{"id":58745,"date":"2026-04-23T14:33:21","date_gmt":"2026-04-23T12:33:21","guid":{"rendered":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/?p=58745"},"modified":"2026-04-23T14:54:51","modified_gmt":"2026-04-23T12:54:51","slug":"datensilos-abbauen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/prozesse-gestalten\/datensilos-abbauen\/","title":{"rendered":"Datensilos abbauen: Wie Plattforml\u00f6sungen im Dokumentenmanagement Wettbewerb sichern"},"content":{"rendered":"\n<p data-beyondwords-marker=\"6d48315c-5069-4502-8923-7225ffea6e6c\">Das Angebot liegt im CRM. Die dazugeh\u00f6rige Rechnung im ERP. Der Serviceeinsatz dokumentiert sich im Field-Service-Tool, und der Vertrag dazu liegt als PDF auf irgendeinem Netzlaufwerk, dessen Pfad niemand mehr so richtig auf dem Schirm hat. Viele Unternehmen kennen genau diese Konstellation. Mitarbeitende, die einen vollst\u00e4ndigen \u00dcberblick \u00fcber einen Kunden oder eine Anlage brauchen, klicken, suchen, kopieren und springen zwischen verschiedenen Systemen hin und her. Das kostet Zeit. Es kostet Nerven und am Ende auch Geld.<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"02f76474-59a4-406a-8dbc-bc972044637d\">Was fr\u00fcher als organisch gewachsene Systemlandschaft einfach akzeptiert wurde, ger\u00e4t heute unter Druck. Ohne konsolidierte Daten funktioniert weder moderne Automatisierung noch der produktive Einsatz von KI. Eine im November 2025 ver\u00f6ffentlichte <a href=\"https:\/\/www.heise.de\/news\/Studie-KI-Investitionen-zeigen-Renditen-aber-Datenprobleme-bremsen-11094005.html\">Studie von SAP und Oxford Economics<\/a>, f\u00fcr die 1.600 F\u00fchrungskr\u00e4fte in acht L\u00e4ndern befragt wurden, macht das deutlich: 68 Prozent der Unternehmen nennen Datensilos als eine der gr\u00f6\u00dften H\u00fcrden f\u00fcr erfolgreiche KI-Initiativen. Davor rangieren nur unvollst\u00e4ndige Daten (75 Prozent) und mangelnde Datenqualit\u00e4t (69 Prozent).<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"733b26ba-8a15-4af7-affb-a780522dd02d\">Im deutschen Mittelstand zeichnet sich ein \u00e4hnliches Bild ab: 76 Prozent der kleinen und mittelst\u00e4ndischen Unternehmen k\u00e4mpfen mit unzureichender Datenqualit\u00e4t und Datensilos. Auch die <a href=\"https:\/\/www.dihk.de\/de\/newsroom\/digitalisierung-2026-unternehmen-halten-kurs-163290\">DIHK-Digitalisierungsumfrage 2026<\/a> best\u00e4tigt, dass technische H\u00fcrden wie Datensilos und fehlende Infrastruktur eng mit dem Digitalisierungsgrad eines Unternehmens zusammenh\u00e4ngen. Datensilos abzubauen ist damit l\u00e4ngst keine reine IT-Aufgabe mehr. Es ist eine strategische Voraussetzung daf\u00fcr, dass Unternehmen wettbewerbsf\u00e4hig bleiben.<\/p>\n\n\n\n<div data-beyondwords-marker=\"792c9428-f07a-4b18-b45d-633142ff14ab\" class=\"wp-block-group is-style-info-explanation\"><div class=\"wp-block-group__inner-container is-layout-constrained wp-block-group-is-layout-constrained\">\n<h2 data-beyondwords-marker=\"a9feb145-42f6-4849-808c-d71c7985d776\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-was-sind-datensilos-und-wie-entstehen-diese\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"was-sind-datensilos-und-wie-entstehen-diese\"><\/span>Was sind Datensilos und wie entstehen diese?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"e1ca7b4b-595c-43c3-9bd5-c883e357c035\">Von einem Datensilo spricht man, wenn Informationen in einem isolierten System, einer Abteilung oder einem Tool gespeichert sind und f\u00fcr andere Bereiche nicht ohne Weiteres zug\u00e4nglich, nutzbar oder auffindbar gemacht werden k\u00f6nnen. Die Daten existieren, aber sie sind eingeschlossen.<\/p>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"f3eaf8b9-acef-4afe-b0cc-c3b70daf18ac\">Entstanden sind Datensilos fast immer ungewollt. <strong>Vier Ursachen<\/strong> sehen wir in Gespr\u00e4chen mit Kunden besonders h\u00e4ufig:<\/p>\n\n\n\n<ul data-beyondwords-marker=\"87834f9b-9e9e-41cf-908a-3898f96c75e8\" class=\"wp-block-list\">\n<li data-beyondwords-marker=\"44a35288-c1e0-4335-849c-6e3187c1b7a3\"><strong>Historisch gewachsene IT-Landschaften und Legacy Systeme:<\/strong> Jede Fachabteilung hat \u00fcber die Jahre ihr eigenes System eingef\u00fchrt. Vom CRM \u00fcber das ERP bis zu branchenspezifischen Fachanwendungen.