<\/span>Was ist Digital Workplace Automation?<\/span><\/h2>\n\n\n\nDigital Workplace Automation<\/strong> geht weit \u00fcber den klassischen digitalen Arbeitsplatz hinaus. W\u00e4hrend ein digitaler Arbeitsplatz meist nur Tools wie Microsoft 365 oder SharePoint b\u00fcndelt, dreht sich bei Digital Workplace Automation alles um intelligente B\u00fcroautomation: Dokumentenmanagement, Prozessautomatisierung und die Integration digitaler Arbeitspl\u00e4tze in einer einzigen Plattform.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\nCloud, KI und digitalisierte Prozesse machen den Unterschied<\/h3>\n\n\n\n
Mit einer modernen Softwarel\u00f6sung k\u00f6nnen Unternehmen Workflows automatisieren, Routinet\u00e4tigkeiten reduzieren und so die Effizienz ihrer Teams deutlich steigern. Die Kombination aus Cloud, k\u00fcnstlicher Intelligenz und digitalisierten Prozessen macht den Unterschied. Die Vorteile liegen dabei auf der Hand:<\/p>\n\n\n\n
\n- Effizienzsteigerung:<\/strong> Aufgaben werden schneller und ohne Medienbr\u00fcche erledigt.<\/li>\n\n\n\n
- Fehlerreduktion:<\/strong> Automatisierte Prozesse minimieren menschliche Fehler.<\/li>\n\n\n\n
- Transparenz:<\/strong> Alle Schritte im Prozess sind nachvollziehbar, archiviert und jederzeit abrufbar.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
<\/span>Herausforderungen am digitalen Arbeitsplatz<\/span><\/h2>\n\n\n\nDer digitale Arbeitsplatz der Zukunft verspricht Effizienz, Flexibilit\u00e4t und nahtlose Zusammenarbeit. In der Praxis stehen Unternehmen jedoch oft vor erheblichen H\u00fcrden, die den Weg zu einem voll digitalisierten Arbeitsumfeld erschweren. Das sind etwa:<\/p>\n\n\n\n
\n- Unstrukturierte Dokumentenprozesse: <\/strong>Dokumente liegen verstreut, Versionen gehen verloren. Mit einem Dokumentenmanagement-System werden Dateien zentral, versioniert und zugriffssicher organisiert, so etwa in SharePoint, Microsoft 365 oder anderen digitalen Workspace-Tools.<\/li>\n\n\n\n
- Manuelle Workflows \/ Monkey Work:<\/strong> Routineaufgaben binden Zeit. Durch das Automatisieren von Workflows mit einer Prozessmanagement Software k\u00f6nnen Mitarbeitende sich auf wertsch\u00f6pfende Aufgaben konzentrieren.<\/li>\n\n\n\n
- Komplexe Systemlandschaften & fehlende Integration:<\/strong> Verschiedene Tools kommunizieren oft nicht miteinander. Eine Integration digitaler Arbeitspl\u00e4tze sorgt f\u00fcr reibungslose Prozesse und zentrale Steuerung.<\/li>\n\n\n\n
- Compliance & Sicherheit:<\/strong> Datenschutz und gesetzliche Vorgaben m\u00fcssen eingehalten werden. Ein digitalisierter Arbeitsplatz gew\u00e4hrleistet sichere, nachvollziehbare und audit-f\u00e4hige Prozesse.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
<\/span>Kernkomponenten der Digital Workplace Automation<\/span><\/h2>\n\n\n\nEin digitalisierter Arbeitsplatz ist das Herzst\u00fcck der Digital Workplace Automation. Mit d.velop documents lassen sich hier beispielsweise Dokumentenprozesse intelligent automatisieren und so ein digitaler Arbeitsplatz der Zukunft gestalten, der Effizienz, Sicherheit und Transparenz vereint. Komponenten der Automation sind:<\/p>\n\n\n\n
Automatisierte Dokumentenablage & -prozesse<\/h3>\n\n\n\n
Durch automatisierte Workflows werden Dokumente direkt beim Eingang strukturiert abgelegt, klassifiziert und f\u00fcr die weitere Verarbeitung vorbereitet. Das reduziert Medienbr\u00fcche und sorgt daf\u00fcr, dass Informationen sofort verf\u00fcgbar sind, was eine Grundvoraussetzung f\u00fcr einen modernen digitalen Workspace darstellt.<\/p>\n\n\n\n
Praxisbeispiel: digitale Personalakten<\/h3>\n\n\n\n
Personalabteilungen profitieren besonders: Mit d.velop documents lassen sich Personalakten vollst\u00e4ndig digital verwalten. Von der Einstellung bis zur Vertragsverl\u00e4ngerung werden alle Dokumente revisionssicher gespeichert, Ablagefehler minimiert und Prozesse beschleunigt.<\/p>\n\n\n\n
Effizienz- und Qualit\u00e4tsvorteile<\/h3>\n\n\n\n
Durch die Integration in bestehende Systeme entsteht ein nahtloser digitaler Arbeitsplatz, in dem Mitarbeitende schnell auf relevante Informationen zugreifen k\u00f6nnen. Das spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und schafft Kapazit\u00e4ten f\u00fcr wertsch\u00f6pfende Aufgaben. Mit der richtigen Integration digitaler Arbeitsplatz-Tools wird so aus dem traditionellen B\u00fcro ein effizienter digitaler Arbeitsplatz der Zukunft.<\/p>\n\n\n\n
