wird, ist ein besonderer rechtlicher Rahmen zu ber\u00fccksichtigen. Hier gibt es zwei zentrale Bereiche, die beleuchtet werden m\u00fcssen: die Zul\u00e4ssigkeit und der Beweiswert von ersetzendem Scannen.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Die Zul\u00e4ssigkeit von ersetzendem Scannen<\/span><\/span><\/h2>\n\n\n\n

Bei der Zul\u00e4ssigkeit von ersetzendem Scannen, gilt es die Frage zu kl\u00e4ren, ob Unternehmen die richtigen Voraussetzungen mitbringen und Dokumente rein rechtlich \u00fcberhaupt digital einscannen und archivieren d\u00fcrfen. Wichtig ist, dass keine rechtlichen oder vertraglichen Pflichten zur analogen Aufbewahrung des Originaldokuments bestehen. Ein Gro\u00dfteil der Dokumentations- und Aktenf\u00fchrungspflichten sind in der GoBD<\/a> geregelt. Eine \u00dcbersicht der wichtigsten Aufbewahrungsfristen<\/a>– und pflichten haben wir bereits f\u00fcr Sie zusammengefasst. Dokumententypen, bei denen empfohlen wird, auch das originale Dokument aufzubewahren, sind beispielsweise notarielle Beglaubigungen und Vertr\u00e4ge.<\/p>\n\n\n\n

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Dokumentenmanagement einfach erkl\u00e4rt<\/strong> – Vorlagen, Best-Practices, sowie Tipps & Tricks<\/p>\n\n\n\n\t

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\n\t\t\tJetzt lesen<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n\n\n\n

<\/span>Beweiswert des Dokumentes erhalten<\/span><\/span><\/h2>\n\n\n\n

Sobald die Zul\u00e4ssigkeit der \u00dcberf\u00fchrung in ein digitales Langzeitarchiv gekl\u00e4rt ist, gilt es, den Beweiswert des Dokuments beizubehalten. Der Beweiswert ist von besonderer Bedeutung, da alle Informationen, die in ein Archiv \u00fcberf\u00fchrt werden, nicht nur f\u00fcr die Besteuerung relevant sind, sondern potenziell auch als Gegenstand in einem Gerichtsverfahren herangezogen werden k\u00f6nnen. Grunds\u00e4tzlich ist ein gescanntes, elektronisch transformiertes Dokument keine Urkunde. Unternehmen sollten daher zwingend verhindern, dass die Vernichtung des Originals die Beweissituation im Falle eines Rechtsstreits verschlechtert. Es gilt der Grundsatz der freien Beweisw\u00fcrdigung nach \u00a7 286 Abs. 1 ZPO, wobei von allgemein g\u00fcltigen Grunds\u00e4tzen und Richtlinien wie der TR RESISCAN nicht ohne Grund abgewichen werden kann. Unternehmen, die sich an die technische Richtlinie halten, schaffen daher eine gute Grundlage f\u00fcr die Sicherung des Beweiswertes von Dokumenten.<\/p>\n\n\n\n