<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"f556336d-aef1-43d1-be9b-41bbb04ee832\"><strong>Fusionen, Zuk\u00e4ufe und Internationalisierung:<\/strong> Unterschiedliche Standorte oder Gesellschaften bringen ihre eigenen Systeme und Datenbanken mit.<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"3a2f1102-037a-4f40-b364-e77d81d07070\"><strong>Fehlende Integrationsstrategie:<\/strong> Neue Tools werden eingef\u00fchrt, ohne dass sauber definiert ist, wo welche Dokumente und Daten liegen sollen.<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"81e30b97-bb8a-413a-beb9-f6afc5c6f98c\"><strong>Kein \u00fcbergreifendes Abteilungsdenken:<\/strong> Die verschiedenen Abteilungen optimieren jeweils ihre eigenen Prozesse, ohne die Ende-zu-Ende-Sicht zu haben.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"2253f33c-4525-4ca0-92c7-91ee805afd20\"><strong>Das Ergebnis kennen viele:<\/strong> Dokumente und Informationen verteilen sich \u00fcber CRM, ERP, Field Service, E-Mail-Postf\u00e4cher, lokale Laufwerke und Cloud-Speicher. Eine konsistente, abteilungs\u00fcbergreifende Sicht auf Kunden, Projekte oder Maschinen ist damit so gut wie unm\u00f6glich.<\/p>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"3ff50a2d-86fe-4aa3-a78d-3edf6913b52e\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-typische-folgen-wenn-informationen-nicht-dort-sind-wo-sie-gebraucht-werden\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"typische-folgen-wenn-informationen-nicht-dort-sind-wo-sie-gebraucht-werden\"><\/span>Typische Folgen: Wenn Informationen nicht dort sind, wo sie gebraucht werden<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"4b92d127-34aa-4bb8-a586-cf399cb69f97\">Datensilos sind mehr als ein Komfortproblem. Sie wirken sich direkt auf Effizienz, Compliance und Innovationsf\u00e4higkeit aus.<\/p>\n\n\n\n<h3 data-beyondwords-marker=\"d28a57b4-6888-4cff-bbb3-49acfb52b7c2\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-produktivitatsverluste-im-alltag\">Produktivit\u00e4tsverluste im Alltag<\/h3>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"b5a947b1-0e04-45a0-a784-57e371ed962e\">Mitarbeitende verbringen einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit mit dem Suchen nach Informationen. Jeder Systemwechsel kostet Zeit, jeder manuelle Ablagevorgang ist eine potenzielle Fehlerquelle, und jedes nicht gefundene Dokument bedeutet doppelte Arbeit.<\/p>\n\n\n\n<h3 data-beyondwords-marker=\"6deb425e-e9d2-4c98-b81a-1427c520dfa6\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-compliance-und-sicherheitsrisiken\">Compliance- und Sicherheitsrisiken<\/h3>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"bf65a71c-ae91-4d6b-895b-9a0b2744c3f5\">Wenn Dokumente nicht zentral, revisionssicher und nachvollziehbar archiviert werden, sind regulatorische Anforderungen kaum sauber zu erf\u00fcllen. Fristen laufen aus. Vertr\u00e4ge verl\u00e4ngern sich automatisch, ohne dass jemand aufmerksam wird. Und im Audit-Fall fehlen pl\u00f6tzlich genau die Belege, die eigentlich schnell zur Hand sein m\u00fcssten.<\/p>\n\n\n\n<h3 data-beyondwords-marker=\"aac70f39-13de-449c-bf94-1613489d79cf\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-gebremste-ki-und-automatisierungsinitiativen\">Gebremste KI- und Automatisierungsinitiativen<\/h3>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"4d3aaade-f5c8-459b-bf0f-91169c5e5086\">Ob bei der Rechnungsverarbeitung, Vertragsanalyse oder intelligenten Dokumentenklassifikation: KI ist immer nur so gut, wie die Datenbasis, auf die sie zugreift. Die bereits zitierte Studie von SAP und Oxford Economics aus dem Jahr 2025 untermauert das deutlich. Demnach bezweifeln 55 Prozent der befragten F\u00fchrungskr\u00e4fte, dass ihr Unternehmen Daten verantwortungsvoll \u00fcber Gesch\u00e4ftsbereiche hinweg teilen kann. Ein klares Indiz daf\u00fcr, dass Datensilos KI-Projekte ausbremsen, bevor sie \u00fcberhaupt richtig starten.