Dokumentenmanagement für die Holzindustrie

Die Holzindustrie, ein Handwerk mit oftmals alter Tradition- doch auch an dieser Branche geht die Digitalisierung nicht vorbei. Holz ist längst ein Hightech-Baustoff. In kaum einer anderen Baubranche ist der Automatisierungsgrad derart weit fortgeschritten wie beim Holz in der produzierenden Industrie. Bisher arbeiten die Händler, häufig manuell und mit nur wenig digitalisierten Prozessen entlang der gesamten Logis­tik­kette. Die Digitalisierung hat die Fertigungsindustrie in wenigen Jahren radikal verändert, doch der Holzhandel sieht dabei für manchen Beobachter immer noch ein wenig altmodisch aus. Der Handel mit Holz fordert agile Geschäftsprozesse, erhöhte Effizienz sowie einen ausgeprägten Service­grad.

Ein digitales Dokumentenmanagement kann sozusagen zum Allrounder für die Verwaltung werden. Etwa mit der Maschinenakte, die Betriebsanleitungen, Ersatzteilkataloge und Wartungsprotokolle zusammenfasst. Oder mit der Projektakte, die den Beteiligten fachbereichsübergreifend alle Informationen an einer Stelle zusammenführt. Und die Buchhaltung kann mit der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung Fahrt aufnehmen, die selbsttätig Belege auf Plausibilität prüft, an die entsprechende Kostenstelle weiterleitet und die Bearbeitung protokolliert.

d.velop Branchentag für die produzierende Industrie 2020
23. September 2020 | Digital

Nutzen Sie die Möglichkeit und stellen Sie online direkt Ihre Fragen an die Experten aus Ihrem Fachbereich. Wir sprechen mit Ihnen über fachliche Anforderungen für Industrie- und Fertigungsprozesse und über wichtige Softwareneuerungen.

Erleben Sie die d.velop Kunden und erhalten Sie Einblicke in aktuelle Digitalisierungsprojekte anderer Industrieunternehmen. Freuen Sie sich auf einen besonderen Tag voller Ideen und Inspirationen, die Sie vielleicht auch in Ihrem Unternehmen umsetzen können.

Nehmen Sie aus unseren Impulsen eine neue Perspektive gegenüber der Digitalisierung in Ihrem Unternehmen ein, so entstehen viele neue Ideen und digitale Konzepte.

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Maschinenakte

Wissen, wo eine Information zu finden ist, spart Zeit und Nerven. Eine digitale Maschinenakte sammelt Anleitungen, Kataloge und Wartungsunterlagen sowie alle anderen Papiere rund um eine Maschine. Schneller Zugriff ohne langes Suchen, und das an allen Standorten.

Projektakte

Mit unserer digitalen Projektakte können Sie alle Informationen fachbereichsübergreifend und zentral an einer Stelle zusammenführen und einsehen. Alle Beteiligten können die Informationen jederzeit schnell und einfach finden, bearbeiten und neue Belege ergänzen.

ERV-SAP Industrie    Produktakte

Im Laufe des Lebenszyklus eines Produktes fallen Unmengen an Dokumenten an. Von der Produktidee bis hin zur technischen Anleitung kann die digitale Produktakte Informationen zusammenfassen. Das System liest gescannte Papiere selbsttätig aus und sortiert die Informationen in die bestehenden Akten ein.

  Eingangsrechnungsverarbeitung

 Wie viele Rechnungen sind eingegangen? Welche davon sind offen? Welche Stelle gibt den Beleg am schnellsten frei? All das sind Informationen, die eine digitale Eingangsrechnung liefert. So macht sich das System mit der Zeit selbst bezahlt – indem die Buchhaltung z.B. Skonto pünktlich abziehen kann.

Referenzen

Folgende Unternehmen aus der Holzindustrie setzen bereits auf d.velop:

  • Herzog Küchen Logo
  • Hülsta Logo
  • Rolf Benz Logo
  • Polipol Logo

„Die Eingangsrechnungsverarbeitung senkt die Kosten, sorgt für eine bessere Auskunftsfähigkeit und führt letztlich dank der effizienteren Bearbeitung zu schnelleren Abschlüssen.”

Günter Winkler, IT-Leiter der Parador GmbH

Benutzerfreundliches Dokumentenmanagement mit passgenauer SAP-Schnittstelle – Parador GmbH

Wohnlich, gemütlich, heimelig: Die Parador GmbH in Coesfeld entwickelt seit 1977 Produkte zur Boden-, Wand- und Deckengestaltung. Mit 550 Mitarbeitern in Coesfeld (NRW) und Güssing (Österreich) liefert das Unternehmen Parkett, Laminat, elastische Böden sowie Wand- und Deckenpaneele. Gefertigt wird in Deutschland und in Güssing. Wer so viel mit Holz arbeitet, weiß: Schnittstellen müssen perfekt passen. Deshalb setzt Parador auf das Dokumentenmanagementsystem d.3ecm, dass sich nahtlos in die bestehende SAP- und IT-Landschaft einfügt.

