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Ein neuer Umgang mit sensiblen Dokumenten Mattig-Suter und Partner

“Das Produkt machte einen sehr guten Eindruck. Die Demo vor Ort bestätigte uns, dass die Software unsere Wünsche abdecken kann, mit ihren Modulen aber auch flexibel und ausbaufähig ist, um künftig weitere Prozesse abzudecken. Zudem dachte adeon sich sofort in unsere Prozesse ein und lieferte gute Ideen, wie d.3ecm sich anpassen ließe, um unsere Anforderungen umzusetzen. Dieses Mitdenken überzeugte uns.”

Simon von Holzen, ICT System Engineer bei Mattig-Suter und Partner

Verfügbarkeit von Informationen

Es ist fast schon ein Naturgesetz – jedes Unternehmen mit mehreren Firmensitzen oder Filialen kennt es: Braucht man eine Akte an einem Standort, befindet sie sich garantiert gerade an einem anderen. Die Treuhand- und Revisionsgesellschaft Mattig-Suter und Partner (MSuP) mit Hauptsitz in Schwyz wollte sich nicht länger mit diesem Phänomen abfinden. Gefunden hat sie stattdessen die Firma adeon ag und ihr Dokumentenmanagement d.3ecm.

Mattig-Suter und Partner

Der Hauptsitz in Schwyz, Filialen in Pfäffikon SZ, Zug, Zürich, Brig und Altdorf – dazu Büros in Bulgarien und Rumänien: MSuP betreut mit rund 100 Mitarbeitenden Firmen- und Privatkunden in der Schweiz und im Ausland. Oft wird ein Mandat standortübergreifend von mehreren Mitarbeitenden bearbeitet. In solchen Fällen wird der Zugriff auf Kundenakten schnell einmal kompliziert, trotz internem Postdienst. Die Verfügbarkeit der Informationen war einer der Hauptgründe, weshalb MSuP sich nach einer besseren Lösung umzuschauen begann.

Standort übergreifendes Arbeiten

Claudia Mattig, die Geschäftsführerin und Mitinhaberin des Unternehmens in dritter Generation, erklärt: “Wir haben Experten an verschiedenen Standorten, die auf die Daten unserer Kunden zugreifen müssen. Zum Beispiel, weil die eingeschränkte Revision in Schwyz erfolgt, die Buchführung aber in Pfäffikon SZ. Um unsere Kunden lückenlos betreuen zu können, führten wir ein Dossier pro Kunde – bestehend aus bis zu mehreren Bundesordnern. Es ließ sich kaum vermeiden, dass Akten oft nicht dort waren, wo sie gerade gebraucht wurden. Nun wollten wir die Betreuung unserer Kunden effizienter gestalten und nicht immer Dokumente hin und her schicken.”

120.000 Dokumente digital verfügbar machen

MSuP ist vieles. Zum einen ist die Firma ein klassisches Treuhandunternehmen mit Leistungen im Finanz- und Rechnungswesen, etwa für die Buchhaltung und die Steuern. Sie ist aber auch ein staatlich geprüftes Revisionsunternehmen, das börsenkotierte Firmen prüft. Schließlich führt Mattig-Suter und Partner auch Unternehmensbewertungen durch, errichtet Finanzpläne, begleitet Nachfolgeregelungen und Umstrukturierungen. Darüber hinaus darf die Firma mit ihren eigenen Rechtsanwälten im Kanton Schwyz Beurkundungen – vom Vertragsrecht bis zum Familienrecht – vornehmen. Stets gilt es, gesetzliche Aufbewahrungspflichten, Vertraulichkeitsregelungen,  Datenschutzgesetze und Geheimhaltungsvereinbarungen zu berücksichtigen, was den Umgang mit Dokumenten besonders sensibel gestaltet.

“Nach einer ersten Prüfung von fünf Anbietern kristallisierten sich bald zwei heraus, die unsere Kriterien am ehesten erfüllten.”

Simon von Holzen | ICT System Engineer bei MSuP

Live-Demonstration von d.3ecm bei Referenzkunden

Im Dezember 2015 definierte MSuP, was ein neues Dokumentenmanagement zukünftig leisten müsse. Unter anderem sollten rund 120.000 bislang nur physisch vorhandene Dokumente digital erfasst und den Mitarbeitenden unkompliziert zugänglich gemacht werden. Die Firma begann, sich im Markt nach Anbietern umzusehen. «Nach einer ersten Prüfung von fünf Anbietern kristallisierten sich bald zwei heraus, die unsere Kriterien am ehesten erfüllten», sagt Simon von Holzen, ICT System Engineer bei MSuP. In der engeren Wahl dabei: die adeon ag mit ihrem Produkt
d.3ecm von d.velop.

