Fachlösungen für das Sozialwesen

Wo das Arbeiten mit Menschen im Zentrum steht, ist es um jede Minute schade, die unnötigerweise in die Arbeit mit Papier fließt. Deshalb bietet die Digitalisierung gerade im Sozialwesen viele gute Chancen, Verwaltungs- und Dokumentations-Abläufe schlanker, zeit- und nervensparender zu gestalten. Das kann die Souveränität der Klienten und Angehörigen steigern.

Voraussetzung dafür ist, dass Informationen wie Akten, Dokumente im Qualitätsmanagement (QM) oder Verträge mit wenigen Mausklicks verfügbar sind. Niemand soll mehr seine Arbeitszeit damit verbringen, sich zu fragen, was denn jetzt die aktuellste Version eines QM-Dokumentes ist – oder damit, die aktuellste Version im Aktenschrank zu suchen. Ein digitales Dokumentenmanagement kann Dokumente in ihren Versionen zeitsparend zusammenführen. Es kann auch alle relevanten Schriftstücke zu einem Klienten bündeln und zu einer übersichtlichen Klienten- oder Bewohnerakte zusammenfügen. Revisionssicher und leicht zu bedienen.

Digitale Klienten- und Bewohnerakte

Informationen über Klienten oder Bewohner haben die Angewohnheit, sich der Strukturierung zu entziehen. Sie sind über verschiedene System verteilt, liegen auf Papier vor oder in eigenen Anwendungen. Mit einer digitalen Klienten- oder Bewohnerakte (auch digitale Patientenakte genannt) fließen alle Informationen in eine übersichtliche Struktur zusammen und sind an jedem Ort verfügbar.

Qualitätsmanagement

Lückenlose Dokumentationen getaner Arbeit und die Einhaltung verpflichtender Richtlinien sind in vielen Branchen gefordert. Ein einheitlicher Arbeitsablauf kann hier helfen, und ein digitales Qualitätsmanagement (QM) strukturiert eben jene Abläufe. Es nimmt den Mitarbeitern Arbeit ab und bietet Orientierung entlang der Prozesse rund um die QM-Dokumente, wie die Erstellung, den Genehmigungsumlauf, die Publizierung und die Verteilung.

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App für das Sozialwesen

Flurfunk 4.0: Mit der App für das Sozialwesen sind die Mitarbeiter immer auf dem Laufenden und erhalten die wichtigen Informationen über den Kanal, den sie immer dabeihaben: über ihr eigenes Smartphone. So können Mitarbeiter, Klienten und Angehörige einfach miteinander kommunizieren, ohne jedes Mal rätseln zu müssen, welche Messenger-App jetzt die richtige ist.

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Digitale Personalakte

Beschäftigte haben Besseres zu tun, als Akten in Schränken zu suchen – oder überhaupt erstmal herauszufinden, in welchem Büro besagter Aktenschrank steht. Die digitale Personalakte fasst alle Personaldokumente wie Bewerbungsunterlagen, Vertragswerk, Gehaltsabrechnungen oder Krankmeldungen an einem Ort zusammen. Sie ist ausschließlich für befugte Personen einsehbar.

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    • Ein Auszug unserer Kunden

    • Deutsches Rotes Kreuz Kreis Borken
    • Evangelische Heimstiftung
    • Hamburger Blindenstiftung
    • Stiftung Haus Hall
    • DRK Blutspendienst West
    • Diakonie Wittekindshof

“Die Zusammenarbeit war sehr kollegial und durch eine unkomplizierte Kommunikation geprägt. Ohne Übertreibung: das war außergewöhnlich! Ergänzt wurde dies durch eine hohe Fachlichkeit und eine hohe Zielerreichung. Sehr gute Arbeit.”

