Es war ein Haufen Papier, der irgendwo schlummerte. Schwierig zu durchsuchen. Schwierig, darin etwas zu finden.

Achim Hable, Leiter Gehaltsabrechnung und Personalcontrolling der Johannes-Diakonie Mosbach

Personalakten historisch bedingt unterschiedlich strukturiert

„Die Papierakte war beim Personalreferenten in Mosbach oder Schwarzach abgelegt“, beschreibt Achim Hable, Leiter Gehaltsabrechnung und Personalcontrolling der Johannes-Diakonie, eines der Kernprobleme. „Wenn mein Chef eine Personalakte haben wollte, musste ein Bote sie über mehrere Kilometer bringen.“

Hinzu kam: „Es gab, historisch bedingt, mehrere Personalakten-Strukturen. Manche waren chronologisch geordnet, einige hatten ein Register nach Version A, andere nach Version B.“ Für die Nutzer der Personalakte sei es schwierig gewesen, damit zu arbeiten, erklärt Achim Hable.

Wunsch nach digitaler Personalakte

„Die Notwendigkeit, eine digitale Personalakte einzuführen, kreiste schon länger durchs Haus“, erinnert sich Achim Hable. Irgendwann äußerte er diesen Wunsch konkret: „Für mich war das der logische nächste Schritt nach der Einführung von SAP.“ Damit stieß Achim Hable ein großes Digitalisierungsprojekt bei der Johannes-Diakonie an.

Denn neben der digitalen Personalakte kam der Gedanke auf, die deutlich komplexere Klientenakte gleich mit einzuführen. Nun brauchte es einen geeigneten Dienstleister für das Gesamtpaket. Die Johannes-Diakonie holte mehrere Angebote ein und lud Anbieter zum Gespräch ins Haus. „Der Gewinner war d.velop“, fasst Achim Hable zusammen.

Schulungen für die elektronische Personalakte

Damit die neue Personalakte schnell genutzt werden konnte, fanden mehrere Schulungen statt. Ein internes Projektteam aus sieben Personen fungierte bei der Johannes-Diakonie als Multiplikatoren – trainiert von d.velop. „Parallel haben wir ein kleines eigenes Handbuch erstellt mit den Kernfunktionen“, erklärt Achim Hable, der auch selbst Online-Schulungen durchgeführt hat. Nach einer viermonatigen Einarbeitungsphase gab es erneute Workshops. Der Fokus: Was gilt es an der Personalakte noch zu ändern?

Äußerst positive Zusammenarbeit mit d.velop

Das Arbeitsklima zwischen der Johannes-Diakonie und d.velop hat Achim Hable äußerst positiv in Erinnerung: „Die Zusammenarbeit war zielorientiert und vertrauensvoll, so wie man es erwartet. Und wir wurden richtig gut beraten.“ Schon nach drei Monaten stand die Personalakte.

Und die größte Herausforderung? „Knifflig war es nur bei der Berechtigungsstruktur“, erinnert er sich. „Welcher Personalmitarbeiter darf welche Mitarbeiter sehen? Am Ende haben wir einen richtig guten Weg gefunden. Für den Vertretungsfall haben wir jetzt eine Team-Struktur, in der mehrere Mitarbeiter:innen eine bestimmte Gruppe betreuen.“

Mitarbeiter-App mit Chat und vielen Informationen

Die Mitarbeiter-App musste also neben der Zustellung der digitalen Gehaltsabrechnung einige zentrale weitere Funktionen erfüllen: Als Kommunikationsplattform sollte sie einen DSGVO-konformen Chat beinhalten, um mit den Mitarbeiter:innen in Kontakt treten zu können. Und sie sollte die Belegschaft über Neuigkeiten aus der Johannes-Diakonie informieren.

Eine Projektgruppe konkretisierte die gewünschten Funktionalitäten. Mit „d.velop care connect“ hatte d.velop das passende Produkt parat, um die Mitarbeiter-App Wirklichkeit werden zu lassen. Es war nur noch eine Anpassung an die Anforderungen notwendig. Rund ein halbes Jahr dauerte die Realisierung, bis die „JoDi mobil“-App für die Mitarbeiter:innen der Johannes-Diakonie zum Download bereitstand.

Die digitale Zustellung der Gehaltsabrechnung ist nur eine der Funktionen. Die App bietet Nachrichten und Termine aus dem Unternehmen, eine Standortübersicht, das interne Telefonbuch, Verweise zum internen Stellenportal sowie zur Onlineschulungs-Plattform der Johannes-Diakonie und einiges mehr.