<\/span>Prozessmanagement mit d.velop process studio<\/span><\/h2>\n\n\n\nMit dem d.velop process studio wird Prozessmanagement endlich smart, automatisiert und praxisnah. Routineaufgaben, Genehmigungsprozesse und standardisierte Workflows wie Urlaubsantr\u00e4ge oder Freigabeprozesse lassen sich mit wenigen Klicks digital abbilden. Dank No-\/Low-Code-Ansatz k\u00f6nnen Fachabteilungen in Zusammenarbeit mit der IT direkt in die Prozessgestaltung einsteigen.<\/p>\n\n\n\n
Individuelle Formulare erstellen und nahtlos in Workflows einbinden<\/h3>\n\n\n\n
Der integrierte Formulardesigner erm\u00f6glicht es, individuelle Formulare per Drag & Drop zu erstellen und nahtlos in Workflows einzubinden. Vorlagen aus der Template Library sorgen f\u00fcr einen schnellen Start, w\u00e4hrend die Scripting Engine flexible Anpassungen und die Einbindung externer Systeme erlaubt.<\/p>\n\n\n\n
Arbeitsabl\u00e4ufe analysieren, optimieren und Engp\u00e4sse erkennen<\/h3>\n\n\n\n
So behalten Unternehmen jederzeit den \u00dcberblick: Mit Monitoring-Tools lassen sich Arbeitsabl\u00e4ufe analysieren, optimieren und Engp\u00e4sse fr\u00fchzeitig erkennen. Das Ergebnis: effizientere Prozesse, weniger manuelle Arbeit und deutlich mehr Freiraum f\u00fcr strategische Aufgaben. Mit dem d.velop process studio werden Prozesse also nicht nur automatisiert, sie werden messbar, transparent und zukunftssicher.<\/p>\n\n\n\n
\n💻 Die Prozessmanagement Software der d.velop platform<\/h3>\n\n\n\n
Erfahre, wie du mit dem d.velop process studio deine dokumentenzentrierten Gesch\u00e4ftsprozesse automatisieren kannst.<\/p>\n\n\n\n\t
\n\t\t\n\t\t\tJetzt ansehen<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n\n\n\n<\/span>Kurzinterview mit Katharina Marx \u00fcber das d.velop process studio<\/span><\/h2>\n\n\n\nViele Unternehmen k\u00e4mpfen t\u00e4glich mit zeitraubenden Routineaufgaben, un\u00fcbersichtlichen Genehmigungsprozessen und dem stetigen Druck, Prozesse zu optimieren. Wir haben Katharina Marx, Product Marketing Managerin bei d.velop, nach ihren Erfahrungen mit dem d.velop process studio gefragt und wie Unternehmen ihre Prozesse automatisieren k\u00f6nnen, ohne die Akzeptanz der Mitarbeitenden zu verlieren.<\/p>\n\n\n\n
Frage: Was ist in deinen Augen die frustrierendste oder zeitraubendste Routine-Aufgabe (\u201eMonkey Work“), die Unternehmen mit dem d.velop process studio am schnellsten und wirksamsten eliminieren k\u00f6nnen?<\/strong><\/p>\n\n\n\nKatharina Marx: <\/strong>\u201eDie zeitraubendste Routineaufgabe, die Unternehmen mit dem d.velop process studio effektiv eliminieren, ist das manuelle Sammeln, Pr\u00fcfen und Weiterleiten von Informationen, insbesondere rund um wiederkehrende Freigabeprozesse. Ob Rechnungen, Urlaubsantr\u00e4ge, Vertragsunterlagen oder interne Abstimmungen: In vielen Unternehmen wandern Dokumente immer noch per E-Mail, Excel oder PDF von Person zu Person. Das f\u00fchrt zu Verz\u00f6gerungen, Medienbr\u00fcchen und st\u00e4ndigen Nachfragen.<\/em><\/p>\n\n\n\nMit dem d.velop process studio l\u00e4sst sich genau diese \u201eMonkey Work\u201d komplett automatisieren: Informationen flie\u00dfen automatisch an die richtigen Verantwortlichen, Aufgaben werden zentral sichtbar und Bearbeitungszeiten reduzieren sich drastisch. Unternehmen profitieren hier besonders schnell, weil der Prozessbaukasten sehr intuitiv ist \u2013 einfache Workflows lassen sich in wenigen Minuten \u00fcber unsere Vorlagen ins System bringen und produktiv nutzen.\u201c<\/em><\/p>\n\n\n\nFrage: Die Einf\u00fchrung neuer Prozesse scheitert oft an der Mitarbeiterakzeptanz. Welchen Tipp gibst du Unternehmen, damit die Automatisierung mit d.velop process studio nicht nur technisch funktioniert, sondern von den Anwendern:innen auch gerne genutzt wird?<\/strong><\/p>\n\n\n\nKatharina Marx:<\/strong> \u201eDer wichtigste Tipp: Mitarbeiter:innen fr\u00fch einbinden und sichtbar entlasten. Automatisierung wird dann akzeptiert, wenn Nutzer:innen sofort sp\u00fcren, dass ihr Alltag leichter wird. Man sollte daher zu Beginn auf Prozesse setzen, die besonders viel Frust erzeugen oder unn\u00f6tige Arbeit verursachen. Wenn Mitarbeitende erleben, wie sie durch klare Aufgaben\u00fcbersichten, automatische Erinnerungen und weniger manuelle Schritte Zeit zur\u00fcckgewinnen, steigt die Akzeptanz ganz automatisch.