Wie das aussieht? Schauen Sie sich den Projektverlauf der Parador GmbH genauer an!

Parador GmbH – Die Herausforderung

2016 kaufte die NORD Holding Unternehmensbeteiligungsgesellschaft mbH Parador samt Tochtergesellschaften. Damit wurde Parador aus der Hüls-Unternehmensgruppe und ihrer SAP-Welt herausgelöst. Als eigenständige Firma galt es, eine eigene SAP-Systemlandschaft zu errichten. Dazu setzten IT-Fachleute die Spezialsoftware cbs Enterprise Transformer ein. Straffe Zeit- und Budgetvorgaben stellten sicher, dass der Aufbau nach Plan verlief. Parador setzte zu diesem Zeitpunkt bereits das Dokumentenmanagementsystem d.3ecm ein, in der Version 7. Tatsächlich nutzt Parador bereits seit 1999 Software von d.velop. Trotzdem prüfte das Unternehmen, welche Software den eigenen Anforderungen am besten entsprach. Somit erfolgt in 2016 ein Update von d.3ecm auf die Version 8 und die überzeugt bei heute.

SAP-Archivierungs- und Dokumentenmanagementszenarien

Sowohl der Funktionsumfang von d.3ecm als auch die passgenauen Integrationsmöglichkeiten gaben für Parador den Ausschlag, sich erneut für d.velop zu entscheiden. Eine speziell für SAP entwickelte Schnittstelle des Dokumentenmanagementsystems unterstützt die unterschiedlichsten Nutzungsmöglichkeiten. Das erstreckt sich von der Archivierung über die Recherche bis in die Verwaltung. Niedrige Kosten pro Arbeitsplatz treffen auf eine nutzerfreundliche Benutzeroberfläche, die sich auf Übersichtlichkeit und leichte Bedienbarkeit fokussiert.

Die Installation und Einrichtung von d.3ecm dauerte nur vier Monate: Die Daten aus dem alten System gingen unverändert in das neue System über, das war auch aus rechtlichen Gründen notwendig. Unterstützend begleitete die Migration ein d.velop SAP-Kompetenzteam, bestehend aus erfahrenen SAP-Beratern und -Entwicklern. Das d.3ecm fungiert dabei auch als Dokumentenarchiv für die Dokumente aus den SAP-Module Buchhaltung, Vertrieb und Einkauf. Externe Dokumente aus Vertrieb und Logistik gehen ebenfalls ins d.3ecm-Archiv.

SAP-Schnittstelle – Kommunikation per API

Besonderen Wert wurde bei der Umstellung auf die Überarbeitung der Schnittstellen zu SAP gelegt. Ziel war es, eine optimierte, verschlankte Übergabe der Dokumente an das ECM-System umzusetzen. In der alten Lösung sorgten sogenannte Calls für die Datenübergabe. Diese wurden durch eine API-Schnittstelle abgelöst, sodass Dokumente direkt in das ECM übergeben werden können. Die zuvor notwendige Zwischenspeicherung ist damit obsolet. In der Konsequenz sorgte dieser deutlich schlankere Ansatz dafür, dass der Wartungsaufwand erheblich geringer wurde. Parador ist daher nun in der Lage, sein ECM-System gleichsam in Eigenregie zu pflegen. Da die Daten aus SAP in der neuen Konstellation direkt an das ECM-System übergeben werden, mussten beide Systeme zeitgleich arbeitsfähig sein. Aber auch dies konnte problemlos sichergestellt werden. Damit gehört d.3ecm nun zusammen mit dem Microsoft Active Directory, Microsoft Exchange, der Windows- sowie Office-Welt und den drei SAP-Systemen ERP (Enterprise Resource Planning), LE (Logistic Execution) und BW (Business Warehouse) zu den tragenden IT-Plattformen der Parador GmbH.

Das Ergebnis – Umfassender Ausbau von d.3ecm

Mitarbeiter können Dokumente nun leichter finden, bearbeiten oder in Archiven recherchieren. Das Dokumentenmanagement ist nahtlos in die SAP-Umgebung integriert. Mit wenigen Klicks oder Suchbegriffen finden die einzelnen Abteilungen digitale und gescannte Papiere, Zeichnungen und Daten wieder. Aufgrund der positiven Erfahrungen mit d.3ecm ist der weitere Ausbau der Lösung fest bei der Parador vorgesehen. 2017 wurde die Dokumentenarchivierung, die direkt aus dem CRM und PIM (Produktinformationsmanagement) heraus erfolgt, erfolgreich eingeführt. Weiterhin geplant ist die E-Mail-Archivierung aus Exchange heraus, die Einführung einer workflowbasierten digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung sowie das Vertragsmanagements. Durch die Eingangsrechnungsverarbeitung in SAP, die in 2019 weiter Fahrt aufgenommen hat, profitieren Anwender von deutlich verbesserten, übersichtlichen Workflows, denn damit wird die automatische Verbuchung, Prüfung und Freizeichnung von Rechnungen möglich. Und dies in direkter, nahtloser Anbindung an SAP, auch an Bestellwesen und Finanzbuchhaltung.