<\/p>\n\n\n\n<h3 data-beyondwords-marker=\"51837efe-e238-453a-8ac2-a30548ccf4c5\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-frustration-bei-mitarbeitenden\">Frustration bei Mitarbeitenden<\/h3>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"bf5d8028-b310-420b-b0ac-4974c04b60c1\">Wer jeden Tag zwischen f\u00fcnf Systemen wechselt, arbeitet nicht mit, sondern gegen die IT-Landschaft. Das schl\u00e4gt auf die Motivation. Und in Zeiten von Fachkr\u00e4ftemangel eben auch auf die Arbeitgeberattraktivit\u00e4t. Junge Talente erwarten heute intuitive, integrierte Arbeitsumgebungen.<\/p>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"25c5126e-e0fa-4441-af7a-7365690559ca\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-warum-eine-plattformlosung-fur-dokumentenmanagement-der-richtige-weg-ist\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"warum-eine-plattformloesung-fuer-dokumentenmanagement-der-richtige-weg-ist\"><\/span>Warum eine Plattforml\u00f6sung f\u00fcr Dokumentenmanagement der richtige Weg ist<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"6e45b6eb-702b-4f1b-a3fb-c4b1ad59cadb\">Die Antwort auf fragmentierte Dokumentenablagen hei\u00dft nicht \u201enoch ein zus\u00e4tzliches Tool&#8220;. Im Gegenteil: Zus\u00e4tzliche Insell\u00f6sungen versch\u00e4rfen das Problem, statt es zu l\u00f6sen.<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"915df842-e913-4e0a-9e67-01a980e77f3a\">Eine Plattforml\u00f6sung f\u00fcr Dokumentenmanagement setzt an einer anderen Stelle an. Sie bildet die zentrale, f\u00fchrende Dokumentenbasis im Unternehmen und integriert sich in alle relevanten Fachsysteme: vom CRM \u00fcber das ERP bis zum Field-Service-Tool. Dokumente werden dort abgelegt, wo sie entstehen, aber zentral und strukturiert archiviert. Berechtigungen, Aktenstrukturen und Metadaten werden einmal sauber definiert und gelten dann system\u00fcbergreifend.<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"c8b8735d-e698-4bd1-9959-a4f3ab3b5771\">Der entscheidende Unterschied zu einem klassischen DMS: Eine Plattform ist offen, erweiterbar und modular. Neben der Archivierung stehen Fachl\u00f6sungen wie Eingangsrechnungsverarbeitung, Vertragsmanagement, digitale Signatur oder KI-gest\u00fctzte Dokumentenanalyse zur Verf\u00fcgung. Alle auf derselben Datenbasis. So wird aus einem reinen \u201eAblagesystem&#8220; eine echte strategische Infrastruktur.<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"a8515bf0-bc92-469d-b7af-883d543938c7\">Genau diesen Ansatz verfolgt die <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/software\/d-velop-platform\">d.velop platform<\/a>. Die d.velop platform ist eine Content Services Plattform und b\u00fcndelt Dokumentenmanagement, Eingangsrechnungsverarbeitung, Vertragsmanagement, digitale Signatur, digitale Zustellung und Prozessautomatisierung auf einer einzigen Datenbasis. Dazu kommen KI-Services wie Intelligent Document Processing (IDP) oder der d.velop pilot, mit dem sich individuelle KI-Assistenten f\u00fcr Dokumente erstellen lassen. \u00dcber <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/software\/integrationen\">500 Integrationen<\/a> zu g\u00e4ngigen Systemen wie SAP, Microsoft 365, Microsoft Dynamics 365 oder Salesforce sorgen daf\u00fcr, dass sich die Plattform in bestehende IT-Landschaften einf\u00fcgt, statt sie zu ersetzen. Erg\u00e4nzt wird das Ganze durch ein Partner-\u00d6kosystem mit \u00fcber 400 Partnern, das zus\u00e4tzliche Branchen- und Fachl\u00f6sungen bereitstellt.<\/p>\n\n\n<div class=\"wp-block-image\">\n<figure data-wp-context=\"{&quot;imageId&quot;:&quot;69ee44037c1d4&quot;}\" data-wp-interactive=\"core\/image\" data-beyondwords-marker=\"5ab3735b-40b2-4520-810d-eca8b9047613\" class=\"aligncenter size-medium wp-lightbox-container\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"600\" height=\"600\" data-wp-class--hide=\"state.isContentHidden\" data-wp-class--show=\"state.isContentVisible\" data-wp-init=\"callbacks.setButtonStyles\" data-wp-on-async--click=\"actions.showLightbox\" data-wp-on-async--load=\"callbacks.setButtonStyles\" data-wp-on-async-window--resize=\"callbacks.setButtonStyles\" src=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2026\/04\/datensilos-abbauen-plattform-dokumentenmanagement-integration-600x600.png\" alt=\"Grafik einer Plattforml\u00f6sung f\u00fcr Dokumentenmanagement, die verschiedene Systeme wie SAP, Microsoft 365 und