Zeit für Integration

Microsoft Outlook Integration mit der ecspand sidebar

Die "ecspand sidebar" ist das perfekte Tool für die vorgangsbezogene Ablage von Dateien und E-Mails. Sie zeigt Ihnen all Ihre in SharePoint vorhandenen Vorgänge, Informationsobjekte und Akten an und ermöglicht Ihnen so – schnell und einfach – immer wiederkehrende Aufgaben, wie Dokumente ablegen, neue Informationsobjekte anlegen oder bereits bestehende zu suchen, zu erledigen. Und das alles ohne Outlook zu verlassen.

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Einfache Ablage

Dieses Problem ist Ihnen gut bekannt: Sie müssen bestimmte Dokumente Geschäftsprozessen zuordnen, damit diese auch für Kollegen und Vorgesetzte verfügbar sind. Doch wie geht das – vor allem einfach und schnell?

Die Lösung: per Drag&Drop. Die ecspand Sidebar ermöglicht Anwendern Dokumente oder komplette Ordner vom Desktop, Explorer oder E-Mails mit Anlagen direkt in SharePoint abzulegen. Die Dokumente werden dabei automatisch mit allen ableitbaren Informationen wie beispielsweise Dateiname, Absender oder Ersteller versehen und direkt in der Aktenstruktur abgelegt.

So geht’s

Ziehen Sie das Dokument, das E-Mail oder den Anhang auf die gewünschte SharePoint- oder ecspand-Aktenstruktur. Im Anschluss öffnet sich eine Uploadmaske mit der Möglichkeit – neben den automatisch ausgelesenen – zusätzliche Metainformationen manuell anzugeben. Eigenschaften aus der ecspand Aktenstruktur werden dabei natürlich automatisch vererbt.
Die hochgeladenen Dokumente können anschließend ganz einfach anhand der Eigenschaften im SharePoint recherchiert werden.

Zusätzlich bietet die Sidebar auch eine komfortable Suchmöglichkeit in den SharePoint Strukturen. Durch Filtern ist es möglich bequem den gewünschten Akt aufzurufen und – neben der Ablage – direkt aus der sidebar in den SharePoint abzuspringen.

Ihre Vorteile

  • Einfache, vorgangsbezogene Ablage per Drag&Drop
  • Strukturierte Darstellung der Ablagestrukturen
  • Schnelle Ablage über Favoriten und Historie
  • Vereinfachte Verschlagwortung durch automatisierte Übernahme kontextbezogener Informationen und Metadaten
  • Voll integriert in Outlook und Windows Explorer
  • Support für Office 365