Beispiel aus dem Gesundheitswesen<\/h4>\n\n\n\n

Ein Beispiel aus dem Gesundheitswesen zeigt, wie wichtig der Beweiswert von Dokumenten ist. So m\u00fcssen handschriftlich angefertigte Aufzeichnungen von \u00c4rzten im Falle eines Arzthaftungsprozesses aufgrund von Behandlungsfehlern weiterhin so zum Gegenstand des Verfahrens gemacht werden k\u00f6nnen, dass der Richter der \u00dcberzeugung ist, dass das Dokument in der elektronischen Patientenakte<\/a> dem Original entspricht. Eine ebenso wichtige Rolle spielt die Richtlinie im Bereich der E-Akte<\/a>.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Die technische Grundlage des ersetzenden Scannens: TR RESISCAN 03138<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Die technische Grundlage f\u00fcr ersetzendes Scannen bildet die im M\u00e4rz 2013 erlassene TR RESISCAN 03138. Ausdr\u00fccklich zu betonen ist, dass die Richtlinie nicht die bereits erw\u00e4hnte Zul\u00e4ssigkeit des ersetzenden Scannens regelt, sondern allein die technischen Anforderungen und die entsprechende Umsetzung im Blick hat. Ziel der TR RESISCAN ist es, Anwendern in der Justiz, der \u00f6ffentlichen Verwaltung und dem Gesundheitswesen als Leitfaden zu dienen, wenn neben der Digitalisierung der Dokumente auch deren sp\u00e4tere Vernichtung geplant ist. In einer entsprechenden Publikation des BSI sind Gr\u00fcnde, Ziele und technische Details der Richtlinie weiter ausgef\u00fchrt.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Umsetzung \u2013 So gelingt ersetzendes Scannen<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Die Voraussetzung f\u00fcr eine revisionssichere<\/a> \u00dcberf\u00fchrung eines Dokumentes vom Eingangskanal in das Archiv schafft eine Verfahrensdokumentation und eine Software mit entsprechenden Funktionalit\u00e4ten. Die Richtlinie TR RESISCAN selbst ist in Basismodule und Aufbaumodule mit zus\u00e4tzlichen Sicherheitsmerkmalen aufgeteilt, die ein revisionssicheres ersetzendes Scannen erm\u00f6glichen sollen.<\/p>\n\n\n\n

B<\/span>asismodule und Aufbaumodule <\/span>der TR RESISCAN<\/span><\/h3>\n\n\n\n

Innerhalb der Basismodule sind organisatorische, personelle und technische Ma\u00dfnahmen vorgesehen. Hinzu kommen Ma\u00dfnahmen beim Scannen, die beispielsweise regeln, wie Klammern auf den Dokumenten vor dem Scannen gel\u00f6st werden oder Post-it-Zettel gescannt werden. Bei der Nachverarbeitung ist darauf zu achten, dass schon kleine \u00c4nderungen wie eine Kontrasterh\u00f6hung dokumentiert und Manipulationen zwingend verhindert werden m\u00fcssen. In den Aufbaumodulen ist eine Schutzbedarfsanalyse f\u00fcr die verschiedenen Dokumententypen geregelt. Je nach Inhalt der zu scannenden Dokumente kann der Schutzbedarf normal, hoch oder auch sehr hoch sein. Von dem Schutzbedarf h\u00e4ngen wiederum technische Ma\u00dfnahmen, wie zum Beispiel Verschl\u00fcsselungstechnologien ab. Der Prozess f\u00fcr ersetzendes Scannen l\u00e4sst sich in sechs Einzelschritte unterteilen:<\/p>\n\n\n\n

    \n
  1. Dokumentenvorbereitung<\/li>\n\n\n\n
  2. Scannen<\/li>\n\n\n\n
  3. Nachbearbeitung<\/li>\n\n\n\n
  4. Integrit\u00e4tssicherung beim Scannen<\/li>\n\n\n\n
  5. Integrit\u00e4tssicherung im Archiv<\/li>\n\n\n\n
  6. TR-ESOR-konformes Langzeitarchiv<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
    \"Nach\n\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t<\/svg>\n\t\t<\/button><\/figure>\n\n\n\n

    Aufgrund der hohen Komplexit\u00e4t ist das ersetzende Scannen gem\u00e4\u00df der TR RESISCAN am Markt nicht unumstritten. Nach unseren bisherigen Erfahrungen wird der sehr hohe Schutzbedarf der Richtlinie insbesondere im Industriemittelstand nur selten erreicht, so dass eine technische wie organisatorische Abbildung bei \u201enormalem\u201c Schutzbedarf mit vertretbarem Aufwand der Regelfall ist. Die d.velop AG und ihre Partner innerhalb des d.velop competence networks stehen f\u00fcr alle Fragen rund um die TR-RESISCAN und die entsprechende konzeptionelle, technische und organisatorische Implementierung jederzeit gern zur Verf\u00fcgung.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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