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Parador sieht d.velop als wichtigen Eckpfeiler bei der Digitalisierung.

“Die Eingangsrechnungsverarbeitung senkt die Kosten, sorgt für eine bessere Auskunftsfähigkeit und führt letztlich dank der effizienteren Bearbeitung zu schnelleren Abschlüssen.”

Günter Winkler, IT-Leiter der Parador GmbH

Aufbau einer komplett neuen ERP-Infrastruktur beim Bodenhersteller Parador und gleichzeitige Implementierung einer neuen ECM-Lösung

Parador GmbH

Die Parador GmbH aus Coesfeld bei Münster wurde im Jahr 1977 gegründet. Seit dieser Zeit hat sich das Unternehmen zu einem überaus erfolgreichen Premiumhersteller von Produkten zur Boden- und Wandgestaltung entwickelt und beschäftigt heute 550 Mitarbeiter. Diese produzieren am heimischen Standort und in Güssing (Österreich) Parkett, Laminat, elastische Bodenbeläge und Dekorpaneele für Decke und Wand. Aktuell geändert haben sich die Eigentumsverhältnisse. Der Eigentümer, die Nord Holding Unternehmensbeteiligungsgesellschaft mbH, verkaufte Parador an den strategischen Investor HIL Limited. HIL Limited ist einer der führenden indischen Produzenten von Baustoffen und Bauelementen. Der Verkauf hat allerdings keinen Einfluss auf die IT-Infrastruktur des Unternehmens. Zwei Jahre zuvor war das ganz anders.

Aufbau einer eigenen IT-Infrastruktur

Im Oktober 2016 wurde Parador aus der Hüls-Unternehmensgruppe herausgelöst und an die Nord Holding verkauft. Ein Vorgang, der sehr weitreichende Folgen für die IT-Landschaft des Unternehmens hatte und umfangreiche Änderungen erforderlich machte. Denn bis zu diesem Zeitpunkt war Parador in die SAP-Welt der Hüls-Unternehmensgruppe integriert. Als eigenständiges Unternehmen galt es eine eigene SAP-Systemlandschaft aufzubauen. Dieses Vorhaben wurde erfolgreich unter Einsatz der Spezialsoftware cbs Enterprise Transformer und der Einhaltung straffer Zeit- und Budgetvorhaben realisiert.

Die Entscheidung für d.velop d.3ecm

Im Rahmen des Carve-outs fiel auch der Entschluss, in Sachen ECM auf ein neues System zu setzen, das dem neuesten Stand der Technik entsprach. Im Einsatz war zu diesem Zeitpunkt d.velop d.3ecm in der Version 7.2.2.  d.velop Software wird von Parador seit 1999 genutzt. Dennoch wurde noch einmal ganz genau überprüft, welche Software den eigenen Anforderungen am besten entsprach. Aber auch 2016 konnte d.3ecm, nun in der aktuellen Version 8.1, wieder überzeugen. Ausschlaggebend waren insbesondere der Funktionsumfang und die beispielhaften Integrationsmöglichkeiten in die ERP-Systeme von SAP. Denn als im eigenen Namensraum speziell für SAP entwickelte Lösung unterstützt die Software unterschiedlichste SAP-Archivierungs- und Dokumentenmanagementszenarien. Ebenfalls von Bedeutung bei der Entscheidung für d.velop waren die niedrigen Kosten pro Arbeitsplatz und die überlegene Benutzerfreundlichkeit.

Einführung der neuen Lösung

Die Einführung der neuen Version von d.3ecm gestaltete sich problemlos. Von der Entscheidung dafür bis zum Live-Betrieb vergingen nur vier Monate. Wobei die eigentliche Inbetriebnahme an den beiden Standorten von Parador nur dreieinhalb Monate dauerte. Schulungsaufwand fiel nicht an, da in der Vergangenheit ja bereits mit einer Vorgängerversion gearbeitet wurde. Nach Abschluss der Installation wurden die Daten- und Dokumente aus der Vorgängerversion übernommen. Aus rechtlichen Gründen ist es bei einer derartigen Übergabe wichtig, dass die Daten aus dem alten System eins zu eins in das neue System übergehen. Was bei d.velop aber jederzeit sichergestellt war. Unterstützend begleitete die Migration ein d.velop SAP-Kompetenzteam, bestehend aus erfahrenen SAP-Beratern und -Entwicklern.

