Digitales Zentralarchiv unterstützt bei der Patientenfokussierung

Die Oberschwabenklinik

Die 1997 gegründete Oberschwabenklinik (OSK) ist heute einer der führenden medizinischen Dienstleister im Süden von Baden-Württemberg. Bei der gemeinnützigen GmbH handelt es sich um einen zu 100 Prozent kommunal getragenen Verbund, der drei Akutkrankenhäuser, eine Geriatrische Rehabilitation sowie an drei Standorten ambulante Medizinische Versorgungszentren betreibt. Zudem ist die OSK Mehrheitsgesellschafter der Gesundheitsakademie Bodensee-Oberschwaben in Weingarten, einer der größten Aus-, Fort- und Weiterbildungseinrichtungen für Gesundheitsberufe in der Region. Das Unternehmen beschäftigt rund 2.800 Menschen und versorgt pro Jahr über 175.000 Patienten. Der Jahresumsatz liegt aktuell bei über 220 Millionen Euro.

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Enterprise Content Management

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Gesundheitswesen

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2.800

Anzahl Mitarbeitende

Ein Zentralarchiv für vier Standorte

In einem Verbund dieser Größe gehört, wie in anderen Kliniken auch, ein hohes Dokumentenaufkommen zum Alltag. Damit der „lästige Papierkram“ die Arbeit am Menschen so wenig wie möglich behindert, setzt man bei der OSK auf die Vorzüge des digitalen Dokumentenmanagements. Denn digitale Prozesse und Dokumente stellen Erlöse sicher, helfen dabei, Patienteninformationen schneller zu finden, und vereinfachen die Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen und Fachbereichen der Kliniken.

Einer der maßgeblichen Treiber in Sachen Digitalisierung in der OSK ist die professionell aufgestellte, hausinterne IT-Abteilung. Das 16 Personen umfassende Team ist für insgesamt drei Standorte zuständig, und ist 365 Tage rund um die Uhr erreichbar. Im Bestreben, zeitraubende Prozesse im Zusammenhang mit Dokumenten aus Papier konsequent zurückzufahren, entschied man sich zur Einführung eines zentralen digitalen Archivs für alle Standorte des Verbundes. Dabei wurde ein Archiv für Medizin und Verwaltung gesucht.

Um auch externes Know-how ins Haus zu holen, setzte man bei der Auswahl einer geeigneten Lösung auf die Beratung durch Sanovis. Sanovis ist eines der großen und etablierten Beratungsunternehmen in Sachen Digitalisierung, IT-Management sowie Datenschutz für die Gesundheits- und Sozialwirtschaft in Deutschland. Die Ausschreibung des Projektes lag entsprechend in deren Händen. Gemeinsam entschied man sich nach einer umfassenden Evaluierung des Marktes dann für d.3ecm von d.velop. Kriterien für die Entscheidung waren unter anderem die vielen Zertifizierungen, eine hohe Erreichbarkeit, ein sehr gutes Partnernetzwerk und die Erweiterungsmöglichkeiten auf nicht medizinische Bereiche, wie Personalwesen, Warenwirtschaft etc.

Digitalisierung kostet im ersten Moment Geld, sie spart aber auf lange Sicht erhebliche Ressourcen ein. Im Krankenhaus bedeutet Digitalisierung deshalb auch immer, die im Gesundheitswesen bekanntermaßen knappen Mittel noch gezielter auf die Patientenversorgung auszurichten. Genau dies realisieren wir mit unserer Digitalisierungsstrategie.

Oliver Schlachter
IT-Leiter
Oberschwabenklinik

Das Projekt Zentralarchiv

Bei dem realisierten Projekt handelt es sich um eine anspruchsvolle Lösung, die verschiedene Aspekte in sich vereint. So wurde die elektronische Patientenakte (ePA) an i.s.h.med, ein vollständig in SAP for Healthcare integriertes Krankenhaus-Informationssystem (KIS), angebunden. Abgebildet wird damit die gesamte klinische Welt rund um die Patienten:innen. Wobei die dort anfallenden Informationen anschließend nahtlos an administrative und kaufmännische Vorgänge weitergegeben werden.

Zuvor beginnt der neue Prozess mit dem kompletten internen Scan von in Papierform vorliegenden Patientenakten sowie der Anbindung von Subsystemen der Klinik, von der digitalen Aufnahme, über alle bildgebenden Systeme bis zur Wunddokumentation an das ECM. Diese Subsysteme liefern nun Dokumente an d.3ecm, von wo aus sie zu i.s.h.med weitergemeldet werden. Das ECM dient hier also als zentrale, digitale Informationsdrehscheibe.

Effizienztreiber MD-Akte

Ein besonders großer Effizienzgewinn ist mit der Anbindung der MD-Akte an das zentrale ECM verbunden. Will der Medizinische Dienst (MD) die Angemessenheit von stationären Behandlungen prüfen, muss eine Klinik innerhalb von vier Wochen in Form digitaler Behandlungsdokumente, der sogenannten MD-Akte, auf die Anfrage antworten. Im Fall von Verspätungen oder unvollständigen Dokumenten besteht die Gefahr, dass Abrechnungen des Krankenhauses möglicherweise nicht vollständig bezahlt werden. Ein Problem dabei ist die zeitraubende Zusammenstellung der angeforderten Dokumente, wenn diese nicht in digitaler Form vorliegen. Aus diesem Grund integrierte die OSK eine MD-Akte in die Patientenakte des ECM, so dass die gewünschten Dokumente in einem automatisierten Ablauf schnell zusammengestellt, strukturiert und präsentiert werden können. Und auch die Verpflichtung, für alle Medizinprodukte Gerätebücher nach §12 MPBetreibV vorzuhalten, wird erfüllt. Die Abbildung dieser Gerätebücher ist nun ebenfalls über das d.velop-ECM mit SAP möglich.

Die nächsten Schritte

Aufgrund der bislang gemachten, guten Erfahrungen sind auch die nächsten Schritte auf dem Weg der konsequenten Digitalisierung auf Basis des ECM bereits ins Auge gefasst. So befindet sich die Eingangsrechnungsverarbeitung (ERV) mit d.3ecm, direkt an SAP FI (Finanzwesen) und SAP MM (Materialwirtschaft) angebunden, im Projekt. Hier sollen bald ca. 50.000 Rechnungen mit und ohne Bestellbezug digital vorerfasst, automatisch klassifiziert, geprüft, freigegeben, kontiert und gebucht werden.

Weiterhin sind die Einführung einer digitalen Personalakte mit Zustellung der digitalen Gehaltsabrechnung an die Mitarbeiter sowie die Einführung eines Vertragsmanagement geplant.