Rechtsabteilung

Digital statt Papier – aber ganz sicher

Aufbruch in die digitale Zukunft.

WIR RUFEN SIE GERNE AN

Dokumentenmanagement in der Rechtsabteilung

Wachsende Dokumentenberge, eine nicht enden wollende Menge an E-Mails, spontane Terminänderungen, undurchsichtige Verfahrenskosten, steigende Komplexität der Gesetze und Regulierungen – der Arbeitsalltag in einer Rechtsabteilung ist zu einer echten organisatorischen Herausforderung geworden.

Das erfolgreiche Führen einer solchen Rechtsabteilung bedarf daher vielseitiger Management-Fähigkeiten – von der verlässlichen Antizipation rechtlicher Risiken über die optimale Allokation jeglicher Ressourcen bis hin zu der Fähigkeit, betriebswirtschaftliche Entscheidungen fällen zu können.

Vor allem aber bedarf sie der Bereitschaft, Zeit und Kosten sparende IT-Lösungen zu integrieren und die administrativen und juristischen Arbeitsprozesse dadurch glasklar zu strukturieren und deutlich effizienter zu gestalten.

Beispiel: Das d.velop Vertragsmanagement

Das digitale Vertragsmanagement von d.velop kümmert sich um die langfristige, rechtssichere Aufbewahrung und Verwaltung Ihrer aktiven Vertragsdokumente. Und zwar einschließlich sämtlicher Wiedervorlagen, Fristen und Laufzeiten und über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg.

Es vereinfacht und beschleunigt damit die Verwaltung Ihrer Verträge und erhöht gleichzeitig deren Transparenz.

Das digitale Vertragsmanagement von d.velop

  • verringert die Recherchezeiten,
  • stellt umfassende Analysen und Statistiken für Ihr Vertragscontrolling bereit,
  • erlaubt die aktive Risikobewertung und -klassifizierung Ihrer Vertragspartner,
  • erhöht damit die Prozesssicherheit,
  • garantiert die Erfüllung der Nachweispflicht sowie aller rechtlichen Vorgaben,
  • bündelt ggf. Ihren Bedarf und
  • stärkt dadurch Ihre Verhandlungsposition.

Das erspart Ihnen alles in allem jede Menge Zeit, verbessert Ihre Finanzplanung und reduziert die Kosten.

Jederzeitige vollständige Kontrolle

Mit dem digitalen Vertragsmanagement von d.velop sind Sie in der Lage, alle operativen Verträge, Rahmen- und kooperativen Vereinbarungen sowie alle Lizenz- und Wartungsverträge direkt an Ihrem Arbeitsplatz oder von unterwegs aus blitzschnell zu erfassen. Diese können Sie dann im digitalen Archiv auf Knopfdruck recherchieren und verwalten.

Damit entfällt nicht nur das mühsame Abheften, Sortieren und Suchen in umständlichen Aktenordnern: Die einheitliche, vollständige und absolut transparente Abbildung aller Dokumente einschließlich sämtlicher Fristen und Laufzeiten vereinfacht auch das Controlling und die Nachweispflicht. Und dazu ist sichergestellt, dass Sie in allen Vertragsangelegenheiten einschließlich Termin- und Zahlungsüberwachung immer auf dem Laufenden sind. Eine individuell maßgeschneiderte Rechtestruktur schafft dabei ein Höchstmaß an Datensicherheit.

Hinzu kommt: Beim digitalen Vertragsmanagement von d.velop wird jede Statusänderung und jede Vertragsversion protokolliert und ist damit jederzeit nachvollziehbar. Und dank der automatischen Erstellung übersichtlicher Vertragsstammdatenblätter stehen Ihnen alle relevanten Informationen auf einen Blick zur Verfügung.

Vertragsmanagement_device

Revisionssicher und auditfähig

Das digitale Vertragsmanagement von d.velop hängt Ihre Vertragsdokumente automatisch in digitale Akten ein und legt sie revisions- und rechtssicher im zentralen Archiv ab. Auf diese Weise finden Sie im Falle einer Betriebsprüfung blitzschnell den relevanten Vertrag samt allen dazugehörenden Dokumenten, forcieren den Bearbeitungs-, Prüfungs- und Genehmigungsprozess und können jederzeit Auskunft geben. Ein versehentliches Löschen von Verträgen oder einzelnen Vertragsinhalten ist dabei ausgeschlossen.

Individuelle Erweiterung

Und weil vertragsrelevante Dokumente inzwischen längst nicht mehr nur auf dem klassischen Postweg eintreffen, lässt sich der Funktionsumfang des digitalen Vertragsmanagements mit Hilfe weiterer elektronischer d.velop Lösungen wie dem E-Mail-Management jederzeit modular erweitern und individuell anpassen.

Geschäftsprozesse digitalisieren