Dokumentenmanagement für die Holzindustrie

Die Holzindustrie, ein Handwerk mit oftmals alter Tradition- doch auch an dieser Branche geht die Digitalisierung nicht vorbei. Holz ist längst ein Hightech-Baustoff. In kaum einer anderen Baubranche ist der Automatisierungsgrad derart weit fortgeschritten wie beim Holz in der produzierenden Industrie. Bisher arbeiten die Händler, häufig manuell und mit nur wenig digitalisierten Prozessen entlang der gesamten Logis­tik­kette. Die Digitalisierung hat die Fertigungsindustrie in wenigen Jahren radikal verändert, doch der Holzhandel sieht dabei für manchen Beobachter immer noch ein wenig altmodisch aus. Der Handel mit Holz fordert agile Geschäftsprozesse, erhöhte Effizienz sowie einen ausgeprägten Service­grad.

Werden Informationen und Prozesse über alle Gewerke und Bauphasen hinweg konsequent digitalisiert, lassen sich Arbeitsabläufe optimieren, die Produktivität wird gesteigert, Datenredundanzen werden vermieden und Fehlerquellen minimiert. Auch die Anpassungen an neue nationale und europäische Richtlinien, gesetzliche Vorgaben oder die Archivierung von Daten werden dadurch einfacher. Wesentliche Merkmale von Industrie 4.0 sind unter anderem eine durchgängige Digitalisierung der Fertigung und Logistik sowie die Vernetzung autonomer, „intelligenter“ Objekte und Systeme – mit dem Ziel, die Produktion zu flexibilisieren und zu optimieren. Das umfasst die gesamte Wertschöpfungskette.

Maschinenakte

Mit dem Einsatz der digitalen Maschinenakte sind nun Betriebsanleitungen, Ersatzteilkataloge und Wartungsprotokolle jederzeit schnell zugänglich. Mit dem Aktentemplate verlieren Sie nie den Überblick und wissen jederzeit, wo Sie die nötigen Informationen finden.

Projektakte

Mit unserer digitalen Projektakte können Sie alle Informationen fachbereichsübergreifend und zentral an einer Stelle zusammenführen und einsehen. Alle Beteiligten können die Informationen jederzeit schnell und einfach finden, bearbeiten und neue Belege ergänzen.

ERV-SAP Industrie    Produktakte

Im Rahmen eines Produktlebenszyklus fällt eine Vielzahl an Dokumenten an, die fachbereichsübergreifend relevant sind. Von der Produktidee über die Rohwarenbeschaffung bis hin zu Bedienungsanleitungen können relevante Informationen zentral archiviert werden.

  Eingangsrechnungsverarbeitung in SAP

 Die Lösung der Eingangsrechnungsverarbeitung ist speziell für SAP entwickelt und automatisiert die manuellen Abläufe in der Verarbeitung Ihrer Rechnungen. Schaffen Sie Transparenz im gesamten Prozess, erhöhen Sie die Auskunftsfähigkeit und senken Sie Ihre Kosten.

Referenzen

Folgende Unternehmen aus dem Maschinenbau setzen u. a. bereits auf die Produkte und Lösungen von d.velop:

  • Herzog Küchen Logo
  • Hülsta Logo
  • Rolf Benz Logo
  • Polipol Logo

“Die Eingangsrechnungsverarbeitung senkt die Kosten, sorgt für eine bessere Auskunftsfähigkeit und führt letztlich dank der effizienteren Bearbeitung zu schnelleren Abschlüssen.”

Günter Winkler, IT-Leiter der Parador GmbH

Digitalisierung in der Holzindustrie

Die Parador GmbH aus Coesfeld wurde im Jahr 1977 gegründet. Seit dieser Zeit hat sich das Unternehmen zu einem überaus erfolgreichen Premiumhersteller von Produkten zur Boden- und Wandgestaltung entwickelt und beschäftigt heute 550 Mitarbeiter. Diese produzieren Parkett, Laminat, elastische Bodenbeläge und Dekorpaneele für Decke und Wand. 1999 entscheidet sich die Parador für einen Aufbau einer komplett neuen ERP-Infrastruktur und gleichzeitig für die Implementierung einer ECM-Lösung von d.velop.

Wie das aussieht? Schauen Sie sich den Projektverlauf der Parador GmbH genauer an!

