Fachlösungen für die Medienbranche

Die Digitalisierung macht auch vor der Medienbranche nicht halt. Mehr noch: Sie hat die Medienwelt in den letzten Jahren sogar maßgeblich beeinflusst und verändert. Doch was bedeutet Digitalisierung für die Branche? Welche Faktoren bestimmen den Erfolg?

Das von d.velop entwickelten Dokumentenmanagement für die Medienbranche übernimmt die Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Aufbewahrung und Bereitstellung aller analogen und digitalen Dokumente und Inhalte, stellt sicher, dass sämtliche Informationen überall und jederzeit verteilbar, einsehbar und kontrollierbar sind und sorgt so für eine denkbar einfache und schnelle Abwicklung der organisatorischen Prozesse. Darüber hinaus erhöht d.velop die Transparenz, sorgt z.B. für die Einhaltung von Zahlungsfristen, sichert Ihnen wertvolle Skontoerträge, ermöglicht einen zeitnahen Monatsabschluss und unterstützt so die Liquiditätsplanung Ihres Unternehmens. Die digitale Archivierung minimiert darüber hinaus die Fehleranfälligkeit, verkürzt die Durchlaufzeiten und unterstützt Sie so bei der Abwicklung von Routineaufgaben.

Digitale Verlagsakte

 Die digitale Verlagsakte enthält alle Dokumente, die Sie zu zu Ihren Projekten benötigen. Sie haben so stets alles Unterlagen übersichtlich zusammengefasst und jederzeit zur Verfügung.

Vertragsmanagement

Mit dem d.velop Vertragsmanagement haben Sie alles in einer Hand: Entscheiden Sie individuell, welche Informationen sowie Funktionen für Ihre tägliche Arbeit mit Verträgen relevant sind. Behalten Sie Ihre Fristen stets im Blick.

Digitale Unterschrift

Mit der Möglichkeit, Verträge und andere Dokumente digital zu unterschreiben, gewinnen Sie eine vollkommen neue Perspektive auf Schriftstücke. Auf einen Blick erfassen Sie die offenen Aufgaben, können direkt in Verträge abspringen und Dokumente einsehen.

Unternehmensweite Suche

Unternehmenskritische Informationen befinden sich in unzähligen Dokumenten und Systemen. Mit d.velop enterprise search überwinden Sie Applikationsgrenzen und schaffen eine unternehmensweite Suche auf Knopfdruck.

      • Ein Auszug unserer Kunden

      • NWB Verlag
      • Motor Presse Stuttgart
      • Funke Medien Gruppe Logo
      • Schwäbisch Media Logo
      • Stepstone Logo

“Wir haben uns in die Augen gesehen und gesagt: Ja! Das passt. Und dann sind wir quasi eine kleine Ehe eingegangen.”

Andrea Weigert, Projektmanagerin beim NWB Verlag

So macht es der NWB Verlag in Herne

Ein Fachbuch zu konzipieren und zu schreiben ist für Steuerprofis und Wirtschaftsexperten ein komplexer Prozess. Auch für den NWB Verlag in Herne ist dies keine leichte Aufgabe. Daher soll der gesamte Produktionsablauf bei der Entstehung eines gedruckten Buches digitalisiert werden. Wie genau die Lösung aussieht und was hinter BooX steckt? Schauen wir uns das Projekt bei dem NWB Verlag in Herne an!

Die Herausforderung

Ein Fachbuch zu konzipieren und zu schreiben ist ein komplexer Prozess. Autoren und Verlage generieren, sammeln und prüfen mit jedem Titel viele neue Informationen. Es gilt zudem, diese Informationen zu einem Ganzen zu verweben, das mehr ist als die Summe seiner Teile. Auf der kreativen Seite hilft dabei der sprichwörtliche rote Faden und auf der Seite des Verlegers hilft ein standardisierter und digitalisierter Prozess. Der NWB Verlag in Herne hat nun mit Hilfe der d.velop AG einen digitalen Prozess zur Herstellung von Fachbüchern geschaffen. Die neue Softwarelösung trägt den Namen „BooX“. Diese beschleunigt nicht nur die Abläufe und damit die Produktion, sie sorgt auch für Transparenz im Prozess und damit für mehr Akzeptanz bei den beteiligten Mitarbeitern. Alle Informationen zum Buch und zum Prozess sind durch „BooX“ nun an einem Ort digital zu finden und das mit kürzester Zugriffszeit.

Analyse aller manuellen Abläufe

Um die internen Prozesse zu digitalisieren, hat ein Team im Verlag alle manuellen Abläufe analysiert und visualisiert. Bereits während dieser Phase gab es im Verlag erste Überlegungen, wie eine mögliche Software für die digitale Umsetzung der Prozesse aussehen könnte. Als erster Prozess, der digital gestaltet werden sollte, wurde der „Buch-Print-Prozess“ ausgewählt. Der Verlag stellte dafür ein Projektteam zusammen. Aus jeder Abteilung, die später mit der Software arbeiten soll, war je ein Mitarbeiter Mitglied des Teams. Im Fokus der Überlegungen stand die Anforderung: „Wo können wir Dokumente wie Laufzettel ablegen, sodass sie für jeden zugänglich sind und jeweils in der aktuellsten Version (Abteilungsübergreifend) zentral abgelegt sind?“, beschreibt Andrea Weigert, Projektmanagerin im Projekt- und Prozessmanagement (PPM) des NWB Verlags.

