Die Stadtwerke Münster setzen auf d.3ecm von d.velop

Die Stadtwerke Münster nutzen die elektronische Kundenakte und die digitale Eingangspostverarbeitung um die Veränderungen im Umgang mit Unternehmensinformationen zu meistern

 

“Das stimmige Gesamtpaket – Produkt, Preis-Leistung und Personen – von d.velop machten die Entscheidung für das d.3ecm-System einfach.”

Stephan Hiller, items GmbH – IT-Einheit der Stadtwerke Münster

Die Stadtwerke Münster

Die Stadtwerke Münster sind der regionale Energieversorger für die Stadt Münster und das Umland. Mit einer Gesamtzahl von 1100 Mitarbeitern stellen die Stadtwerke die Versorgung von Haushalten mit Strom, Gas und Wasser sicher. Die IT-Einheit der Stadtwerke Münster wurde 1999 in die items GmbH ausgegliedert. Diese bietet mit 145 kompetenten Mitarbeitern sowohl den Stadtwerken als auch anderen Kunden einen IT-Full Service vom IT Projekt-Management bis zum Help-Desk an.

„Die Mitarbeiter der d.velop sorgten dafür, dass das gesamte Projekt sehr gut und schnell durchgeführt werden konnte.“

Stephan Hiller, items GmbH – IT-Einheit der Stadtwerke Münster

Die Herausforderung

Ausgelöst durch eine EU-Verordnung, welche die Liberalisierung des Strom- und Gassektors zum Ziel hat, galt es für die Stadtwerke Münster, sich auf Veränderungen im Umgang mit Unternehmensinformationen vorzubereiten. Trotz der Unsicherheit, welche genauen rechtlichen Anforderungen auf das Unternehmen zukommen würden, war eine Auflage schon klar: Der eigene Vertrieb muss durch den Netzbetrieb genauso behandelt werden wie andere Lieferanten auch, dies umfasst auch die Bereitstellung von Informationen zum Netz. Dieses so genannte Unbundling gab den Anstoß, die Verwaltung sämtlicher Unternehmensinformationen durchgehend neu zu organisieren

Die Entscheidung für ein Dokumentenmanagement

Bereits seit 1998 wurde bei den Stadtwerken Münster ein elektronisches Archivsystem eingesetzt. Als nun 2005 die Wartungsverträge für die Hardware und das Betriebssystem ausliefen und der Software-Support des Archivs durch den Hersteller gekündigt wurde, mussten die Verantwortlichen eine grundlegende Entscheidung treffen: Entweder die Umstellung des bisherigen Systems auf neue Hardware vorzunehmen oder ein völlig neues DMS- und Archiv-System zu implementieren, welches die Anforderungen aus dem Unbundling erfüllen kann. Man entschied sich ein neues System einzuführen.

Im Rahmen eines ausführlichen Systemvergleiches ging das Dokumentenmanagement- und Archiv-System d.3ecm der d.velop AG als eindeutiger Sieger hervor. Nicht nur die umfangreichen und innovativen Funktionalitäten sowie die einfache Administrierbarkeit, sondern auch die Verwendung von Standardformaten machten eine Entscheidung für die d.velop-Lösung sehr leicht. Eine direkte Betreuung und hervorragender Informationsfluss durch die räumliche Nähe, waren weitere wesentliche Kriterien. „Das stimmige Gesamtpaket – Produkt, Preis-Leistung und Personen – der d.velop AG machten die Entscheidung für das d.3ecm einfach“, erläutert Stephan Hiller, Projektleiter bei der items GmbH, die Auswahl.

Einführung des Dokumentenmanagements

Ein wesentliches Ziel bei der Implementierung des Dokumentenmanagement (DMS) von d.velop war, sinnvolle Szenarien aus dem Altsystem eins zu eins abzubilden und mit den Möglichkeiten des DMS zu erweitern. Die Einhaltung eines strikten Zeitplanes in diesem Projekt war unabdingbar, da ein reibungsloser Übergang vom bisherigen zum neuen System gewährleistet sein musste. Dies stellte eine besondere Herausforderung dar, da die Wartungsverträge mit dem Hersteller bereits gekündigt waren und somit ein enger Zeitrahmen vorgegeben war.

