deutsche anlagen leasing logo

Referenzstory Deutsche Anlagen-Leasing

Die DAL Deutsche Anlagen-Leasing strukturiert Aufgaben und Prozesse mit der d.velop Vorgangssteuerung – dbs | case manager

Die Deutsche Anlagen-Leasing

Leasing liegt im Trend – nicht nur bei Pkw oder Nutzfahrzeugen, sondern auch im Bereich Immobilien. Ein gefragter Partner für assetbasierte Finanzierungslösungen nach Maß ist die Deutsche Anlagen-Leasing GmbH & Co. KG (DAL). Das Unternehmen ist Verbundpartner der Sparkassen-Finanzgruppe und bietet individuelle, assetbasierte Finanzierungslösungen in den Bereichen Immobilien, Energie, Transport und Logistik sowie IT und Medizintechnik. Mit einem begleiteten Transaktionsvolumen von über zwei Milliarden Euro pro Jahr gehört die DAL zu einem der führenden Spezialisten bei der Realisierung von großvolumigen Investitionsvorhaben.

Fast 400 Mitarbeiter beschäftigt die DAL an ihren Standorten in Mainz, Berlin, Hamburg, Düsseldorf, Stuttgart, München Lockstedt und Fernwald.

Um die internen Arbeitsabläufe weiter zu optimieren und um Reibungsverluste weitgehend zu minimieren, suchte die DAL nach einem Partner. „Wir haben überlegt, über welche Plattform wir unsere internen Vorgänge besser strukturieren können“, sagt Falk Leopold, Fachleiter System- und Workflowmanagement bei der DAL.

Ein Beispiel für die internen Vorgänge, die optimiert werden sollten: die deutliche Zunahme von E-Mails – immerhin hat sich das E-Mail-Aufkommen seit 2010 in Deutschland mehr als verdoppelt.

dbs | case manager

Produkt

Finanzwesen

Branche

400

Mitarbeitende

Gesucht: Vorgangsmanagement für semistrukturierte Workflows

Die schiere Zahl von Nachrichten ist dabei auch weniger das Problem als die richtige Zuordnung und Verteilung der Informationen. Falk Leopold: „Ist ein Vorgang in Bearbeitung? Oder ist er bereits erledigt? Wer kümmert sich gerade darum? Gerade im Projektgeschäft sind wir darauf angewiesen, hier jederzeit auf alle Informationen zugreifen zu können“ Das wollten wir alles in einem Programm haben“, so Leopold, „wir suchten ein Vorgangsmanagement für semistrukturierte Workflows.“ 

Als Partner für individuelle, assetbasierte Finanzierungslösungen ist die DAL vielen Regulierungen unterworfen und muss umfangreiche regulatorische Anforderungen erfüllen, mit Aufsichtsbehörden zusammenarbeiten, Zertifikate und Qualitätsrichtlinien einhalten. Das erhöht die Komplexität der Workflows. Auf der Suche nach einem Anbieter für eine passende Software stieß die DAL schnell auf die d.velop AG.

Wir haben überlegt, über welche Plattform wir unsere hausinternen Vorgänge weiter optimieren können. Durch das Case Management mit der d.velop AG haben wir eine effiziente Arbeitsweise, da der Informationsfluss für alle Mitarbeiter gleich ist. So vermeiden wir Rückfragen, verbessern den Workflow und haben mehr Zeit für unsere Kunden. Den Weg mit d.velop werden wir jetzt weiter gehen.

Falk Leopold,
Fachleiter System- und Workflowmanagement

Vorgangsmanagement mit dem d.velop dbs | case manager mit SAP-Anbindung

Detlef Hölzen ist Market Director Financial Services bei der d.velop AG. Er berät die DAL und erkannte schnell: „Die DAL ist schon seit langem ein vielseitiger und innovativer Geschäfts- und Finanzpartner der d.velop AG sowie auch Anwender des d.velop documents on prem Systems. Die Nutzung und die Implementierung der Vorgangsverwaltung dbs | case manager mit SAP-Anbindung ist nur ein logischer Schritt im Hinblick auf die Standardisierung und Digitalisierung von Prozessen.“

Ein großes Plus des dbs | case managers: Das System ist intuitiv bedienbar und erfordert keine große Einarbeitung – so können alle angebundenen Mitarbeiter ihre Vorgänge definieren und damit Abläufe bzw. Kontrollhandlungen und die Kommunikation mit Partnern abbilden. „Auch automatische Erinnerungen, Fristen oder Aufgabenvorlagen können hier das Leben leichter machen“, beschreibt Detlef Hölzen. Eine automatische Erinnerung hilft, wichtige Themen im Auge zu behalten und fristgerecht zu bearbeiten.“

