Ob Stadt, Land, Kommune oder Hochschule – öffentliche Verwaltungen jonglieren tagtäglich mit unzähligen Briefen, Akten und Formularen. Und das sowohl in Papierform als auch digital.
Das Nervige daran: Bei diesem Jonglieren treten immer wieder dieselben Probleme auf – oft sogar, ohne dass sich die betreffenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dessen wirklich bewusst sind: Elektronische Dokumente werden häufig kopiert und sind damit hoch redundant. Papierakten sind unvollständig, Teile davon liegen lediglich digital vor und müssen daher aus der Fileablage oder aus E-Mail-Postfächern mühsam und zeitraubend zusammengesucht werden. Und weil für Dokumente außerhalb eines Dokumenten-Managementsystems (DMS) in der Regel keine Aufbewahrungsfristen festgelegt sind, bleibt dabei so manche Suche vergeblich.
Was tun? Die einfachste und zugleich modernste Lösung: Sie bedienen sich bei der Vorgangsbearbeitung und bei der Zusammenarbeit mit anderen Stellen der e-Akte von d.velop.
Weniger Zeit. Weniger Kosten. Mehr Bürgernähe.
Die im Rahmen des e-Government von d.velop entwickelten elektronischen e-Akten garantieren sehr viel kürzere Zugriffszeiten, stellen alle benötigten Dokumente und Informationen sofort und bedarfsgerecht zur Verfügung, vereinfachen und vereinheitlichen den Umgang mit ihnen, straffen und optimieren die Abläufe und damit gleichzeitig Ihre gesamte, verwaltungsweite öffentliche Kommunikation.
Weil die e-Akte von d.velop exakt die Struktur Ihres etablierten Aktenplans aktiv übernimmt, integriert sie sich dabei nahtlos in Ihre Fachverfahren. Das alles bringt Ihnen in der Praxis nicht nur deutlich weniger Arbeit, es garantiert auch deutlich mehr Bürgernähe.
Darüber hinaus birgt die digitale Bearbeitung der Dokumente ein enormes Einsparungspotenzial: Sie verkürzt die Transportwege, vereinfacht die Archivierung komplexer Prozesse, ermöglicht eine bequeme Recherche, bei der jeder Berechtigte an jedem Ort direkt in der jeweiligen Fachanwendung arbeiten kann, und hilft auf diese Weise – neben der Reduzierung der Papier- und Druckkosten – überall Zeit und Kosten zu sparen.
Sicherer Austausch mit allen Beteiligten.
Außerdem sind die von d.velop entwickelten e-Government Lösungen auch noch sehr viel sicherer als der gewohnte Aktenschrank. So beziehen sie z.B. das „DOMEA-Konzept“ mit ein und arbeiten daher jederzeit in voller Übereinstimmung mit den aktuellen Standards für den Datenaustausch des behördlichen Schriftguts wie z.B. XDOMEA.
Und um Ihre digitalen Dokumente wie Anträge, Beteiligungsverfahren und Bescheidungen einfach und sicher an andere Behörden, Institutionen, Bürger und Geschäftspartner zu verschicken bzw. von ihnen zu empfangen, binden Sie Ihre betreffenden Systeme einfach in die d.velop Cloud-Lösung Foxdox ein.
