Dokumentenmanagement für die öffentliche Verwaltung

Die digitale Transformation weckt auch in öffentliche Einrichtungen große Hoffnungen und Erwartungen. Zu Recht, denn mit Hilfe der Digitalisierung lässt sich die tägliche Arbeit vereinfachen und vor allem verbessern. Durch die leichtere und schnellere Verfügbarkeit von Informationen verändern sich Abläufe grundlegend und nachhaltig. Mit dem Dokumentenmanagement für die öffentliche Verwaltung legen Sie die Basis für Ihre digitale Transformation.

eAkte

Durch die Integration der eAkte in Ihre vorhandenen Fachverfahren lässt sich ein harmonisch und lückenlos funktionierendes Gesamtsystem aufbauen.

digitaler Posteingang

Die Posteingangsbearbeitung ist einer der zentralen Bausteine für eine erfolgreiche digitale Transformation. Der Effizienzgewinn wird dabei für Sie direkt von Anfang an greifbar.

Sitzungsmanagement

Neben dem papierlosen Arbeiten vor, während und nach der Sitzung bindet das Sitzungsmanagement auch die eAkte aus dem d.3ecm unter Wahrung des Datenschutzes ein.

Schriftgutverwaltung nach Aktenplan

Mit der Schriftgutverwaltung nach Aktenplan können Sie schnell und einfach auf jegliches Schriftgut bzw. auf jede benötigte Information zugreifen. Ganz gleich, ob es um Recherche, Verwaltung oder Archivierung geht.

      • Ein Auszug unserer Kunden

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“Die Arbeit mit der eAkte bedeutet für uns, dass jeder im Sinne einer bürgerfreundlichen und effizienten Verwaltung schnellen Zugriff auf Informationen hat.”

Michael Grubbe, Leiter der IuK-Abteilung der Stadt Bad Rappenau

So macht es die Stadt Bad Rappenau

Die erfolgreiche Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung, wie beispielsweise die Einführung einer eAkte, hängt von vielen Faktoren ab. Eine gute Vorbereitung trägt erheblich zum Erfolg bei. Wie die Stadt Bad Rappenau die Rahmenbedingungen, Prozesse und Strukturen erarbeitet hat und wie Sie die Herausforderung der Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung angegangen ist, erfahren Sie im Projektbericht.

Die Herausforderung

In der Stadt Bad Rappenau ist nach fast vier Jahren d.3ecm-Einsatz bereits eine Vielzahl der Fachverfahren um die eAkte ergänzt worden. Über die Fachverfahren nähert sich die Stadtverwaltung gemeinsam mit der codia Software GmbH auch dem Thema allgemeine Schriftgutverwaltung mit elektronischem Aktenplan an. Rund 40 Fachverfahren zählt Michael Grubbe, Leiter der IuK-Abteilung der baden-württembergischen Kurstadt Bad Rappenau, in allen Abteilungen der Verwaltung. Deren eigene Inselarchivsysteme wurden in den letzten Jahren sukzessive durch die verfahrensübergreifende ECM-Lösung d.3ecm ersetzt. An allen 120 Arbeitsplätzen der Stadtverwaltung Bad Rappenau soll die Lösung bald im Einsatz sein, ein Großteil davon ist schon angebunden. MESO und Finanz+ gehörten zu den ersten Fachverfahren, die Bad Rappenau mit eAkten-Funktionalität ausstattete. Für sie – wie für alle weiteren in Bad Rappenau eingesetzten Verfahren – brachte codia bereits fertige Schnittstellen mit. So startete das ECM-Projekt in der Kämmerei mit der Belegarchivierung für das Kassensystem. In der Stadtkasse werden die Belege nach ihrer Freizeichnung digitalisiert, im Archiv abgelegt und dem Vorgang in Finanz+ zugeordnet. Anschließend kamen das Einwohnermeldewesen im Ordnungsamt sowie die Kämmerei mit Einrichtung einer elektronischen Steuerakte an die Reihe.

Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung

Intensiv arbeiten auch die Kolleginnen in der Liegenschaftsverwaltung mit einer Liegenschaftsakte auf Basis von d.3ecm. Sie wurde von codia eigens eingerichtet und umfasst Kauf- und Pachtverträge, Nachweise über Nutzungsrechte auf Grundstücke und Dienstbarkeiten – den gesamten Schriftverkehr zu einem Grundstück also, allerdings keine GIS-Daten. Vorteil: Alles Wichtige befindet sich nun an zentraler Stelle und erlaubt schnelle Recherchen. Im ECM-System arbeitet die Abteilung mit standardisierten Vorgaben und Aktenzeichen des baden-württembergischen Aktenplans, in den das System komplett eingebunden ist.

Auch bei der Vergabeakte  ist alles an zentraler Stelle, denn hier legt jede Fachabteilung ihre Vergabeunterlagen und das Leistungsverzeichnis in der eAkte ab, die Vergabestelle greift sie dort ab, lädt sie auf die elektronische Vergabeplattform der Kommune und speichert umgekehrt die auf der Plattform eingereichten Angebote in der Akte ab. So ist der digitale Fluss im Vergabeverfahren gewährleistet.

E-Rechnung erst nach Doppik-Umstellung

Ebenfalls realisiert hat Bad Rappenau die Belegerfassung von Rechnungen. Mit der frühen Archivierung der Rechnungseingänge will die Verwaltung erst starten, nachdem das Haushaltswesen im Jahr 2020 auf Doppik umgestellt wurde. Dann wird sich Bad Rappenau auch verstärkt dem Thema E-Rechnung zuwenden. Noch spielen elektronische Rechnungen im Geschäftsverkehr der Kommune keine große Rolle. Michael Grubbe ist sich darüber im Klaren, dass man mit Einführung der E-Rechnung auch die Organisation komplett umstellen muss. Die Herausforderung sei hier weniger technischer Natur, sondern vielmehr dass der bisher fest definierte Papierweg mit Stempel, Prüfung der rechnerischen Richtigkeit per Handsignatur, Rechnungserfassung und Anordnung erst einmal elektronisch kanalisiert werden muss. „Das Rathaus ist ja nicht der einzige Empfänger“, sagt Michael Grubbe, „auch Schulen und Kindergärten erhalten Rechnungen, die dann an uns übermittelt werden müssen. Dies zu kommunizieren und die elektronischen Wege dafür zu bereiten, ist die Herausforderung.“

Das Ergebnis

Die Strategie in Bad Rappenau ist klar: In die digitale Vorgangsbearbeitung einsteigen, indem man das ECM-System „über die Hintertür“ einführt und bei den Fachanwendungen startet – dort, wo die Fallakte das Arbeiten erleichtert. Michael Grubbe: „Die Arbeit mit der eAkte bedeutet für uns, dass jeder im Sinne einer bürgerfreundlichen und effizienten Verwaltung schnellen Zugriff auf Informationen hat.“ Später dann die Sachaktenbearbeitung mit Aktenplan anschließen, ist für den IT-Leiter der konsequente weitere Schritt, quasi die Krönung. Ihr nähern sich die Kurstädter bei der ECM-Abdeckung von Monat zu Monat.

“Ein ECM-System ist für uns das Schlüsselverfahren der Zukunft und eines der neuen neuralgischen Systeme, gerade vor dem Hintergrund der bevorstehenden elektronischen Aktenführung nach E-Government-Gesetz.“

Michael Grubbe, Leiter der IuK-Abteilung der Stadt Bad Rappenau.

Weitere glückliche Kunden

Jobcenter Wuppertal

Verfahren abkürzen, Bezüge eher auszahlen und Bescheide schneller erteilen. Dies sind für Uwe Kastien, Vorstand für Finanzen und Personal beim Jobcenter Wuppertal, die wesentlichen Vorteile bei der Arbeit mit einer eAkte. Seit 2016 arbeitet die 700 Mitarbeiter/innen zählende Anstalt öffentlichen Rechts ausschließlich mit elektronischen Kundenunterlagen. Die eAkte des d.3ecm-Systems wurde von der codia Software GmbH in das Fachverfahren AKDN-sozial integriert.