Roland Hüber, Leiter Bereich IT der St. Elisabeth Stiftung

Aufgeräumt und übersichtlich: Das neue Qualitätsmanagement der St. Elisabeth Stiftung

 Die St. Elisabeth-Stiftung unterstützt und fördert rund 4500 hilfebedürftige Menschen zwischen Ulm und Bodensee. Die rund 2400 Mitarbeiter engagieren sich in den Bereichen Behindertenhilfe, Altenhilfe, Hilfe für schwerstkranke Menschen in Hospizen, in der Kinder- und Jugendhilfe sowie in den Bereichen Gesundheit und Entwicklung. Zum beruflichen Alltag gehören viele Schriftstücke. Die Pflegetätigkeiten werden dokumentiert, ebenso die pädagogische Entwicklung der betreuten Menschen. Ziel der St. Elisabeth-Stiftung war es, ein Dokumentenmanagementsystem einzurichten, mit dem die Arbeitsabläufe im Qualitätsmanagement (QM) vereinheitlicht und standardisiert werden konnten. Zugleich sollten die bereits bestehenden QM-Dokumente in ihren verschiedenen Versionen leichter zugänglich und aufgeräumt archiviert werden. Die Stiftung nutzt nun das Dokumentenmanagement der d.velop AG für das Sozialwesen.

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Die Herausforderung

Arbeit im Sozialwesen ist vor allem dann erfolgreich, nützlich und erfüllend, wenn sie die Menschen dort abholt, wo sie sind: so nah an ihrem jeweiligen Lebensmittelpunkt wie möglich. Daher gehen die Mitarbeiter der St. Elisabeth-Stiftung an 20 Standorten zwischen dem Bodensee und dem Ulmer Raum ihrer Beschäftigung nach. Diese Verteilung erweist sich als Vorteil, um nah bei den Menschen zu sein. Für die Dokumentation der Arbeit, für das QM und für die Arbeit der Verwaltung dagegen geraten die vielen Standorte mitunter zur Herausforderung.

Ausgangspunkt

Um die Qualitätsmanagement-Dokumente an allen Standorten verfügbar zu machen, setzte die St. Elisabeth-Stiftung zunächst auf Microsoft Sharepoint. Für diese Technologie hat die d.velop AG ecspand entworfen, ein Dokumentenmanagementsystem, das sich nahtlos in die Sharepoint-Umgebung einfügt und zusätzliche, entscheidende Funktionen für Übersichtlichkeit, Archivierung und Transparenz zur Verfügung stellt. Mit ecspand arbeiten alle Nutzer weiter in ihren vertrauten Programmen.

Roland Hüber, Leiter Bereich IT der St. Elisabeth Stiftung: „Wir wollten künftig über eine einheitliche, zukunftsorientierte Plattform ohne Systemgrenzen kommunizieren und Daten verteilen. Zudem musste alles einfach bedienbar sein, denn die Mitarbeiter sollen sich auf ihre Betreuung und nicht auf die Bedienung komplizierter Softwareoberflächen konzentrieren. Daher war für uns auch eine selbsterklärende Weboberfläche enorm wichtig.“

 

Mehr Ordnung und bessere Übersicht im Qualitätsmanagement

Nach dem Ausrollen der Software ecspand hat die Stiftung zunächst alle bestehenden Dokumente im Qualitätsmanagement kategorisiert. Im Laufe der Jahre hatten sich nämlich viele Dokumente mit ähnlichem Inhalt angesammelt. Diese Dokumente wurden dann nicht 1:1 in das neue digitale System überführt, sondern sauber auf Zugehörigkeit und Versionsnummer geprüft. Eine Qualitätsmanagement-Koordinatorin steuerte den Vorgang zentral. Ergebnis: 2361 originäre Dokumente mit den jeweils dazugehörigen Versionen. Diese stehen seit dem Import in historisierten Versionen in ecspand zur Verfügung.

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Nutzerakzeptanz

Roland Hüber: „Dadurch, dass alle Qualitätsmanagement-Beauftragten im Projekt involviert waren, war die Akzeptanz groß. Auch der Schulungsaufwand für die neue Lösung ist vergleichsweise gering.“ Tatsächlich war der Aufwand so gering, dass Roland Hüber von einer „Einweisung der Benutzer“ sprach. Die Software führt Mitarbeiter automatisch zu ihrem jeweiligen Portal, und von dort geht es, je nach zugewiesenen Rechten, in die einzelnen Anwendungen wie Vertragsmanagement, Eingangsrechnungsverarbeitung und Qualitätsmanagement. Auf diese Art bringt das Dokumentenmanagementsystem die Mitarbeiter und die jeweils wichtigen Dokumente zusammen, und zwar unabhängig vom aktuellen Standort.