<\/em><\/p>\n\n\n\nZudem sollte der Rollout m\u00f6glichst niedrigschwellig sein: Das d.velop process studio bietet mit seiner Oberfl\u00e4che ideale Voraussetzungen, um Mitarbeitern:innen Transparenz zu geben. Zeige ihnen, wie der Prozess aufgebaut ist, wie wenig Klicks n\u00f6tig sind und wie das System sie unterst\u00fctzt. Durch diesen UX-Fokus wird die L\u00f6sung schnell als echte Arbeitserleichterung wahrgenommen, nicht als Kontrollinstrument oder zus\u00e4tzliche Aufgabe.\u201c<\/em><\/p>\n\n\n\nFrage: Worin liegt der entscheidende Vorteil des d.velop process studio im Vergleich zu anderen Workflow-Tools, insbesondere im Zusammenspiel mit dem Dokumentenmanagement von d.velop documents?<\/strong><\/p>\n\n\n\nKatharina Marx: <\/strong>\u201eDer gr\u00f6\u00dfte Vorteil ist die nahtlose Kombination aus Workflow-Automation und Dokumentenintelligenz, alles in einem \u00d6kosystem. Viele Workflow-Tools k\u00f6nnen Prozesse modellieren, aber sobald Dokumente ins Spiel kommen, entstehen Schnittstellenbr\u00fcche, zus\u00e4tzliche Tools oder Medienwechsel. An dieser Stelle setzt das d.velop process studio im Verbund mit d.velop documents an.<\/em><\/p>\n\n\n\nDokumente, Daten und Prozesse arbeiten im Hintergrund als ein einziger, durchg\u00e4ngiger Informationsfluss zusammen:<\/em><\/p>\n\n\n\n\n- Dokumente aus d.velop documents werden automatisch in Workflows eingebunden<\/em><\/li>\n\n\n\n
- Daten stehen direkt im Prozess zur Verf\u00fcgung<\/em><\/li>\n\n\n\n
- Fristen, Versionen und Berechtigungen werden durchg\u00e4ngig gesteuert<\/em><\/li>\n\n\n\n
- Ablage, Archivierung und Compliance laufen automatisch mit<\/em><\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Das Ergebnis ist ein System, das nicht nur Workflows abbildet, sondern komplette Gesch\u00e4ftsprozesse digitalisiert, von der Erfassung \u00fcber die Bearbeitung bis zur revisionssicheren Ablage. Genau diese End-to-End-Integration hebt das d.velop process studio deutlich von isolierten Workflow-Tools ab.\u201c<\/em><\/p>\n\n\n\n<\/span>Erweiterung der Automatisierung durch den d.velop pilot<\/span><\/h2>\n\n\n\nDie Anforderungen an digitale Arbeitspl\u00e4tze wachsen stetig: Mitarbeitende sollen schneller auf Informationen zugreifen, Routineaufgaben effizient erledigen und dennoch den \u00dcberblick \u00fcber komplexe Prozesse behalten. Der d.velop pilot unterst\u00fctzt genau hier: Der chatbasierte KI-Assistent macht Dokumentenbest\u00e4nde intelligent zug\u00e4nglich, beantwortet Fragen in Echtzeit und integriert sich nahtlos in bestehende Workflows. So werden Arbeitsprozesse nicht nur automatisiert, sondern transparenter und sp\u00fcrbar entlastend f\u00fcr die Mitarbeitenden gestaltet. Wichtige Aspekte dabei sind:<\/p>\n\n\n\n
\n- Chatbasierte KI:<\/strong> Antworten auf Fragen direkt aus Dokumentenbest\u00e4nden<\/li>\n\n\n\n
- Dokumentenautomation: <\/strong>Automatische Erkennung, Klassifizierung und Zusammenfassung<\/li>\n\n\n\n
- Prozessunterst\u00fctzung: <\/strong>Routineaufgaben werden intelligent unterst\u00fctzt<\/li>\n\n\n\n
- Wissensmobilisierung:<\/strong> Unternehmenswissen sofort nutzbar und auffindbar<\/li>\n\n\n\n
- Sicher & flexibel: <\/strong>Kontrolle \u00fcber Daten, EU-konforme KI-Provider w\u00e4hlbar<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
<\/span>Workplace Automation: System\u00fcbergreifende Integrationen<\/span><\/h2>\n\n\n\nAm digitalen Arbeitsplatz m\u00fcssen die Systeme miteinander sprechen. Digital Workplace Automation schafft hier intelligente Verbindungen zwischen Microsoft 365, SharePoint, d.velop documents und den t\u00e4glichen Tools, mit denen Mitarbeitende ohnehin arbeiten. Das Ergebnis? Weniger Klicks, weniger Medienbr\u00fcche und deutlich mehr Zeit f\u00fcr echte Wertsch\u00f6pfung.<\/p>\n\n\n\n
Workflows laufen automatisch im Hintergrund<\/h3>\n\n\n\n
Statt Dateien manuell zu suchen, Anh\u00e4nge herunterzuladen oder Dokumentversionen zu verwalten, laufen Workflows automatisch im Hintergrund. E-Mail-Anh\u00e4nge landen direkt an der richtigen Stelle im DMS<\/a>, ohne dass jemand einen Finger r\u00fchren muss. Office-Dokumente synchronisieren sich selbstst\u00e4ndig, bleiben stets aktuell und stehen \u00fcberall dort zur Verf\u00fcgung, wo sie gebraucht werden.<\/p>\n\n\n\nVereinte Welten: Dokumentenmanagement und Prozessmanagement<\/h3>\n\n\n\n
