Das Scannen von Papierdokumenten, egal ob sich um Rechnungen, Lieferscheine oder andere Belegpapiere handelt, ist ein notwendiger Schritt, um den Posteingang einheitlich im Unternehmen zu digitalisieren, zu erkennen und – ganz ohne Laufwege – sofort im Unternehmen zu verteilen oder in einem digitalen Archiv abzulegen. Nur aus digitalen Belegen lassen sich relevante Daten zuverlässig auslesen und so nachgelagerte Dokumenten- und Geschäftsprozesse automatisieren. Nutzen Sie eine leicht bedienbare Scan-Lösung, um schnell und einfach sämtliche Belege, die per Post, Fax oder E-Mail eintreffen, durchgängig zu verarbeiten.

Dokumente scannen und bearbeiten – so einfach geht´s!

Texterkennung mit Hilfe eines Dokumentenscans

Die browserbasierte Scan-Software der d.velop lässt sich dank eines sofort installierbaren Scan-Connectors mit jedem handelsüblichen Arbeitsplatz- oder Netzwerkscanner verbinden. Ist der Scanner betriebsbereit, kann der Scanvorgang über eine Schaltfläche direkt aus der Software heraus gestartet werden. Nach erfolgreichem Scan werden alle digitalisierten Seiten übersichtlich in der Oberfläche angezeigt.

Aber nicht nur Papierbelege, sondern auch bereits vorhandene digitale Dokumente können importiert und auf die gleiche Art und Weise be- und verarbeitet werden. Diese können mit den eingescannten Papierbelegen zusammengeführt werden. Nützliche Bearbeitungswerkzeuge unterstützen dabei.

Die digitalen Dokumente lassen sich nach der Bearbeitung als PDF exportieren und am gewünschten Speicherort ablegen. Auch die direkte Übertragung beziehungsweise das Hochladen in ein angebundenes Cloud-DMS-Archiv oder in einen Fachprozess (z.B. Postverteilung) ist jetzt zu jeder Zeit möglich.

  • Schnelle Verfügbarkeit und sofortige Nutzung
  • Optimale Integrierbarkeit in jede Systemlandschaft
  • Betrieb und Wartung der Software obliegt der d.velop AG
  • Kontinuierliche Weiterentwicklung der Lösung

Nützliche Werkzeuge für das optimale Scan-Ergebnis

Seiten drehen

Scan-Fehler sind kinderleicht zu korrigieren. Seiten lassen sich solange um 90° drehen, bis das gewünschte Format vorliegt. Diese Funktion ist auch für mehrere Seiten gleichzeitig auswählbar.

Seiten hinzufügen

Seiten sollen einem Dokument hinzugefügt werden? Importieren Sie einfach zu dem bestehenden Dokument weitere Seiten hinzu. Dabei ist es egal, ob Sie noch Papierbelege einscannen müssen oder bestehende Dateien auswählen.

Seiten löschen/ verschieben

Leere Seiten zwischen den gescannten Dokumenten? Dank der übersichtlichen Bearbeitungsoberfläche inklusive Seitenvorschau lassen sich diese auf den ersten Blick erkennen und umgehend löschen. Einzelne Seiten lassen sich verschieben.

Seiten trennen

Die Dokumententrennung erfolgt auf Basis von künstlicher Intelligenz (optionaler Service) oder mit Hilfe einer Barcodeerkennung. Natürlich können die Seiten auch weiterhin manuell vom Anwender getrennt werden.

Jetzt Scan-App auf Knopfdruck erleben

d.velop inbound scan ist eine selbständige Anwendung. Sie können diese auch ganz ohne ein Archiv-System verwenden. Die App verfügt über eine API, die es ermöglicht, die Lösung nahtlos in jedes beliebige System zu integrieren oder Dokumente in jedes beliebige System zu importieren. Auch können beliebige Systeme über die API angebunden werden.

Bei der Nutzung des Services ist das Einscannen von Dokumenten kostenlos. Sie bezahlen nur für die Dokumente, die Sie zur Weiterverarbeitung benötigen.

