Die ivv gestaltet Prozesse transparenter

Die Informationsverarbeitung für Versicherungen GmbH (ivv) arbeitet mit rund 370 Mitarbeitern als Dienstleister in der Anwendungsentwicklung, Betrieb und Service. Insgesamt betreut die ivv damit rund 8.500 Anwender. Das Umsatzvolumen der ivv liegt bei rund 85 Millionen Euro. Das Unternehmen betreut für seine Kunden etwa 8.000 Maildatenbanken, die auf mehreren Lotus-Domino Servern lagern. Vor allem Performance-Gründe, lange Backupzeiten sowie ein explodierendes Mailaufkommen waren wesentliche Gründe dafür, ein spezifisches E-Mail-Archivierungsprojekt zu  initiieren.

Drängende Probleme beim Backup

Die ivv hatte bereits während einer internen Dokumentenmanagement-Vorstudie Anfang 2003 die E-Mail-Archivierung als wichtigstes Handlungsfeld identifiziert.
Das Backup und Rückladen von E-Mails gestaltete sich zu der Zeit für die Administratoren sehr schwierig. Einzelne Datenbanken speicherten mehr als ein Gigabyte – mit steigender Tendenz: In der Vergangenheit hatte sich das Mailaufkommen pro Jahr bei dem Dienstleister verdoppelt. Vor der Einführung der Lösung d.3ecm lag das Datenvolumen bei circa einem Terabyte. Im Verlauf des Dokumentenmanagement-Projektes wurde auf Domino 6 umgestellt.

Projektziele der ivv

• Dauerhafte, verbundweite Dokumentenarchivierung der Notesdatenbanken
• Reduktion des Verbrauchs an Plattenkapazitäten
• Minimierung des zeitlichen Aufwands für das Backup um rund elf Stunden auf ca. 70 Prozent der bisherigen Dauer
• Vorsorge für den Katastrophenfall
• Konformität der Lösung zu allen rechtlichen und vertraglichen Vorgaben wie GDPdU, GoBS, AO und KonTraG

Warum gerade d.velop?

Bei der Auswahl einer geeigneten Lösung für das E-Mail-Management spielten neben der Bewertung von Architektur, Frontend, Handhabbarkeit, Backend und Technologie vor allem Kostenaspekte eine wesentliche Rolle. Als Lösungspartner für das Projekt hat die ivv schließlich d.velop beauftragt. Die E-Mail-Management-Lösung auf der Basis des integralen Systems d.3ecm sichert gleichzeitig die rechtssichere Verwaltung der elektronischen Korrespondenz. Sie macht die Prozesse transparenter und reduziert außerdem den Speicherbedarf des Notes-Systems bei dem Informatikdienstleister.

Projektplanung und Proof of Concept

Projektleiter Dr. Jörg Kasten erläutert die Vorgehensweise im Projekt, welches
mit zwei aufeinander aufbauenden Pilotierungsphasen im August 2004 mit der Umsetzungsphase startete: „Wir haben vor die eigentliche Einführung der Lösung einen ‚Proof of Concept’ geschaltet. Das E-Mail-Management von d.velop wurde intensiv auf seine Integrationsmöglichkeit in die IT-Landschaft getestet, was eine wesentliche Voraussetzung für das Projekt war. Dabei wurde das gesamte Vorhaben kritisch abgeklopft und dabei analysiert, inwieweit die angestrebten Ziele mit der favorisierten Lösung erreicht werden konnten.“ Für diesen Test war der Dienstleistungsaufwand für d.velop limitiert. Die Software und Hardware wurde vom Anbieter leihweise gestellt. Diese Strategie hat sich als sehr praktikabel für die ivv erwiesen. Zum einen konnten die externen Kosten genau kalkuliert werden. Zum anderen stellte sich während der Tests innerhalb des Proof of Concepts heraus, dass das ursprünglich geplante NAS (Network Attached Storage) sich nicht in die ivv Infrastruktur einfügen würde. Stattdessen wurde die Komponente Clariion von EMC als Cache gewählt.

Unsere ursprünglichen Probleme wurden gelöst: Der Mailserver ist entlastet und wir haben keine weiteren Festplatten benötigt. Das DMS-System auf der Basis von d.3ecm ließ sich im Projekt quasi nebenbei einrichten.

Dr. Jörg Kasten
Projektleiter
Informationsverarbeitung für Versicherungen GmbH (ivv)

Performance durch Archivierung der E-Mails gesteigert

Technischer Ansatz der E-Mail Management-Lösung von d.velop ist es, die E-Mails in den Maildatenbanken erheblich zu verschlanken. Die Software löst die Anhänge aus den Mails heraus und speichert sie extern auf einer Centera von EMC. Lediglich der Header sowie der Bodytext einer Mail bleiben erhalten. Auf dieses Weise sind Mails von beispielsweise 30 Megabyte jetzt nur noch wenige Kilobyte groß. Der Archivierungsprozess erfolgt täglich abends bis morgens und wird nur für einige Stunden unterbrochen durch die systemweiten Sicherungs- und Wartungszeiten in der Nacht. Damit konnte die Performance des gesamten E-Mail-Systems gesteigert und nachhaltig sichergestellt werden. Im Projektverlauf beeinflusste speziell das Telekommunikationsgesetz die Möglichkeiten der Mail-Archivierung.

Unter anderem ist es den Anwendern der Versicherungen erlaubt, das Mailsystem auch privat zu nutzen. Da private Mails jedoch nicht im firmeneigenen Archiv lagern sollten, wurde hierfür ein separater Ordner in den Lotus Notes-DBs eingerichtet, in den die Anwender ihre privaten Nachrichten schieben können. Eine Lücke allerdings kann aufgrund dieses Vorgehens nicht geschlossen werden:
Verschiebt ein User eine steuerrechtlich relevante E-Mail in den Ordner „Eigene
Mails“, kann diese nicht archiviert werden. Hier wird auf die Verantwortung der Anwender gesetzt.

Rückblickend hat die d.velop AG das E-Mail-Archivierungsprojekt der ivv zur Zufriedenheit des Informatikdienstleisters umgesetzt: Das automatisierte System funktioniert reibungslos. Die Anwender können die Daten bequem aufrufen, und das Anzeigen der Dateianhänge klappt heute schneller als vorher, als die Mails noch komplett in Notes gespeichert waren.