Ableton AG

Eingangsrechnungen und administrative Prozesse vereinfachen bei der Ableton AG

„Das Dokumentenmanagement von d.velop hilft uns extrem dabei, Eingangsrechnungen schneller zu bearbeiten. Das DMS findet formale Fehler und macht zudem eine rechnerische Prüfung, ob die Beträge und die Mehrwertsteuer stimmen. Die Eingangsverarbeitung der digitalen Rechnungen funktioniert nun viel schneller, und die Handhabung des Prozesses für die Buchhaltungsmitarbeiter ist wesentlich einfacher als vorher.“

Nicole Pollack, Betriebswirtin und Product Owner Internal IT Applications bei der Ableton

Die Ableton AG

In den 80er-Jahren nahmen elektronische Musikinstrumente so richtig Fahrt auf. Während die Pioniere noch auf einfachste Mittel vertrauen mussten, hat sich digitale Technik heute in so gut wie allen Genres und Musikfarben durchgesetzt. Musiker können sich der modernsten und vielseitigsten Instrumente und Hilfsmittel bedienen, die die Welt je gesehen hat. Hier kommt die Berliner Firma Ableton ins Spiel.

Ableton entwickelt Produkte für Musiker, um musikalische Ideen zu entwickeln und auf die Bühne zu bringen. Die Musik-Software „Live“ kombiniert klassische Studio-Technologien mit der Möglichkeit, auch ohne Zeitachse komponieren und improvisieren zu können. Das Hardware-Instrument „Push“ eignet sich zum Spielen und Komponieren in „Live“, und mit der Technologie „Link“ können Musiker mit mehreren Geräten über ein lokales Netzwerk zusammenspielen.

1999 wurde Ableton von Musikern auf der Suche nach neuen, kreativen Tools gegründet. Auch heute noch führen die Gründer das Unternehmen, das rund 350 Menschen an seinem Haupsitz in Berlin und in seinen Büros in Los Angeles und Tokio beschäftigt.

Excel-Listen und E-Mails zur Verwaltung von Rechnungen sind Vergangenheit

Seit seiner Gründung vor 20 Jahren achtet Ableton darauf, seinen Mitarbeitern gestalterische Freiheiten zu ermöglichen, so weit es geht. Normierte Arbeitsabläufe und Strukturen sind bewusst schlank gehalten, administrative und bürokratische Prozesse so kurz und einfach wie möglich gestaltet.

Bis Ende 2017 vertraute Ableton noch auf Excel-Listen und E-Mails, um Eingangsrechnungen zu verwalten. „Das war einfach in der Organisationsentwicklung begründet“, beschreibt Nicole Pollack, Betriebswirtin und Product Owner im Bereich Internal IT Applications bei Ableton. Doch in jedem Unternehmen kommt ein bestimmter Wachstumspunkt, an dem ein Dokumentenmanagementsystem und eine digitale Eingangsrechnungsverarbeitung attraktiv werden. So auch bei Ableton.

Obwohl Ableton bereits auf eingescannte Rechnungen und teil-digitale Prozesse setzte, dauerte die Bearbeitung noch wenigstens 15 Minuten. „Es war für unser Buchhaltungsteam teils ein hoher Aufwand, Freigaben zu bekommen“, so Pollack.

Und: „Die zuständigen Menschen standen nicht immer auf den Rechnungen drauf, also haben wir die Rechnungen per E-Mail an die wahrscheinlich zuständigen Kollegen geschickt. Dann kamen E-Mails zurück, und in Outlook stapelten sich mehr und mehr Ordner und Unterordner.“ Es entstand ein hoher Aufwand, die Bearbeitung der eingegangenen Rechnungen zu verwalten und deren Status immer wieder nachzufragen, je nachdem, ob Leute erreichbar waren oder der Zuständige schnell gefunden werden konnte.

Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung spart Zeit

Das sollte sich ändern. Kurz gesagt, das Software- und Hardware-Unternehmen wollte die eigenen Prozesse zukunftssicher machen und langfristig ein digitales Dokumentenmanagementsystem aufbauen. Als erster Schritt in diese Richtung sollen die Eingangsrechnungen digitalisiert werden. „Wir wollten die Bearbeitungszeit der Rechnungen senken und langfristig gesehen auch unser komplettes Dokumentenarchiv digital abbilden, ebenso wie das Vertragsmanagement“, so Nicole Pollack.