Parador GmbH – Die Herausforderung

Im Oktober 2016 wurde Parador aus der Hüls-Unternehmensgruppe herausgelöst und an die Nord Holding verkauft. Ein Vorgang, der sehr weitreichende Folgen für die IT-Landschaft des Unternehmens hatte und umfangreiche Änderungen erforderlich machte. Denn bis zu diesem Zeitpunkt war Parador in die SAP-Welt der Hüls-Unternehmensgruppe integriert. Als eigenständiges Unternehmen galt es eine eigene SAP-Systemlandschaft aufzubauen. Dieses Vorhaben wurde erfolgreich unter Einsatz der Spezialsoftware cbs Enterprise Transformer und der Einhaltung straffer Zeit- und Budgetvorhaben realisiert. Im Rahmen des Carve-outs fiel auch der Entschluss, in Sachen ECM, auf ein neues System zu setzen, das dem neuesten Stand der Technik entsprach. Im Einsatz war zu diesem Zeitpunkt d.velop d.3ecm in der Version 7 d.velop Software wird von Parador seit 1999 genutzt. Dennoch wurde noch einmal ganz genau überprüft, welche Software den eigenen Anforderungen am besten entsprach. Aber auch 2016 konnte d.3ecm in der Version 8 wieder überzeugen.

SAP-Archivierungs- und Dokumentenmanagementszenarien

Ausschlaggebend waren insbesondere der Funktionsumfang und die beispielhaften Integrationsmöglichkeiten in die ERP-Systeme von SAP. Die speziell für SAP entwickelte Lösung unterstützt die Software für die unterschiedlichsten SAP-Archivierungs- und Dokumentenmanagementszenarien. Ebenfalls von Bedeutung bei der Entscheidung für d.velop waren die niedrigen Kosten pro Arbeitsplatz und die überlegene Benutzerfreundlichkeit. Die Einführung der neuen Version von d.3ecm gestaltete sich problemlos. Von der Entscheidung dafür bis zum Live-Betrieb vergingen nur vier Monate.

Nach Abschluss der Installation wurden die Daten und Dokumente aus der Vorgängerversion übernommen. Aus rechtlichen Gründen ist es bei einer derartigen Übergabe wichtig, dass die Daten aus dem alten System eins zu eins in das neue System übergehen, dies war zu jederzeit sichergestellt. Unterstützend begleitete die Migration ein d.velop SAP-Kompetenzteam, bestehend aus erfahrenen SAP-Beratern und -Entwicklern. Momentan wird das ECM-System zur Dokumentenarchivierung (auch von eingescannten Dokumenten) genutzt. Diese Dokumente stammen aus den SAP-Modulen Buchhaltung, Vertrieb und Einkauf. Darüber hinaus werden damit auch externe Dokumente aus Vertrieb und Logistik archiviert.

SAP-Schnittstelle

Besonderen Wert wurde bei der Umstellung auf die Überarbeitung der Schnittstellen zu SAP gelegt. Ziel war es, eine optimierte, verschlankte Übergabe der Dokumente an das ECM-System umzusetzen. In der alten Lösung sorgten sogenannte Calls für die Datenübergabe. Diese wurden durch eine API-Schnittstelle abgelöst, sodass Dokumente direkt in das ECM übergeben werden können. Die zuvor notwendige Zwischenspeicherung ist damit obsolet. In der Konsequenz sorgte dieser deutlich schlankere Ansatz dafür, dass der Wartungsaufwand erheblich geringer wurde. Parador ist daher nun in der Lage, sein ECM-System gleichsam in Eigenregie zu pflegen. Da die Daten aus SAP in der neuen Konstellation direkt an das ECM-System übergeben werden, mussten beide Systeme zeitgleich arbeitsfähig sein. Aber auch dies konnte problemlos sichergestellt werden. Damit gehört d.3ecm nun zusammen mit dem Microsoft Active Directory, Microsoft Exchange, der Windows- sowie Office-Welt und den drei SAP-Systemen ERP (Enterprise Resource Planning), LE (Logistic Execution) und BW (Business Warehouse) zu den tragenden IT-Plattformen der Parador GmbH.

Das Ergebnis – Umfassender Ausbau von d.3ecm

Aufgrund der positiven Erfahrungen mit d.3ecm ist der weitere Ausbau der Lösung fest bei der Parador vorgesehen. 2017 wurde die Dokumentenarchivierung, die direkt aus dem CRM und PIM (Produktinformationsmanagement) heraus erfolgt, erfolgreich eingeführt. Weiterhin geplant ist die E-Mail-Archivierung aus Exchange heraus, die Einführung einer workflowbasierten digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung sowie das Vertragsmanagements. Durch die Eingangsrechnungsverarbeitung in SAP, die in 2019 weiter Fahrt aufgenommen hat, profitieren Anwender von deutlich verbesserten, übersichtlichen Workflows, denn damit wird die automatische Verbuchung, Prüfung und Freizeichnung von Rechnungen möglich. Und dies in direkter, nahtloser Anbindung an SAP, auch an Bestellwesen und Finanzbuchhaltung.

“Wir arbeiten konsequent an der Digitalisierung unseres Unternehmens. Und ein wichtiger Eckpfeiler dabei ist d.velop.”