Diese nahtlose Verzahnung sorgt daf\u00fcr, dass Dokumentenmanagement und Prozessmanagement nicht l\u00e4nger getrennte Welten sind. Ein Dokument startet automatisch den passenden Prozess, st\u00f6\u00dft Freigaben an, informiert die richtigen Personen und wird rechtskonform abgelegt, alles wie von selbst.<\/p>\n\n\n\n
Tools zu einem echten und entlastenden \u00d6kosystem verbinden<\/h3>\n\n\n\n
System\u00fcbergreifende Integrationen machen den digitalen Arbeitsplatz effizienter und smarter. Sie verbinden Tools zu einem echten \u00d6kosystem, das Mitarbeitende entlastet, Silos aufl\u00f6st und Unternehmen Schritt f\u00fcr Schritt in eine automatisierte Zukunft f\u00fchrt.<\/p>\n\n\n\n
<\/span>Digital Workplace Automation: Vorteile f\u00fcr Unternehmen<\/span><\/h2>\n\n\n\nEin digitaler Arbeitsplatz ist nur so gut wie die Prozesse, die ihn antreiben. Damit Automatisierung nicht zum Selbstzweck wird, sondern echten Mehrwert schafft, sollten Unternehmen strukturiert und mit klaren Best Practices vorgehen, die Effizienz und Flexibilit\u00e4t gleicherma\u00dfen f\u00f6rdern.<\/p>\n\n\n\n
1. Prozesse analysieren, bevor man sie automatisiert<\/h3>\n\n\n\n
Automatisierung verst\u00e4rkt jedes Muster: gute genauso wie schlechte. Deshalb beginnt echte Digital Workplace Automation immer mit einer gr\u00fcndlichen Analyse bestehender Abl\u00e4ufe. Wo entstehen Verz\u00f6gerungen? Welche Schritte sind unn\u00f6tig? Welche Entscheidungen lassen sich standardisieren? Erst wenn die Prozesse klar definiert sind, lassen sie sich sinnvoll digital abbilden und sp\u00e4ter effizient skalieren.<\/p>\n\n\n\n
2. Standardisieren & automatisieren, was t\u00e4glich Zeit frisst<\/h3>\n\n\n\n
Routineaufgaben sind die gr\u00f6\u00dften Produktivit\u00e4tskiller. Ob Dokumentenfreigaben, wiederkehrende Genehmigungswege oder manuelle Daten\u00fcbertragungen: Alles, was wiederholt, regelbasiert und vorhersehbar ist, geh\u00f6rt automatisiert. Standardisierte Workflows sorgen nicht nur f\u00fcr Geschwindigkeit, sondern auch f\u00fcr Qualit\u00e4t und Compliance. Mitarbeitende gewinnen Zeit f\u00fcr das, was wirklich z\u00e4hlt: wertsch\u00f6pfende Arbeit.<\/p>\n\n\n\n
3. Modular denken: L\u00f6sungen kombinieren statt Kompromisse<\/h3>\n\n\n\n
Moderne Arbeitspl\u00e4tze brauchen flexible Werkzeuge. Mit modularen L\u00f6sungen wie d.velop documents, d.velop process studio oder d.velop pilot k\u00f6nnen Organisationen genau die Bausteine w\u00e4hlen, die zu ihren Anforderungen passen, ohne starre Plattformlogik oder teure Sonderentwicklungen. Das Ergebnis: maximale Anpassbarkeit, schnelle Umsetzung und ein digitaler Arbeitsplatz, der mit den Bed\u00fcrfnissen w\u00e4chst.<\/p>\n\n\n\n
4. Erfolg messen & Workflows kontinuierlich verbessern<\/h3>\n\n\n\n
Automatisierung endet nicht mit dem Go-Live. Erst die kontinuierliche Messung von Durchlaufzeiten, Prozesskosten und Nutzerfeedback macht Verbesserungen sichtbar. Unternehmen, die KPI-gesteuert optimieren, erreichen nicht nur h\u00f6here Effizienz, sondern lernen auch, wo weitere Automatisierungspotenziale liegen. So wird Digital Workplace Automation zu einem fortlaufenden Erfolgssystem statt zu einem Einzelprojekt.<\/p>\n\n\n\n
<\/span>Workflows automatisieren: Praxisbeispiel<\/span><\/h2>\n\n\n\nStellen Sie sich vor: Eine neue E-Mail kommt im Posteingang an, ein Angebot, ein Vertrag oder eine Kundenanfrage. Statt manuell weiterzuleiten, abzuspeichern, in Ordner zu verschieben und Kollegen:innen per Chat zu informieren, startet automatisch ein durchdachter Workflow. Die Prozessmanagement Software ist dabei integraler Bestandteil der Intelligenten Dokumentenverarbeitung (IDP)<\/a>. IDP als L\u00f6sung zur KI-gesteuerten Dokumentenverarbeitung erkennt den Inhalt, extrahiert die relevanten Daten, und veranlasst direkt die n\u00e4chsten Schritte: Dokumente werden generiert, gepr\u00fcft, freigegeben. Der E-Mail-Anhang wird automatisch archiviert, komplett revisionssicher.<\/p>\n\n\n\n\n🚀 Intelligent Document Processing \u2013 Schl\u00fcssel zu mehr Erfolg<\/h3>\n\n\n\n
Lerne die KI-gesteuerte Dokumentenverarbeitung kennen und lasse Dokumente automatisch analysieren, klassifizieren und relevante Daten extrahieren \u2013 mit LLM oder GenAI.<\/p>\n\n\n\n\t
Cloud, KI und digitalisierte Prozesse machen den Unterschied<\/h3>\n\n\n\n