Um den dbs | case manager perfekt an die Bedürfnisse und die Anforderungen der DAL anzupassen, arbeitete das Unternehmen mit der d.velop AG sehr intensiv zusammen. Anders als bei Workflows, die Aufgaben und Schritte fest definieren, kann die DAL mit dem dbs | case manager jederzeit individuell in die Vorgangsschritte eingreifen und die Abläufe weiter optimieren. Konkrete Vorteile des digitalen Workflow-Managements:

  • Aktivitäten und Schritte in einem Projekt oder Vorgang werden gebündelt
  • Transparenz und Überblick über den Status der Aufgaben, Vorgänge und Beteiligten – dadurch effizienteres Reporting
  • Gemeinsames Arbeiten an einem Projekt wird so gefördert
  • Interne und externe Kommunikation wird in die digitale Mappe des Vorgangs integriert
  • Fachanwender mit geringen IT-Kenntnissen können Prozesse gestalten
  • Workflows lassen sich agil adaptieren
  • dbs | case manager läuft in einem Web-Browser und integriert sich daher ideal in vorhandene Umgebungen
  • Automatische Erinnerungen, z.B. an ablaufende Fristen
  • Anbindungsmöglichkeiten an SAP
  • Schnellere Durchlaufzeiten
  • Leichteres Controlling
  • Bessere Fristenkontrolle
  • Schnelle Anpassbarkeit der Workflows, sollten sich gesetzliche oder regulatorische Rahmenbedingungen ändern

„Der große Vorteil liegt in der Übersichtlichkeit“

„Der große Vorteil vom dbs | case manager“, beschreibt Falk Leopold, „liegt in der Übersichtlichkeit. Wir wissen dadurch, welchen Status die einzelnen Arbeitsabläufe haben. Das hilft zusätzlich bei der Zuordnung neuer Aufgaben in den Teams.“

Im Fall der DAL ist das vor allem für interne Vorgänge interessant. Denn: Sowohl die Abteilung Transaktionsmanagement als auch die Vertragsabteilung und das Rechnungswesen arbeiten mit dem dbs | case manager.

Leopold: „Mit dem neuen System können wir interne Vorgänge so konfigurieren, dass diese nur dann starten, wenn alle entscheidenden Informationen vorliegen, damit zum Beispiel der Mitarbeiter im Rechnungswesen vollumfänglich arbeiten kann.“ So kann die DAL Rückfragen und dadurch entstehende Reibungsverluste auf ein Minimum reduzieren. Das hilft auch beim dezentralen Arbeiten. Leopold: „Durch das Case Management mit der d.velop AG haben wir eine verschlankte Arbeitsweise, da der Informationsfluss für alle Mitarbeiter gleichmäßig ist. So vermeiden wir Rückfragen, steigern die Effizienz und haben mehr Zeit für andere Themen.“

Mit dem neuen System können wir interne Vorgänge so konfigurieren, dass diese nur dann starten, wenn alle entscheidenden Informationen vorliegen, damit zum Beispiel der Mitarbeiter im Rechnungswesen vollumfänglich arbeiten kann.

Falk Leopold,
Fachleiter System- und Workflowmanagement

Prozesse und Kontrollfunktionen, die die DAL mit dem
dbs | case manager organisiert

  • Mietbeginn des Vertrags
  • Kontoeröffnung / Kontolöschung
  • Zinskonversion
  • Liquidationen von Objektgesellschaften
  • Dispositionssperre setzen oder aufheben
  • Wiederaufnahme der Geschäftstätigkeit
  • Vorgangsübersicht
  • Gruppierung nach Fälligkeiten
  • Verteilung nach Auslastung
  • Übersicht aller laufenden Vorgänge je Abteilung

Die digitale Workflowverwaltung mit dem dbs | case manager hat bei der DAL die Effizienz bei der Erledigung von Aufgaben und Vorgängen weiter verbessert.  Mitarbeiter bekommen bei neuen Aufträgen eine Mitteilung in ihr Aufgaben-Postfach, und sobald die abgearbeitet sind, ist das Fach frei für neue Aufgaben. Diese Vorgehensweise ist nicht nur schneller als das Kommunizieren und Organisieren per E-Mail-Postfach, sie ist auch weniger fehleranfällig und übersichtlicher.

Falk Leopold: „Ein zusätzlicher Vorteil ist, dass wir Prozesse digital modellieren und dabei gleichzeitig optimieren und verschlanken. Den Weg mit d.velop werden wir daher jetzt weiter gehen.“