Das Ergebnis

Das Fazit von Roland Hüber: „Insgesamt wurde bei der Implementierung von ecspand Qualitätsmanagement sehr zielstrebig gearbeitet. Wir hielten uns an die Vorgaben und stimmten die einzelnen Schritte ab. Weil wir gemeinsam strukturiert gearbeitet haben, kamen wir zu einem so hohen Realisierungsumfang. Es wurde genau das erreicht, was wir wollten. Das Ergebnis kann sich absolut sehen lassen.“

Bonus: Da die St. Elisabeth-Stiftung nun an allen Standorten das gleiche System nutzt, ist auch die technische Unterstützung vereinheitlicht.

 

 

“Das ecspand Qualitätsmanagement von d.velop sorgt für ein einheitliches Qualitätsmanagement über die gesamte Stiftung und alle Geschäftsbereiche hinweg.“

Roland Hüber, Leiter Bereich IT der St. Elisabeth Stiftung

Weitere glückliche Kunden

DRK-Blutspendedienst West

Viele Standort, eine ortsunabhängige Lösung: Der DRK-Blutspendedienst West reduziert seine Papierarchive mit d.3ecm. Alle Fachbereiche profitieren, sowohl medizinische als auch nicht-medizinische. Zum Leistungsumfang gehören u.a. eine Volltextsuche, digitale Befund-Dokumentationen und digitale gelenkte Dokumente aus dem Qualitätsmanagement.

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Diakonische Stiftung Wittekindshof

Mit der digitalen Eingangsrechnung hat die Stiftung Wittekindshof ihre durchschnittliche Bearbeitungszeit von Rechnungen von 18 Tagen auf sechs Tage gesenkt. Rund 600 Mitarbeiter nutzen das System, und zwar an allen 100 Standorten. Gut neun Monate hat es gedauert, bis das System im beruflichen Alltag einsatzfähig war: „Insgesamt hatten wir eine sehr konstruktive, gute Zusammenarbeit mit der d.velop AG“, lobt Konradt.

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Stiftung Haus Hall

Das neue Dokumentenmanagementsystem  ist inzwischen sehr gut in die Abläufe der Stiftung Haus Hall integriert. Berger: „Selbst diejenigen, die bei der Einführung der Software noch skeptisch waren, wollen heute nicht mehr ohne d.3ecm und die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung arbeiten. Die Stiftung Haus Hall hat mit der d.velop Gruppe einen starken und marktführenden Partner im digitalen Prozesswesen in direkter Nachbarschaft.“

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Digitalisierung im Sozialwesen

Webinar: Wie Sie mit einer Mitarbeiter-App alle Angestellten in Ihre Unternehmenskommunikation einbinden.

Im Webinar erfahren Sie live, wie Sie mithilfe einer App den Zugang zu Informationen in Ihrem Unternehmen vereinfachen, personalisiert kommunizieren, Medienbrüche vermeiden und Prozesse durchgängig digitalisieren. Dabei entscheiden Sie, ob Sie über die App Intranet-News veröffentlichen, Umfragen schalten, Lohnabrechnungen zustellen, Urlaubsanträge ermöglichen oder gleich alles auf einmal machen. Ihr Unternehmen. Ihre App.

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Auf dem d.velop Blog behandeln wir regelmäßig aktuelle branchenspezifische Inhalte. Denn die Umsetzung der Digitalisierung im Sozialwesen ist eine Herausforderung. Daher erklären, begleiten und veranschaulichen wir den Prozess für Sie!

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Verwaltungsarbeiten nehmen einen Großteil der täglichen Arbeit ein. Die digitale Personalakte ermöglicht mehr Zeit fürs Wesentliche. Allerdings wollen viele Unternehmen vor Einführung der digitalen Personalakte eine Frage geklärt haben: „Widersprechen sich die digitale Personalakte und der Datenschutz?“. Mit dieser Frage beschäftigt sich dieser Artikel.

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