{"id":58565,"date":"2026-03-27T08:00:00","date_gmt":"2026-03-27T07:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=58565"},"modified":"2026-03-27T11:49:59","modified_gmt":"2026-03-27T10:49:59","slug":"e-rechnung-validieren","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/compliance\/e-rechnung-validieren\/","title":{"rendered":"E Rechnung validieren: Rechtliche Hintergr\u00fcnde, Pr\u00fcfschritte und Softwarel\u00f6sungen im \u00dcberblick"},"content":{"rendered":"\n

Die E-Rechnungspflicht<\/a> f\u00fcr den B2B-Sektor befindet sich mitten in der Einf\u00fchrung \u2013 seit dem 01.01.2025 greift bereits die Empfangspflicht f\u00fcr alle Unternehmen. In diesem Zuge gilt es sich mit den verschiedensten Themen auseinander zu setzen und zu verstehen, was Fachbegriffe wie ViDA, EN 16931 und PEPPOL genau bedeuten. Ein weiterer Aspekt, der gerade stellenweise f\u00fcr Unsicherheit sorgt, ist die Validierung von E-Rechnungen. Es stellen sich Fragen wie: Was genau muss validiert werden? Welche L\u00f6sungen k\u00f6nnen f\u00fcr die Validierung von E-Rechnungen genutzt werden? Oder was muss ich tun, wenn eine eingehende E-Rechnung nicht valide ist? In diesem Artikel bringen wir Licht ins Dunkel und zeigen au\u00dferdem auf, welche Rolle Software L\u00f6sungen im Kontext der Validierung von X-Rechnungen <\/a>und weiterer E-Rechnungsformate spielen.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>E-Rechnungen valideren \u2013 die rechtlichen Hintergr\u00fcnde<\/span><\/h2>\n\n\n\n

S\u00e4mtliche Prozesse rund um den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen ver\u00e4ndern sich. Von der Papierrechnung, die Unternehmen per Post zustellten, \u00fcber die PDF-Rechnung, die sie meist per Mail versandten, bis hin zur Nutzung elektronischer Rechnungen, die je nach Land auf unterschiedlichen Wegen vom Lieferanten zum Rechnungsempf\u00e4nger gelangen.

Der Grund f\u00fcr den letzten Schritt ist eine Initiative der Europ\u00e4ischen Kommission mit dem Namen \u201eVAT in the digital Age\u201c kurz ViDA<\/a>. Ein Hauptziel dieser Initiative ist es, dazu beizutragen, die Mehrwertsteuerl\u00fccke in der EU zu schlie\u00dfen. Daf\u00fcr wird u.a. die Nutzung elektronischer Rechnungen in einem strukturierten Format vorgeschrieben. Zudem erfolgt eine Transformation der Mehrwertsteuermeldepflicht hin zu einem transaktionsbasierten Reporting in Echtzeit.<\/p>\n\n\n

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In Deutschland wird die verpflichtende Nutzung von E-Rechnungen in dem am 22.03.2024 beschlossenen Wachstumschancengesetz geregelt und befindet sich bereits mitten in der Einf\u00fchrung. Seit dem 01.01.2025 gilt eine Empfangspflicht, jedes Unternehmen muss elektronische Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren k\u00f6nnen. Ab dem 01.01.2027 m\u00fcssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 \u20ac auch elektronische Rechnungen ausstellen und 2028 gilt dies f\u00fcr alle Unternehmen. F\u00fcr die Ver\u00e4nderung der Mehrwertsteuermeldepflicht ist f\u00fcr Deutschland aktuell geplant, diese 2030 gleichzeitig mit dem ver\u00e4nderten Reporting f\u00fcr grenz\u00fcberschreitende B2B-Transaktionen in der EU einzuf\u00fchren.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>EN 16931 \u2013 die Grundlage f\u00fcr die Validierung von E-Rechnungen<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Die Europ\u00e4ische Kommission hat nicht nur vorgegeben, dass elektronische strukturierte Rechnungen verwendet werden m\u00fcssen, sondern auch welche Inhalte diese enthalten m\u00fcssen. Diese werden in einer europ\u00e4ischen Norm festgehalten, der EN 16931. Die Norm ist ein sogenanntes semantisches Datenmodell, das beschreibt welche Inhalte eine E-Rechnung enthalten muss und wie diese zu interpretieren sind. Was das genau bedeutet, wird am besten bei einem Blick in die Norm deutlich. Die Norm ist eine umfangreiche PDF-Datei, in der Begriffe und Datenfelder definiert werden. Im nachfolgenden Screenshot ist zum Beispiel das Datenfeld der Rechnungsnummer zu sehen, mit einer kurzen Beschreibung was eine Rechnungsnummer ist. Sie hat eine Kardinalit\u00e4t von 1, was bedeutet das jede Rechnung nur eine Rechnungsnummer enthalten darf. Das zweite Feld in dem Ausschnitt ist das Rechnungsdatum, ebenfalls mit einer kurzen Erkl\u00e4rung.<\/p>\n\n\n