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Stadt Marburg

Für Dr. Karen Verbist, Leiterin der Koordinierungsstelle, ist das Thema ECM/DMS nicht neu. Im Zusammenhang mit der Einführung einer standardisierten eAkten-Verwaltung hat sich die Universitätsstadt Marburg für den Wechsel des bislang eingesetzten Dokumentenmanagementsystems zum d.3ecm entschieden. Mit dem d.3ecm löste die Stadt Mitte 2018 ein Vorgängerprodukt ab, das die Ansprüche einer großen Verwaltung wie der Universitätsstadt Marburg mit ihren über 1.000 PC-Arbeitsplätzen hinsichtlich der erforderlichen Performance nicht erfüllen konnte.

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Landkreis Mansfeld-Südharz

Der Landkreis Mansfeld-Südharz ist eine Gebietskörperschaft im Süden des Landes Sachsen-Anhalt. Sitz der Verwaltung ist die Stadt Sangerhausen. Über 700 Mitarbeiter sind in der Verwaltung beschäftigt. “Für den Landkreis Mansfeld-Südharz hat sich die Entscheidung, die Personalabrechnung mit SAP HCM im Rechenzentrum durchzuführen, als eine sehr gute und vor allen Dingen kostengünstige Lösung erwiesen.” so Ina Kirschmann, Amtsleiterin Amt für Personal/ Organisation des Landkreis Mansfeld-Südharz

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Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung

Webinar: Intelligenter Posteingang bei der Kreisstadt Bergheim.

Erfahren Sie im Webinar in 30 Minuten, wie die Einführung der intelligenten Eingangspostverteilung bei der Kreisstadt Bergheim erfolgt ist und erhalten Sie Live einen Einblick in die eingesetzte Lösung des digitalen Posteingangs. Ab wann man die Postverteilung in einer Öffentlichen Verwaltung als intelligent bezeichnen kann, das zeigt die Kreisstadt Bergheim im Webinar.

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Aus unserem Blog

Auf dem d.velop Blog behandeln wir regelmäßig aktuelle branchenspezifische Inhalte. Denn die Umsetzung der Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung ist die Herausforderung der nächsten Jahre. Daher behandeln wir Themen rund um die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung auf dem d.velop Blog!

Elektronische Aktenführung in der Verwaltung: Ist die eAkte mehr als eine digitalisierte Papierakte?

Durch das E-Government-Gesetz sind Bundesbehörden dazu verpflichtet, spätestens zum 01.01.2020 auf eine elektronische Aktenführung umzustellen. Mit der Umstellung auf die eAkte erfolgt ein fundamentaler Eingriff in die Verwaltungsorganisation. Die Aktenmäßigkeit stellt im Endeffekt das zentrale Ordnungsprinzip einer öffentlichen Verwaltung dar. Die Einführung der eAkte ist also ein erster Schritt in Richtung moderne  Verwaltung.

Philipp Perplies

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Wenn der Aktenschrank plötzlich leer steht – Deutschland auf dem Weg zur modernen Verwaltung

Bei der Bewertung der bisherigen Fortschritte der öffentlichen Verwaltung in Sachen Digitalisierung spielt der 01.08.2013 eine nicht unwesentliche Rolle. An diesem Tag ist das Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung sowie zur Änderung weiterer Vorschriften in Kraft getreten. Das Gesetz hat die rechtlichen Grundlagen für die Bemühungen der Regierung im Bereich der Verwaltungsmodernisierung geschaffen.

Thomas Buddendick

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Wie das E-Rechnungsgesetz (nicht nur) die öffentliche Verwaltung auf den Kopf stellt

Deutschlands Behörden müssen sich auf den Empfang und Versand von elektronischen Rechnungen einstellen. Dafür sorgt das E-Rechnungsgesetz (Bundesgesetzblatt). Im November 2018 tritt es nun in Kraft. Aber was steckt hinter dem Gesetz und wirkt sich das Gesetz ausschließlich auf die öffentliche Verwaltung aus?

Annika Dölle

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