Simon von Holzen erhielt die Zusage, beide IT-Systeme, die in die engere Evaluation gefallen waren, live bei Referenzkunden anschauen zu dürfen. «So konnten wir uns ein Bild davon machen, wie sich die Software effektiv im Alltag bewährt.» Schon im Mai 2016 schloss Mattig-Suter und Partner die Evaluierung ab. Der Entscheid war auf die adeon ag und d.3ecm gefallen. Ein maßgebendes Kriterium war, dass d.3ecm kein Nischenprodukt ist, sondern von einem deutschen Unternehmen mit rund 600 Mitarbeitenden hergestellt wird. Das erhöhte für Mattig-Suter und Partner die Gewähr, dass die Software kontinuierlich weiterentwickelt wird. Simon von Holzen: «Das Produkt machte einen sehr guten Eindruck. Die Demo vor Ort bestätigte uns, dass die Software unsere Wünsche abdecken kann, mit ihren Modulen aber auch flexibel und ausbaufähig ist, um künftig weitere Prozesse abzudecken. Zudem dachte adeon sich sofort in unsere Prozesse ein und lieferte gute Ideen, wie d.3ecm sich anpassen ließe, um unsere Anforderungen umzusetzen. Dieses Mitdenken überzeugte uns.» Natürlich spielte auch der Kostenfaktor eine Rolle, wie Claudia Mattig sagt: «Wir sind Buchhalter – Zahlen sind uns wichtig. Wir stellten fest, dass d.3ecm mit dem Partner adeon auch auf der Kostenseite im Konkurrenzvergleich gut abschnitt.»

Dokumente findet man bei Mattig-Suter und Partner jetzt auf Knopfdruck

Im Juli 2016 begann adeon mit der Umsetzung – eng begleitet von einem internen Projektteam, das MSuP gebildet hatte. Am 1. Januar 2017 sollte der Schnitt vollzogen werden: Von diesem Tag an würden alle Kundendokumente nur noch digital erfasst werden. Pünktlich am Stichtag wurde der Schalter umgelegt. Und – es funktionierte. Wofür dient das Dokumentenmanagemen nun bei MSuP?

Als Erstes wurden rückwirkend die Dauerakten digitalisiert – Verträge mit mehrjähriger Wirkung wie Urkunden oder Versicherungspolicen. Alleine dadurch kamen die erwähnten 120.000 Dokumente zusammen, die gescannt, Kunden zugeordnet und in d.3ecm zentral abgelegt wurden. Das Resultat: Heute kann jeder Mitarbeitende mit entsprechender Berechtigung von jedem Standort aus gewünschte Dokumente suchen, sich auf Knopfdruck zeigen lassen und bearbeiten.

Die Umstellung auf d.3ecm bedeutet weiter, dass seit dem 1. Januar 2017 jedes Dokument, das per Post einen Firmensitz von Mattig-Suter und Partner erreicht, umgehend von einer Mitarbeiterin der dezentralen Administration digitalisiert und sowohl einem Mandanten als auch einem Mitarbeiter zugeordnet wird. Dieser wird in d.3ecm über den Eingang informiert und entscheidet über den weiteren Umgang mit dem Dokument. Das physische Dokument wird nicht mehr benötigt und, sofern rechtlich zulässig, vernichtet. d.3ecm stellt sicher, dass der ursprüngliche Scan sich nicht mehr verändern lässt und verfügbar bleibt.