Momentan wird das ECM-System zur Dokumentenarchivierung (auch von eingescannten Dokumenten) genutzt. Diese Dokumente stammen aus den SAP-Modulen Buchhaltung, Vertrieb und Einkauf. Darüber hinaus werden damit auch externe Dokumente aus Vertrieb und Logistik archiviert.

Minimierter Wartungsaufwand dank überarbeiteter Schnittstellen

Besonderen Wert wurde bei der Umstellung auf die Überarbeitung der Schnittstellen zu SAP gelegt. Ziel war es, eine optimierte, verschlankte Übergabe der Dokumente an das ECM-System umzusetzen. In der alten Lösung sorgten sogenannte Calls für die Datenübergabe. Diese wurden durch eine API-Schnittstelle abgelöst, so dass Dokumente direkt in das ECM übergeben werden können. Die zuvor notwendige Zwischenspeicherung ist damit obsolet. In der Konsequenz sorgte dieser deutlich schlankere Ansatz dafür, dass der Wartungsaufwand erheblich geringer wurde. Parador ist daher nun in der Lage, sein ECM-System gleichsam in Eigenregie zu pflegen.

Da die Daten aus SAP in der neuen Konstellation direkt an das ECM-System übergeben werden, mussten beide Systeme zeitgleich arbeitsfähig sein. Aber auch dies konnte problemlos sichergestellt werden. Damit gehört d.3ecm nun zusammen mit dem Microsoft Active Directory, Microsoft Exchange, der Windows- sowie Office-Welt und den drei SAP Systemen ERP (Enterprise Resource Planning) , LE (Logistic Execution) und BW (Business Warehouse) zu den tragenden IT-Plattformen der Parador GmbH. „Wir arbeiten konsequent an der Digitalisierung unseres Unternehmens. Und ein wichtiger Eckpfeiler dabei ist d.velop“, betont Günter Winkler, IT-Leiter der Parador GmbH.

Umfassender Ausbau von d.3ecm

Aufgrund der positiven Erfahrungen mit d.3ecm ist der weitere Ausbau der Lösung fest vorgesehen. Das nächste anstehende Projekt ist die Dokumentenarchivierung, die  direkt aus dem CRM und PIM (Produktinformationsmanagement) heraus erfolgen soll. Weiterhin geplant ist die E-Mail-Archivierung aus Exchange heraus, die Einführung einer workflowbasierten digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung sowie des Vertragsmanagements.

Die Rechnungsverarbeitung ist ein durchaus komplexes Prozedere. Aus diesem Grund bietet d.velop eine Lösung für die Eingangsrechnungsverarbeitung, die es auch in einer Variante speziell für SAP gibt. Anwender profitieren von deutlich verbesserten, übersichtlichen Workflows, denn damit wird die automatische Verbuchung, Prüfung und Freizeichnung von Rechnungen möglich. Und dies in direkter, nahtloser Anbindung an SAP, auch an Bestellwesen und Finanzbuchhaltung. „Die Eingangsrechnungsverarbeitung senkt die Kosten, sorgt für eine bessere Auskunftsfähigkeit und führt letztlich dank der effizienteren Bearbeitung zu schnelleren Abschlüssen“, erläutert Günter Winkler seine Beweggründe, die Einführung des Workflows ins Auge zu fassen. Und weiter, zum Vertragsmanagement: „Das Vertragsmanagement soll bei uns die zentrale Stelle zur Steuerung vertragsbezogenener Aktivitäten werden. Jede berechtigte Abteilung erhält damit jederzeit transparenten Zugriff auf bestehende Verträge.“