Mit einer modernen Softwarel\u00f6sung k\u00f6nnen Unternehmen Workflows automatisieren, Routinet\u00e4tigkeiten reduzieren und so die Effizienz ihrer Teams deutlich steigern. Die Kombination aus Cloud, k\u00fcnstlicher Intelligenz und digitalisierten Prozessen macht den Unterschied. Die Vorteile liegen dabei auf der Hand:<\/p>\n\n\n\n
- \n
- Effizienzsteigerung:<\/strong> Aufgaben werden schneller und ohne Medienbr\u00fcche erledigt.<\/li>\n\n\n\n
- Fehlerreduktion:<\/strong> Automatisierte Prozesse minimieren menschliche Fehler.<\/li>\n\n\n\n
- Transparenz:<\/strong> Alle Schritte im Prozess sind nachvollziehbar, archiviert und jederzeit abrufbar.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
<\/span>Herausforderungen am digitalen Arbeitsplatz<\/span><\/h2>\n\n\n\n
Der digitale Arbeitsplatz der Zukunft verspricht Effizienz, Flexibilit\u00e4t und nahtlose Zusammenarbeit. In der Praxis stehen Unternehmen jedoch oft vor erheblichen H\u00fcrden, die den Weg zu einem voll digitalisierten Arbeitsumfeld erschweren. Das sind etwa:<\/p>\n\n\n\n
- \n
- Unstrukturierte Dokumentenprozesse: <\/strong>Dokumente liegen verstreut, Versionen gehen verloren. Mit einem Dokumentenmanagement-System werden Dateien zentral, versioniert und zugriffssicher organisiert, so etwa in SharePoint, Microsoft 365 oder anderen digitalen Workspace-Tools.<\/li>\n\n\n\n
- Manuelle Workflows \/ Monkey Work:<\/strong> Routineaufgaben binden Zeit. Durch das Automatisieren von Workflows mit einer Prozessmanagement Software k\u00f6nnen Mitarbeitende sich auf wertsch\u00f6pfende Aufgaben konzentrieren.<\/li>\n\n\n\n
- Komplexe Systemlandschaften & fehlende Integration:<\/strong> Verschiedene Tools kommunizieren oft nicht miteinander. Eine Integration digitaler Arbeitspl\u00e4tze sorgt f\u00fcr reibungslose Prozesse und zentrale Steuerung.<\/li>\n\n\n\n
- Compliance & Sicherheit:<\/strong> Datenschutz und gesetzliche Vorgaben m\u00fcssen eingehalten werden. Ein digitalisierter Arbeitsplatz gew\u00e4hrleistet sichere, nachvollziehbare und audit-f\u00e4hige Prozesse.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
<\/span>Kernkomponenten der Digital Workplace Automation<\/span><\/h2>\n\n\n\n
Ein digitalisierter Arbeitsplatz ist das Herzst\u00fcck der Digital Workplace Automation. Mit d.velop documents lassen sich hier beispielsweise Dokumentenprozesse intelligent automatisieren und so ein digitaler Arbeitsplatz der Zukunft gestalten, der Effizienz, Sicherheit und Transparenz vereint. Komponenten der Automation sind:<\/p>\n\n\n\n
Automatisierte Dokumentenablage & -prozesse<\/h3>\n\n\n\n
Durch automatisierte Workflows werden Dokumente direkt beim Eingang strukturiert abgelegt, klassifiziert und f\u00fcr die weitere Verarbeitung vorbereitet. Das reduziert Medienbr\u00fcche und sorgt daf\u00fcr, dass Informationen sofort verf\u00fcgbar sind, was eine Grundvoraussetzung f\u00fcr einen modernen digitalen Workspace darstellt.<\/p>\n\n\n\n
Praxisbeispiel: digitale Personalakten<\/h3>\n\n\n\n
Personalabteilungen profitieren besonders: Mit d.velop documents lassen sich Personalakten vollst\u00e4ndig digital verwalten. Von der Einstellung bis zur Vertragsverl\u00e4ngerung werden alle Dokumente revisionssicher gespeichert, Ablagefehler minimiert und Prozesse beschleunigt.<\/p>\n\n\n\n
Effizienz- und Qualit\u00e4tsvorteile<\/h3>\n\n\n\n
Durch die Integration in bestehende Systeme entsteht ein nahtloser digitaler Arbeitsplatz, in dem Mitarbeitende schnell auf relevante Informationen zugreifen k\u00f6nnen. Das spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und schafft Kapazit\u00e4ten f\u00fcr wertsch\u00f6pfende Aufgaben. Mit der richtigen Integration digitaler Arbeitsplatz-Tools wird so aus dem traditionellen B\u00fcro ein effizienter digitaler Arbeitsplatz der Zukunft.<\/p>\n\n\n\n
<\/span>Prozessmanagement mit d.velop process studio<\/span><\/h2>\n\n\n\n
Mit dem d.velop process studio wird Prozessmanagement endlich smart, automatisiert und praxisnah. Routineaufgaben, Genehmigungsprozesse und standardisierte Workflows wie Urlaubsantr\u00e4ge oder Freigabeprozesse lassen sich mit wenigen Klicks digital abbilden. Dank No-\/Low-Code-Ansatz k\u00f6nnen Fachabteilungen in Zusammenarbeit mit der IT direkt in die Prozessgestaltung einsteigen.<\/p>\n\n\n\n
Individuelle Formulare erstellen und nahtlos in Workflows einbinden<\/h3>\n\n\n\n