Salesforce integriert und so Datensilos abbaut\" class=\"wp-image-58746\" srcset=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2026\/04\/datensilos-abbauen-plattform-dokumentenmanagement-integration-600x600.png 600w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2026\/04\/datensilos-abbauen-plattform-dokumentenmanagement-integration-210x210.png 210w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2026\/04\/datensilos-abbauen-plattform-dokumentenmanagement-integration-768x768.png 768w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2026\/04\/datensilos-abbauen-plattform-dokumentenmanagement-integration.png 1080w\" sizes=\"auto, (max-width: 600px) 100vw, 600px\" \/><button\n\t\t\tclass=\"lightbox-trigger\"\n\t\t\ttype=\"button\"\n\t\t\taria-haspopup=\"dialog\"\n\t\t\taria-label=\"Bild vergr\u00f6\u00dfern: Grafik einer Plattforml\u00f6sung f\u00fcr Dokumentenmanagement, die verschiedene Systeme wie SAP, Microsoft 365 und Salesforce integriert und so Datensilos abbaut\"\n\t\t\tdata-wp-init=\"callbacks.initTriggerButton\"\n\t\t\tdata-wp-on-async--click=\"actions.showLightbox\"\n\t\t\tdata-wp-style--right=\"state.imageButtonRight\"\n\t\t\tdata-wp-style--top=\"state.imageButtonTop\"\n\t\t>\n\t\t\t<svg xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\" width=\"12\" height=\"12\" fill=\"none\" viewBox=\"0 0 12 12\">\n\t\t\t\t<path fill=\"#fff\" d=\"M2 0a2 2 0 0 0-2 2v2h1.5V2a.5.5 0 0 1 .5-.5h2V0H2Zm2 10.5H2a.5.5 0 0 1-.5-.5V8H0v2a2 2 0 0 0 2 2h2v-1.5ZM8 12v-1.5h2a.5.5 0 0 0 .5-.5V8H12v2a2 2 0 0 1-2 2H8Zm2-12a2 2 0 0 1 2 2v2h-1.5V2a.5.5 0 0 0-.5-.5H8V0h2Z\" \/>\n\t\t\t<\/svg>\n\t\t<\/button><\/figure><\/div>\n\n\n<figure data-beyondwords-marker=\"775806a4-a0b3-4306-a850-7a6daffe33aa\" class=\"wp-block-pullquote\"><blockquote><p>Der gr\u00f6\u00dfte Effekt beim Abbau von Datensilos entsteht nicht dadurch, dass wir Mitarbeitende in ein neues System zwingen. Er entsteht dadurch, dass wir Dokumente und Daten dort verf\u00fcgbar machen, wo die Menschen ohnehin schon arbeiten.<\/p><cite><strong>Fabian Pierick, <\/strong><br>Customer Success Manager, d.velop AG<\/cite><\/blockquote><\/figure>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"935e7847-8f3e-4cb5-bd70-6585e63a5f19\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-in-5-schritten-datensilos-systematisch-abbauen\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"in-5-schritten-datensilos-systematisch-abbauen\"><\/span>In 5 Schritten Datensilos systematisch abbauen<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"fad62f19-9319-44d5-a0fb-8cee18800b58\">Der Abbau von Datensilos ist kein Schalter, den ein Unternehmen einfach umlegen kann. Es gelingt nur dann, wenn Unternehmen strukturiert vorgehen:<\/p>\n\n\n\n<ol data-beyondwords-marker=\"43f065cf-41b7-44a9-b182-f655aae8bf66\" class=\"wp-block-list\">\n<li data-beyondwords-marker=\"35ada65b-63a8-4368-aafa-a0d340e1d467\"><strong>Bestandsaufnahme:<\/strong><br>Welche Systeme sind im Einsatz? Welche Dokumentenarten entstehen wo? Und wer greift eigentlich auf welche Informationen zu? Ohne diese Transparenz bleibt jedes Projekt ein Blindflug.<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"27fb64e2-ea69-4cbd-b140-c0e47ed05ce9\"><strong>Zielbild definieren:<\/strong><br>Wie soll die zuk\u00fcnftige Dokumentenwelt aussehen? Welche Akten- und Berechtigungsstrukturen werden ben\u00f6tigt? Welche Integrationen sind Pflicht, etwa zu SAP, Dynamics 365, Salesforce oder Outlook, und welche sind optional? Ein typischer Fallstrick an dieser Stelle: das Zielbild ausschlie\u00dflich auf Basis des Ist-Zustands zu formulieren. Wer nur den aktuellen Stand in eine neue Plattform \u00fcberf\u00fchrt, hebt Probleme mit: falsche Kategorisierungen, veraltete Aktenstrukturen und unn\u00f6tig komplexe Berechtigungen inklusive.<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"bc559584-577c-412a-8664-8ae2fc03c818\"><strong>Fachabteilungen fr\u00fch einbinden:<\/strong><br>Datensilos l\u00f6sen sich nicht durch IT-Architektur allein auf, sondern durch Akzeptanz. Key User aus allen Abteilungen kennen die tats\u00e4chlichen Arbeitsprozesse und m\u00fcssen das neue Zielbild mitgestalten.