Medizinunternehmen Lohmann & Rauscher: „Wir haben d.velop sign bereits für alle Abteilungen freigegeben

Medizinunternehmen Lohmann & Rauscher

1851 meldete Julius Lüscher eine „Handlung in Material-Waaren“ unter der Firma Julius Lüscher in Frankfurt am Main an: Der Grundstein für die Firma Lohmann war geschaffen. 1899 gründete das österreichisch Unternehmens Rauscher sein Geschäft als Hersteller und Vertriebsunternehmen von chirurgischen Verbandstoffen und Artikeln zur Krankenpflege in Wien. Beide Unternehmen entwickelten sich in den darauffolgenden Jahrzehnten zu führenden Anbietern von Wundverbänden, Binden, Gipsbinden und Hygieneprodukten.

1998 schlossen sich Lohmann und Rauscher zusammen und gründeten damit die leistungsstarke, internationale Unternehmensgruppe L&R. Heute blickt L&R auf 170 Jahre Erfahrung mit Verbandmitteln und Medizinprodukten zurück – eine stolze Geschichte, die sich in ihren Produkten, Konzepten und Dienstleistungen widerspiegelt: in ihrer Qualität, in ihrer überragenden Funktionalität und in ihrer therapeutischen Wirksamkeit. Mit mehr als 5300 Mitarbeitern, 49 Konzerngesellschaften und Beteiligungen sowie mehr als 130 ausgewählten Partnern ist L&R in allen wichtigen Märkten der Welt vertreten und erreichte 2020 ein Umsatzvolumen von mehr als 750 Millionen Euro.

Das Erfolgsrezept in der langen Firmengeschichte heißt auch: Veränderungen und Trends in den Gesundheitsmärkten frühzeitig zu erkennen und proaktiv in das Geschäftstätigkeit zu integrieren. So innovativ die Entwicklung, Produktion und der Vertrieb von Medizinprodukten bei L&R auch ist: Beim Thema „Unterschriften“ verließ sich das Unternehmen lange auf Prozesse, die es so schon in den 50er-Jahren gegeben hat.

Digitale Signatur

Produkt

Gesundheitswesen

Branche

250+

Mitarbeiter

Ist Papier geduldig?

Papier ist geduldig, sagt ein altes Sprichwort. Im Fall von L&R heißt das: „Früher haben wir viele Dokumente, die unterzeichnet werden mussten, ausgedruckt und in die Hauspost gegeben“, erinnert sich Maximilian Rumpf, IT-Consultant für Corporate Functions bei L&R. „Eine Assistentin hat dann die Post ausgepackt, die entsprechenden Dokumente hingelegt und nach der Unterschrift wieder eingepackt und zurückgeschickt. Wenn das 3000 Mitarbeiter regelmäßig machen, und dann auch noch zwischen Standorten in Deutschland und Österreich, dann ist das nicht nur viel Papier, sondern auch viel Rennerei.“

Diese Mehrarbeit sollte enden. Ein digitaler Prozess kann in solchen Fällen Kapazität freisetzen, etwa für gewinnbringendere oder kreativere Aufgaben. Also sondiert das Unternehmen den Markt, um eine Lösung für digitale Unterschriften zu finden. Der Medizinprodukte-Konzern wird fündig – bei einem bereits bekannten Partner, der d.velop AG.

„Wir haben uns auch mit anderen Produkten beschäftigt“, so Rumpf, „und sind dann auf d.velop sign gekommen, weil wir erstens schon einen guten Draht zur d.velop AG haben und zweitens eine Möglichkeit gesucht haben, um eine einfache digitale Signatur ohne das aufwändige Video-Ident-Verfahren nutzen zu können.“

Das Projekt war schon länger im Gespräch. Der Kontakt bestand ja, da L&R bereits unser Dokumentenmanagementsystem d.3ecm nutzt“

Christina Thesing
Business Development Managerin bei der d.velop AG

Eine Lösung für digitale Unterschriften ist oft nur so gut, wie sie auch leicht zu benutzen ist. Müssen Kunden oder Mitarbeiter aufwändig Hardware und Software installieren, werden die Hürden für die Anschaffung schnell zu hoch. Und einfach ein PDF mit einem elektronischen Stift zu unterzeichnen oder eine gescannte Signatur einfügen? Das zählt vor Gericht selten, ein Richter kann so etwas anerkennen, muss es aber nicht. Mit d.velop sign dagegen können Nutzer Dokumente rechtssicher unterschreiben. Wer es juristisch wasserdicht haben will, kann dafür zum Beispiel ein Ident-Verfahren per Video oder per Personalausweis mit Online-Ausweisfunktionen nutzen.