Günter Winkler, IT-Leiter der Parador GmbH

Weitere glückliche Kunden

HERZOG Küchen AG

Der Schweizer Küchenbauer Herzog Küchen AG steht mit seiner über 100-jährigen Tradition für qualitativ hochwertige Produkte und Dienstleistungen rund um die heimische Küche. Von der Beratung, Bemusterung, Planung über die Produktion, Montage bis zu speziellen Serviceleistungen. Bereits seit 2008 ist HERZOG Kunde der d.velop AG und hat seitdem den Funktionsumfang des d.3ecm systematisch ausgebaut. Neben den Standard-Funktionalitäten des d.3ecm, setzt HERZOG Küchen Workflows zur Auftragsabwicklung, Scanning-Komponenten für die Eingangspost und Eingangsrechnungsverarbeitung und eine revisionssichere Langzeitarchivierung ein.

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Schoeller Textil AG

Schoeller Textil AG mit Sitz in Sevelen, stellt Spezialgewebe her – für Reithosen ebenso wie für Polizeiuniformen, für Rucksäcke, Outdoor- oder Motorradbekleidung. Und eben auch für die mobilen Bluetooth-Lautsprecher mit Textil-Ummantelung. Schon Anfang der 2000er Jahre baute Schoeller ein elektronisches Archiv für die Finanzbuchhaltung in Sage 200 sowie für die Produktions- und Planungssoftware TIM auf. 2007 wurde dann die E-Mail-Archivierung eingeführt. Zugleich sollte das Dokumentenmanagement auf weitere Bereiche ausgeweitet werden: auf die ISO-Zertifizierung, den Lieferanten-Reklamationsprozess sowie die Zollabfertigung.

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WEBINAR

Die digitale Vorgangsakte in SAP – Vorgänge einfach zusammengefasst und übersichtlich dargestellt

Sie kennen das Problem. Sie haben zu einem Vorgang in SAP mehrere dazugehörige Dokumente, ob Belege, E-Mails, Verträge oder andere Nebenabreden – leider verteilt in verschiedenen Systemen. Sich einen schnellen Überblick zu verschaffen ist somit schwierig. Erfahren Sie in unserem Webinar, wie Sie mit dem d.velop smart folder eine vollständige, digitale Vorgangsakte in Ihrem SAP-System realisieren und sich damit Ihre tägliche Arbeit deutlich vereinfachen.

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Der d.velop blog

Auf dem d.velop blog behandeln wir regelmäßig Themen rund um die Digitalisierung um die Branchenprozesse neu zu denken. Wir erklären, begleiten und veranschaulichen!

Rechnungsbearbeitung digital in SAP – am Beispiel der Deutsche Anlagen-Leasing GmbH & Co. KG

Im Bereich der rechtskonformen Verarbeitung und Archivierung von Rechnungen herrscht bei vielen Unternehmen noch große Unsicherheit. Das führt mitunter dazu, dass in 90 % der Unternehmen die digitale Rechnungsbearbeitung noch ein Fremdwort ist. Sie möchten wissen, wie die digitale Rechnungsbearbeitung im Unternehmen Schritt für Schritt ablaufen kann? In diesem Blogartikel geben wir spannende Einblicke in das konkrete Kundenprojekt der DAL…

Sarah Kern
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Über die Einführung einer digitalen Projektakte für Maschinen am Beispiel der OPTIMA packaging Group

Dokumente zu einem Projekt fanden sich auf verschiedenen Laufwerken in diversen von den jeweiligen Fachabteilungen genutzten Ordnerstrukturen. Ein enormer Aufwand, um relevante Dokumente aufzufinden, Mehrfachablagen von Dokumenten mit verschiedenen Versionsständen, und Dubletten sodass eine revisionssichere Archivierung nicht sichergestellt werden konnte. Erfahren Sie jetzt folgenden Blogartikel, wie die OPTIMA packaging Group diese Herausforderungen und Probleme löst

Georg Bilstein
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[Interview] Sebastian Herkenhoff, Q1 Energie AG: “Digitalisierung in der Industrie muss als Chance verstanden werden, Prozesse neu zu denken”

Ein Tag voller Impulse mit rund 60 Digitalisierungsbegeisterten: Das war der d.velop Branchentag für die produzierende Industrie. Sebastian Herkenhoff, IT-Leiter der Q1 Energie AG, reflektierte den Weg zur vollständigen und erfolgreichen Digitalisierung im Industrieunternehmen Q1 Energie AG. In Form eines Interviews sprach er über das Verständnis von Digitalisierung, über ganz konkrete Projekte und was ihn letztendlich dazu bewogen hat am Branchentag teilzunehmen…

Sarah Kern
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