<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"c61b0adf-6d18-4dff-9068-db137b186b5b\"><strong>Integration vor Migration:<\/strong><br>Bevor Bestandsdaten in eine neue Plattform gehoben werden, m\u00fcssen die Schnittstellen zu den f\u00fchrenden Systemen stehen. Nur so merken Nutzende sp\u00e4ter nicht, dass sie mit einem neuen System arbeiten.<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"3a40b474-7784-45e2-b918-99edaec67565\"><strong>Kontinuierliche Weiterentwicklung:<\/strong><br>Ein Plattformansatz endet nicht mit dem Go-Live. Feedback aus den Fachbereichen flie\u00dft fortlaufend in neue Funktionen, Prozesse und Automatisierungen ein.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<div data-beyondwords-marker=\"ab97bc45-043c-4e46-89d6-764429834a2a\" class=\"wp-block-group is-style-cta\"><div class=\"wp-block-group__inner-container is-layout-constrained wp-block-group-is-layout-constrained\">\n<h3 data-beyondwords-marker=\"402b32ad-97a5-44e6-b05b-984a38fb8ec9\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-interesse-an-einer-analyse\">&#x1f4bb; Interesse an einer Analyse?<\/h3>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"5db033da-9c2c-44ea-8a38-1e4fbb4462bf\">Vereinbaren Sie jetzt ein unverbindliches Expertengespr\u00e4ch und lerne Sie, wie die d.velop platform Datensilos in Ihrem Unternehmen abbauen kann.<\/p>\n\n\n\n\t<div data-beyondwords-marker=\"3e30cc93-961e-4401-8a72-10151109ef46\" class=\"wp-block-buttons\">\n\t\t<div class=\"wp-block-button is-style-outline\">\n\t\t\t<a class=\"wp-block-button__link\" href=\"https:\/\/content.d-velop.de\/expertengespraech-vereinbaren?utm_campaign=Sonstiges+-+d.velop+BLOG+-+01%2F2018&#038;utm_source=intern-blog-ger&#038;utm_medium=blogpost-abbau-datensilos&#038;utm_content=button\" target=\"\">Jetzt Termin vereinbaren <\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"54aadec0-fc26-4d37-8ff9-2010d44bdb15\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-ein-praxisbeispiel-wie-2g-energy-datensilos-in-microsoft-dynamics-365-uberwindet\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"ein-praxisbeispiel-wie-2g-energy-datensilos-in-microsoft-dynamics-365-ueberwindet\"><\/span>Ein Praxisbeispiel: Wie 2G Energy Datensilos in Microsoft Dynamics 365 \u00fcberwindet<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"bd066b01-dacc-41b8-b439-cff682622899\">Wie sich der Plattformansatz in der Praxis umgesetzt werden kann, zeigt das Projekt der 2G Energy AG. Das 1995 gegr\u00fcndete und seit 2007 b\u00f6rsennotierte Unternehmen mit Sitz im M\u00fcnsterland geh\u00f6rt zu den f\u00fchrenden Herstellern von Blockheizkraftwerken. \u00dcber 1.000 Mitarbeitende in 19 L\u00e4ndern betreuen mehr als 10.000 Kundenanlagen in \u00fcber 60 L\u00e4ndern. Das Leistungsspektrum von 2G Energy reicht von der Entwicklung \u00fcber die Produktion bis zur Projektierung und dem Service der Anlagen.<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"ea65ce63-dffb-4412-8d54-9a7b7c32ca18\">Der gesamte Kernprozess von 2G Energy l\u00e4uft in der Microsoft-Welt. Und genau hier lag der Schmerzpunkt. Drei unterschiedliche Dynamics-365-Systeme begleiten einen Kunden entlang seiner Customer Journey, ohne dass Dokumente zwischen den Systemen geflossen sind.<\/p>\n\n\n\n<ul data-beyondwords-marker=\"03078dfd-e98a-4f3b-aace-14239a333d97\" class=\"wp-block-list is-style-idea\">\n<li data-beyondwords-marker=\"7688a485-b675-4ee3-adac-30d0797878ad\"><strong>Dynamics 365 CRM Sales <\/strong>f\u00fcr Leads, Accounts, Projekte und Angebote im Vertrieb<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"ff22ca40-ea93-4a27-9854-b3aa7dd11ba3\"><strong>Dynamics 365 Finance &amp; Operations<\/strong> f\u00fcr Projektierung, Produktion und Abrechnung<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"ec9f3179-b95f-48bd-8c01-e5a751109847\"><strong>Dynamics 365 Field Service<\/strong> f\u00fcr den Anlagenservice vor Ort<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"3b22dfe6-cfd7-4682-b1f7-6b4b3bedca8c\">Ohne eine zentrale Dokumentenplattform bedeutet das: Angebote, technische Unterlagen, Rechnungen, Serviceberichte und Bilder verteilen sich auf drei Systeme und weitere Ablagen. Eine durchg\u00e4ngige Sicht auf einen Kunden oder eine Anlage war in so einer Konstellation kaum herstellbar.