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Eine neue digitale Akte muss her – die eAkten-Einführung bei der Bremer Kreditbank AG

Die moderne Arbeitswelt wird durch neue Anforderungen schneller und komplexer. Mitarbeiter müssen in kürzerer Zeit immer mehr leisten. Die Bankenbranche steht in dieser Hinsicht sogar vor einer noch größeren Herausforderung: Der stark regulierte Sektor steht jederzeit in Kontrast zu den sich wandelnden Spielregeln. Und das betrifft auch das Dokumentenmanagement.

Bremer Kreditbank AG

Erfolgreiche Zusammenarbeit mit mittelständischen Unternehmen seit 1863. Einst als Vorschussverein gegründet, ist die BKB Bank heute ein renommiertes Bankhaus mit hoher Expertise und breitem Erfahrungsschatz. Die Niederlassungen befinden sich in allen wirtschaftlich bedeutenden Regionen Deutschlands. Von hier aus findet eine fachkundige, persönliche Betreuung statt. Die Mitarbeiter der Bremer Kreditbank AG verstehen sich als Partner der Kunden und stehen diesen eng zur Seite.

Die moderne Arbeitswelt als Herausforderung

Vor den Herausforderungen der modernen Arbeitswelt stand auch die Bremer Kreditbank AG (BKB) im Jahr 2017. Die BKB war zum damaligen Zeitpunkt ein kleines Finanzinstitut, das mit über 2 Milliarden Bilanzsumme und 3 Milliarden Kreditvolumen verschiedenste Finanzdienstleistungen angeboten hat. Mit Hauptsitz in Bremen und weiteren Standorten in Frankfurt, Stuttgart, Hannover, Düsseldorf, Hamburg, Berlin und München betreute die BKB neben den Firmen- und Unternehmenskunden auch den Bereich der Spezialfinanzierungen mit besonderem Erfolg.

Das bisherige System erfüllte zwar die regulatorischen Anforderungen an ein Dokumentenmanagement, war aber weder benutzerfreundlich noch intuitiv in der Bedienerführung. Neben einer zwingend vorzuhaltenden papierbasierten Ablage wurden Dokumente voll elektronisch abgelegt und waren in jeder Niederlassung aufrufbar. Dennoch gab es einige Herausforderungen:

    1. Die jährliche Lizenz-/Wartung war extrem kostenintensiv.
    2. Das System diente primär als Archivsystem, wobei im sehr individuellen Firmenkundengeschäft zu jeder Zeit eine interaktive Zusammenarbeit an Dokumenten erforderlich war.

In einem Auswahlprozess wurden drei Softwareanbieter evaluiert. Nach der Lösungsvorstellung vor Ort in Bremen hat sich das Team der BKB hat für den d.velop Partner amexus entschieden, um das bestehende System durch eine neue Lösung zu ersetzen.

Die Bremer Kreditbank AG setzt auf SharePoint

Die BKB hatte vor Projektbeginn bereits ein neues Intranet auf SharePoint-Basis eingeführt. Da war der Gedanke naheliegend, die bereits vorhandenen Funktionalitäten zu nutzen und zu erweitern. Das Projektteam stand nun vor zwei Herausforderungen:

    1. Die Lösung muss die bestehenden Strukturen der Bremer Kreditbank AG im vorhandenen Dokumentenmanagement mit den Möglichkeiten von SharePoint verbinden.
    2. Ein effizienter Migrationspfad vom bisherigen Dokumentenmanagement mit minimalem händischen Aufwand muss Teil der neuen Lösung werden.