Erleben Sie die App d.velop inbound scan einen Monat kostenfrei und ganz unverbindlich.

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Dokumente in Sekundenschnelle trennen, klassifizieren und analysieren

Texterkennung mit Hilfe eines Dokumentenscans

Nicht nur kleinere Poststapel, sondern auch große Dokumentenmengen lassen sich schnell und sauber erfassen. Zeitgleich können mehrere Dokumente aus einem Dateisystem in die Oberfläche importiert werden, um den automatischen Trennvorgang der Dokumente zu starten. Dieser Vorgang kann optional durch einen Service unterstützt werden, der sich künstlicher Intelligenz bedient. So erkennt das System bereits nach wenigen Sekunden eigenständig, an welcher Stelle das eine Dokument aufhört und das Nächste beginnt.

Die gleiche Technologie wird auch für die Erkennung von unterschiedlichsten Dokumentarten eingesetzt. Handelt es sich um einen Lieferschein, eine Rechnung oder etwas anderes? Die Dokumentenart wird vollautomatisch und zuverlässig klassifiziert. Eine manuelle Korrektur durch den Anwender ist jederzeit möglich und wünschenswert, um das System zu trainieren und die Trefferquote weiter zu verbessern.

Im letzten Schritt wird das Dokument analysiert, um die wichtigsten Metadaten auszulesen und diese dem Dokument mitzugeben. So lassen sich alle Möglichkeiten eines umfassenden Dokumentenmanagement nutzen – zum Beispiel indem die digitalisierten Dokumente direkt in einen automatisierten Workflow übergeben werden oder revisionssicher in der passenden digitalen Akte abgelegt werden.

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6 zentrale Funktionen, die in keinem Dokumentenmanagement-System fehlen sollten

Erfahren Sie in 45 Minuten, welche Bereiche das Thema Dokumentenmanagement abdeckt, wie ein durchgängig digitaler Prozess vom Dokumenteneingang bis zur Archivierung aussieht und welche sechs Funktionen in keinem DMS-Programm fehlen sollten. Anhand eingängiger Kunden- und Branchenszenarien zeigt Ihnen unser DMS-Experte Marcel Brünen, wie Sie den Umgang mit Dokumenten und Informationen intelligent beschleunigen, vereinfachen und optimieren.

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OCR-Texterkennung: Technologie und Nutzen auf einen Blick

OCR steht für „Optical Character Recognition“. OCR Texterkennung findet nicht nur im Dokumentenmanagement-System Anwendung, sondern begegnet uns auch im Alltag. Die PLZ von Briefen werden damit automatisch ausgelesen. Ebenso die Nummernschilder auf Radarbildern von Verkehrssündern. Aber was genau tut diese Technologie der optischen Zeichenerkennung und was müssen Sie darüber wissen?…

Carolin Ostendarp
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Dokumentenablage automatisiert – Wie “Kollege KI” Ordnung im Akten-Dschungel schafft

Die rein manuelle Ablage von Dokumenten stellt sich dabei nur allzu häufig als Flaschenhals heraus – sie ist gleichermaßen mühsam, zeitraubend und repetitiv. Moderne Ansätze des Machine Learnings (oder weiter gefasst: Der künstlichen Intelligenz) versprechen Linderung. Mit ihrer Hilfe lassen sich viele Arbeitsschritte automatisieren beziehungsweise mit automatisch generierten Empfehlungen unterstützen. Auf diese Weise spart man Zeit, reduziert Kosten und vermeidet stoische, demotivierende Tätigkeiten….

Bernd Hentschel
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Revisionssicherheit – was bedeutet das und wie archiviere ich revisionssicher?

„Wer verspricht, mit einer DMS-Lösung Revisionssicherheit für das gesamte Unternehmen auf Knopfdruck zu bieten, der lügt.“ In der Regel bezieht sich der Begriff „Revisionssicherheit“ auf die revisionssichere Archivierung von aufbewahrungspflichtigen Informationen und Dokumenten. Hier kommen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) in’s Spiel…

Thomas Buddendick
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