Ableton ging auf die Suche, die Mitarbeiter recherchierten im Internet. Unterhielten sich mit Anbietern. Studierten Angebote. Trafen sich zu Gesprächen, Vorführungen, Demonstrationen. Und entscheiden sich letztendlich für d.velop smart invoice, das auf dem Dokumentenmanagementsystem d.3ecm basiert. „Viele Unternehmen erkennen aktuell, dass sie durch Digitalisierung und Rationalisierung mehr als nur konkurrenzfähig bleiben können“, beschreibt Jannik Ehlers, zuständiger Projektberater bei der d.velop digital solutions AG.

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„Die Denkweise hat einfach gepasst“

„Wir haben uns Anfang 2017 für d.3ecm entschieden“, so Nicole Pollack, „weil die Software alles bot, was wir wollten. Und die Art der Zusammenarbeit war besser als alles, was wir von anderen Anbietern gewohnt waren. Die Geschäftsbeziehung zu d.velop ist persönlich geprägt. Wir fühlen uns immer ernst genommen, wir suchen gemeinsam nach einer Lösung. Weitab vom typischen Verkaufsgespräch. Das haben wir schon bei den ersten Demos gemerkt, die Denkweise hat einfach gepasst.“

Der erste Kontakt zur d.velop AG entstand im Juli 2016, das Projekt zur Einrichtung der digitalen Eingangsrechnung und damit der Einstieg in das digitale Dokumentenmanagement startete im Juli 2017. Das erste Go Live fand im Januar 2018 statt, das zweite im Juli 2018. Bei diesem zweiten Go Live stellte die d.velop digital solutions eine Anbindung zum Ticketsystem Jira her.

Diese Anbindung gehört für Ableton zu den entscheidenden Anforderungen. Denn der digitale Freigabeprozess läuft zu einem Großteil über Jira. Diese Software ist für Ableton ein wichtiger Bestandteil der digitalen Arbeitsweise. Über Jira realisiert Ableton nicht nur das interne Ticketing Tool, sondern auch den dezentralen Einkaufsprozess und damit den dezentralen Rechnungseingang. „Der dezentrale Einkaufsprozess ist eigentlich der wichtigste Grund, aus dem wir mit Jira arbeiten“, beschreibt Nicole Pollack, „und es war die entscheidende Herausforderung im Einrichtungsprozess von d.3ecm.“

Ableton ist auf Jira angewiesen, denn die Fachabteilungen bestellen selbst, statt ihre Bestellungen an ein Einkaufsteam zu leiten. Daher muss d.velop digital solutions die Schnittstelle zwischen d.3ecm und Jira herstellen. Pollack: „Wir wollten unsere administrativen Prozesse so weit es geht automatisieren und vereinfachen. Dabei sollte der Systemwechsel für die einzelnen Mitarbeiter so reibungslos wie möglich funktionieren.“

Mehr Zeit für Schulung und Eingewöhnung

„Üblicherweise rollt man das Dokumentenmanagementsystem d.3ecm im ganzen Unternehmen aus“, beschreibt Ehlers, „aber das war bei Ableton nicht so. Jira eignet sich allerdings nicht für eine Dokumentenlenkung.“ Schon beim ersten Kontakt zu Ableton ist Ehlers fasziniert von dem kreativen Unternehmen: „Ableton gibt es ja schon seit Ender der 90er-Jahre, und es ist stark gewachsen. Trotzdem leben die immer noch das Startup-Life.“

Das gesamte Dokumentenmanagementsystem, inklusive Anbindung an das Ticketsystem Jira, steht rund zwei Jahre nach der Kontaktaufnahme. Nach den ersten Gesprächen erarbeiten Ableton und d.velop digital solutions gemeinsam ein Konzept, um das d.3ecm in die bestehende Systemlandschaft zu integrieren. Das betrifft insbesondere die Anbindung an Jira und an das Buchhaltungssystem Navision. In einer zweiten Phase arbeiten Ableton, ein Partner für das System Jira und d.velop digital solutions an der Implementierung der Schnittstellen. Auch bei Rückschlägen funktioniert die Zusammenarbeit; gemeinsam suchen und finden die Unternehmen Lösungen in dem Projekt, das nach agilen Prinzipien geführt wurde. Pollack: „Wir hatten leider zu wenig Zeit für die Schulung und Eingewöhnung verwendet. Doch das haben wir mit d.velop in einem Project Retrospective offen besprochen, neben vieler anderer Themen.“ Die Beteiligten finden in diesem Rückblick heraus, was sehr gut lief und wo es im Ablauf Verbesserungsbedarf gibt, um diesen in zukünftigen Projekten zu berücksichtigen.