Der integrierte Formulardesigner erm\u00f6glicht es, individuelle Formulare per Drag & Drop zu erstellen und nahtlos in Workflows einzubinden. Vorlagen aus der Template Library sorgen f\u00fcr einen schnellen Start, w\u00e4hrend die Scripting Engine flexible Anpassungen und die Einbindung externer Systeme erlaubt.<\/p>\n\n\n\n
Arbeitsabl\u00e4ufe analysieren, optimieren und Engp\u00e4sse erkennen<\/h3>\n\n\n\n
So behalten Unternehmen jederzeit den \u00dcberblick: Mit Monitoring-Tools lassen sich Arbeitsabl\u00e4ufe analysieren, optimieren und Engp\u00e4sse fr\u00fchzeitig erkennen. Das Ergebnis: effizientere Prozesse, weniger manuelle Arbeit und deutlich mehr Freiraum f\u00fcr strategische Aufgaben. Mit dem d.velop process studio werden Prozesse also nicht nur automatisiert, sie werden messbar, transparent und zukunftssicher.<\/p>\n\n\n\n
\n💻 Die Prozessmanagement Software der d.velop platform<\/h3>\n\n\n\n
Erfahre, wie du mit dem d.velop process studio deine dokumentenzentrierten Gesch\u00e4ftsprozesse automatisieren kannst.<\/p>\n\n\n\n\t
\n\t\t\n\t\t\tJetzt ansehen<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n\n\n\n<\/span>Kurzinterview mit Katharina Marx \u00fcber das d.velop process studio<\/span><\/h2>\n\n\n\n
Viele Unternehmen k\u00e4mpfen t\u00e4glich mit zeitraubenden Routineaufgaben, un\u00fcbersichtlichen Genehmigungsprozessen und dem stetigen Druck, Prozesse zu optimieren. Wir haben Katharina Marx, Product Marketing Managerin bei d.velop, nach ihren Erfahrungen mit dem d.velop process studio gefragt und wie Unternehmen ihre Prozesse automatisieren k\u00f6nnen, ohne die Akzeptanz der Mitarbeitenden zu verlieren.<\/p>\n\n\n\n
Frage: Was ist in deinen Augen die frustrierendste oder zeitraubendste Routine-Aufgabe (\u201eMonkey Work“), die Unternehmen mit dem d.velop process studio am schnellsten und wirksamsten eliminieren k\u00f6nnen?<\/strong><\/p>\n\n\n\n
Katharina Marx: <\/strong>\u201eDie zeitraubendste Routineaufgabe, die Unternehmen mit dem d.velop process studio effektiv eliminieren, ist das manuelle Sammeln, Pr\u00fcfen und Weiterleiten von Informationen, insbesondere rund um wiederkehrende Freigabeprozesse. Ob Rechnungen, Urlaubsantr\u00e4ge, Vertragsunterlagen oder interne Abstimmungen: In vielen Unternehmen wandern Dokumente immer noch per E-Mail, Excel oder PDF von Person zu Person. Das f\u00fchrt zu Verz\u00f6gerungen, Medienbr\u00fcchen und st\u00e4ndigen Nachfragen.<\/em><\/p>\n\n\n\n
Mit dem d.velop process studio l\u00e4sst sich genau diese \u201eMonkey Work\u201d komplett automatisieren: Informationen flie\u00dfen automatisch an die richtigen Verantwortlichen, Aufgaben werden zentral sichtbar und Bearbeitungszeiten reduzieren sich drastisch. Unternehmen profitieren hier besonders schnell, weil der Prozessbaukasten sehr intuitiv ist \u2013 einfache Workflows lassen sich in wenigen Minuten \u00fcber unsere Vorlagen ins System bringen und produktiv nutzen.\u201c<\/em><\/p>\n\n\n\n
Frage: Die Einf\u00fchrung neuer Prozesse scheitert oft an der Mitarbeiterakzeptanz. Welchen Tipp gibst du Unternehmen, damit die Automatisierung mit d.velop process studio nicht nur technisch funktioniert, sondern von den Anwendern:innen auch gerne genutzt wird?<\/strong><\/p>\n\n\n\n
Katharina Marx:<\/strong> \u201eDer wichtigste Tipp: Mitarbeiter:innen fr\u00fch einbinden und sichtbar entlasten. Automatisierung wird dann akzeptiert, wenn Nutzer:innen sofort sp\u00fcren, dass ihr Alltag leichter wird. Man sollte daher zu Beginn auf Prozesse setzen, die besonders viel Frust erzeugen oder unn\u00f6tige Arbeit verursachen. Wenn Mitarbeitende erleben, wie sie durch klare Aufgaben\u00fcbersichten, automatische Erinnerungen und weniger manuelle Schritte Zeit zur\u00fcckgewinnen, steigt die Akzeptanz ganz automatisch.<\/em><\/p>\n\n\n\n
Zudem sollte der Rollout m\u00f6glichst niedrigschwellig sein: Das d.velop process studio bietet mit seiner Oberfl\u00e4che ideale Voraussetzungen, um Mitarbeitern:innen Transparenz zu geben. Zeige ihnen, wie der Prozess aufgebaut ist, wie wenig Klicks n\u00f6tig sind und wie das System sie unterst\u00fctzt. Durch diesen UX-Fokus wird die L\u00f6sung schnell als echte Arbeitserleichterung wahrgenommen, nicht als Kontrollinstrument oder zus\u00e4tzliche Aufgabe.\u201c<\/em><\/p>\n\n\n\n