„Wir arbeiten konsequent an der Digitalisierung unseres Unternehmens. Und ein wichtiger Eckpfeiler dabei ist d.velop.”

Günter Winkler, IT-Leiter der Parador GmbH

Webinar
Digitale Akten in O365 – ein Muss für die Industrie

Denn diese Erfahrung hat wohl jedes Unternehmen einmal gemacht: Projekte, die sich teils über Monate ziehen, eine große Menge an Dokumenten und Daten „verursachen“ und in denen eine Vielzahl von Mitarbeitern involviert sind. In unserem 30 minütigen Webinar am erklären Ihnen unser SharePoint-Spezialist Gerrit Heselhaus und Account Manager Georg Bilstein, warum sich der Einsatz eines Aktentemplates für Sie lohnt – sowohl in Bezug auf Projekte als auch in weiteren Anwendungsfällen.

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Weitere glückliche Kunden

HERZOG Küchen AG

Der Schweizer Küchenbauer Herzog Küchen AG steht mit seiner über 100-jährigen Tradition für qualitativ hochwertige Produkte und Dienstleistungen rund um die heimische Küche. Von der Beratung, Bemusterung, Planung über die Produktion, Montage bis zu speziellen Serviceleistungen. Bereits seit 2008 ist HERZOG Kunde der d.velop AG und hat seitdem den Funktionsumfang des d.3ecm systematisch ausgebaut. Neben den Standard-Funktionalitäten des d.3ecm, setzt HERZOG Küchen Workflows zur Auftragsabwicklung, Scanning-Komponenten für die Eingangspost und Eingangsrechnungsverarbeitung und eine revisionssichere Langzeitarchivierung ein.

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Schoeller Textil AG

Schoeller Textil AG mit Sitz in Sevelen, stellt Spezialgewebe her – für Reithosen ebenso wie für Polizeiuniformen, für Rucksäcke, Outdoor- oder Motorradbekleidung. Und eben auch für die mobilen Bluetooth-Lautsprecher mit Textil-Ummantelung. Schon Anfang der 2000er Jahre baute Schoeller ein elektronisches Archiv für die Finanzbuchhaltung in Sage 200 sowie für die Produktions- und Planungssoftware TIM auf. 2007 wurde dann die E-Mail-Archivierung eingeführt. Zugleich sollte das Dokumentenmanagement auf weitere Bereiche ausgeweitet werden: auf die ISO-Zertifizierung, den Lieferanten-Reklamationsprozess sowie die Zollabfertigung.

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Der d.velop blog

Auf dem d.velop blog behandeln wir regelmäßig Themen rund um die Digitalisierung um die Branchenprozesse neu zu denken. Wir erklären, begleiten und veranschaulichen!

Rechnungsbearbeitung digital in SAP – am Beispiel der Deutsche Anlagen-Leasing GmbH & Co. KG

Im Bereich der rechtskonformen Verarbeitung und Archivierung von Rechnungen herrscht bei vielen Unternehmen noch große Unsicherheit. Das führt mitunter dazu, dass in 90 % der Unternehmen die digitale Rechnungsbearbeitung noch ein Fremdwort ist. Sie möchten wissen, wie die digitale Rechnungsbearbeitung im Unternehmen Schritt für Schritt ablaufen kann? In diesem Blogartikel geben wir spannende Einblicke in das konkrete Kundenprojekt der DAL…

Sarah Kern
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Über die Einführung einer digitalen Projektakte für Maschinen am Beispiel der OPTIMA packaging Group

Dokumente zu einem Projekt fanden sich auf verschiedenen Laufwerken in diversen von den jeweiligen Fachabteilungen genutzten Ordnerstrukturen. Ein enormer Aufwand, um relevante Dokumente aufzufinden, Mehrfachablagen von Dokumenten mit verschiedenen Versionsständen, und Dubletten sodass eine revisionssichere Archivierung nicht sichergestellt werden konnte. Erfahren Sie jetzt folgenden Blogartikel, wie die OPTIMA packaging Group diese Herausforderungen und Probleme löst

Georg Bilstein
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[Interview] Sebastian Herkenhoff, Q1 Energie AG: “Digitalisierung in der Industrie muss als Chance verstanden werden, Prozesse neu zu denken”

Ein Tag voller Impulse mit rund 60 Digitalisierungsbegeisterten: Das war der d.velop Branchentag für die produzierende Industrie. Sebastian Herkenhoff, IT-Leiter der Q1 Energie AG, reflektierte den Weg zur vollständigen und erfolgreichen Digitalisierung im Industrieunternehmen Q1 Energie AG. In Form eines Interviews sprach er über das Verständnis von Digitalisierung, über ganz konkrete Projekte und was ihn letztendlich dazu bewogen hat am Branchentag teilzunehmen…

Sarah Kern
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