{"id":58379,"date":"2026-03-17T15:07:58","date_gmt":"2026-03-17T14:07:58","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=58379"},"modified":"2026-03-17T15:08:00","modified_gmt":"2026-03-17T14:08:00","slug":"epa-befuellungspflicht","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/branchenprozesse\/epa-befuellungspflicht\/","title":{"rendered":"ePA-Bef\u00fcllungspflicht: Praktische L\u00f6sungen f\u00fcr Krankenh\u00e4user zur sicheren Umsetzung\u00a0"},"content":{"rendered":"\n

Noch vor wenigen Jahren war der digitale Austausch von Gesundheitsdaten in vielen Krankenh\u00e4usern kaum mehr als ein Wunschtraum: Entlassbriefe per Fax, Laborwerte auf Papier, Medikationspl\u00e4ne in der Schublade. Mit der Einf\u00fchrung der ePA Bef\u00fcllungspflicht seit dem 1. Oktober 2025 startete aus der Perspektive des Gesetzgebers eine neue \u00c4ra: Die Nutzung der elektronischen Patientenakte (ePA) wird f\u00fcr Leistungserbringer zur Pflicht \u2013 und damit zur gelebten Realit\u00e4t. Was zun\u00e4chst wie eine b\u00fcrokratische Last wirken mag, birgt enormes Potenzial f\u00fcr eine zukunftsf\u00e4hige Versorgung. <\/p>\n\n\n\n

<\/span>Historie der ePA \u2013 vom digitalen Versprechen zur Realit\u00e4t <\/span><\/h2>\n\n\n\n

Die gesetzliche Grundlage f\u00fcr die elektronische Patientenakte wurde bereits 2019 mit dem Digitale-Versorgung-Gesetz (DVG) geschaffen. Mehr Aufmerksamkeit erhielt die ePA jedoch durch das DigiG \u2013 Gesetz zur Beschleunigung der Digitalisierung des Gesundheitswesens<\/a>: Es verankerte das Opt-out-Verfahren gesetzlich. Seit Anfang 2025 legen die Krankenkassen f\u00fcr alle gesetzlich Versicherten automatisch eine ePA an, es sei denn, sie widersprechen aktiv. <\/p>\n\n\n\n

Zuvor galt das sogenannte Opt-in-Prinzip, bei dem Versicherte ihre ePA selbst beantragen mussten. Der Systemwechsel zu \u201eePA f\u00fcr alle\u201c markiert einen Paradigmenwechsel: Die ePA wird zur Regel, nicht zur Ausnahme und damit zu einem festen Bestandteil des Versorgungsalltags. <\/p>\n\n\n\n

Mit dem 1. Oktober 2025 beginnt die Pflicht zur Nutzung: \u00c4rzte:innen, Psychotherapeuten:innen und Krankenh\u00e4user m\u00fcssen bestimmte medizinische Dokumente strukturiert und fristgerecht in die ePA \u00fcbertragen. Wer diesen Schritt nicht nur als Pflicht begreift, sondern als Teil einer modernen Versorgungsstrategie, kann Abl\u00e4ufe optimieren und die Behandlungsqualit\u00e4t steigern. <\/p>\n\n\n\n

<\/span>Digitale Versorgung beginnt im Krankenhaus <\/span><\/h2>\n\n\n\n

Die ePA entfaltet ihren Nutzen nicht erst durch die aktive Nutzung durch Patient:innen, sondern durch die strukturierte Bef\u00fcllung durch medizinische Einrichtungen. Auch wenn viele Versicherte die ePA-App bislang nicht verwenden, profitieren sie bereits heute davon, wenn all ihre Leistungserbringer Informationen ohne das Mitwirken der Versicherten austauschen. <\/p>\n\n\n\n

