Die Herausforderung

In der Stadt Bad Rappenau ist nach fast vier Jahren d.3ecm-Einsatz bereits eine Vielzahl der Fachverfahren um die eAkte ergänzt worden. Über die Fachverfahren nähert sich die Stadtverwaltung gemeinsam mit der codia Software GmbH auch dem Thema allgemeine Schriftgutverwaltung mit elektronischem Aktenplan an. Rund 40 Fachverfahren zählt Michael Grubbe, Leiter der IuK-Abteilung der baden-württembergischen Kurstadt Bad Rappenau, in allen Abteilungen der Verwaltung. Deren eigene Inselarchivsysteme wurden in den letzten Jahren sukzessive durch die verfahrensübergreifende ECM-Lösung d.3ecm ersetzt. An allen 120 Arbeitsplätzen der Stadtverwaltung Bad Rappenau soll die Lösung bald im Einsatz sein, ein Großteil davon ist schon angebunden. MESO und Finanz+ gehörten zu den ersten Fachverfahren, die Bad Rappenau mit eAkten-Funktionalität ausstattete. Für sie – wie für alle weiteren in Bad Rappenau eingesetzten Verfahren – brachte codia bereits fertige Schnittstellen mit. So startete das ECM-Projekt in der Kämmerei mit der Belegarchivierung für das Kassensystem. In der Stadtkasse werden die Belege nach ihrer Freizeichnung digitalisiert, im Archiv abgelegt und dem Vorgang in Finanz+ zugeordnet. Anschließend kamen das Einwohnermeldewesen im Ordnungsamt sowie die Kämmerei mit Einrichtung einer elektronischen Steuerakte an die Reihe.

Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung

Intensiv arbeiten auch die Kolleginnen in der Liegenschaftsverwaltung mit einer Liegenschaftsakte auf Basis von d.3ecm. Sie wurde von codia eigens eingerichtet und umfasst Kauf- und Pachtverträge, Nachweise über Nutzungsrechte auf Grundstücke und Dienstbarkeiten – den gesamten Schriftverkehr zu einem Grundstück also, allerdings keine GIS-Daten. Vorteil: Alles Wichtige befindet sich nun an zentraler Stelle und erlaubt schnelle Recherchen. Im ECM-System arbeitet die Abteilung mit standardisierten Vorgaben und Aktenzeichen des baden-württembergischen Aktenplans, in den das System komplett eingebunden ist.

Auch bei der Vergabeakte  ist alles an zentraler Stelle, denn hier legt jede Fachabteilung ihre Vergabeunterlagen und das Leistungsverzeichnis in der eAkte ab, die Vergabestelle greift sie dort ab, lädt sie auf die elektronische Vergabeplattform der Kommune und speichert umgekehrt die auf der Plattform eingereichten Angebote in der Akte ab. So ist der digitale Fluss im Vergabeverfahren gewährleistet.

E-Rechnung erst nach Doppik-Umstellung

Ebenfalls realisiert hat Bad Rappenau die Belegerfassung von Rechnungen. Mit der frühen Archivierung der Rechnungseingänge will die Verwaltung erst starten, nachdem das Haushaltswesen im Jahr 2020 auf Doppik umgestellt wurde. Dann wird sich Bad Rappenau auch verstärkt dem Thema E-Rechnung zuwenden. Noch spielen elektronische Rechnungen im Geschäftsverkehr der Kommune keine große Rolle. Michael Grubbe ist sich darüber im Klaren, dass man mit Einführung der E-Rechnung auch die Organisation komplett umstellen muss. Die Herausforderung sei hier weniger technischer Natur, sondern vielmehr dass der bisher fest definierte Papierweg mit Stempel, Prüfung der rechnerischen Richtigkeit per Handsignatur, Rechnungserfassung und Anordnung erst einmal elektronisch kanalisiert werden muss. „Das Rathaus ist ja nicht der einzige Empfänger“, sagt Michael Grubbe, „auch Schulen und Kindergärten erhalten Rechnungen, die dann an uns übermittelt werden müssen. Dies zu kommunizieren und die elektronischen Wege dafür zu bereiten, ist die Herausforderung.“

Das Ergebnis

Die Strategie in Bad Rappenau ist klar: In die digitale Vorgangsbearbeitung einsteigen, indem man das ECM-System „über die Hintertür“ einführt und bei den Fachanwendungen startet – dort, wo die Fallakte das Arbeiten erleichtert. Michael Grubbe: „Die Arbeit mit der eAkte bedeutet für uns, dass jeder im Sinne einer bürgerfreundlichen und effizienten Verwaltung schnellen Zugriff auf Informationen hat.“ Später dann die Sachaktenbearbeitung mit Aktenplan anschließen, ist für den IT-Leiter der konsequente weitere Schritt, quasi die Krönung. Ihr nähern sich die Kurstädter bei der ECM-Abdeckung von Monat zu Monat.