Einfache digitale Signatur auf der Basis der PC-/Zugangsdaten

Doch soweit musste L&R gar nicht gehen. Zunächst ging es darum, interne Dokumente von Mitarbeitern unterzeichnen zu lassen, wie zum Beispiel Schulungsunterlagen. „Und d.velop sign bietet die Möglichkeit, eine einfache Signatur zu nutzen, die auf den ganz normalen PC-Zugangsdaten der Nutzer basiert“, beschreibt Rumpf. Wer also mit seinem eigenen Benutzernamen und Kennwort an einem PC angemeldet ist, darf mit d.velop sign auch interne Dokumente unterzeichnen.

Außerdem bot d.velop sign eine wirklich gute Usability, wesentlich besser als andere Lösungen, und wir können die Unterschrift frei auf den Dokumenten platzieren.

Maximilian Rumpf
IT-Consultant für Corporate Functions
Lohmann & Rauscher

Als Anfang 2020 die Coronakrise immer deutlicher wird, entscheidet sich L&R, d.velop sign auszurollen. „Das Projekt war schon länger im Gespräch“, erinnert sich Christina Thesing, Business Development Managerin bei der d.velop AG, „der Kontakt bestand ja, da L&R bereits unser Dokumentenmanagementsystem d.3ecm nutzt.“

Der Einstieg in d.velop sign gelingt im Handumdrehen. Das Unternehmen übernimmt das Onboarding komplett im Alleingang und kommt auch in der Anfangsphase ohne große Trainings- oder Schulungsmaßnahmen zurecht.

Dank d.velop sign hat die Hauspost weniger zu tun

Es dauert nicht lange, bis die ersten ungeregelten Dokumente digital unterzeichnet werden. Beispiele: Schulungsnachweise, Meeting-Protokolle, Verträge mit Lieferanten, aber auch Unterlagen im Bereich Qualitätssicherung. Schlagartig sinken Arbeitsaufwand und Papierverbrauch. Die Hauspost hat weniger zu tun. Rumpf: „Heute klicken wir einmal auf den ,Teilen‘-Button und die ganze Geschichte ist damit erledigt.“ Ein Beispiel: Schulungsnachweise. Jeder betroffene Mitarbeiter musste die Nachweise lesen und unterzeichnen. Mit d.velop sign haben beispielsweise 20 Beschäftigte innerhalb von wenigen Minuten alle nötigen Papiere signiert.

Unterschriebene Dokumente sortiert L&R in das Dokumentenmanagementsystem d.3ecm ein, statt sie in einem Aktenschrank zu archivieren. Im d.3ecm sind die Unterlagen dann zum Beispiel über das Datum, verschiedene Schlagworte, über Projekt-Ordner oder über die Art des Dokumentes zu finden, z.B. „CE-Zertifikat“, „Lieferantenvertrag“ oder auch „Besprechungsprotokoll“. Schon nach den ersten Wochen mit d.velop sign wird klar, dass der neue, digitale Prozess leichter fällt sowie schneller und weniger fehlerhaft abläuft. 

Doch eine digitale Unterschrift bedeutet nicht nur das – digital unterzeichnete Dokumente sind auch vor Veränderungen geschützt. Damit spart L&R sich in vielen Fällen den enormen Aufwand, Hunderte von Vertragsseiten zu prüfen, ob diese exakt kopiert wurden und in der richtigen Reihenfolge vorliegen. „Sind die Unterlagen einmal signiert, kann man an den Texten nichts mehr ändern, das Paraphieren entfällt also.“ („Paraphieren“ bedeutet, einzelne Vertragsseiten mit dem eigenen Namenskürzel zu unterzeichnen.)

Anfängliche Skepsis unter den Mitarbeitern überwunden

Wie bei vielen IT-Projekten oder Prozessoptimierungen ist die Skepsis unter den Mitarbeitern anfänglich zu spüren. „Man spart Papier und Zeit, muss den Nutzern aber auch erklären, dass sie die Dokumente nicht mehr ausdrucken müssen“, beschreibt Rumpf. Doch mit der Zeit nutzen immer mehr Beschäftigte d.velop sign, die Akzeptanz steigt und die neue Lösung wird als Arbeitserleichterung geschätzt.

Schnell melden sich 2000 Mitarbeiter bei d.velop sign an. Rund 6000 digitale Signaturen kommen so pro Monat zusammen – und die Performance lässt die Arbeit mit Papier-Dokumenten wie eine Erinnerung an längst vergangenen Zeiten aussehen. Rumpf: „Jetzt ist das deutlich optimiert, und das kommt auch bei den Nutzern sehr gut an.“

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#Happysigning