Mit ecspand bot sich die perfekte Lösung, die den SharePoint mit einer strukturierten Ablagestruktur in Form von Akten verbindet. Dabei nutzt ecspand die im SharePoint bereits vorhandenen Features und erweitert diese um zusätzliche Funktionen. In gemeinsamen Workshops von d.velop und der Bremerkreditbank AG wurde eine Excel-Datei erarbeitet, welche die gesamte Aktenstruktur im bisherigen Dokumentenmanagement inklusive der „kreativen Umsetzungen durch einzelne Benutzergruppen“ abbildete. Das über tausend Zeilen lange Dokument beinhaltete jede einzelne Dokumentenart mit genauer Beschreibung und der jeweils vorhandenen Verschlagwortung. Über mehrere Iterationen ist aus dieser Excel-Datei dann die fertige digitale Akte entstanden, die sich sowohl aus dem Browser heraus, als auch direkt aus allen bestehenden Office-Anwendungen öffnen lässt.

Die Vorteile der neuen eAkte für die BKB Bank

Mit der neuen eAkte wurde die Möglichkeit geschaffen, lebende Dokumente abzulegen, gemeinsam an diesen zu arbeiten und jedem Mitarbeiter auf einfachem Weg zu präsentieren. Dokumente können nun über einen Link direkt in der Akte aufgerufen werden. Mehrere Dokumente können gleichzeitig durchsucht werden und mit der neuen Strukturierung ist jeder mit wenigen Klicks an der richtigen Stelle. Zusammengefasst die Vorteile:

  1. Integration in Office-Anwendungen: Mit der Sidebar von ecspand können Dokumente aus Word, Excel oder PowerPoint, aber auch E-Mails leicht abgelegt werden.
  2. Kollaboration an lebenden Dokumenten: Dokumente können direkt im Browser bearbeitet werden. Über die SharePoint Kollaborationsfeatures sind Änderungen direkt für Kollegen sichtbar.
  3. Reduzierte Wartungskosten: Mit ecspand konnten die jährlichen Wartungskosten stark gesenkt werden.
  4. Flexiblere Strukturen: d.velop Dokumentenmanagement mit SharePoint integriert sich nahtlos in Ihre führenden Anwendungen.

Aus festen Strukturen werden Metadaten

Nach erfolgreicher Implementierung der eAkte bei der Bremer Kreditbank AG ging es direkt mit der nächsten Herausforderung weiter. Durch die geänderte Struktur wurde die Migration eine ebenso große Herausforderung, wie die eigentliche Einführung der eAkte. Aus diesem Grund wurde ein zweites Dokument entworfen. Dieses sieht für mehr als tausend Dokumentenarten die entsprechende neue Stelle in der eAkte vor. Darüber hinaus liefert das Dokument zusätzliche Regeln zur Definition von Metadaten, die automatisch an Hand der Ablagestruktur definiert wurden. Mit Hilfe der HAVI Solutions konnte auch diese Herausforderung gemeistert werden. Nach den definierten Regeln wurden die Dokumente extrahiert, angereichert und mit Metadaten in die eAkte importiert.

Ein Blick zurück und in die Zukunft der BKB Bank

Am Ende des Projekts steht nun ein System, welches den aktuellen Anforderungen an die moderne Arbeitswelt entspricht und eine große Akzeptanz genießt. Die Einführung von ecspand brachte nicht nur eine andere Technologie mit sich, sondern auch eine Veränderung der Arbeitsweise. Auch in Zukunft wird die neu entstandene Bankengruppe, die unter dem Namen Oldenburgische Landesbank agiert, auf SharePoint setzen. Das Team der amexus freut sich daher auf weitere spannende Projekte und neue Herausforderungen.

 

Webinar: Webbasiertes DMS mit Office 365 & SharePoint Online

Im Webinar erfahren Sie, wie sich die Vorteile von Office 365 und ecspand zu einem vollumfänglichen Dokumentenmanagement-System verbinden lassen und wie Sie so Ihre bestehende Office 365 Infrastruktur noch effizienter nutzen können.

Sascha Kleine-Boes stellt Ihnen live einen durchgängigen Geschäftsprozess von der Anfrage bis zur Auftragsabwicklung live vor. Am Beispiel einer konkreten Kundenanfrage erleben Sie das perfekte digitale Zusammenspiel der beteiligten Systeme Outlook, SharePoint, Teams, PowerApps sowie ERP Dynamics 365 Finance & Operations.

 

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