Gesetzliche Pflichten im Umgang mit sensiblen Daten erfüllt

Als Treuhandunternehmen, das spezifische Gesetze erfüllen muss und mit sensiblen Dokumenten umgeht, legt MSuP Wert darauf, dass kein Dokument das eigene Unternehmen je verlässt. Alle Dokumente werden in firmeneigenen Servern gespeichert und nicht in eine externe Cloud ausgelagert. Die Mitarbeitenden greifen über sichere Verbindungen auf Dokumente zu, ohne sie auf ihre eigenen Geräte zu laden. Das CRM-System von MSuP ist Vertec. Zwischen d.3ecm und Vertec wurde eine Schnittstelle für den Datenaustausch implementiert. Dokumente lassen sich auf verschiedene Arten aufrufen und bearbeiten; abgelegt bleiben sie im
Hintergrund in d.3ecm. Auf diese Weise entstehen weder Duplikate noch mehrere Versionen gleichzeitig. Vielmehr greifen die Mitarbeitenden immer auf die aktuelle Version der Dokumente zu. Alle neu gescannten Dokumente lassen sich im Volltext durchsuchen. Auch E-Mails und alle anderen elektronischen Dokumente und Dateien lassen sich in d.3ecm ablegen und Mandanten zuordnen.

Hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitenden von Mattig-Suter und Partner

Claudia Mattig ist glücklich über die neue Lösung: «Jetzt kann ich mich irgendwo an einem Sitz aufhalten und brauche nicht im Voraus daran zu denken, diesen oder jenen Ordner mitzunehmen. Vielmehr habe ich jedes Dokument, das ich für meine Arbeit brauche, in Sekundenschnelle auf dem Bildschirm.»

Bereits jetzt haben diverse Kunden die neue Effizienz bemerkt. «Immer öfter stellen wir fest, dass sich Kunden auf der Suche nach einem bestimmten Dokument einfach bei Mattig-Suter und Partner melden. Sie wissen, dass wir es ihnen auf Knopfdruck liefern können.» Zu Beginn der Einführung von d.3ecm fiel es vereinzelt einigen Mitarbeitern noch schwer, sich von der gewohnten Arbeitsweise mit dem Einschließen von Ordnern in Schränken zu trennen; sie mussten sich erst an das neue  Dokumentenmanagement gewöhnen. Doch mittlerweile schätzen alle die spürbare Steigerung der Effizienz. Die gute Kommunikation half, rasch eine hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitenden zu erreichen, sagt Claudia Mattig: «Wir informierten laufend alle Mitarbeitenden transparent über das Projekt und den Fortschritt und schulten sie umfassend.»

Der Ausbau ist bereits geplant

Die Fragen des Datenschutzes, die Geheimhaltungs- und Aufbewahrungspflichten – all dies lässt sich mit dem Dokumentenmanagement von d.velop ideal lösen, sagt Simon von Holzen: «Wir können mit dem neuen System genau definieren, wann welche Akten vernichtet werden – das geschieht sogar automatisch bei Dokumenten, die nicht weiter relevant sind und deren gesetzliche Aufbewahrungspflicht abgelaufen ist. Ebenso klar lässt sich definieren, wer Zugriff auf welche Dokumente hat. So erfüllen wir alle Vorgaben bestens.» MSuP ist so begeistert vom neuen System, dass die Firma bereits Erweiterungen plant. Workflows mit digitalen Checklisten für Prozesse im Umgang mit Kunden will sie in Zukunft ebenso mit d.3ecm abbilden wie regulatorische Vorgaben für die Versiegelung von Prüfungsunterlagen und mehr. Simon von Holzen  lobt die Zusammenarbeit mit adeon: «Es passte von Anfang an. Wir schätzen die ausgezeichnete Zusammenarbeit. Die System Engineers von adeon denken mit, machen nicht bloss, was wir sagen, sondern ermitteln den besten Weg, damit wir am Ende wirklich glücklich sind mit einer Lösung.» Claudia Mattig pflichtet ihm bei: «Wir arbeiten mit Herzblut mit der neuen Lösung. Das Projektteam von adeon erleben wir als sehr offen für unsere Aufgaben und unser Geschäft. Wir empfehlen adeon und d.3ecm mit Freude weiter.»

Projektpartner:

Die adeon ag ist ein engagiertes Team von hochqualifizierten, erfahrenen Fachleuten, die innovative Lösungen in den Bereichen Dokumentenmanagement, elektronische Archivierung und Workflow (Business Process Management, BPM) erarbeiten und umsetzen. Nachhaltige Prozessoptimierungen erfordern einen kompetenten Partner. Das Team der adeon ag setzt Know-how und langjährige Erfahrung gezielt ein, um Probleme genau zu analysieren, Konzepte bis ins Detail zu definieren und Umsetzungen präzise zu koordinieren. Die adeon ag ist Competence Center für die ECM-Lösungen der d.velop und trägt als Managing Distributor die Marktverantwortung für die Schweiz und das Fürstentum Liechtenstein.

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