<\/p>\n\n\n<div class=\"wp-block-image\">\n<figure data-wp-context=\"{&quot;imageId&quot;:&quot;69ee44037d3f4&quot;}\" data-wp-interactive=\"core\/image\" data-beyondwords-marker=\"418749c8-0704-4d37-a139-49285b58f1d5\" class=\"aligncenter size-large wp-lightbox-container\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"908\" height=\"1090\" data-wp-class--hide=\"state.isContentHidden\" data-wp-class--show=\"state.isContentVisible\" data-wp-init=\"callbacks.setButtonStyles\" data-wp-on-async--click=\"actions.showLightbox\" data-wp-on-async--load=\"callbacks.setButtonStyles\" data-wp-on-async-window--resize=\"callbacks.setButtonStyles\" src=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2026\/04\/datensilos-abbauen-customer-journey-dokumentenplattform-2g-energy-908x1090.png\" alt=\"Prozesslandschaft der 2G Energy AG mit integrierten Systemen wie Dynamics 365 und zentraler Dokumentenplattform zur Reduzierung von Datensilos entlang der Customer Journey\" class=\"wp-image-58751\" srcset=\"https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2026\/04\/datensilos-abbauen-customer-journey-dokumentenplattform-2g-energy-908x1090.png 908w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2026\/04\/datensilos-abbauen-customer-journey-dokumentenplattform-2g-energy-500x600.png 500w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2026\/04\/datensilos-abbauen-customer-journey-dokumentenplattform-2g-energy-768x922.png 768w, https:\/\/www.d-velop.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2026\/04\/datensilos-abbauen-customer-journey-dokumentenplattform-2g-energy.png 1000w\" sizes=\"auto, (max-width: 908px) 100vw, 908px\" \/><button\n\t\t\tclass=\"lightbox-trigger\"\n\t\t\ttype=\"button\"\n\t\t\taria-haspopup=\"dialog\"\n\t\t\taria-label=\"Bild vergr\u00f6\u00dfern: Prozesslandschaft der 2G Energy AG mit integrierten Systemen wie Dynamics 365 und zentraler Dokumentenplattform zur Reduzierung von Datensilos entlang der Customer Journey\"\n\t\t\tdata-wp-init=\"callbacks.initTriggerButton\"\n\t\t\tdata-wp-on-async--click=\"actions.showLightbox\"\n\t\t\tdata-wp-style--right=\"state.imageButtonRight\"\n\t\t\tdata-wp-style--top=\"state.imageButtonTop\"\n\t\t>\n\t\t\t<svg xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\" width=\"12\" height=\"12\" fill=\"none\" viewBox=\"0 0 12 12\">\n\t\t\t\t<path fill=\"#fff\" d=\"M2 0a2 2 0 0 0-2 2v2h1.5V2a.5.5 0 0 1 .5-.5h2V0H2Zm2 10.5H2a.5.5 0 0 1-.5-.5V8H0v2a2 2 0 0 0 2 2h2v-1.5ZM8 12v-1.5h2a.5.5 0 0 0 .5-.5V8H12v2a2 2 0 0 1-2 2H8Zm2-12a2 2 0 0 1 2 2v2h-1.5V2a.5.5 0 0 0-.5-.5H8V0h2Z\" \/>\n\t\t\t<\/svg>\n\t\t<\/button><\/figure><\/div>\n\n\n<h3 data-beyondwords-marker=\"255adba8-4d52-49ce-b3af-4326598a6f82\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-das-ziel-ein-system-erleben-drei-systeme-integriert\">Das Ziel: Ein System erleben, drei Systeme integriert<\/h3>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"8c3320dd-86d2-4b06-ac82-1078b83e4e23\">Maximilian Fink, Projektleiter f\u00fcr das ECM-Projekt bei 2G Energy, bringt die strategische Leitplanke des Projekts auf den Punkt:<\/p>\n\n\n\n<figure data-beyondwords-marker=\"4a78f82e-a8f8-43fa-af6a-927a9417f128\" class=\"wp-block-pullquote\"><blockquote><p>Das \u00fcbergeordnete Ziel war, dass die User gar nicht merken, dass sie das System wechseln. Wir wollten, dass die Dokumente, die aus diesen Systemen kommen, nicht manuell abgelegt werden m\u00fcssen, sondern automatisch revisionssicher archiviert werden.<\/p><cite><strong>Maximilian Fink,<br><\/strong>Projektleiter ECM, 2G Energy AG<\/cite><\/blockquote><\/figure>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"6419d78d-07d0-4145-bef0-9c4e17ca2e0d\">Die Anforderungen waren anspruchsvoll. Revisionssichere Archivierung, direkter Zugriff auf Kundenunterlagen aus den f\u00fchrenden Systemen heraus, eine weltweit integrierte Eingangsrechnungsverarbeitung und ein DMS auf dem Stand der Technik. Spannend am 2G-Projekt ist auch die Grundsatzentscheidung: Anders als viele Unternehmen hat sich 2G Energy bewusst gegen eine Cloud-First-Strategie entschieden. Gr\u00fcnde daf\u00fcr waren eigene Serverr\u00e4ume, vorhandenes Know-how im Haus und vor allem Performance-Anforderungen an die gro\u00dfen Bau- und Anlagenpl\u00e4ne.