Kürzere Bearbeitungszeit durch d.velop smart invoice

d.velop smart invoice hilft uns extrem dabei, Eingangsrechnungen schneller zu bearbeiten“, beschreibt Nicole Pollack, „beim Scannen und Prüfen der Rechnung.“ d.velop smart invoice baut auf dem Dokumentenmanagementsystem d.3ecm auf. Es checkt automatisch, ob die eingehenden Rechnungen die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten. Zudem rechnet das System die notierten Summen, Positionen und Steuerangaben nach. Pollack: „Die Bearbeitungszeit ist nun deutlich kürzer als in der Zeit vor d.3ecm.“

In dem Zusammenhang stellt Ableton auch Details eigener Prozesse um – und trainiert zum Beispiel die Lieferanten. Ab sofort müssen die Namen der Zuständigen auf den Rechnungen stehen. Pollack: „Das war mal anders, vor d.3ecm hat das jedes unserer Teams anders geregelt.“ Und ab sofort gilt: „Wer bestellt, gibt frei“, so Pollack. Antwortet der Besteller nicht innerhalb von ein paar Tagen auf die Freigabe-Anforderung, wird automatisch der Vorgesetzte angeschrieben. Diese Logik läuft im Ticketsystem Jira.

“An d.velop hat uns vor allem die Offenheit, das Mitdenken und das Engagement der Mitarbeiter überzeugt. Mit der d.velop digital solutions können wir zusammen an einer Lösung arbeiten, und wir bekommen nichts von der Stange. d.velop hat uns mit Buchhaltungswissen und der Erfahrung aus vielen Implementierungen geholfen, Prozesse zu übertragen und zu optimieren.“

Nicole Pollack, Betriebswirtin und Product Owner Internal IT Applications bei der Ableton

Das Ergebnis der digitalen Eingangsrechnung

Das Fazit von Nicole Pollack: „Die Eingangsverarbeitung der digitalen Rechnungen funktioniert nun viel schneller, und die Handhabung des Prozesses für die Buchhaltungsmitarbeiter ist wesentlich einfacher als vorher. Sie behalten eine bessere Übersicht darüber, welche Rechnungen sich in welchem Prozessschritt befinden und wie lange die Rechnungen bereits bearbeitet werden. Ein weiterer Vorteil sind die automatischen Erinnerungen.“

So sieht der Ablauf für digitale Eingangsrechnungen bei Ableton aus:

  1. Scannen bzw. digitaler Import
  2. Sachlich-fachliche und rechnerische Prüfung mit d.velop smart invoice, das auf dem Dokumentenmanagementsystem d.3ecm basiert
  3. Vorkontierung in d.velop smart invoice: Zuordnung der einzelnen Positionen zu den entsprechenden Buchungskonten aus dem Buchhaltungssystem Microsoft Dynamics NAV
  4. d.velop smart invoice prüft, ob eine automatische Buchung infrage kommt und schickt diese Rechnungen mit einer entsprechenden Markierung direkt an einen Zuständigen in der Buchhaltung
  5. Rechnungen, die eine Freigabe brauchen, drehen vor der Übergabe an das Buchhaltungssystem eine Schleife über das Ticketsystem Jira, damit ein Mensch die Rechnung prüfen und eine Freigabe erteilen kann
  6. Wenn eine Freigabe erfolgt, geht die Rechnung an die Buchhaltung
  7. Erfolgt keine Freigabe, sendet Jira in konfigurierten zeitlichen Abständen eine Erinnerung

Während des Einrichtungsprozesses von d.3ecm entwickeln d.velop und Ableton gemeinsam viele Ideen, die den Prozess komplettieren und optimieren. Pollack: „Die Einrichtung der Workflows haben uns da sehr geholfen. Es ist unglaublich wichtig, dass man sich über seine Prozesse klar wird, denn die beste Software kann schlechte Prozesse nicht optimieren.“

Aublick Digitalisierung

Ableton will den Wirkungsbereich von d.3ecm in Zukunft ausdehnen. Von der digitalen Eingangsrechnung aus sollen weitere Bereiche in die Zuständigkeit des digitalen Dokumentenmanagements fallen. Dazu gehören unter anderem die Langzeit-Archivierung von Abletons Ausgangsrechnungen und E-Mails sowie das komplette Dokumentenarchiv und auch das Vertragsmanagement.

„So eine digitale Eingangsrechnung ist ein sehr gutes Einstiegsprojekt in die Digitalisierung“, sagt Jannik Ehlers, „denn das betrifft jede Firma.“ Nicole Pollacks Resümee: „An d.velop hat uns vor allem die Offenheit, das Mitdenken und das Engagement der Mitarbeiter überzeugt. Mit der d.velop digital solutions können wir zusammen an einer Lösung arbeiten, und wir bekommen nichts von der Stange. d.velop hat uns mit Buchhaltungswissen und der Erfahrung aus vielen Implementierungen geholfen, Prozesse zu übertragen und zu optimieren.“