Dokumentenmanagement als Herzstück der eGovernment-Strategie der Stadt Osnabrück

Im Rahmen ihrer eGovernment-Strategie setzt die Stadt Osnabrück seit Langem auf Dokumentenmanagement, eAkte und digitale Vorgangsbearbeitung mit d.velop documents. Inzwischen rangiert sie auf Platz 8 des Smart City Index 2020, dem jährlichen Digitalranking der deutschen Großstädte des Bitkom, bei der Unterkategorie „Verwaltung“ sogar auf Platz 2.

Für den Smart City Index erfassen, überprüfen und qualifizieren Fachleute der Bitkom Research in fünf Themenbereichen mehr als 11.000 Datenpunkte von Online-Bürger-Services über Sharing-Angebote für Mobilität und intelligente Ampelanlagen bis hin zur Breitbandverfügbarkeit. Die Ergebnisse sind für jede Stadt einzeln abrufbar.

eAkte und mobiles Arbeiten verhelfen zum Top-Ranking

Osnabrück hatte sich 2020 erst zum zweiten Mal beworben und im Vorjahr noch Platz 31 belegt. Die sprunghafte Verbesserung um 23 Plätze lässt sich auch darauf zurückführen, dass die Osnabrücker Verwaltung schon früh angefangen hat, sich mit der eAkte und mobilem Arbeiten zu beschäftigen. Im Themenfeld „Verwaltung“ lag Osnabrück sogar nur 1,9 Punkte hinter dem Erstplatzierten (bei einer Skala von 1 bis 100).

Vollständige ECM-Durchdringung der Verwaltung

Zu Beginn der ECM-Ära glaubte man noch, nur bestimmte Personengruppen bräuchten ein solches System. Eine Einschätzung, von der die Stadt schon bald abgerückt war und inzwischen auf vollständige Durchdringung der Verwaltung mit ECM-Technologie setzt. Grundstein dafür war ein eGovernment-Projekt im Jahr 2004 mit verschiedenen Maßnahmen, darunter einem Formularservice, der Einrichtung einer virtuellen Poststelle und einer digitalen Bauplattform.

„In der Rationalisierung zeit- und papierintensiver Arbeitsprozesse liegt eines der größten Potenziale zur Kostenreduktion in öffentlichen Verwaltungen“, war schon der damalige IT-Leiter Wilfried Hoebel überzeugt. Das ECM-System sollte der Wegbereiter für eine künftig komplett elektronische Vorgangsbearbeitung werden. Erforderliche Akten wären dann immer vollständig und sofort verfügbar, ein Mehrfachzugriff wäre möglich und der Zeitaufwand für das Einsortieren würde sich reduzieren.

Anbindung aller eingesetzten Fachverfahren

Bei der Ausschreibung in 2008 fiel die Entscheidung auf das Dokumentenmanagement-System d.velop documents (ehemals vermarktet unter d.3ecm). Seitdem wird die Lösung in allen Fachbereichen und Ämtern der Stadtverwaltung implementiert. In den Fachbereichen Städtebau, Finanzen und Controlling sowie Soziales und Gesundheit wurden die jeweils eingesetzten Fachanwendungen um ECM-Funktionen von d.velop documents ergänzt. Mittels der DMS-Integration von Fachverfahren sind die dazugehörigen Dokumente aus den elektronischen Akten direkt aus der Oberfläche der Fachapplikation aufrufbar.

Elektronisch eingereichte Bauanträge werden in Osnabrück mit der Lösung ITeBAU bearbeitet. Dazu stellt das Bauamt den Antragstellenden eine virtuelle Austauschplattform zur Verfügung. Dort wird für jedes Genehmigungsverfahren ein Projektraum eingerichtet, in den die Verfahrensbeteiligten ihre elektronischen Bauanträge und damit verbundene Dokumente einstellen und verwalten können. Diese Bauplattform ist in ProBAUG integriert.

Dienstanweisung: Führende Akte ist die eAkte

Der Finanzbereich setzt die Lösung „Automatisierte Rechnungsbearbeitung mit Freizeichnungsworkflow“ ein. Die Eingangsrechnungen werden dabei zeitnah nach dem Posteingang gescannt. Unmittelbar danach findet eine automatische Texterkennung mit anschließender automatischer Klassifizierung statt. Die hier eingesetzte Lösung extrahiert die relevanten Rechnungskopfdaten wie Rechnungssteller, Rechnungsdatum, Bankverbindung, Rechnungsnetto- sowie Rechnungsbruttobetrag, Mehrwertsteuersatz und -betrag und validiert sie gegen Daten aus dem in Osnabrück eingesetzten SAP-System. Nach dem Abgleich gelangen die Rechnungen in den elektronischen Freigabe-Workflow vom d.velop documents außerhalb des Finanzverfahrens. Direkt mit der Speicherung werden die zahlungsrelevanten Daten nach Abschluss des Freizeichnungsverfahrens an SAP zur Buchung übergeben.

Während die digitale Sachbearbeitung im Städtebau, bei Finanzen und Controlling sowie der Abteilung Soziales und Gesundheit implementiert wurde, richtete die IT-Abteilung bereits eAkten für verschiedenste Fachanwendungen ein: in der Melde- und Ausländerbehörde, im Führerscheinwesen, im Steuerwesen, in der KFZ-Zulassung und weiteren. Tobias Fänger: „Es gibt eine einfache Dienstanweisung: Die führende Akte ist in allen Abteilungen die eAkte. So sorgen wir für eine breitflächige Nutzung der Technologie.“

Komplett elektronische Schriftgutverwaltung

Neben den Fachanwendungen hat die Stadt auch ihre allgemeine Schriftgutverwaltung auf elektronisches Vorgehen umgestellt. Das Ziel dabei: so wenig Papier wie möglich zu verwenden. Deshalb wird die Eingangspost in den Abteilungen früh gescannt und per Workflow an die zuständigen Beschäftigten weitergeleitet. „Die Einführung eines DMS in einer Kommunalverwaltung ist ein komplexes Vorhaben“, sagt Wolfgang Griesert, Oberbürgermeister der Stadt Osnabrück, „doch die Mühe lohnt sich. Denn die digitale Sachbearbeitung ist ein wesentlicher Pfeiler, um auch in Zukunft die hohe Service-Qualität der städtischen Dienstleistungen zu sichern.“

Den Betrieb der ECM-Lösung hat die Stadt im Januar 2019 komplett ausgelagert. „Managed Services“ heißt dieser ganzheitliche Service eines abgestuften Betriebskonzeptes aus einer Hand der d.velop public sector (ehemals Codia Software GmbH). Sie verwaltet für die Stadt Osnabrück im stadteigenen Rechenzentrum Anbindungen an über 40 Fachverfahren auf 17 virtuellen Servern, über 1.900 Endanwender:innen und 17 Millionen Dokumente (monatlicher Zuwachs: 260.000). Um Hosting, Wartung, Software-Updates, Monitoring etc. muss sich Tobias Fänger seitdem nicht selbst kümmern. So kann er sich noch besser darauf konzentrieren, interne Prozesse weiter zu optimieren – der nächste Smart City Index wartet schon …