<\/p>\n\n\n\n<h3 data-beyondwords-marker=\"14d01c92-91c8-479b-8e58-f566d3a1ea91\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-die-umsetzung-ein-d-velop-reiter-in-jedem-dynamics-system\">Die Umsetzung: Ein d.velop Reiter in jedem Dynamics-System<\/h3>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"51326f04-a349-4a3e-b2a9-081eb044984c\">Statt einer weiteren Insell\u00f6sung wurde die d.velop platform tief in alle drei Dynamics-Systeme integriert. In jeder relevanten Entit\u00e4t, ob Lead, Account, Projekt, Angebot, Auftrag oder Serviceeinsatz, findet sich ein eigener \u201ed.velop Reiter&#8220;. Ein Klick gen\u00fcgt, und Mitarbeitende sehen genau die Dokumente, die zum aktuellen Datensatz geh\u00f6ren.<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"3c7f1ca9-c71b-4273-a76d-dac979f83ee2\">Die Mechanik dahinter im \u00dcberblick:<\/p>\n\n\n\n<ul data-beyondwords-marker=\"8e4b441d-d87f-4c02-b17b-a5b915420dd7\" class=\"wp-block-list\">\n<li data-beyondwords-marker=\"e9ac9a13-e97c-4506-a1e4-d1ce5f5afc67\"><strong>Automatische Aktenanlage:<\/strong> Sobald im CRM ein Projekt oder Angebot angelegt wird, entsteht in der d.velop platform automatisch die passende Akten- und Unterstruktur. Niemand legt mehr manuell Ordner an.<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"de8b409a-9e06-4ffa-a182-109c9f4b96de\"><strong>Automatische Dokumentenverarbeitung: <\/strong>Die Plattform \u00fcbernimmt Dokumente direkt aus der CRM-Timeline, legt sie automatisch in der richtigen Akte ab und erg\u00e4nzt sie mit den passenden CRM-Metadaten.<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"bb35956d-11f3-4051-8d1f-cbd53f3892c9\"><strong>Einheitliche Berechtigungen:<\/strong> Die Rechtesteuerung erfolgt zentral \u00fcber das Microsoft Active Directory. Fachbereiche m\u00fcssen sich damit nicht mit zwei Rechtesystemen auseinandersetzen.<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"e88d6cda-5b34-4cb2-a507-61e969a6826f\"><strong>Integriertes Dokumenten-Sharing:<\/strong> \u00dcber eine Share-Funktion lassen sich kaufm\u00e4nnische und technische Unterlagen direkt aus dem CRM heraus mit Kunden teilen.<\/li>\n\n\n\n<li data-beyondwords-marker=\"38e51e99-9460-40b6-a1c3-00cedd1b81ba\"><strong>Eigene Funktionen dank dem d.velop process studio:<\/strong> Nach einer Schulung im <a href=\"https:\/\/www.d-velop.de\/software\/prozessmanagement-software\">d.velop process studio<\/a> konnte ein Entwickler bei 2G eigene Funktionen bauen. Etwa eine Ein-Klick-Ansicht aller aktuellen Angebotsdokumente oder eine \u00fcbergreifende Sicht auf alle Serviceberichte einer Anlage, unabh\u00e4ngig von der Einzelakte.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 data-beyondwords-marker=\"d6053a43-1452-4757-9426-de687b5be3c8\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-das-ergebnis-anwender-innen-merken-den-systemwechsel-nicht-mehr\">Das Ergebnis: Anwender:innen merken den Systemwechsel nicht mehr<\/h3>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"c4c1b296-915d-4ced-90a9-fc9b160d3e1c\">Die wohl sch\u00f6nste Best\u00e4tigung, dass Datensilos verschwunden sind, liefert der Alltag bei 2G Energy. Maximilian Fink berichtet, dass sich Anwender:innen heute bei der CRM-Abteilung melden, wenn sie vermeintlich fehlende Berechtigungen im CRM haben, obwohl es eigentlich um das DMS geht. Wer nicht mehr wei\u00df, wo Dokumente physisch liegen, nutzt eine Plattform genau richtig: als nahtlosen Teil seines Arbeitsalltags.<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"d7f56348-a9fa-4ab3-b918-bbe865890540\">Auch organisatorisch hat 2G Energy einen wichtigen Hebel gezogen. Ein Key-User-Konzept sorgt daf\u00fcr, dass in jeder Fachabteilung Multiplikator:innen die Strukturen, Belegtypen und Prozesse mitgestalten und Schulungen sowie First-Level-Support \u00fcbernehmen. Nach \u00fcber zwei Jahren Live-Betrieb ist das Projekt bewusst nicht \u201eabgeschlossen&#8220;, sondern wird kontinuierlich mit Feedback aus den Fachbereichen weiterentwickelt.