Frage: Worin liegt der entscheidende Vorteil des d.velop process studio im Vergleich zu anderen Workflow-Tools, insbesondere im Zusammenspiel mit dem Dokumentenmanagement von d.velop documents?<\/strong><\/p>\n\n\n\n
Katharina Marx: <\/strong>\u201eDer gr\u00f6\u00dfte Vorteil ist die nahtlose Kombination aus Workflow-Automation und Dokumentenintelligenz, alles in einem \u00d6kosystem. Viele Workflow-Tools k\u00f6nnen Prozesse modellieren, aber sobald Dokumente ins Spiel kommen, entstehen Schnittstellenbr\u00fcche, zus\u00e4tzliche Tools oder Medienwechsel. An dieser Stelle setzt das d.velop process studio im Verbund mit d.velop documents an.<\/em><\/p>\n\n\n\n
Dokumente, Daten und Prozesse arbeiten im Hintergrund als ein einziger, durchg\u00e4ngiger Informationsfluss zusammen:<\/em><\/p>\n\n\n\n
- \n
- Dokumente aus d.velop documents werden automatisch in Workflows eingebunden<\/em><\/li>\n\n\n\n
- Daten stehen direkt im Prozess zur Verf\u00fcgung<\/em><\/li>\n\n\n\n
- Fristen, Versionen und Berechtigungen werden durchg\u00e4ngig gesteuert<\/em><\/li>\n\n\n\n
- Ablage, Archivierung und Compliance laufen automatisch mit<\/em><\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Das Ergebnis ist ein System, das nicht nur Workflows abbildet, sondern komplette Gesch\u00e4ftsprozesse digitalisiert, von der Erfassung \u00fcber die Bearbeitung bis zur revisionssicheren Ablage. Genau diese End-to-End-Integration hebt das d.velop process studio deutlich von isolierten Workflow-Tools ab.\u201c<\/em><\/p>\n\n\n\n
<\/span>Erweiterung der Automatisierung durch den d.velop pilot<\/span><\/h2>\n\n\n\n
Die Anforderungen an digitale Arbeitspl\u00e4tze wachsen stetig: Mitarbeitende sollen schneller auf Informationen zugreifen, Routineaufgaben effizient erledigen und dennoch den \u00dcberblick \u00fcber komplexe Prozesse behalten. Der d.velop pilot unterst\u00fctzt genau hier: Der chatbasierte KI-Assistent macht Dokumentenbest\u00e4nde intelligent zug\u00e4nglich, beantwortet Fragen in Echtzeit und integriert sich nahtlos in bestehende Workflows. So werden Arbeitsprozesse nicht nur automatisiert, sondern transparenter und sp\u00fcrbar entlastend f\u00fcr die Mitarbeitenden gestaltet. Wichtige Aspekte dabei sind:<\/p>\n\n\n\n
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- Chatbasierte KI:<\/strong> Antworten auf Fragen direkt aus Dokumentenbest\u00e4nden<\/li>\n\n\n\n
- Dokumentenautomation: <\/strong>Automatische Erkennung, Klassifizierung und Zusammenfassung<\/li>\n\n\n\n
- Prozessunterst\u00fctzung: <\/strong>Routineaufgaben werden intelligent unterst\u00fctzt<\/li>\n\n\n\n
- Wissensmobilisierung:<\/strong> Unternehmenswissen sofort nutzbar und auffindbar<\/li>\n\n\n\n
- Sicher & flexibel: <\/strong>Kontrolle \u00fcber Daten, EU-konforme KI-Provider w\u00e4hlbar<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
<\/span>Workplace Automation: System\u00fcbergreifende Integrationen<\/span><\/h2>\n\n\n\n
Am digitalen Arbeitsplatz m\u00fcssen die Systeme miteinander sprechen. Digital Workplace Automation schafft hier intelligente Verbindungen zwischen Microsoft 365, SharePoint, d.velop documents und den t\u00e4glichen Tools, mit denen Mitarbeitende ohnehin arbeiten. Das Ergebnis? Weniger Klicks, weniger Medienbr\u00fcche und deutlich mehr Zeit f\u00fcr echte Wertsch\u00f6pfung.<\/p>\n\n\n\n
Workflows laufen automatisch im Hintergrund<\/h3>\n\n\n\n
Statt Dateien manuell zu suchen, Anh\u00e4nge herunterzuladen oder Dokumentversionen zu verwalten, laufen Workflows automatisch im Hintergrund. E-Mail-Anh\u00e4nge landen direkt an der richtigen Stelle im DMS<\/a>, ohne dass jemand einen Finger r\u00fchren muss. Office-Dokumente synchronisieren sich selbstst\u00e4ndig, bleiben stets aktuell und stehen \u00fcberall dort zur Verf\u00fcgung, wo sie gebraucht werden.<\/p>\n\n\n\n
Vereinte Welten: Dokumentenmanagement und Prozessmanagement<\/h3>\n\n\n\n
Diese nahtlose Verzahnung sorgt daf\u00fcr, dass Dokumentenmanagement und Prozessmanagement nicht l\u00e4nger getrennte Welten sind. Ein Dokument startet automatisch den passenden Prozess, st\u00f6\u00dft Freigaben an, informiert die richtigen Personen und wird rechtskonform abgelegt, alles wie von selbst.<\/p>\n\n\n\n
Tools zu einem echten und entlastenden \u00d6kosystem verbinden<\/h3>\n\n\n\n