Das Projektteam formulierte während der Planung noch weitere Anforderungen an die Software. So sollte beispielsweise der gesamte Prozess in einer gemeinsamen Web-Anwendung (SharePoint) umgesetzt werden. Neben der zentralen Ablage der Dokumente war auch die Möglichkeit der Aufgabenzuteilung gefordert. Wünschenswert zudem: mit der Software den gesamten „Print-Buch-Prozess“ abbilden und dabei jedem Nutzer den aktuellen Stand der verschiedenen Vorgänge innerhalb des Prozesses anzeigen.

Arbeitsweise

Das Team realisierte das Projekt in fünf Phasen, die im Scrum-Modell „Sprints“ heißen. Durch die agile Arbeitsweise hat das Team viel gelernt. Sowohl auf Seiten der d.velop, was die genauen Anforderungen und Wünsche des Kunden angeht, als auch auf Seiten des NWB. Andrea Weigert lobt das agile Vorgehen: „Wir wurden uns selbst in jedem Step ein wenig bewusster darüber, was wir eigentlich genau wollen.“ Während des Projektverlaufs hat die Software so eine immer konkretere Form angenommen. Das Projektteam hat die Software BooX nach jedem Sprint getestet, beispielhaft an drei verschiedenen Arten von Büchern. So konnte das Team neue Anforderungen oder Änderungen agil zum Projektverlauf an Markus Gevers (Projektleiter bei der d.velop) herantragen und gemeinsam umsetzen. Durch dieses Vorgehen konnten entscheidende Änderungen synchron zur Entwicklung in die Software einfließen. Dieses Ergebnis spiegelt auch eine der großen Stärken von Scrum wider, komplexe Software schrittweise und nah an den Kundenanforderungen zu entwickeln.

Was leistet die neue Software?

Die Softwarelösung BooX, welche die d.velop AG zusammen mit dem NWB Verlag erarbeitet hat, bildet den gesamten Prozess und alle Arbeitsschritte bei der Entstehung eines gedruckten Buches digital ab. Beginnend bei der Idee, ein Buch zu schreiben, über das Lektorat, die Produktion, die Vermarktung bis hin zum Vertrieb des Buches. An einem solchen Prozess sind rund 180 Personen beteiligt. Bis zu 120 Dokumente werden pro Buch abgelegt, archiviert und versioniert – das Ganze bis zu 280 Mal pro Jahr. Durch die Lösung der d.velop AG sind immer alle Informationen zum Produkt und zum Prozess an einem Ort zu finden und schnell erreichbar. Strukturiert werden die Daten durch die Unterteilung in Hauptprozesse und Prozessschritte. Auf diese Weise kann jeder Bearbeiter schnell erkennen, was wo und in welchem Zusammenhang zu bearbeiten ist.

Das Ergebnis

BooX ist seit Mitte Juli 2018 produktiv und wird in allen Abteilungen des NWB Verlags eingesetzt. Die Software erhöht die Transparenz des gesamten Prozesses. So können alle Abteilungen sehen, welche Schritte vor oder nach ihrem eigenen Arbeitsschritt vorgenommen werden. Der Blick über den Tellerrand erhöht die Akzeptanz für die umliegenden Abteilungen, mit denen man sonst kaum Berührungspunkte hat, lobt Andrea Weigert. Auch die Zeitersparnis, welche durch den digitalen Prozess hervorgerufen wird, kann man bereits an den ersten Stellen messen. Aktuell hat der NWB Verlag bereits über 100 Bücher im BooX angelegt, erklärt Andrea Weigert. Spätestens zum Jahresende 2018, rund ein halbes Jahr nach Projektbeginn, soll das erste Buch, bei welchem der gesamte Prozess im BooX abgebildet wurde, herauskommen. Der bisherige Prozess, ein Buch zu erstellen – von der Idee bis es in den Händen des Lesers liegt – dauert zwischen drei Monaten und einem Jahr.

 

 

“Wir sind insgesamt sehr zufrieden mit der Partnerschaft. Die Kommunikation, die Planung und die  Umsetzung seitens der d.velop waren super. Es wurden alle Versprechen eingehalten und auch wenn es bestimmt mal Kleinigkeiten gab, ist das Projekt sehr gelungen. Das gesamte Projekt wurde im geplanten Zeitraum abgeschlossen.“

Andrea Weigert, Projektmanagerin beim NWB Verlag

Weitere glückliche Kunden

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Um ihr komplexes Geschäft effizient steuern zu können, setzt die Verlagsgruppe Handelsblatt zunehmend auf eine Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Dazu gehört u. a. die Einführung einer Eingangsrechnungsverarbeitung um interne Abläufe zu vereinfachen und Zeit zu sparen.

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In der Verarbeitung der Eingangsrechnungen gab es keine digitalen Komponenten. Am Prozessende wurden die Papierrechnungen von der Buchhaltung manuell in das SAP-System eingegeben. Die Zielsetzungen der Motor Presse: Alle Rechnungen sollten zentral digitalisiert, unmittelbar revisionssicher archiviert werden und einen direkten Zugriff aus SAP sowie für alle im jeweiligen Genehmigungsprozess beteiligten Mitarbeiter gewährleisten.

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Aus unserem Blog

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