<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"07697862-e710-4609-8f9f-3dcd15281924\">Der n\u00e4chste Ausbauschritt ist bereits konkret: ein zentrales Vertragsmanagement f\u00fcr Lieferantenvertr\u00e4ge inklusive Fristenmanagement sowie der KI-gest\u00fctzte d.velop pilot, der Vertr\u00e4ge automatisiert auf Risiken und Klauseln analysiert. Parallel ist d.velop sign bei 2G Energy bereits produktiv im Einsatz. Laut Fink lie\u00df sich die L\u00f6sung innerhalb von f\u00fcnf Minuten in der Cloud buchen und wird heute t\u00e4glich im Vertragswesen, Vertrieb und Service genutzt.<\/p>\n\n\n\n<div data-beyondwords-marker=\"e49b9d9d-ce7f-4dec-bc22-b7529460b522\" class=\"wp-block-group is-style-cta-webinar\"><div class=\"wp-block-group__inner-container is-layout-constrained wp-block-group-is-layout-constrained\">\n<h3 data-beyondwords-marker=\"fcbb09cd-00ac-4fe5-a488-61baca3f4e46\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-wie-2g-energy-datensilos-in-microsoft-dynamics-365-uberwindet\">Wie 2G Energy Datensilos in Microsoft Dynamics 365 \u00fcberwindet<\/h3>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"6555ec8b-3995-4396-99c5-87835d804e22\">Erhalten Sie einen tieferen Einblick in das Projekt bei der 2G Energy AG. Maximilian Fink und Fabian Pierick zeigen im Webinar, wie die d.velop platform in drei Dynamics 365-Systeme integriert wurde und welche Mehrwerte das im Arbeitsalltag schafft.<\/p>\n\n\n\n\t<div data-beyondwords-marker=\"931d8c87-4405-4ebd-add1-37252fbea980\" class=\"wp-block-buttons\">\n\t\t<div class=\"wp-block-button is-style-outline\">\n\t\t\t<a class=\"wp-block-button__link\" href=\"https:\/\/content.d-velop.de\/webinar-digitales-dokumentenmanagement-2g-energy?utm_campaign=Sonstiges+-+d.velop+BLOG+-+01%2F2018&#038;utm_source=intern-blog-ger&#038;utm_medium=blogpost-abbau-datensilos&#038;utm_content=button\" target=\"\">Jetzt anmelden<\/a>\t\t<\/div>\n\t<\/div>\n\n\t<\/div><\/div>\n\n\n\n<h3 data-beyondwords-marker=\"d3e09c8a-6a73-45fa-b924-cf34da7aa085\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-integration-als-schlussel-zum-erfolg\">Integration als Schl\u00fcssel zum Erfolg<\/h3>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"126f9781-cee0-4464-9aa1-f1be1e48eda6\">Das Beispiel der 2G Energy AG zeigt, was eine Plattforml\u00f6sung leisten kann, wenn Integration konsequent gedacht wird. Das Ergebnis sind einheitliche Prozesse \u00fcber alle drei Dynamics-Welten hinweg, mehr Transparenz, sp\u00fcrbar geringere Suchzeiten und eine Datenbasis, auf der sich k\u00fcnftige KI- und Automatisierungsszenarien \u00fcberhaupt erst aufbauen lassen.<\/p>\n\n\n\n<h2 data-beyondwords-marker=\"45a68c59-ff13-48c1-b317-ea334d408e4b\" class=\"wp-block-heading\" id=\"h-fazit-plattform-denken-nicht-in-einzellosungen\"><span class=\"ez-toc-section\" id=\"fazit-plattform-denken-nicht-in-einzelloesungen\"><\/span>Fazit: Plattform denken, nicht in Einzell\u00f6sungen<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"1b89681c-4c89-4fb8-9139-a8bdd2669966\">Datensilos abzubauen ist kein Selbstzweck. Es ist die Voraussetzung daf\u00fcr, dass Unternehmen produktiv arbeiten, Compliance-Anforderungen sicher erf\u00fcllen und den n\u00e4chsten Schritt in Richtung Automatisierung und KI gehen k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"5b46623c-c40d-4b1b-b6d0-71f801e30778\">Der Weg dorthin f\u00fchrt nicht \u00fcber ein weiteres isoliertes Tool. Sondern \u00fcber eine Plattforml\u00f6sung f\u00fcr Dokumentenmanagement, die sich in bestehende Kernsysteme einbettet und Anwender:innen idealerweise gar nicht merken l\u00e4sst, dass im Hintergrund ein eigenst\u00e4ndiges System l\u00e4uft. Das Beispiel 2G Energy macht deutlich: Wer Akten- und Berechtigungsstrukturen einmal sauber definiert, Fachabteilungen fr\u00fch einbindet und auf Integration statt Migration setzt, schafft sich eine dokumentenzentrierte Infrastruktur, die \u00fcber Jahre tr\u00e4gt.<\/p>\n\n\n\n<p data-beyondwords-marker=\"8d2321ab-2612-409b-97ad-75d219a9341b\">Dieser Weg ist \u00fcbrigens nicht nur Gro\u00dfkonzernen vorbehalten. Gerade international t\u00e4tige Mittelst\u00e4ndler wie 2G Energy, die ihre Prozesse in mehreren Systemwelten abbilden m\u00fcssen, profitieren unmittelbar.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Das Angebot liegt im CRM. Die dazugeh\u00f6rige Rechnung im ERP. 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