Das Projekt begann im Januar 2005 und sollte im selben Geschäftsjahr abgeschlossen sein, so dass das System bei allen Nutzern läuft und der komplette Produktivbetrieb zu Beginn des Jahres 2006 sichergestellt werden konnte. Durch den bereits vorhandenen Datenstamm war eine Migration der Altdaten zum
neuen d.3ecm notwendig. Um einen reibungslosen Übergang vom Altsystem zum DMS zu ermöglichen, wurden die einzelnen Abteilungen schrittweise umgestellt. Darüber hinaus wurde der reibungslose Wechsel durch ein spezielles Programm, das Daten aus dem Altsystem spezifisch für d.3ecm aufbereitete, sichergestellt.

Die Umsetzung von digitalen Akte bei den Stadtwerken Münster

Die Implementierung des DMS bei den Stadtwerken Münster umfasste unter anderem eine elektronische Kundenakte sowie einen Workflow-Prozess für die digitale Bearbeitung der täglichen Eingangspost. Die elektronische Kundenakte beinhaltet den Schriftverkehr mit dem einzelnen Kunden, alle Rechnungen und Mahnungen sowie andere kundenrelevante Dokumente. Der digitale Posteingang managt die Verarbeitung der täglich per Briefpost eingehenden Dokumente. Diese werden zunächst gescannt und anhand von vordefinierten Regeln an den zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet. Integrierte Vertretungsregeln stellen sicher, dass die Dokumente auch bei Abwesenheit des Mitarbeiters, z. B. Urlaub, zeitnah bearbeitet werden.

Auch die digitale Bauakte wurde im DMS umgesetzt. Die elektronische Bauakte, bisher eine klassische Papierakte, umfasst nun elektronisch alle Dokumente zu Tiefbauarbeiten, Wasserleitungen und Gasleitungen sowie Prüfprotokolle und digitale Karten. Auf diese Weise kann schnell und einfach auf wichtige Informationen zugegriffen werden. Desweiteren ist auch die Hausanschlussakte, eine Akte zu einer bestimmten Immobilie unabhängig von deren Besitzer – heute eine digitale Akte. Darüber hinaus war es ein wesentliches Anliegen, im Dokumentenmanagement Unbundling-Aspekte bereits jetzt zu realisieren. Um den Zugriff auf  Informationen zu Netzdurchleitungen und ähnlichem sowohl für eigene Vertriebsmitarbeiter als auch für Drittanbieter gleich einfach oder schwierig zu gestalten, dürfen entsprechende Dokumente nur für Mitarbeiter der Netzgesellschaft sichtbar sein. Dies lässt sich anhand der Rechtevergabe in d.3ecm sehr einfach umsetzen.

Das Fazit und die weitere Zusammenarbeit

Anfänglich war man sowohl bei der items als auch bei den Stadtwerken Münster skeptisch. Dank der sehr guten Zusammenarbeit mit der d.velop AG konnten jegliche Zweifel jedoch sehr schnell ausgeräumt werden. Zwar erwies sich insbesondere die Migration der Daten im Nachhinein schwieriger und komplexer als ursprünglich angenommen, aber auch diese Hürde wurde vorbildlich gemeistert. Die Mitarbeiter der d.velop sorgten dafür, dass das gesamte Projekt sehr gut und schnell durchgeführt werden konnte. Einer der nächsten Schritte bei den Stadtwerken Münster ist die Archivierung ein- und ausgehender E-Mails aus MS Outlook/Exchange. Sobald auch Sekretariatsakten und die Archivierung von Bankbelegen in das d.3ecm eingebunden sind, ist das DMS in nahezu allen Bereichen des Unternehmens im Einsatz.

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