Warum viele Versicherte (noch) nicht reinschauen:<\/strong>\u202f Obwohl die ePA technisch bereitsteht, nutzen viele Versicherte sie bislang kaum aktiv. Die Anmeldung zur ePA-App ist mit H\u00fcrden verbunden \u2013 etwa durch die notwendige starke Authentifizierung mit der elektronischen Gesundheitskarte und PIN. F\u00fcr die Versorgung ist das jedoch kein Hindernis, denn die ePA steht den Leistungserbringern trotzdem zur Verf\u00fcgung. <\/p>\n\n\n\n

Sobald Krankenh\u00e4user relevante Dokumente wie Entlassbriefe, Laborbefunde oder Befundberichte in die ePA \u00fcbertragen, stehen diese Informationen f\u00fcr nachbehandelnde \u00c4rzte:innen bereit. Der Zugriff erfolgt \u00fcber die Telematikinfrastruktur \u2013 sicher, gezielt und ohne Umwege. So lassen sich Doppeluntersuchungen vermeiden, Medikationsfehler reduzieren und die Anschlussversorgung verbessern. <\/p>\n\n\n\n

<\/span>Zugriff erteilt \u2013 unter den richtigen Voraussetzungen <\/strong><\/span><\/h2>\n\n\n\n

Wer als Leistungserbringer auf die ePA zugreifen m\u00f6chte, muss auf der \u201eG\u00e4steliste\u201c der Patientenakte in der Telematikinfrastruktur stehen. Diese Befugnis wird in der Regel beim Einlesen der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) erzeugt. Wird ein Versichertenstammdatenabgleich via VSDM erfolgreich durchgef\u00fchrt, wird die Einrichtung f\u00fcr 90 Tage als zugriffsberechtigt in der ePA hinterlegt. <\/p>\n\n\n\n

In der Praxis gibt es jedoch zwei typische Stolpersteine: <\/p>\n\n\n\n

    \n
  1. Wenn das VSDM bei der Aufnahme nicht durchgef\u00fchrt werden kann, wird gar keine Befugnis erzeugt. Ein Zugriff auf die ePA ist dann zun\u00e4chst nicht m\u00f6glich. <\/li>\n\n\n\n
  2. Bei l\u00e4ngeren Behandlungsverl\u00e4ufen kann die 90-Tage-Frist ablaufen, etwa bei Langliegern oder wenn Befunde erst Wochen nach der Entlassung verf\u00fcgbar sind. <\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

    In solchen F\u00e4llen braucht es organisatorische L\u00f6sungen: etwa das erneute Einlesen der eGK bei Entlassung, um die Befugnis zu verl\u00e4ngern. Ab 2026 soll mit dem PoPP-Verfahren (Proof of Patient Presence) eine neue M\u00f6glichkeit zur Befugniserzeugung kommen, dann auch \u00fcber digitale Identit\u00e4ten per QR-Code mit der ePA-App. <\/p>\n\n\n\n

    <\/span>Welche Dokumente m\u00fcssen in die ePA? <\/span><\/h2>\n\n\n\n

    Mit dem 1. Oktober 2025 m\u00fcssen bestimmte medizinische Dokumente verpflichtend in der ePA bereitgestellt werden. Dabei geht es nicht um m\u00f6glichst viele Daten, sondern um relevante Informationen, die die Versorgung wirklich unterst\u00fctzen. Zu den verpflichtenden Dokumenten z\u00e4hlen: <\/p>\n\n\n\n

    \"Grafik\n\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t<\/svg>\n\t\t<\/button><\/figure>\n\n\n\n

    💡Gut zu wissen: <\/strong>Wenn Laborwerte oder Befundberichte bereits im Arztbrief enthalten sind, m\u00fcssen sie nicht zus\u00e4tzlich als separates Dokument in der ePA hinterlegt werden. <\/p>\n\n\n\n

    <\/span>Dokumente mit System: Die ePA sinnvoll bef\u00fcllen<\/span><\/h2>\n\n\n\n