Reaktionen auf Personalakte und Mitarbeiter-App positiv

Und wie waren die Reaktionen aus der Belegschaft? „Auf die Personalakte relativ wenig, weil die Mitarbeiter:innen davon nichts mitbekommen“, erklärt Achim Hable. Die Vorgesetzten hingegen seien sehr begeistert gewesen. „Wenn sie für ein Jubiläum eine Personalakte benötigen, bekommen sie für drei Tage eine Zugriffsberechtigung und können die Akte durchsehen“, beschreibt er ein Beispiel für den praktischen Nutzen. Auch die Reaktionen auf die Mitarbeiter-App seien fast durch die Bank positiv. „Über 60 Prozent nutzen bereits den digitalen Entgeltbeleg“, führt Achim Hable aus.

Stammdaten aus SAP automatisch in die elektronische Personalakte

Die Vorteile sind aber noch viel weitreichender: Die Daten aus SAP fließen automatisch in die Personalakte, man muss die Akte also nicht mehr manuell anlegen. „Bei uns ist SAP das führende System. Wenn Mitarbeiter:innen dort Stammdaten erfassen, fließen diese eine Stunde später über den Stammdatenimport automatisch in die Personalakte. Die ist dann als Gerüst da, das ich befüllen kann“, beschreibt Achim Hable und ergänzt: „Ich erlebe es als sehr positiv, dass diese Schnittstelle funktioniert.“

Der Personalchef und die Personalreferentin haben sofort Zugriff auf die Personalakte. Sie können nach bestimmten Funktionsgruppen filtern und schauen, wie der Vertragsstand ist. Das sind schon enorme Fortschritte.

Achim Hable, Leiter Gehaltsabrechnung und Personalcontrolling der Johannes-Diakonie Mosbach

Ausblick: Anbindung von Vivendi ans DMS

Im nächsten Schritt möchte die Johannes-Diakonie die Fachsoftware Connext Vivendi an das Dokumentenmanagement-System d.velop documents anbinden. „Das ist ein ganz dickes Brett, das die Johannes-Diakonie bohrt“, schwärmt Achim Hable. Warum das Projekt so besonders ist, verrät Albrecht von Oer: „Es geht um den fließenden Übergang zwischen Fachsoftware und DMS.“

Schnittstelle zwischen Connext Vivendi und DMS d.velop documents

„Vivendi“, so Albrecht von Oer weiter, „ist eine Software, die vorwiegend im Sozialwesen eingesetzt wird.“ Die Johannes-Diakonie möchte mit Connext Vivendi die Bewohnerverwaltung abbilden, die Abrechnung gegenüber den Kostenträgern vornehmen, die Personaleinsatzplanung organisieren und die Zeiterfassung realisieren. „Für Vivendi haben wir bereits eine Schnittstelle zu d.velop documents als DMS“, nennt Albrecht von Oer einen großen Vorteil. „Dasselbe gilt für SAP“, führt er aus. „In SAP kann ich mir durch einen Klick auf ein Fenster d.velop documents ausklappen lassen und direkt in der Oberfläche von SAP meine Tätigkeiten verrichten. Und das geschieht eben per Schnittstelle. Und da wir sehr gute Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit den Herstellern der genannten Drittsysteme gemacht haben, gerade im Fall Vivendi, sind die Schnittstellen eben unsere Schätzchen.

Keine Medienbrüche zwischen Vivendi und DMS d.velop documents

„Unser DMS klemmt sich unter all die Fachapplikationen, die unsere Kunden bereits im Einsatz haben“, erklärt Albrecht von Oer weiter. „Wenn ein Fachmitarbeiter nichts lieber macht, als sich im Vivendi-Umfeld zu bewegen, dann muss er nicht erst in d.velop documents springen, sondern kann sich nahezu ausschließlich in der Vivendi-Oberfläche bewegen. Es gibt keine Medienbrüche mehr.“ Wer ein Dokument in Vivendi ablegt, archiviert es automatisch in d.velop documents.

„Am 1. Juli 2022 soll die Personaleinsatzplanung mit Vivendi scharfgeschaltet werden“, blickt Achim Hable voraus. Dann soll es auch einen Absprung von der Mitarbeiter-App hin zur Personaleinsatzplanung geben, etwa für die Urlaubsplanung. „Die Zusammenarbeit mit d.velop wird also weitergehen“, sagt Achim Hable. „Es ist eine Win-Win-Situation, mit der wir für die Zukunft gut aufgestellt sind.“