foxdox business dms

Dokumente revisionssicher archivieren

Archivieren Sie Ihre eBelege rechtskonform, nach Anforderung der GoBD

Elektronisch erstellen – elektronisch aufbewahren.

Elektronisch steuerrelevante Dokumente unterliegen strengen Aufbewahrungs- und Archivierungspflichten. Wenn Sie diese Unterlagen einmal elektronisch erstellt haben, müssen Sie diese auch zwingend elektronisch aufbewahren. Es genügt nicht, diese lediglich auszudrucken und in Papierform aufzubewahren, weil dabei lediglich eine Kopie der Dokumente erstellt wird.

Per E-Mail versendete Dokumente (z.B. als Anhang mit PDF-Datei) müssen ebenfalls archiviert werden. Die E-Mail dient hier nur als „Briefumschlag“, weil Sie gelöscht werden kann. Bei der elektronischen Archivierung sind keine weiteren Änderungen zugelassen.

Wir übernehmen die digitale & rechtskonforme Ablage der steuerrelevanten Unterlagen für Sie!

Mit foxdox business dms erhalten Sie eine Lösung zur digitalen Archivierung Ihrer eRechnungen und allen anderen geschäftlichen Unterlagen. Sie entscheiden, welche Dokumente oder gesamte Ordner bzw. ganze Ordnerstrukturen revisionssicher und somit GoBD-konform archiviert werden.

foxdox hat eine Software-Bescheinigung nach IDW PS880 erhalten.  Damit ist bestätigt, dass, bei korrekter Verwendung, Dokumente mit foxdox revisionssicher online abgelegt werden können.

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Unveränderbarkeit der Daten

Sie müssen Unveränderbarkeit der Daten garantieren.

An Kunden ausgehändigte Dokumente müssen während der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist immer in genau der Form vorliegen, in der sie erstellt wurden – also im originalen Zustand und im Ursprungsformat. Wird dies versäumt, kann das kostspielige Folgen bei einer Steuerprüfung haben.

In foxdox dms können Sie Ihre ausgewählten Daten revisionssicher markieren. Das heißt, Sie entscheiden, welche Dokumente oder gesamte Ordner bzw. ganze Ordnerstrukturen revisionssicher und somit GoBD-konform archiviert werden.

Wenn Sie einmal ein Datum gesetzt haben können Sie:

  • Das Dokument/den Ordner bis zum Ablauf des Datums nicht mehr ändern.
  • Das Datum der Aufbewahrungsfrist nicht verändern.
  • Die Eigenschaft Revisionssicherheit selbst auch nicht löschen.

Nachträgliche Änderungen von Rechnungen

Alle Änderungen müssen protokolliert werden

Bei Datenänderungen (z.B. Adresse) dürfen die Rechnungen geändert und neu ausgedruckt werden. Allerdings muss der Grund für die Korrekturen protokolliert werden. Beide Versionen – die alte und die neue – müssen genau so vorliegen, wie sie gedruckt wurden.

Zu den Merkmalen des Dokumentenmanagements in foxdox gehört die Funktion der Versionierung. Die Versionierung erlaubt Ihnen, von einem Dokument verschiedene Versionen unterhalb eines Dokumenteintrages zu verwalten.

Der spiezielle foxdox Upload-Dialog gibt nun die Möglichkeit, ein Dokument hochzuladen und einen Kommentar dazu abzugeben. Dadurch können Sie die unterschiedlichen Versionen der Unterlagen ganz einfach protokollieren und nachvollziehbar machen.

PREISE UND WEITERE DMS FUNKTIONEN 

Testen Sie foxdox GoBD-konformes Archiv 30 Tage kostenlos!

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Was bedeutet GoBD?

Bundesministeriums der Finanzen: Grundsätze zur Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD).

Der Kürzel GoBD steht für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Die Grundsätze regeln die Anforderungen an eine IT-gestützte Buchführung. Ziel des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) ist es mit der GoBD Rechtsklarheit und eine einheitliche Regelung für Unternehmen zu schaffen. Die Grundsätze werden im Zusammenwirken zwischen Finanzverwaltungen von Bund und Ländern, Wirtschaftsverbänden und den steuerberatenden Berufen abgestimmt. Das BMF-Schreiben fasst die Anforderungen der Finanzverwaltung an eine IT-gestützte Buchführung praxisgerecht zusammen und sorgt für die für die Unternehmen wichtige Rechtsklarheit.

GoBD: Wer, Was, Wie?

GoBD gelten seit dem 01.01.2017 uneingeschränkt.

Jeder Gewerbetreibende ist dazu verpflichtet, alle Daten, die für die Besteuerung relevant sind (wie z.B. Angebote, Belege oder Rechnungen,…), für einen bestimmten Zeitraum aufzuheben. Unterschieden wird dabei in Fristen von 6 und 10 Jahren. Für die Ordnungsmäßigkeit ist allein der Steuerpflichtige verantwortlich. Dies heißt konkret, dass in jedem Fall der Geschäftsführer für die Einhaltung der GoBD verantwortlich ist. Nach Anforderung der GoBD müssen Sie Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Buchungen, Ordnung und Unveränderbarkeit der Daten garantieren. 

 

foxdox business dms ist hervorragend geeignet für kleinere Unternehmen aller Branchen, Selbständige, Freiberufler und wird von unseren Kunden u.a. für folgende Szenarien genutzt: Revisionssichere, gesetzeskonforme Ablage und Archivierung von Ausgangs- und Eingangsrechnungen.

 

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Unser foxdox Team berät Sie gerne.

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