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Neben der Beschreibung der einzelnen Datenfelder, enth\u00e4lt die Norm weitere Tabellen mit sogenannten Gesch\u00e4ftsregeln, die beschreiben, was die Datenfelder erf\u00fcllen m\u00fcssen. Im nachfolgenden Screenshot sind vier dieser Regeln abgebildet, die angeben, welche Datenfelder eine Rechnung verpflichtend enthalten muss. Dar\u00fcber hinaus gibt es Regeln, die die Abh\u00e4ngigkeit einzelner Datenfelder untereinander beschreiben. Ein Beispiel hierf\u00fcr ist die BR-17, die besagt: \u201eFalls der Zahlungsempf\u00e4nger (BG-10) nicht mit dem Verk\u00e4ufer (BG-4) identisch ist, muss seine Firmierung\/ sein Name in der Rechnung (BT-59) angegeben werden.\u201c<\/p>\n\n\n

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Die Vorgaben in der EN 16931 beschr\u00e4nken sich dabei allerdings auf eine rein konzeptionelle, semantische Ebene. Die Norm gibt keine Informationen zur konkreten technischen Umsetzung.<\/p>\n\n\n\n

<\/span>Was bedeutet es jetzt genau, eine E-Rechnung zu validieren?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Die Validierung einer E-Rechnung bedeutet zusammengefasst, zu \u00fcberpr\u00fcfen, ob die E-Rechnung alle rechtlichen Anforderungen erf\u00fcllt. Dies ist z.B. wichtig um festzustellen, ob sie gem\u00e4\u00df Umsatzsteuerrecht als ordnungsgem\u00e4\u00dfe Rechnung gilt und damit zum Vorsteuerabzug berechtigt.
Hierbei ist es nicht nur relevant die EN 16931 zu \u00fcberpr\u00fcfen, sondern es gibt noch zwei weitere Ebenen. Die Norm gibt wie gerade beschrieben lediglich die Inhalte vor, nicht das technische Format. Die \u00dcberpr\u00fcfung des technischen Formats ist allerdings der erste Schritt bei der Validierung einer E-Rechnung. Das System pr\u00fcft, ob eine technisch einwandfreie XML-Datei vorliegt. Dies ist eine Voraussetzung, damit der Empf\u00e4nger die E-Rechnung weiterverarbeiten kann.<\/strong> Die in der EU am h\u00e4ufigsten verwendeten technischen Syntaxen sind UBL 2.1 und CII.
Liegt eine technisch einwandfreie Datei vor, pr\u00fcft das System die Gesch\u00e4ftsregeln der EN 16931. Diese geben an, welche Datenfelder wie bef\u00fcllt sein m\u00fcssen. Wie im Screenshot oben dargestellt, pr\u00fcft das System also, ob eine Rechnung z. B. ein Rechnungsdatum und eine Rechnungsnummer enth\u00e4lt.<\/p>\n\n\n\n

Weiterhin gibt es noch eine Ebene, die auf die EN 16931 aufbaut. Denn L\u00e4nder oder Branchen k\u00f6nnen eine sogenannte Core Invoice Usage Specification (CIUS) erstellen. Dies ist eine nationale oder branchenspezifische Ausgestaltung der Richtlinie, welche die Norm um lokale Vorgaben innerhalb des durch die Norm vorgegebenen Rahmens spezifiziert. Das deutsche E-Rechnungsformat X-Rechnung ist ein Beispiel hierf\u00fcr. Das Format wurde urspr\u00fcnglich f\u00fcr den \u00f6ffentlichen Sektor erstellt und hat z.B. die Spezifizierung, dass das Feld BT-10 immer eine Leitweg-ID enthalten muss. Dies ist eine eindeutige Identifikationsnummer f\u00fcr die \u00dcbermittlung von E-Rechnungen an \u00f6ffentliche Verwaltungen.<\/p>\n\n\n

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<\/span>Was bedeutet es, wenn eine E-Rechnung nicht valide ist?<\/span><\/h2>\n\n\n\n

Das Bundesministerium der Finanzen hat am 15.10.2025 ein weiteres Schreiben zur Einf\u00fchrung der E-Rechnungspflicht ver\u00f6ffentlicht. In diesem werden drei klar abgegrenzte Fehlerklassen bei der Validierung von E-Rechnungen beschrieben, die verschiedene Rechtsfolgen haben k\u00f6nnen.Formatfehler<\/p>\n\n\n\n