Die Stadtwerke Münster setzen auf d.3ecm von d.velop

Die Stadtwerke Münster setzen auf die elektronische Kundenakte und die Eingangspostverarbeitung mit d.3ecm.

 

“Das stimmige Gesamtpaket – Produkt, Preis-Leistung und Personen – von d.velop machten die Entscheidung für das d.3ecm-System einfach.”

Stephan Hiller, items GmbH

Die Stadtwerke Münster sind der regionale Energieversorger für die Stadt Münster und das Umland. Mit einer Gesamtzahl von 1100 Mitarbeitern stellen die Stadtwerke die Versorgung von Haushalten mit Strom, Gas und Wasser sicher. Bereits seit 1998 wurde bei den Stadtwerken Münster ein elektronisches Archivsystem eingesetzt. Als 2005 die Wartungsverträge für die Hardware und das Betriebssystem ausliefen und der Software-Support des Archivs durch den Hersteller gekündigt wurde, mussten die Verantwortlichen eine grundlegende Entscheidung treffen: Entweder die Umstellung des bisherigen Systems auf neue Hardware vorzunehmen oder ein völlig neues DMS- und Archiv-System zu implementieren, welches die Anforderungen aus dem Unbundling erfüllen kann.

Die Implementierung des d.3ecm-Systems bei den Stadtwerken Münster umfasste unter anderem eine elektronische Kundenakte sowie einen Workflow-Prozess für die digitale Bearbeitung der täglichen Einganspost. Die elektronische Kundenakte beinhaltet den Schriftverkehr mit dem einzelnen Kunden, alle Rechnungen und Mahnungen sowie andere kundenrelevante Dokumente. Der Eingangspost-Workflow managt die Verarbeitung der täglich per Briefpost eingehenden Dokumente. Diese werden zunächst gescannt und anhand von vordefinierten Regeln an den zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet. Integrierte Vertretungsregeln stellen sicher, dass die Dokumente auch bei Abwesenheit des Mitarbeiters, z.B. Urlaub, zeitnah bearbeitet werden. Auch die digitale Bauakte wurde in d.3ecm umgesetzt.

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