System\u00fcbergreifende Integrationen machen den digitalen Arbeitsplatz effizienter und smarter. Sie verbinden Tools zu einem echten \u00d6kosystem, das Mitarbeitende entlastet, Silos aufl\u00f6st und Unternehmen Schritt f\u00fcr Schritt in eine automatisierte Zukunft f\u00fchrt.<\/p>\n\n\n\n
<\/span>Digital Workplace Automation: Vorteile f\u00fcr Unternehmen<\/span><\/h2>\n\n\n\n
Ein digitaler Arbeitsplatz ist nur so gut wie die Prozesse, die ihn antreiben. Damit Automatisierung nicht zum Selbstzweck wird, sondern echten Mehrwert schafft, sollten Unternehmen strukturiert und mit klaren Best Practices vorgehen, die Effizienz und Flexibilit\u00e4t gleicherma\u00dfen f\u00f6rdern.<\/p>\n\n\n\n
1. Prozesse analysieren, bevor man sie automatisiert<\/h3>\n\n\n\n
Automatisierung verst\u00e4rkt jedes Muster: gute genauso wie schlechte. Deshalb beginnt echte Digital Workplace Automation immer mit einer gr\u00fcndlichen Analyse bestehender Abl\u00e4ufe. Wo entstehen Verz\u00f6gerungen? Welche Schritte sind unn\u00f6tig? Welche Entscheidungen lassen sich standardisieren? Erst wenn die Prozesse klar definiert sind, lassen sie sich sinnvoll digital abbilden und sp\u00e4ter effizient skalieren.<\/p>\n\n\n\n
2. Standardisieren & automatisieren, was t\u00e4glich Zeit frisst<\/h3>\n\n\n\n
Routineaufgaben sind die gr\u00f6\u00dften Produktivit\u00e4tskiller. Ob Dokumentenfreigaben, wiederkehrende Genehmigungswege oder manuelle Daten\u00fcbertragungen: Alles, was wiederholt, regelbasiert und vorhersehbar ist, geh\u00f6rt automatisiert. Standardisierte Workflows sorgen nicht nur f\u00fcr Geschwindigkeit, sondern auch f\u00fcr Qualit\u00e4t und Compliance. Mitarbeitende gewinnen Zeit f\u00fcr das, was wirklich z\u00e4hlt: wertsch\u00f6pfende Arbeit.<\/p>\n\n\n\n
3. Modular denken: L\u00f6sungen kombinieren statt Kompromisse<\/h3>\n\n\n\n
Moderne Arbeitspl\u00e4tze brauchen flexible Werkzeuge. Mit modularen L\u00f6sungen wie d.velop documents, d.velop process studio oder d.velop pilot k\u00f6nnen Organisationen genau die Bausteine w\u00e4hlen, die zu ihren Anforderungen passen, ohne starre Plattformlogik oder teure Sonderentwicklungen. Das Ergebnis: maximale Anpassbarkeit, schnelle Umsetzung und ein digitaler Arbeitsplatz, der mit den Bed\u00fcrfnissen w\u00e4chst.<\/p>\n\n\n\n
4. Erfolg messen & Workflows kontinuierlich verbessern<\/h3>\n\n\n\n
Automatisierung endet nicht mit dem Go-Live. Erst die kontinuierliche Messung von Durchlaufzeiten, Prozesskosten und Nutzerfeedback macht Verbesserungen sichtbar. Unternehmen, die KPI-gesteuert optimieren, erreichen nicht nur h\u00f6here Effizienz, sondern lernen auch, wo weitere Automatisierungspotenziale liegen. So wird Digital Workplace Automation zu einem fortlaufenden Erfolgssystem statt zu einem Einzelprojekt.<\/p>\n\n\n\n
<\/span>Workflows automatisieren: Praxisbeispiel<\/span><\/h2>\n\n\n\n
Stellen Sie sich vor: Eine neue E-Mail kommt im Posteingang an, ein Angebot, ein Vertrag oder eine Kundenanfrage. Statt manuell weiterzuleiten, abzuspeichern, in Ordner zu verschieben und Kollegen:innen per Chat zu informieren, startet automatisch ein durchdachter Workflow. Die Prozessmanagement Software ist dabei integraler Bestandteil der Intelligenten Dokumentenverarbeitung (IDP)<\/a>. IDP als L\u00f6sung zur KI-gesteuerten Dokumentenverarbeitung erkennt den Inhalt, extrahiert die relevanten Daten, und veranlasst direkt die n\u00e4chsten Schritte: Dokumente werden generiert, gepr\u00fcft, freigegeben. Der E-Mail-Anhang wird automatisch archiviert, komplett revisionssicher.<\/p>\n\n\n\n
\n🚀 Intelligent Document Processing \u2013 Schl\u00fcssel zu mehr Erfolg<\/h3>\n\n\n\n
Lerne die KI-gesteuerte Dokumentenverarbeitung kennen und lasse Dokumente automatisch analysieren, klassifizieren und relevante Daten extrahieren \u2013 mit LLM oder GenAI.<\/p>\n\n\n\n\t
- Dokumentenautomation: <\/strong>Automatische Erkennung, Klassifizierung und Zusammenfassung<\/li>\n\n\n\n
- Daten stehen direkt im Prozess zur Verf\u00fcgung<\/em><\/li>\n\n\n\n
- Manuelle Workflows \/ Monkey Work:<\/strong> Routineaufgaben binden Zeit. Durch das Automatisieren von Workflows mit einer Prozessmanagement Software k\u00f6nnen Mitarbeitende sich auf wertsch\u00f6pfende Aufgaben konzentrieren.<\/li>\n\n\n\n
- Fehlerreduktion:<\/strong> Automatisierte Prozesse minimieren menschliche Fehler.<\/li>\n\n\n\n
![\"Infografik](\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2025\/12\/dvelop-process-studio-digital-workflow-automation-574x1090.png\")