    Damit die ePA nicht zur zus\u00e4tzlichen Belastung wird, lohnt sich ein Blick auf bestehende Prozesse. Viele Krankenh\u00e4user nutzen zentrale Dokumentenmanagementsysteme wie d.velop connected healthcare<\/a>, in denen \u00e4rztlich freigegebene Dokumente strukturiert abgelegt sind. Diese Archive sind ein idealer Ausgangspunkt f\u00fcr die ePA: Was dort bereits digital vorliegt, kann gezielt und effizient \u00fcbertragen werden. <\/p>\n\n\n\n

    Ein zentraler Baustein f\u00fcr diese strukturierte \u00dcbertragung ist die\u202fKDL-Klassifizierung<\/strong>\u202f(Klinische Dokumentenklassen-Liste), die Dokumente eindeutig benennt und zuordnet \u2013 etwa als Herzkatheterprotokoll, Laborbefund oder KH-Entlassbrief. Sie sorgt daf\u00fcr, dass alle Beteiligten dieselbe Sprache sprechen und schafft Klarheit bei der Weitergabe medizinischer Informationen. <\/p>\n\n\n\n

    Ebenso wichtig ist die korrekte Kennzeichnung mit\u202fOID- und Practice-Setting-Codes<\/strong>. Diese Metadaten geben an, aus welcher Organisationseinheit ein Dokument stammt und in welchem Versorgungskontext es entstanden ist. Damit Systeme diese Kennzeichnungen nicht nur unterst\u00fctzen, sondern m\u00f6glichst automatisiert vergeben, braucht es eine durchdachte Systemarchitektur. Das entlastet die Anwender:innen sp\u00fcrbar und sorgt f\u00fcr eine konsistente, lesbare Darstellung in der ePA. <\/p>\n\n\n\n

    <\/span>Prozesse, die mitdenken: Dokumentenausleitung automatisieren <\/span><\/h2>\n\n\n\n

    Die Ausleitung von Dokumenten in die ePA muss kein manueller Kraftakt sein. Mit Prozess-Engines lassen sich diese Abl\u00e4ufe gezielt automatisieren: Auf Basis definierter Ereignisse \u2013 etwa einer Patientenentlassung \u2013 schl\u00e4gt das System passende Dokumente zur \u00dcbertragung vor. Diese Vorschl\u00e4ge orientieren sich an hinterlegten Regeln und lassen sich fachbereichsspezifisch anpassen. <\/p>\n\n\n\n

    Die Anwender:innen behalten dabei stets die Kontrolle: Sie sichten die vorgeschlagene Dokumentenauswahl, k\u00f6nnen einzelne Dokumente entfernen oder erg\u00e4nzen und geben die finale Auswahl frei. Die \u00dcbertragung in die ePA erfolgt anschlie\u00dfend automatisiert. <\/p>\n\n\n\n

    \"Grafik\n\t\t\t\n\t\t\t\t\n\t\t\t<\/svg>\n\t\t<\/button><\/figure>\n\n\n\n

    <\/span>Von der Akte zum digitalen Begleiter <\/span><\/h2>\n\n\n\n

    Die ePA ist kein statisches Archiv, sondern ein System in Bewegung. Schon jetzt ist der TI-Messenger in der ePA verf\u00fcgbar \u2013 ein sicherer Kommunikationskanal zwischen \u00c4rzt:innen und Patient:innen, direkt \u00fcber die ePA-App. Die Kommunikation wird dabei immer von der Einrichtung gestartet: Erst wenn eine Nachricht an Patient:innen versendet wurde, k\u00f6nnen Versicherte \u00fcber die App antworten. So bleibt der Austausch gezielt und sicher, eingebettet in den Versorgungskontext. <\/p>\n\n\n\n

    <\/span>Verg\u00fctung und Konsequenzen <\/span><\/h2>\n\n\n\n

    Damit die Bef\u00fcllung der ePA nicht nur als zus\u00e4tzliche Aufgabe empfunden wird, gibt es gezielte finanzielle Anreize: <\/p>\n\n\n\n